Cập nhật danh mục phòng học

Làm xong, mỗi phòng học, xưởng vẽ có đúng vị trí, sức chứa, loại phòng, thiết bị và trạng thái — Phòng Đào tạo dựa vào đó để chọn phòng khi xếp thời khoá biểu.

Khi nào cần

Căn cứ: Phòng Đào tạo cấp phòng khi lập thời khoá biểu (QT.ĐT-05) và cấp phòng trống cho buổi dạy bù, phối hợp với Phòng QLDA & QTTB (QT-ĐT-06, bước 4).

Trước khi bắt đầu

• Tòa nhà và tầng đã có trong hệ thống. Màn hình này chưa có chức năng thêm tòa, thêm tầng — tòa mới hoặc tầng mới thì nhờ quản trị hệ thống khai trước.
• Biết sức chứa thật (số chỗ ngồi) và loại phòng: Lý thuyết hay Thực hành (xưởng, phòng máy, phòng thực hành, phòng thí nghiệm…). Thời khoá biểu chỉ xếp môn lý thuyết vào phòng Lý thuyết, môn thực hành vào phòng Thực hành.
• Trước khi đổi vị trí hoặc xoá một phòng đang dùng: báo Phòng Đào tạo — các buổi học đã xếp ở phòng đó sẽ bị ảnh hưởng (xem Ảnh hưởng).

Các bước

A. Thêm phòng

1. Bấm «Thêm phòng» → hộp «Thêm phòng học».
2. Mục Vị trí: chọn «Tòa nhà», «Tầng»; ô «STT phòng» tự gợi ý số kế tiếp trên tầng (sửa được, 1–99). Mã phòng tự sinh = mã tòa + số tầng + STT 2 chữ số — dòng «Mã phòng dự kiến: …» cho biết trước (vd A + tầng 1 + STT 1 = A101).
3. «Tên phòng» tự điền theo mã (vd «Phòng A101», sửa được). Nhập «Sức chứa», chọn «Loại phòng». Chọn Thực hành thì chọn thêm «Loại hình thực hành»: Xưởng, Phòng máy, Phòng thực hành, Phòng thí nghiệm, Khác (chọn «Khác» phải ghi «Mô tả loại phòng thực hành khác»).
4. (Tuỳ chọn) Bấm «Thêm thiết bị» để khai từng thiết bị và số lượng (vd «Máy chiếu» × 1). Tối đa 20 thiết bị mỗi phòng, không trùng tên.
5. Bấm «Lưu».

Kết quả: thông báo «Đã thêm phòng.», phòng mới ở trạng thái «Khả dụng».

B. Sửa thông tin phòng

1. Bấm «…» cuối dòng phòng → «Sửa» (hoặc nút «Sửa phòng» ở trang chi tiết phòng).
2. Sửa tên, sức chứa, loại phòng, thiết bị. Đổi Tòa nhà / Tầng / STT là đổi vị trí — dòng vàng «Mã phòng sẽ đổi: (mã cũ) → (mã mới)» báo trước.
3. Bấm «Lưu».
4. Nếu phòng đang có buổi học trong thời khoá biểu mà bạn đổi vị trí hoặc hạ sức chứa xuống dưới sĩ số lớp đang xếp, hệ thống hỏi lại «Phòng đang có lịch — xác nhận thay đổi?» (ghi số buổi đang dùng phòng). Bấm «Vẫn lưu thay đổi» để lưu, hoặc «Huỷ bỏ».

Kết quả: «Đã cập nhật phòng.»; nếu có điều cần biết thì thông báo vàng «Đã cập nhật phòng — có cảnh báo» kèm nội dung (vd sức chứa mới nhỏ hơn sĩ số lớp đang xếp). Thay đổi đã được lưu — đọc cảnh báo rồi báo Phòng Đào tạo nếu cần.

C. Đổi trạng thái phòng (khoá cả kỳ)

Dùng khi phòng không dùng được ở mọi khung giờ — sửa chữa dài ngày, ngưng sử dụng.

1. Bấm «…» → «Đổi trạng thái» → hộp «Đổi trạng thái phòng · (mã phòng)».
2. Chọn «Trạng thái»: Khả dụng, Bảo trì hoặc Ngưng sử dụng.
3. Chọn Bảo trì / Ngưng sử dụng thì ghi «Lý do» (ít nhất 3 ký tự), vd «Bảo trì hệ thống điện, dự kiến 2 tuần».
4. Bấm «Lưu».

Kết quả: «Đã đổi trạng thái phòng.» Phòng Bảo trì / Ngưng sử dụng tự động loại khỏi danh sách phòng để xếp lịch; lý do hiện dưới trạng thái ở bảng. Sửa xong thì đổi lại Khả dụng (không cần lý do).

D. Xoá phòng

1. Bấm «…» → «Xoá» (hoặc nút «Xoá» ở trang chi tiết).
2. Hộp «Xoá phòng khỏi danh mục?» — nếu phòng đang có buổi học, hộp ghi thêm dòng vàng «Phòng đang được xếp n buổi trong thời khoá biểu…».
3. Bấm «Xoá».

Kết quả: «Đã xoá phòng.» Phòng đang có buổi học thì không xoá được — chuyển hoặc huỷ các buổi đó trước (việc của Phòng Đào tạo). Phòng chỉ thôi sử dụng thì nên đổi trạng thái «Ngưng sử dụng» thay vì xoá, để giữ lịch sử.

E. Xem chi tiết một phòng

Bấm mã phòng trên bảng (hoặc «…» → «Xem chi tiết»). Trang chi tiết có các khối Thông tin chung, Vị trí, Trạng thái khai thác (lý do, ngày tạo, lần cập nhật) và Thiết bị, cùng các nút «Đổi trạng thái», «Sửa phòng», «Xoá». Bấm «Danh mục» để quay lại.

Kiểm tra kết quả

• Bảng danh mục cập nhật ngay sau thông báo thành công: dòng mới / thông tin mới / huy hiệu trạng thái mới.
• Màn Tổng quan ↗︎ đếm Tổng phòng · Khả dụng · Bảo trì · Ngưng sử dụng, tỉ lệ Lý thuyết / Thực hành và liệt kê Phòng ngưng sử dụng kèm lý do.
• Màn Lịch chiếm dụng: phòng Bảo trì / Ngưng sử dụng hiện vân gạch chéo «(trạng thái) — khoá cả kỳ».

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Tòa mới, tầng mới: ô Tầng báo «Tòa này chưa khai tầng nào.» — màn hình chưa có chức năng khai tòa / tầng; nhờ quản trị hệ thống thêm rồi làm lại.
• Nhãn «Tòa ngừng hoạt động» dưới mã phòng: cả tòa đang tạm dừng — mọi phòng của tòa không được xếp lịch, dù phòng vẫn ghi «Khả dụng».
• Chỉ khoá vài buổi trong tuần (bảo trì máy lạnh sáng thứ 2, hội thảo chiều thứ 5): đừng đổi trạng thái cả phòng — dùng Khoá phòng theo khung giờ.
• Đổi vị trí phòng đang có lịch: được phép — thời khoá biểu không hỏng, chỉ đổi mã hiển thị. Báo Phòng Đào tạo để họ thông báo sinh viên, giảng viên mã phòng mới.
• Xoá nhầm: màn hình chưa có chức năng khôi phục phòng đã xoá — nhờ quản trị hệ thống.
• Không thấy phòng «Online», «Sân ngoài trời»: đó là phòng của hệ thống dùng cho lớp trực tuyến và môn Giáo dục thể chất, không quản lý ở danh mục này.
• Quản lý thiết bị riêng (mục «Thiết bị» trên menu) chưa mở — ghi «Sắp ra mắt». Hiện khai thiết bị ngay trong từng phòng.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Khoá phòng theo từng buổi, tìm phòng trống, rà soát xếp đè: Lịch chiếm dụng và khoá phòng.
• Phòng Đào tạo dùng danh mục này khi xếp thời khoá biểu.

Thuật ngữ