Gắn giảng viên chủ nhiệm, cố vấn học tập cho lớp

Làm xong, mỗi lớp danh nghĩa có giảng viên chủ nhiệm (GVCN) và cố vấn học tập (CVHT) cho năm học; giảng viên nhận email báo phân công và thấy lớp ở Cổng Giảng viên.

Khi nào cần

Căn cứ: Quy trình QT.CTSV-11 Cập nhật thông tin giảng viên chủ nhiệm / cố vấn học tập trên phần mềm quản lý — bước 1 (tiếp nhận quyết định phân công từ Phòng Tổ chức Nhân sự, đầu năm học), bước 3 (cập nhật trên phần mềm), bước 4 (kiểm tra kết quả).

Trước khi bắt đầu

• Có quyết định phân công GVCN – CVHT (kèm danh sách lớp, giảng viên) từ Phòng Tổ chức Nhân sự.
• Lớp đã chốt danh sách (cột Trạng thái ghi «Đã chốt»). Lớp «Dự kiến» không gắn được — xem Xếp lớp danh nghĩa.
• Năm học đã được tạo — việc của Phòng Đào tạo, xem Chuẩn bị năm học mới. Ô Năm học chỉ liệt kê 5 năm học gần nhất.
• Giảng viên có hồ sơ ở phân hệ Tổ chức Nhân sự với trạng thái Đang công tác — ô chọn giảng viên chỉ liệt kê người đang công tác.
• (Nên có) Giảng viên có email trên hệ thống. Không có email thì phân công vẫn có hiệu lực nhưng giảng viên không nhận được thư báo.

Các bước

A. Gắn cho một lớp

1. Bấm «Gắn GV» ở dòng lớp. Hộp «Gắn GVCN / CVHT — lớp (mã lớp)» mở ra. (Cũng mở được từ hồ sơ lớp › tab «GVCN / CVHT» › «Gắn GVCN / CVHT», hoặc từ màn GVCN / Cố vấn học tập › «Gắn GVCN / CVHT» rồi chọn «Lớp danh nghĩa».)
2. «Vai trò»: «Giảng viên chủ nhiệm» hoặc «Cố vấn học tập».
3. Ô «Đồng thời là Cố vấn học tập (CVHT) của lớp» được tick sẵn — giữ nguyên nếu GVCN kiêm CVHT (một lần gắn ghi cả hai vai trò, giảng viên nhận một email). Lớp đang có CVHT là người khác thì ô tự bỏ tick và ghi «Lớp đang có CVHT riêng (tên) nên ô này để trống.»
4. «Giảng viên»: bấm vào ô, gõ mã hoặc tên để tìm. Dưới ô ghi «Giảng viên (tên) đang phụ trách n lớp.» (chỉ để tham khảo — không giới hạn số lớp). Giảng viên khác Khoa quản lý ngành của lớp ⇒ khung vàng «… Vẫn gắn được.»
5. «Năm học» tự chọn năm hiện hành. «Từ ngày» điền sẵn hôm nay (hoặc ngày bắt đầu năm học nếu năm học chưa bắt đầu / đã qua), «Đến ngày» = ngày kết thúc năm học. Dòng «Hợp lệ từ … đến …» cho biết khoảng được phép: từ 30 ngày trước khi năm học bắt đầu tới hết năm học.
6. Đọc các khung báo trước (nếu có): «Gắn mới sẽ thay người đang phụ trách», «Phân công này đã có sẵn», «Giảng viên này đang phụ trách lớp», «Đã xếp sẵn cho sau khoảng này — không bị thay».
7. Nhập «Căn cứ» (số văn bản / quyết định) và «Ghi chú» nếu cần — cả hai tuỳ chọn. Bấm «Gắn GVCN + CVHT» (hoặc «Gắn GVCN» / «Gắn CVHT» khi gắn một vai trò).

Kết quả: hộp đóng, thông báo «Đã gắn (tên giảng viên) làm GVCN + CVHT lớp (mã lớp).», kèm người bị thay (nếu có): «(tên) kết thúc ngày dd/mm/yyyy.» hoặc «Phân công của (tên) đã huỷ.»

B. Gắn hàng loạt

Cùng một giảng viên, cùng vai trò và khoảng ngày cho nhiều lớp.

1. Tick các lớp ở cột đầu bảng (tick được qua nhiều trang). Lớp «Dự kiến» hoặc đã giải thể không tick được. Tối đa 50 lớp mỗi lượt.
2. Bấm «Gắn GVCN / CVHT hàng loạt». Hộp «Gắn GVCN / CVHT cho n lớp» liệt kê mã các lớp đã chọn.
3. Điền Vai trò, Giảng viên, Năm học, khoảng ngày như cách A. Khung báo trước ghi theo từng lớp, vd «n người đang phụ trách hôm nay sẽ được thay».
4. Bấm «Gắn GVCN + CVHT cho n lớp». Hộp chuyển sang kết quả: «Đã tạo n phân công cho m lớp, bỏ qua k.», mục «Ghi chú theo lớp đã gắn» (người bị thay, cảnh báo khác Khoa) và mục «Bị bỏ qua» (lý do từng lớp). Bấm «Xong».

Mỗi lớp được xử lý riêng: lớp vướng điều kiện bị bỏ qua, các lớp còn lại vẫn gắn.

C. Chuyển tiếp sang năm học mới

Giữ nguyên GVCN / CVHT của năm học trước cho năm học mới — không phải gắn lại từng lớp.

1. Tick các lớp, bấm «Chuyển tiếp sang năm học mới». Hộp «Chuyển tiếp GVCN / CVHT sang năm học mới» mở ra.
2. «Năm học chuyển tới»: mặc định năm học hiện hành; khi còn 30 ngày nữa là sang năm học mới thì năm học kế tiếp được chọn sẵn. Năm đã kết thúc, hoặc không có năm học liền trước, bị mờ. Dòng dưới ô ghi «Giữ người phụ trách năm học (mã). Hiệu lực … → ….»
3. «Vai trò»: tick «Giảng viên chủ nhiệm (GVCN)» và / hoặc «Cố vấn học tập (CVHT)».
4. (Tuỳ chọn) Tick «Vẫn chuyển tiếp lớp đã hết thời gian đào tạo» khi lớp vẫn cần GVCN / CVHT sau thời gian đào tạo của ngành (4 / 4,5 / 5 năm).
5. Đọc bảng «Xem trước» («Sẽ tạo n phân công · bỏ qua m»): ô «→ (tên giảng viên)» là sẽ chuyển tiếp; ô chữ xám là bỏ qua kèm lý do, vd «Đã có GVCN năm học …: …», «Chưa có GVCN năm học …», «Lớp không còn sinh viên.», «Ngành đào tạo … — khoá … ra trường trước năm học ….»
6. Nhập «Căn cứ», «Ghi chú» nếu cần, bấm «Chuyển tiếp n phân công». Kết quả hiện như cách B.

D. Thay giảng viên

1. Mở GVCN / Cố vấn học tập ↗︎. Bảng liệt kê phân công của mọi lớp, mặc định chỉ phân công đang hiệu lực. Tìm ở ô «Tìm mã lớp / tên giảng viên…».
2. Bấm «Thay GV» ở dòng cần thay. Hộp «Thay Giảng viên chủ nhiệm — lớp (mã lớp)» (hoặc Cố vấn học tập) mở sẵn đúng năm học và khoảng ngày của phân công đang có.
3. Chọn giảng viên mới. Sửa «Từ ngày» = ngày người mới bắt đầu theo quyết định.
4. Bấm nút «Gắn …». Người cũ bắt đầu trước ngày đó ⇒ kết thúc vào ngày liền trước; bắt đầu cùng ngày hoặc sau ⇒ bị huỷ (trạng thái «Đã huỷ (bị thay)»).

E. Kết thúc sớm

1. Bấm «Kết thúc sớm» ở dòng phân công (màn GVCN / Cố vấn học tập, hoặc thẻ phân công trong tab «GVCN / CVHT» của hồ sơ lớp). Hộp «Kết thúc sớm phân công — lớp (mã lớp)» mở ra.
2. «Ngày kết thúc»: chỉ rút ngắn được — từ ngày bắt đầu tới tối đa hôm nay + 30 ngày, không quá ngày kết thúc đang có. Giảng viên vẫn đương nhiệm tới hết ngày này.
3. «Lý do»: «Giảng viên nghỉ việc», «Giảng viên đi công tác», «Theo đề nghị của Khoa» hoặc «Khác» — chọn «Khác» thì bắt buộc nhập «Ghi chú».
4. Bấm «Kết thúc». Thông báo «Đã kết thúc phân công của (tên).» Từ ngày kế tiếp lớp không còn người ở vai trò đó.

Kiểm tra kết quả

• Lớp danh nghĩa: cột «Giảng viên phụ trách» ghi «GVCN: (tên)» và «CVHT: (tên)» — đây là người phụ trách hôm nay. Ô «Chưa có GVCN hiệu lực» trên dải số giảm.
• Hồ sơ lớp › tab «GVCN / CVHT»: chế độ «Đương nhiệm» chỉ hiện phân công có hiệu lực hôm nay (nhãn «Đương nhiệm»); «Tất cả» hiện cả bản đã kết thúc, đã huỷ, kèm lý do. Gắn cho một ngày trong tương lai thì tab tự chuyển sang «Tất cả».
• GVCN / Cố vấn học tập: dòng có trạng thái «Đang hiệu lực»; bấm dòng để xem chi tiết và «Nhật ký thao tác».
• Tab «Lịch sử» của hồ sơ lớp ghi mọi lần gắn, thay, kết thúc (lưu vĩnh viễn).
• Đối chiếu ngẫu nhiên vài lớp với quyết định phân công (QT.CTSV-11 bước 4); sai thì gắn lại.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Gắn lại y hệt (cùng giảng viên, cùng khoảng ngày) hoặc chỉ sửa căn cứ / ghi chú thì không gửi email lần nữa.

Trường hợp đặc biệt

• Lớp «Dự kiến»: nút «Gắn GV» mờ; rê chuột thấy «Lớp (mã) chưa chốt danh sách (trạng thái Dự kiến). Chưa thể phân công GVCN / ban cán sự.» Chốt lớp ở Xếp lớp danh nghĩa rồi gắn.
• Lớp đã giải thể / gộp: không gắn được nữa; phân công đang có tự kết thúc với lý do «Lớp giải thể / gộp».
• Gắn nhầm người: gắn lại đúng người cho cùng khoảng ngày — người gắn nhầm tự bị huỷ hoặc kết thúc. Phân công không xoá được; mọi thay đổi được ghi vào sổ lịch sử.
• Gắn lại y hệt (cùng giảng viên + cùng khoảng ngày): không tạo bản mới — thông báo «(tên) đã là GVCN lớp (mã) — không có gì thay đổi.» Chỉ khác căn cứ / ghi chú thì «Đã cập nhật căn cứ / ghi chú phân công …» — căn cứ / ghi chú trên form ghi đè bản đang có, để trống là xoá.
• Mất mạng hoặc lỗi máy chủ khi bấm Gắn: hộp vẫn mở kèm dòng vàng «Lần gắn trước không rõ đã lưu hay chưa (mất kết nối hoặc lỗi máy chủ). Bấm Gắn để gửi lại…» — bấm lại an toàn, không tạo trùng, giảng viên không nhận email hai lần.
• Chuyển tiếp có lô lỗi giữa chừng: hộp kết quả ghi «n lô chưa gửi được» — bấm «Thử lại n lô lỗi»: chỉ gửi lại đúng các lô đó.
• Gắn trước cho năm học sau: phân công có ngày bắt đầu trong tương lai chỉ hiện ở chế độ «Tất cả»; giảng viên nhận email lúc 7 giờ sáng ngày bắt đầu. Phân công bắt đầu xa hơn hôm nay + 30 ngày chưa kết thúc sớm được — muốn đổi thì gắn người khác chồng lên (bản cũ bị huỷ).
• Giảng viên nghỉ việc / tạm ngưng công tác (Phòng TCNS cập nhật hồ sơ): phân công không tự kết thúc. Lớp hiện cảnh báo «GVCN không còn công tác», hệ thống gửi một email tới hộp thư Phòng CTSV liệt kê các lớp, tab «Lịch sử» ghi «Hệ thống tự cập nhật: TCNS đổi trạng thái công tác của giảng viên». Phòng CTSV «Thay GV» hoặc «Kết thúc sớm» với lý do «Giảng viên nghỉ việc».
• Năm học mới chưa được tạo: hộp chuyển tiếp ghi «P. Đào tạo chưa tạo năm học sau (mã). Khi năm học mới được tạo, quay lại đây để chuyển tiếp sang năm đó.» hoặc «Chưa có năm học nào chuyển tới được…» — nhờ Phòng Đào tạo tạo năm học.
• Cán bộ Khoa: chỉ thấy và gắn được lớp thuộc Khoa mình phụ trách.
• Chưa hỗ trợ: phân công kéo dài nhiều năm học (cả khoá) — mỗi năm dùng Chuyển tiếp; nhập GVCN / CVHT từ file Excel — dùng Gắn hàng loạt cho từng giảng viên.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Xem lớp danh nghĩa và bổ nhiệm ban cán sự — giảng viên chủ nhiệm thường gửi danh sách ban cán sự của lớp sau khi lớp ổn định.
• Cổng Giảng viên — Lớp phụ trách — giảng viên xem lớp chủ nhiệm.
• Cả chuỗi việc đầu khoá: Liên phân hệ.

Thuật ngữ