Quản lý Văn bản
Kho văn bản làm căn cứ của Trường: văn bản pháp quy, quy chế, quy định, quy trình ISO, kế hoạch, thông báo. Đây là nguồn văn bản duy nhất trợ lý AI và câu hỏi thường gặp của Helpdesk được trích dẫn.
Ai dùng
| Ai | Làm gì |
|---|---|
| Phòng Hành chính – Pháp chế | Nạp, soát, công bố, thu hồi, rà soát hiệu lực |
| Đầu mối văn bản của các phòng, khoa | Nạp và soát văn bản của đơn vị mình |
Phân hệ chỉ có một quyền: có quyền là thấy và thao tác cả kho (không chia quyền theo thư mục, không có người chỉ xem).
Vòng đời một văn bản
- Nạp tệp lên kho (một hoặc nhiều tệp một lượt) → hệ thống đọc nội dung, tách điều, khoản — theo dõi ở Tiến trình.
- Soát nháp: kiểm thông tin, nội dung, điều khoản.
- Công bố → văn bản dùng được để tra cứu và trích dẫn.
- Theo dõi hiệu lực; khi văn bản bị thay thế, hết hiệu lực hoặc sai: thu hồi hoặc cập nhật hiệu lực.
Nhận gì, giao gì
| Phân hệ | Nội dung | |
|---|---|---|
| Giao | Helpdesk | Văn bản đã công bố là căn cứ cho câu trả lời và câu hỏi thường gặp |
| Văn bản thu hồi / hết hiệu lực ⇒ câu hỏi thường gặp đang trích cần rà soát lại |
Tôi muốn…
| Thời điểm | Tôi muốn | Bài |
|---|---|---|
| Có văn bản mới | Nạp tệp PDF / DOCX hoặc đường dẫn vào kho | Nạp văn bản |
| Soát thông tin, chữ OCR, điều khoản rồi công bố | Soát và công bố | |
| Hằng tháng | Xử lý văn bản quá hạn, sắp hết, hết một phần hiệu lực | Rà soát hiệu lực |
| Lấy số liệu kho theo kỳ; xem ai đã làm gì | Báo cáo và nhật ký | |
| Khi cần | Tìm điều khoản còn hiệu lực, tìm văn bản theo số hiệu | Tra cứu văn bản, điều khoản |
| Thu hồi văn bản, khai văn bản thay thế / sửa đổi / bãi bỏ | Thu hồi, quan hệ văn bản | |
| Tạo thư mục, chuyển, xoá, khôi phục văn bản | Thư mục, danh sách, thùng rác | |
| Thêm / sửa cơ quan ban hành | Cơ quan ban hành |
Văn bản đi tới câu trả lời của trợ lý AI và Helpdesk thế nào: Từ văn bản tới câu trả lời.
Hỏi ai khi kẹt
- Nghiệp vụ: Phòng Hành chính – Pháp chế.
- Không thấy chức năng: quản trị hệ thống — xem Bắt đầu.
- Lỗi phần mềm, góp ý: menu tài khoản (tên bạn, góc trái dưới) → Gửi góp ý.