Xem và xếp tay thời khoá biểu

Làm xong, mỗi lớp học phần có buổi học (thứ – tiết – phòng) trên lịch nháp của học kỳ, không trùng giảng viên, phòng hay lớp danh nghĩa — sẵn sàng để phát hành cho sinh viên và giảng viên.

Khi nào cần

Xếp cả học kỳ một lượt thì dùng bộ xếp tự động: Xếp tự động và phát hành thời khoá biểu.

Căn cứ: Quy trình QT.ĐT-05 Lập thời khoá biểu, bước 1 (xếp lịch theo tuần: chọn học kỳ, khoá, khoa, lớp; chọn số tiết mỗi buổi; kéo môn lên ô lưới; cấp phòng học).

Trước khi bắt đầu

• Học kỳ có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và số tuần — xem Chuẩn bị năm học mới. Thiếu ngày thì lưới không hiện ngày tháng và không tính được ngày nghỉ.
• Lịch năm học đã khai ngày nghỉ — xem Lịch năm học. Khung giờ dạy (Thứ 2 – Thứ 7 × sáng / chiều / tối) do quản trị khai ở phân hệ Cấu hình UMS.
• Lớp học phần đã mở — xem Mở lớp học phần.
• Lớp đã có giảng viên chính — xem Phân công giảng viên. Lớp chưa có giảng viên chính không hiện ở hàng đợi «Chưa xếp».
• Sinh viên đã vào lớp danh nghĩa — việc của Phòng Công tác Sinh viên, xem Xếp lớp danh nghĩa. Học kỳ chưa có sinh viên thì màn bị khoá.
• Phòng học có đúng loại và sức chứa — xem Danh mục phòng; phòng bảo trì / khoá theo giờ xem Lịch chiếm dụng và khoá phòng.

Các bước

A. Kéo lớp từ hàng đợi lên lưới

Cách nhanh nhất cho từng lớp: lưới tự tô ô nào đặt được, hộp đặt lịch chỉ đưa ra phòng còn trống.

1. Ở cột trái, bấm ô «Chưa xếp» — các lớp học phần đã có giảng viên chính nhưng chưa có buổi nào (đếm cả học kỳ theo bộ lọc Khoá · Khoa). Gõ vào «Tìm trong hàng đợi…» để lọc theo mã lớp, tên môn, giảng viên.

2. Bấm (hoặc kéo) thẻ lớp. Màn chuyển sang Lưới tuần và hiện thanh «Đang cầm» ngay trên lưới.

3. Trên thanh «Đang cầm», chỉnh số tiết của buổi (nút «Bớt một tiết» / «Thêm một tiết») và nửa kỳ («Cả học kỳ», «Nửa đầu học kỳ», «Nửa sau học kỳ») trước khi đặt — màu các ô được tính theo hai giá trị này.

4. Lưới tô màu theo lớp đang cầm: ô xanh đặt được; ô gạch chéo — lớp danh nghĩa hoặc giảng viên đã có buổi khác; ô vàng vẫn đặt được nhưng buổi sẽ mất vì ngày nghỉ / ngày hoán đổi, hoặc nằm ngoài khung giờ dạy / ngoài học kỳ; ô xám — buổi vượt quá tiết 14. Rê chuột vào một ô, thanh «Đang cầm» nói lý do; không rê thì thanh tóm tắt cả lưới, vd «20/84 ô đặt được · 6 ô giảng viên bận ở lớp khác».

5. Bấm một ô xanh (hoặc vàng). Hộp «Đặt lịch» ghi lớp · thứ · tiết · nửa kỳ, và ô «Phòng học» chỉ liệt kê phòng còn trống đúng khung giờ, đúng loại phòng, đủ chỗ — phòng vừa đủ chỗ nhất được chọn sẵn. Ô vàng thì hộp kể tên từng ngày bị mất và ghi «Vẫn lưu được — các buổi đó không diễn ra.».

6. Bấm «Đặt vào đây».

Kết quả: thông báo «Đã đặt lịch (mã lớp).» kèm nút «Hoàn tác» — lỡ tay thì bấm ngay, buổi vừa tạo được nhả. Muốn thả lớp đang cầm mà không đặt: «Bỏ cầm» hoặc phím Esc.

B. Đặt lịch thủ công

Dùng khi cần tự chọn hình thức, một phòng cụ thể (kể cả phòng đang có lớp khác — chấp nhận trùng có lý do sau), hoặc gắn lớp danh nghĩa.

1. Bấm «Đặt lịch thủ công» trên thanh công cụ. Cách khác: bấm vào một ô trống trên lưới (khi không cầm lớp) — form điền sẵn thứ và tiết; hoặc bấm chỗ trống trên một dòng phòng / lớp của Bảng tổng — form điền sẵn phòng / lớp đó.
2. Hộp «Đặt lịch thủ công»: chọn «Lớp học phần» (chỉ lớp chưa xếp lịch), «Hình thức buổi» («Học tại phòng» / «Online»), «Phòng học», «Thứ», «Nửa kỳ», «Tiết bắt đầu», «Số tiết liên tục». (Tuỳ chọn) «Lớp danh nghĩa» — chỉ cần với lớp học phần chưa gắn lớp danh nghĩa.
3. Bấm «Đặt lịch».

Kết quả: «Đã đặt lịch cho lớp (mã lớp).». Xung đột mềm (trùng phòng / giảng viên / lớp danh nghĩa) vẫn lưu được và bị gắn cờ để rà lại; xung đột cứng (quá sức chứa, sai loại phòng, phòng đang bảo trì hoặc bị khoá) bị chặn ngay, hộp hiện lý do và cách sửa.

• Chọn «Hình thức buổi» khác hình thức của lớp là ghi đè: hộp hiện ô «Ghim buổi này sau khi lưu» — nên để tích, vì chạy lại bộ xếp tự động sẽ xoá buổi ghi đè chưa ghim.
• Buổi Online dùng phòng hệ thống — không cần chọn phòng.
• Môn Ngoài trời (Giáo dục thể chất): hộp không có ô hình thức và ô phòng — «Môn Ngoài trời luôn học tại Sân ngoài trời — không mở lớp Online, không cần chọn phòng.» Nhiều lớp cùng khung giờ không xung đột phòng; không xếp buổi Tối.

C. Dời, nhả, ghim một buổi

Bấm một khối trên lưới → bảng chi tiết mở ở mép phải (Thứ · tiết, Giờ, Buổi, Nửa kỳ, Phòng, Giảng viên, Lớp danh nghĩa, Số tín). Bấm lại đúng khối đó, hoặc Esc, để đóng.

1. Dời: bấm «Dời thứ / tiết / phòng» → hộp «Dời ô lịch» → sửa → «Dời ô lịch». Cách nhanh: kéo khối sang ô xanh → hộp «Dời buổi học» → «Dời vào đây» (có «Hoàn tác»). Chỉ kéo được khối chưa phát hành, chưa ghim.
2. Ghim: «Ghim ô lịch» — bộ xếp tự động sẽ không dời hay xoá buổi này. «Bỏ ghim» để gỡ.
3. Nhả lịch: «Nhả lịch» → hộp «Nhả ô lịch này?» → «Nhả lịch». Lớp học phần quay lại hàng đợi «Chưa xếp».

Buổi đã phát hành không dời, không nhả được nữa — bảng chi tiết chỉ còn «Ghi điều chỉnh», xem Sửa buổi đã phát hành.

D. Gỡ chỗ trùng

1. Có hai bộ đếm khác phạm vi: ô «Xung đột» ở cột trái đếm cả học kỳ (theo Khoá · Khoa); bộ đếm «n xung đột» trên thanh lưới chỉ đếm lưới đang mở — bấm ‹ › cạnh nó để nhảy lần lượt qua từng ô trùng. Hai con số khác nhau là bình thường.
2. Ở cột trái bấm «Xung đột» rồi bấm một thẻ (thẻ ghi Thứ · tiết · phòng và chiều trùng: «Trùng phòng», «Trùng giảng viên», «Trùng lớp danh nghĩa») — màn mở đúng lưới chứa ô đó.
3. Trong bảng chi tiết, mỗi buổi trùng có một thẻ: «Mở buổi này» xem buổi kia; «Xem lưới (đối tượng chung)» đổi lưới để thấy hai buổi cạnh nhau — thanh xanh phía trên có «Quay lại …» để về chỗ cũ.
4. Xử lý: dời một trong hai buổi, hoặc nếu cố ý giữ cả hai thì bấm «Chấp nhận xung đột kèm lý do» → hộp «Chấp nhận xung đột» → nhập «Lý do» → «Ghi nhận».

Chấp nhận xung đột không xoá cảnh báo — ô vẫn mang dấu trùng (kèm khiên) và vẫn nằm ở hàng đợi Xung đột, để lần rà sau còn thấy ai quyết định và lý do. Hai lớp ở hai nửa kỳ khác nhau dùng chung phòng / giờ là hợp lệ, không phải xung đột.

E. Tìm chỗ trống bằng Bảng tổng

1. Bấm Bảng tổng. Mỗi dòng là một lớp / giảng viên / phòng (theo góc nhìn), dòng gom theo khoá / bộ môn / toà nhà — bấm tiêu đề nhóm để thu gọn. Gõ vào ô lọc trên thanh công cụ để chỉ giữ dòng cần so.

2. Bấm tên một thứ trên đầu bảng để phóng to ngày đó theo từng tiết.

3. Biểu tượng ghim cuối mỗi dòng đưa dòng lên đầu bảng (tối đa 20 dòng). Ghim từ 2 dòng trở lên, bảng thêm dòng «Trống chung» — những tiết mọi dòng ghim cùng rảnh (vd tìm giờ chung cho một giảng viên và một phòng).

4. Khi đã phóng to một ngày, bấm số tiết để chỉ hiện các dòng còn trống tiết ấy (Shift + bấm để chọn một dải tiết). «Cả tuần» để quay lại.

5. Bấm tên dòng → mở Lưới tuần của đúng đối tượng đó. Bấm chỗ trống trên dòng → mở form đặt lịch tại thứ – tiết ấy.

Phím tắt trên Bảng tổng: mũi tên đi qua các tiết và các dòng, Ctrl + mũi tên trái / phải nhảy theo thứ, Enter mở ô lịch hoặc đặt lịch ở ô trống, Shift + Enter mở Lưới tuần của dòng, phím P ghim dòng. Ở góc nhìn Phòng học, mức Ngày vẽ cả lịch khoá phòng (bảo trì, sự kiện) — cần quyền Lịch chiếm dụng phòng — Xem dữ liệu.

F. Xem hướng dẫn từng bước ngay trên màn

Bấm nút ⓘ cạnh tiêu đề «Thời khóa biểu». Phần «Hướng dẫn từng bước» có 5 phần: «Làm quen màn hình», «Đọc lưới & xử lý xung đột», «Đặt lịch cho lớp chưa xếp» (chỉ hiện khi có quyền Thêm mới), «Bảng tổng — tìm chỗ trống», «Xếp tự động & phát hành». Phần đã xem có dấu tích. Lần đầu vào màn, hệ thống tự mời xem phần 1 (chỉ một lần). Hướng dẫn chỉ thao tác xem, không ghi gì — đóng là màn trở về như cũ.

In lịch: nút ⋯ («Thao tác khác») → «In lưới» (hoặc «In bảng» ở Bảng tổng) — muốn có tệp thì chọn «Lưu thành PDF» trong hộp in của trình duyệt.

Kiểm tra kết quả

• Khối mới hiện ngay trên lưới, không có biểu tượng khoá (bản nháp). Lớp rời hàng đợi «Chưa xếp», số ở ô «Đã xếp» tăng — bấm thẻ lớp ở «Đã xếp» để mở lịch của lớp đó trên lưới.
• Nếu ô nằm ngoài khung giờ dạy hoặc mất buổi vì ngày nghỉ, sau khi lưu có thêm thông báo vàng nêu rõ ô và ngày — buổi đã lưu, đây chỉ là cảnh báo.
• Bảng «Đối chiếu tiết» (nút «Xếp & phát hành») cho biết lớp đã đủ số tiết kế hoạch chưa — xem bài phát hành.
• Sinh viên và giảng viên chưa thấy gì cho tới khi phát hành.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Lớp không có trong hàng đợi «Chưa xếp»: lớp chưa có giảng viên chính (gán ở Phân công giảng viên), hoặc là môn Đồ án (không xếp lịch cố định). Dùng «Đặt lịch thủ công» nếu vẫn cần đặt.
• Góc nhìn Lớp danh nghĩa thiếu buổi: thanh xanh trên lưới giải thích — góc nhìn này chỉ hiện buổi của lớp học phần ghi danh theo lớp (thường là năm nhất) và buổi gắn tay lớp danh nghĩa. Lớp sinh viên tự đăng ký xem ở «Đã xếp» (nút «Xem n lớp đã xếp») hoặc theo giảng viên / phòng.
• Góc nhìn Giảng viên khác Cổng Giảng viên: lưới chỉ có buổi người đó là giảng viên chính (cả nháp); Cổng GV hiện cả lớp đồng giảng / trợ giảng nhưng chỉ buổi đã phát hành. Bấm «Xem như Cổng GV» trên thanh xanh để mở hộp Đối soát đúng giảng viên đó.
• Ngày nghỉ: xếp tay không bị chặn vì ngày nghỉ — buổi là mẫu lặp hằng tuần, nghỉ một ngày thì chỉ mất buổi hôm đó. Ô vàng và hộp đặt lịch báo trước ngày nào mất.
• Lớp nửa kỳ: chỉ hiện ở các tuần của nửa kỳ đó. Khi đang cầm lớp, buổi của nửa kỳ kia hiện thành dải mỏng ½ ở mép phải cột — vẫn tính là bận.
• Tuần thi / dự trữ (sau tuần thực học cuối): lưới không có buổi nào và ghi «Tuần này nằm ngoài … tuần thực học — không có buổi học.».
• Môn Ngoài trời: luôn học tại Sân ngoài trời; góc nhìn Phòng học không liệt kê sân — xem theo lớp hoặc giảng viên.
• Khoá mới chưa có sinh viên: lọc đúng khoá đó thì màn bị khoá; ở «Tất cả khoá» vẫn xếp được cho các khoá cũ, kèm dòng vàng liệt kê khoá chưa có sinh viên.
• Đặt nhầm: bấm «Hoàn tác» trên thông báo, hoặc «Nhả lịch» ở bảng chi tiết.
• Hai người cùng xếp một lúc: ô xanh tính theo dữ liệu màn đã tải; nếu người khác vừa chiếm chỗ, hệ thống từ chối khi lưu và hộp hiện lý do — chọn ô khác.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Xếp tự động và phát hành thời khoá biểu — rà xung đột, đối chiếu tiết, rồi phát hành cho sinh viên và giảng viên.
• Mở đợt đăng ký học phần — sau khi phát hành.
• Cả chuỗi việc của một học kỳ: Liên phân hệ.

Thuật ngữ