Xem Tổng quan và tìm phiếu trong Hộp phiếu

Làm xong, bạn biết còn bao nhiêu phiếu chưa ai nhận, phiếu nào chờ lâu nhất, và mở đúng phiếu cần xử lý — kể cả phiếu bạn tự nhập hộ cho ý kiến sinh viên gửi ngoài hệ thống.

Khi nào cần

Căn cứ: phân hệ chưa có quy trình ISO ban hành riêng; cách làm theo tài liệu mô tả phân hệ Helpdesk (bản dự thảo DAU-UMS-HD-MOTA-001, mục HD-F06 «Bàn xử lý của chuyên viên»).

Trước khi bắt đầu

• Tài khoản đã được cấp quyền Helpdesk (dòng quyền ở trên) — quản trị hệ thống làm theo Quản lý vai trò.
• Đã có nhóm chủ đề và chủ đề để người hỏi chọn khi gửi phiếu — xem Cấu hình chủ đề và trợ lý AI.
• (Chỉ khi nhập hộ) Mã sinh viên của người gửi ý kiến — sinh viên phải có hồ sơ trong hệ thống (Hồ sơ sinh viên, Phòng Công tác Sinh viên quản lý).

Các bước

Nhập hộ ý kiến sinh viên gửi ngoài hệ thống

Dùng khi sinh viên góp ý, phản ánh, hỏi qua email, fanpage, điện thoại, trực tiếp, hộp thư giấy, giáo viên chủ nhiệm chuyển, hoặc buổi đối thoại — để ý kiến đó cũng có phiếu và được theo dõi như mọi phiếu khác.

1. Ở màn Phiếu, bấm «Nhập hộ». Mở ngăn «Nhập hộ phiếu cho sinh viên».
2. Nhập «Mã sinh viên» của người gửi.
3. Chọn «Nhận qua»: Email · Fanpage · Điện thoại · Trực tiếp · Hộp thư giấy · GVCN chuyển · Đối thoại SV.
4. Chọn «Ngày nhận» — trong vòng 30 ngày gần nhất, không sau hôm nay. Mặc định là hôm nay.
5. Chọn «Loại» (Thắc mắc · Góp ý · Phản ánh) và «Chủ đề» — bắt buộc với Thắc mắc, tuỳ chọn với loại khác.
6. Nhập «Nội dung» (20–3.000 ký tự).
7. (Tuỳ chọn) Đính kèm ảnh / bản scan, tối đa 5 tệp, mỗi tệp 10 MB. Nhận qua Hộp thư giấy thì bắt buộc ít nhất 1 ảnh chụp hoặc bản scan PDF của thư.
8. Bấm «Tạo phiếu».

Kết quả: thông báo «Đã tạo phiếu HD-… — bạn là người giữ phiếu.», phiếu mở ngay ở tab «Của tôi» ở trạng thái Đang xử lý. Tiêu đề phiếu hệ thống tự lấy từ nội dung; ô Kênh của phiếu ghi «Nhập hộ · (kênh nhận)» kèm «Nhập bởi … · nhận dd/mm/yyyy».

Kiểm tra kết quả

• Tổng quan và các tab ghi đúng số phiếu; con số tự cập nhật khi có phiếu mới (số của tab «Tất cả» có thể trễ tối đa khoảng 1 phút).
• Phiếu nhập hộ nằm ở tab «Của tôi», người giữ là bạn; ở màn Nhật ký có dòng «Nhập hộ phiếu» — xem Báo cáo và nhật ký.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Xem, tìm, lọc ở Hộp phiếu không thay đổi gì cho người khác.

Trường hợp đặc biệt

• Phiếu ẩn danh: người gửi hiện «Ẩn danh», không có mã, email, số điện thoại. Tìm theo mã SV hoặc họ tên không ra phiếu ẩn danh — tìm bằng mã phiếu hoặc tiêu đề.
• Phiếu của khách (không đăng nhập): người gửi ghi «Khách · tên». Khách không có «Phiếu của tôi» nên không nhắn tin, không yêu cầu bổ sung trên hệ thống được — xem Xử lý phiếu.
• Đang mở màn thì có phiếu mới: số trên tab và thanh bên tự cập nhật. Mất kết nối thời gian thực thì màn tự đọc lại số mỗi 60 giây.
• Đổi tab, tìm hoặc lọc: màn tự mở phiếu đầu tiên của danh sách mới. Đổi cách sắp xếp hoặc lật trang thì giữ phiếu đang mở.
• Nhập hộ chỉ dành cho sinh viên (theo mã sinh viên) và không ẩn danh được. Ý kiến của giảng viên, cán bộ, phụ huynh, khách nhận qua kênh ngoài: phần mềm chưa hỗ trợ nhập hộ — hướng dẫn người đó tự gửi ở «Gửi phiếu» hoặc trang Hỏi đáp công khai (Hỏi trợ lý và gửi phiếu, Khách hỏi đáp).
• Nhập hộ không tính vào hạn mức 5 phiếu / 24 giờ của sinh viên và không bị chặn trùng nội dung.
• Nhập nhầm một phiếu nhập hộ: phần mềm không có nút xoá phiếu. Phiếu còn mở thì đóng bằng «Từ chối…» ở menu của phiếu — lưu ý sinh viên sẽ nhận được thông báo kèm lý do, nên ghi lời nhắn rõ ràng (xem Xử lý phiếu).

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Xử lý phiếu — nhận, trả lời, yêu cầu bổ sung, giao, gộp, từ chối.
• Quản lý câu hỏi thường gặp (FAQ) — biến câu hỏi lặp lại thành FAQ.
• Báo cáo và nhật ký.

Thuật ngữ