Xem lịch chiếm dụng và khoá phòng theo khung giờ
Làm xong, bạn biết phòng nào đang bận, vì sao, trống lúc nào, và những khung giờ phòng phải bảo trì hoặc dùng cho sự kiện được khoá để không bị xếp lịch học vào.
- Ai làm: Phòng QLDA & QTTB (khoá phòng); Phòng Đào tạo (xem phòng trống, rà soát xếp đè)
- Khi nào: trước khi Phòng Đào tạo xếp thời khoá biểu học kỳ; khi có lịch bảo trì định kỳ, sự kiện, hội thảo; khi cần tìm phòng trống cho buổi dạy bù
- Quyền cần có: phân hệ Quản lý CSVC & Thiết bị › Cơ sở vật chất › Lịch chiếm dụng phòng — Xem dữ liệu; khoá phòng cần Thêm mới, sửa khối chặn cần Chỉnh sửa, gỡ cần Xóa. Các nút khoá / sửa / gỡ hiện còn chỉ dành cho tài khoản quản trị — thiếu thì nút ẩn dù đã có quyền
- Màn hình: Quản lý CSVC & Thiết bị › Lịch chiếm dụng
Khi nào cần
| Tình huống | Làm |
|---|---|
| Máy lạnh phòng A101 bảo trì định kỳ sáng thứ 2 cả học kỳ | A. Khoá phòng theo khung giờ, loại Bảo trì |
| Hội trường dùng cho sinh hoạt, hội thảo chiều thứ 5 | A. Khoá phòng theo khung giờ, loại Sự kiện |
| Phòng sửa chữa dài ngày, không dùng được ở bất kỳ giờ nào | B. Khoá phòng cả kỳ |
| Cần một phòng trống chiều thứ 4 cho buổi dạy bù, dạy tăng cường | Bước 3 — Tìm phòng trống |
| Rà soát buổi học bị xếp đè hoặc khối chặn đè lên lớp đang học | E. Rà soát xếp đè |
Căn cứ: Phòng Đào tạo cấp phòng trống cho buổi dạy bù, phối hợp với Phòng QLDA & QTTB (QT-ĐT-06, bước 4); cấp phòng khi lập thời khoá biểu (QT.ĐT-05).
Trước khi bắt đầu
- Học kỳ đã được tạo — sơ đồ và khối chặn tính theo từng học kỳ. Xem Chuẩn bị năm học mới.
- Phòng có trong danh mục, đúng loại và sức chứa — xem Cập nhật danh mục phòng học.
- Biết thứ và tiết cần khoá (tiết 1–14 trong ngày) và lý do — lý do được Phòng Đào tạo đọc khi rà lịch.
Các bước
Mở màn, chọn học kỳ và thứ
Mở Lịch chiếm dụng (tiêu đề «Lịch chiếm dụng phòng»). Màn tự chọn học kỳ hiện tại và thứ của hôm nay. Đổi ở ô học kỳ và dãy T2 … T7 (chấm vàng trên thứ: có khối chặn; chấm đỏ: có buổi xếp đè). Thu hẹp bằng ô «Tất cả tòa», ô tìm «Mã / tên phòng…» và nút «Bộ lọc» (Loại phòng, Sức chứa tối thiểu, công tắc «Tính cả lịch nháp»).
Đọc sơ đồ
Mỗi dòng là một phòng (nhóm theo tòa · tầng), mỗi cột là một tiết, chia Sáng / Chiều / Tối. Thanh màu là thứ đang chiếm phòng:
- Lớp học phần — buổi học do Phòng Đào tạo xếp (mờ hơn, ghi «nháp» là lịch chưa phát hành). Thanh chỉ ghi «Lớp học phần», chưa ghi mã lớp.
- Bảo trì, Sự kiện, Khác — khối chặn do CSVC khoá.
- Vân gạch chéo «… — khoá cả kỳ» — phòng đang Bảo trì / Ngưng sử dụng.
- Dấu ⚠ viền đỏ — buổi xếp đè hoặc khối chặn trùng giờ với lớp.
Dãy chip phía trên lọc nhanh theo trường hợp, kèm số phòng: «Tất cả phòng», «Có lớp học», «Có khối chặn», «Xếp đè», «Khối chặn đè lớp», «Khoá cả kỳ», «Trống cả ngày». Bấm lại chip đang chọn để về «Tất cả phòng». Bấm một thanh màu để xem chi tiết.
Tìm phòng trống
Kéo chuột trên hàng số tiết (vd từ tiết 7 đến tiết 9), hoặc bấm Sáng / Chiều / Tối để chọn cả buổi. Phòng không trống suốt khung đó mờ đi, phòng trống có dải xanh; cột trái ghi «Tiết x–y: n trống». Bấm chip «Trống tiết x–y» để chỉ còn phòng trống. Giữ Shift khi bấm để nới khung; bấm × («Bỏ chọn khung tiết») để bỏ.
Xem lịch cả tuần của một phòng
Bấm mã phòng ở cột trái → ngăn «Lịch cả tuần · (mã phòng)» hiện mọi buổi học và khối chặn của phòng từ thứ 2 đến thứ 7.
A. Khoá phòng theo khung giờ
Khối chặn khoá đúng thứ × tiết đã chọn, lặp mọi tuần trong học kỳ (cả nửa đầu lẫn nửa sau học kỳ).
- Mở hộp «Khoá phòng theo khung giờ» bằng một trong các cách: nút «Khoá phòng» đầu màn; kéo chuột trên dòng phòng qua các tiết cần khoá (hiện khung «Khoá tiết …»); khi đang chọn khung tiết, bấm dải xanh «Khoá phòng» trên dòng phòng trống; hoặc nút «Khoá phòng này» ở ngăn lịch cả tuần. Mở từ sơ đồ thì phòng và khung giờ đã điền sẵn.
- «Phòng»: gõ mã hoặc tên để tìm.
- «Thứ», «Tiết bắt đầu», «Số tiết» — dòng dưới ghi lại khung giờ kèm giờ đồng hồ. Khung giờ phải kết thúc trước hết tiết 14.
- «Loại»: Bảo trì, Sự kiện hoặc Khác. «Lý do»: 3–500 ký tự, vd «Bảo trì máy lạnh định kỳ sáng thứ 2.»
- Bấm «Khoá phòng».
Kết quả: thông báo «Đã khoá phòng theo khung giờ.» Nếu khung giờ đang có lớp học, phòng vẫn được khoá và hệ thống mở hộp «Đã khoá phòng theo khung giờ. — n lớp bị ảnh hưởng» liệt kê các lớp trùng giờ, kèm lời nhắc «Đề nghị phòng Đào tạo bố trí lại các lớp trên trước khi tiến hành bảo trì / sự kiện.» Bấm «Đã hiểu» (6), rồi gửi danh sách cho Phòng Đào tạo.
B. Khoá phòng cả kỳ
Phòng không dùng được ở mọi khung giờ (sửa chữa lớn, ngưng sử dụng): không tạo khối chặn, mà đổi trạng thái phòng sang Bảo trì hoặc Ngưng sử dụng ở màn Danh mục phòng — xem Đổi trạng thái phòng. Trên sơ đồ, phòng hiện vân gạch chéo «… — khoá cả kỳ» và chip «Khoá cả kỳ» đếm các phòng này.
C. Sửa khối chặn
- Bấm thanh màu của khối chặn → ô chi tiết ghi loại, phòng, thứ, tiết, «lặp hằng tuần», lý do và ngày tạo.
- Bấm «Sửa khung giờ / lý do» → hộp «Sửa khối chặn phòng». Đổi Thứ / Tiết / Số tiết / Loại / Lý do. Ô Phòng bị khoá — muốn khoá phòng khác thì gỡ khối chặn này và tạo khối chặn mới.
- Bấm «Lưu thay đổi» → «Đã cập nhật khối chặn.» Khung giờ mới trùng lớp đang học thì vẫn lưu, kèm danh sách lớp bị ảnh hưởng như cách A.
Ở ngăn lịch cả tuần của phòng, bấm ô khối chặn cũng mở hộp sửa.
D. Gỡ khối chặn
Bảo trì xong, sự kiện đã kết thúc:
- Bấm thanh màu của khối chặn → «Gỡ khối chặn».
- Hộp «Gỡ khối chặn phòng?» ghi rõ thứ, tiết, phòng → bấm «Gỡ khối chặn».
Kết quả: «Đã gỡ khối chặn — khung giờ trở lại khả dụng ngay.» Bản ghi được xoá mềm nên vẫn giữ truy vết.
E. Rà soát xếp đè và khối chặn đè lớp
- Chip «Xếp đè»: buổi học bị người xếp lịch cố ý xếp đè lên lịch đã có. Bấm thanh để xem «Lý do xếp đè», «Xếp đè bởi … · (thời điểm)». Ghi đè không xoá xung đột — buổi đó vẫn tính là bận, cần Phòng Đào tạo rà lại.
- Chip «Khối chặn đè lớp»: khối chặn trùng giờ với buổi học đang xếp. Ô chi tiết ghi «Khối chặn trùng giờ với buổi học — đề nghị phòng Đào tạo bố trí lại lớp trước khi tiến hành.»
- Buổi học thì chỉ xem được ở đây — muốn dời lớp phải sửa ở màn Thời khoá biểu của Phòng Đào tạo.
Kiểm tra kết quả
- Ngay sau thông báo, thanh màu mới hiện trên dòng phòng ở đúng thứ, đúng tiết; tab thứ đó có chấm vàng; chip «Có khối chặn» tăng số.
- Mở các thứ khác: khối chặn chỉ hiện ở thứ đã chọn, nhưng lặp ở mọi tuần của học kỳ.
- Gỡ xong, thanh màu biến mất ngay; khung giờ dùng lại được.
Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác
| Ở đâu | Điều gì xảy ra | Khi nào | Ai thấy |
|---|---|---|---|
| Xếp thời khoá biểu (Quản lý Đào tạo) | Phòng biến khỏi danh sách phòng trống ở khung giờ đã khoá; xếp buổi học mới vào khung đó bị chặn; lưới thời khoá biểu của phòng hiện khối khoá | Ngay sau khi lưu | Phòng Đào tạo |
| Buổi học đã xếp trùng khung giờ | Không tự dời — chỉ cảnh báo và liệt kê lớp; lớp vẫn ở phòng đó tới khi Phòng Đào tạo bố trí lại | Ngay | Phòng QLDA & QTTB báo Phòng Đào tạo |
| Gỡ khối chặn | Khung giờ trở lại khả dụng cho bộ xếp lịch | Ngay | Phòng Đào tạo |
| Khoá cả kỳ (đổi trạng thái phòng) | Phòng bị loại khỏi danh sách chọn phòng ở mọi khung giờ | Ngay | Phòng Đào tạo |
Trường hợp đặc biệt
- Khung giờ đang có lớp: vẫn khoá được — hệ thống chỉ cảnh báo. Gửi danh sách lớp bị ảnh hưởng cho Phòng Đào tạo để dời lớp trước ngày bảo trì / sự kiện.
- Sự kiện chỉ diễn ra một ngày (vd một buổi lễ): khối chặn luôn lặp mọi tuần của học kỳ — phần mềm chưa khoá được một ngày lẻ. Tạo khối chặn cho thứ đó rồi gỡ ngay khi sự kiện kết thúc, và báo Phòng Đào tạo.
- Học kỳ mới: khối chặn thuộc từng học kỳ — sang học kỳ sau, khoá lại các khung giờ bảo trì định kỳ.
- Chủ nhật: hệ thống không xếp lịch Chủ nhật nên sơ đồ chỉ có thứ 2 – thứ 7.
- Đổi phòng của một khối chặn: không đổi được — gỡ khối chặn cũ, tạo khối chặn mới cho phòng kia (giữ được truy vết phòng nào bị khoá khi nào).
- Chỉ muốn xét lịch đã phát hành: «Bộ lọc» → tắt «Tính cả lịch nháp» — phòng chỉ vướng lịch nháp sẽ hiện là trống.
- Sơ đồ báo lỗi tải: câu «… — sơ đồ đang thiếu, đừng dựa vào đây để kết luận phòng trống.» — đừng khoá phòng hay báo phòng trống lúc này; tải lại trang.
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Vì sao | Làm gì |
|---|---|---|
| Không có nút «Khoá phòng», kéo chuột trên sơ đồ không mở được hộp khoá | Thiếu quyền Thêm mới «Lịch chiếm dụng phòng», hoặc tài khoản không phải tài khoản quản trị | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền / kiểm tra tài khoản |
| Ô chi tiết khối chặn không có «Sửa khung giờ / lý do» / «Gỡ khối chặn» | Thiếu quyền Chỉnh sửa / Xóa, hoặc không phải tài khoản quản trị | Như trên |
| Bấm menu Lịch chiếm dụng bị chuyển sang màn khác, hoặc trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP» | Thiếu quyền Xem dữ liệu «Lịch chiếm dụng phòng» | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Dải đỏ «Không tải được danh sách phòng.» | Danh sách phòng hiện chỉ mở cho tài khoản quản trị | Nhờ quản trị hệ thống kiểm tra tài khoản |
| «Chọn học kỳ để xem sơ đồ chiếm dụng phòng.», nút «Khoá phòng» mờ | Chưa chọn học kỳ | Chọn học kỳ ở ô đầu màn |
| «Vui lòng chọn phòng cần khoá.» | Chưa chọn phòng | Chọn phòng |
| «Vui lòng nhập lý do khóa phòng (tối thiểu 3 ký tự).» / «Lý do tối đa 500 ký tự.» | Lý do quá ngắn / quá dài | Sửa lý do |
| «Khung giờ phải kết thúc trong tiết 14.» / «Khung giờ vượt quá tiết cuối trong ngày.» | Tiết bắt đầu + số tiết vượt tiết 14 | Giảm số tiết hoặc chọn tiết bắt đầu sớm hơn |
| «Chưa tải xong danh sách khối chặn — thử lại sau giây lát.» | Danh sách khối chặn đang tải | Chờ vài giây rồi bấm lại |
| «Sức chứa tối thiểu phải là số nguyên từ 1 đến 999.» | Ô sức chứa trong Bộ lọc nhập sai | Sửa số |
| «Không tải được bảng giờ tiết học — sơ đồ vẫn hiển thị theo số tiết, chỉ thiếu giờ đồng hồ.» | Không đọc được giờ của từng tiết | Vẫn dùng được; tải lại trang sau |
Việc tiếp theo
- Phòng sửa chữa dài ngày: đổi trạng thái phòng.
- Phòng Đào tạo bố trí lại lớp bị ảnh hưởng: Xếp thời khoá biểu.
Thuật ngữ
| Từ | Nghĩa |
|---|---|
| Khối chặn | Một khung giờ (thứ × tiết) CSVC khoá phòng vì bảo trì, sự kiện… — lặp mọi tuần trong học kỳ |
| Xếp đè | Buổi học được người xếp lịch cố ý xếp vào khung giờ phòng đã bận, có ghi lý do |
| Lịch nháp | Buổi học đã xếp nhưng Phòng Đào tạo chưa phát hành thời khoá biểu |
| Khoá cả kỳ | Phòng Bảo trì / Ngưng sử dụng — không xếp được ở bất kỳ khung giờ nào |