Sắp xếp kho văn bản — thư mục, danh sách, thùng rác

Làm xong, văn bản nằm đúng thư mục, tìm lại nhanh bằng ô tìm và bộ lọc; văn bản thừa vào thùng rác và vẫn khôi phục được trong thời hạn giữ.

Khi nào cần

Thư mục chỉ để sắp xếp — người có quyền Quản lý văn bản thấy và thao tác được cả kho, không phân quyền theo thư mục.

Trước khi bắt đầu

• Đã có văn bản trong kho — xem Nạp văn bản vào kho.
• Đã thống nhất cách chia thư mục trong đơn vị (vd «Quy chế – Quy định › Đào tạo», «Văn bản của Bộ»…). Thư mục lồng tối đa 10 cấp.

Các bước

Mở Văn bản ↗︎ ở thanh bên. Bên trái là cây thư mục: «Tất cả văn bản» (kèm tổng số), các thư mục (số cạnh tên là số văn bản kể cả thư mục con), «Chưa xếp thư mục», cuối cùng là «Thùng rác». Bên phải: đường dẫn thư mục đang xem, ô tìm, nút «Lọc», nút «Nạp văn bản» và bảng Văn bản · Loại · Trạng thái · Hiệu lực · Phạm vi · Cập nhật. Đang ở một thư mục thì các thư mục con hiện thành dòng đầu bảng.

A. Tạo và sắp xếp thư mục

1. Thư mục cấp ngoài cùng: bấm + («Thư mục mới») cạnh chữ «Thư mục» trên cây. Thư mục con: rê chuột lên thư mục cha → ⋯ → «Tạo thư mục con» (hoặc bấm chuột phải lên thư mục).
2. Hộp «Thư mục mới» ghi «Tạo trong: …». Nhập «Tên thư mục» (tối đa 200 ký tự, không có dấu «/», không trùng thư mục cùng cấp) → «Tạo thư mục». Thông báo «Đã tạo thư mục “…”».
3. Menu ⋯ của từng thư mục còn có:
   • «Đổi tên» → «Lưu» — thông báo «Đã đổi tên thư mục».
   • «Di chuyển…» → chọn thư mục đích → «Di chuyển». Thư mục được chuyển cùng mọi thư mục con và văn bản bên trong.
   • «Xoá thư mục» — xem mục D.

B. Tìm và lọc danh sách

1. Chọn phạm vi ở cây: «Tất cả văn bản», một thư mục, hoặc «Chưa xếp thư mục».
2. Gõ vào ô «Số hiệu, tên văn bản…» — bảng tự lọc sau khi ngừng gõ.
3. Bấm «Lọc» để lọc thêm (bấm chọn nhiều giá trị trong mỗi nhóm; số trên nút là số nhóm đang lọc):
   • «Trạng thái»: Đang xử lý · Lỗi xử lý · Sẵn sàng · Đạt · Sẵn sàng · Chưa đạt · Đã công bố.
   • «Loại văn bản», «Hiệu lực», «Ai được xem», «Cơ quan ban hành», «Ngày ban hành».
   • «Sắp xếp»: Cập nhật · Ngày công bố · Ngày xử lý xong · Ngày ban hành · Ngày có hiệu lực · Ngày hết hiệu lực · Số hiệu · Tên văn bản; «Tăng dần» / «Giảm dần».
   • «Xoá bộ lọc» bỏ mọi bộ lọc (giữ thư mục và ô tìm).
4. Bấm tên văn bản để mở trang soát / xem văn bản.

Bộ lọc nằm trên đường dẫn trang — sao chép đường dẫn gửi đồng nghiệp là họ thấy đúng danh sách bạn đang xem.

C. Chuyển văn bản sang thư mục khác

1. Tích ô đầu dòng các văn bản (ô đầu bảng = chọn cả trang). Văn bản «Đang xử lý» không tích được.
2. Thanh đen «Đã chọn n» hiện dưới bảng → bấm «Di chuyển».
3. Hộp «Di chuyển n văn bản»: chọn thư mục đích (hoặc «Chưa xếp thư mục») — dòng «Đích: …» xác nhận chỗ đến → «Di chuyển». Thông báo «Đã chuyển n văn bản».

Chuyển một văn bản đang mở: menu ⋯ trên trang văn bản → «Di chuyển…», hoặc nút «Di chuyển…» ở ô «Thư mục» của tab Thông tin.

D. Xoá vào thùng rác

Văn bản: tích dòng → «Xoá» trên thanh hàng loạt (có văn bản đã công bố: «Xoá n · bỏ qua m») → hộp «Chuyển n văn bản vào thùng rác?» → «Chuyển vào thùng rác». Một văn bản đang mở: menu ⋯ → «Chuyển vào thùng rác».

Thư mục: ⋯ → «Xoá thư mục» → hộp «Xoá thư mục “…”?» ghi rõ số thư mục con và văn bản sẽ vào thùng rác → «Chuyển vào thùng rác». Thông báo «Đã chuyển thư mục vào thùng rác (n thư mục · m văn bản)».

Văn bản đã công bố không xoá được — thu hồi trước. Văn bản đang xử lý cũng không xoá được.

E. Khôi phục hoặc xoá vĩnh viễn

Bấm «Thùng rác» cuối cây thư mục. Dòng đầu trang ghi thời hạn tự xoá, vd «Tự xoá vĩnh viễn sau 30 ngày · văn bản từng công bố luôn được giữ». Mỗi dòng là một mục đã xoá (thư mục xoá kéo theo cả nhánh chỉ hiện một dòng), cột «Xoá vĩnh viễn» ghi «sau n ngày» (còn 3 ngày trở xuống tô đỏ), «đêm nay», hoặc «Giữ vĩnh viễn».

1. Khôi phục một mục: bấm «Khôi phục» cuối dòng. Nhiều mục: tích dòng → «Khôi phục» trên thanh hàng loạt. Thông báo «Đã khôi phục n mục», kèm ghi chú nếu có, vd «… đã đổi tên thành “… (khôi phục)” (trùng tên thư mục cùng cấp)» hoặc «… đã đưa về thư mục gốc vì thư mục cũ không còn.»
2. Xoá vĩnh viễn ngay: tích dòng → «Xoá vĩnh viễn» → hộp «Xoá vĩnh viễn n mục?» → «Xoá vĩnh viễn».
3. Dọn sạch thùng rác: nút «Dọn sạch thùng rác» góc phải → hộp «Dọn sạch thùng rác?» → «Dọn sạch».

Xoá vĩnh viễn chạy nền như một lượt: thông báo «Đã bắt đầu xoá vĩnh viễn — Lượt #n» và màn chuyển sang Tiến trình của lượt «Dọn thùng rác #n».

Kiểm tra kết quả

• Số cạnh tên thư mục trên cây và số «Tất cả văn bản» cập nhật ngay; số cạnh «Thùng rác» là số mục đang trong thùng rác.
• Xoá vĩnh viễn: lượt «Dọn thùng rác #n» ở Tiến trình ghi «Đã xoá vĩnh viễn · Giữ lại · Lỗi»; khi xong, người bấm nhận thông báo «Dọn thùng rác #n xong · …».
• Mọi thao tác ghi ở Nhật ký — kể cả sau khi văn bản bị xoá vĩnh viễn.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Văn bản từng công bố (đã thu hồi rồi xoá): luôn «Giữ vĩnh viễn» trong thùng rác, không xoá vĩnh viễn được — để còn đối chiếu lịch sử trích dẫn. Thư mục chứa văn bản như vậy cũng được giữ.
• Văn bản bị xoá cùng thư mục: mở văn bản đó thấy «Khôi phục cả thư mục» — không khôi phục lẻ được, phải khôi phục cả thư mục gốc đã xoá.
• Khôi phục khi thư mục cũ không còn: mục được đưa về thư mục gốc. Trùng tên thư mục cùng cấp: tên được thêm «(khôi phục)».
• Một lượt dọn trước đó lỗi xoá tệp: dòng thùng rác ghi vàng «Lượt dọn trước lỗi xoá tệp — có thể đã mất một phần tệp». Khôi phục xong nên mở văn bản kiểm tra, «Thay tệp gốc» nếu tệp hỏng.
• Thao tác hàng loạt có mục bị bỏ qua: thông báo ghi «· n mục bị bỏ qua» kèm lý do từng nhóm (vd «Đã công bố — thu hồi trước», «Đang xử lý»).
• Đổi trang / đổi bộ lọc là bỏ chọn — chỉ chọn được văn bản trong trang đang xem.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Soát nháp và công bố văn bản vừa xếp.
• Xem ai đã xoá, chuyển gì: Báo cáo và nhật ký.

Thuật ngữ