Cập nhật thông tin tài khoản, gửi góp ý, theo dõi email

Làm xong, tên, ảnh và số điện thoại của bạn trên hệ thống là đúng; góp ý của bạn tới được đơn vị xử lý; bạn biết thư hàng loạt mình gửi đã đi tới đâu.

Ai làm: mọi cán bộ, nhân viên; «Theo dõi gửi email» dành cho người có việc gửi thư hàng loạt (nhắc nợ, gửi tài khoản Cổng SV…)
Khi nào: lần đầu đăng nhập (kiểm tra họ tên, ảnh); khi đổi số điện thoại, địa chỉ; khi muốn góp ý, phản ánh, thắc mắc; sau mỗi lần gửi thư hàng loạt
Quyền cần có: chỉ cần đăng nhập. Mục «Theo dõi gửi email» chỉ hiện khi bạn được xem ít nhất một loại thư — theo quyền của màn đã gửi thư đó
Màn hình: menu tài khoản — tên bạn ở góc trái dưới của mọi phân hệ (trang chọn phân hệ: góc phải trên cùng). Gửi góp ý mở Góp ý – Phản ánh – Hỏi đáp › Gửi phiếu

Khi nào cần

Tình huống	Làm
Tên trên hệ thống trống hoặc sai, muốn đổi ảnh đại diện	A. Cập nhật thông tin tài khoản
Đổi số điện thoại, địa chỉ	A
Góp ý về phần mềm, quy trình; phản ánh một việc; hỏi một thắc mắc	B. Gửi góp ý
Vừa gửi thư hàng loạt (nhắc nợ, thông tin đăng nhập…) và cần biết thư đã đi chưa, thư nào lỗi	C. Theo dõi gửi email

Trước khi bắt đầu

Đã đăng nhập — xem Đăng nhập.
Ảnh đại diện (nếu đổi): JPG hoặc PNG, tối đa 5 MB, tối thiểu 100×100 px.

Các bước

Bấm tên bạn ở góc trái dưới màn hình (trên trang chọn phân hệ: tên ở góc phải trên cùng). Menu ghi tên, email của bạn và các mục «Thông tin tài khoản», «Theo dõi gửi email» (nếu có), «Gửi góp ý», «Đăng xuất».

Chọn việc cần làm

Làm tiếp theo một trong các phần A, B, C bên dưới.

A. Cập nhật thông tin tài khoản

Bấm «Thông tin tài khoản» → hộp «Thông tin tài khoản» («Cập nhật thông tin cá nhân của bạn. Nhấn lưu khi hoàn tất.»).
Mục «Tài khoản» chỉ để xem: «Email» (do quản trị viên cấp, không sửa được), «Vai trò» (bấm «Xem thêm n vai trò» nếu nhiều), «Ngày tạo tài khoản».
(Tuỳ chọn) Bấm «Đổi ảnh đại diện» (hoặc bấm vào ảnh) và chọn tệp ảnh.
Mục «Thông tin cá nhân»: sửa «Họ và Tên đệm», «Tên» (bắt buộc, chỉ chữ cái), «Số điện thoại», «Địa chỉ».
Bấm «Lưu thay đổi» → «Cập nhật thông tin thành công!».

Đóng hộp khi chưa lưu, hệ thống hỏi «Bạn có chắc muốn huỷ?» — «Tiếp tục chỉnh sửa» để quay lại, «Đồng ý bỏ» để bỏ thay đổi.

Thông tin ở đây là của tài khoản đăng nhập — không đổi hồ sơ nhân sự của Phòng Tổ chức Nhân sự. Trên Cổng Sinh viên và Cổng Giảng viên, menu có mục «Hồ sơ cá nhân» thay cho «Thông tin tài khoản» — xem Hồ sơ giảng viên, Hồ sơ và kết quả học tập.

B. Gửi góp ý

Bấm «Gửi góp ý» (có biểu tượng mở tab mới).
Cán bộ: màn «Gửi phiếu» của phân hệ Góp ý – Phản ánh – Hỏi đáp mở ở tab mới, chọn sẵn loại «Góp ý» (đổi được sang «Thắc mắc», «Phản ánh»). Viết nội dung, đính kèm tệp nếu cần, rồi gửi.
Theo dõi trả lời ở «Phiếu của tôi» của phân hệ đó.

Cách điền phiếu, gửi ẩn danh, hạn mức gửi: xem Hỏi trợ lý và gửi phiếu. Sinh viên, giảng viên, phụ huynh bấm «Gửi góp ý» thì hộp gửi phiếu mở ngay tại cổng đang dùng, không phải đăng nhập lần hai. Trong chính phân hệ Góp ý – Phản ánh – Hỏi đáp, menu tài khoản không có mục này — dùng «Gửi phiếu» trên menu bên trái.

C. Theo dõi gửi email

Bấm «Theo dõi gửi email» — màn Theo dõi gửi email của phân hệ Cấu hình UMS mở ở tab mới.
Danh sách các lượt gửi thư hàng loạt mà bạn được xem (vd nhắc nợ học phí, thông tin đăng nhập Cổng Sinh viên), kèm tiến độ; bấm một lượt để xem từng thư, thư lỗi.
Huỷ lượt đang gửi hoặc gửi lại thư lỗi — chỉ khi bạn có quyền với loại thư đó.

Khi hệ thống email hết hạn mức gửi trong 24 giờ, lượt còn thư chờ ghi «Chờ hạn mức» thay cho «Đang gửi» và tự gửi tiếp khi có lại hạn mức; chuông thông báo của cán bộ có chấm cam báo việc này.

Mục chỉ hiện khi bạn được xem ít nhất một loại thư; Cổng Sinh viên, Cổng Giảng viên không có mục này.

Kiểm tra kết quả

Thông tin tài khoản: tên, ảnh mới hiện ngay ở menu tài khoản; quản trị thấy cột Tên, Họ, Số điện thoại mới ở Quản lý người dùng.
Gửi góp ý: phiếu mới có mã, nằm ở «Phiếu của tôi»; khi đơn vị trả lời, chuông thông báo báo bạn.
Theo dõi gửi email: số thư đã gửi / lỗi của lượt cập nhật vài giây một lần khi lượt đang chạy.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Ở đâu	Điều gì xảy ra	Khi nào	Ai thấy
Menu tài khoản, nơi ghi tên người thao tác	Họ tên, ảnh mới	Ngay (nơi khác: khi tải lại trang)	Mọi người
Quản lý người dùng (IAM)	Cột Tên, Họ, Số điện thoại cập nhật	Ngay	Quản trị hệ thống
Hồ sơ nhân sự (Phòng TCNS)	Không đổi — muốn sửa hồ sơ nhân sự thì liên hệ Phòng TCNS	—	—
Góp ý – Phản ánh – Hỏi đáp	Phiếu góp ý vào hộp phiếu của cán bộ xử lý	Ngay	Cán bộ xử lý phiếu

Trường hợp đặc biệt

Email sai: không tự sửa được — email là tên đăng nhập do quản trị cấp. Liên hệ quản trị hệ thống.
Vai trò thiếu / thừa: mục «Vai trò» chỉ để xem; nhờ quản trị hệ thống — xem Cấp tài khoản và vai trò.
Giảng viên kiêm cán bộ quản lý: «Thông tin tài khoản» ở phân hệ quản lý và «Hồ sơ cá nhân» ở Cổng Giảng viên là hai nơi khác nhau; hồ sơ ở Cổng GV lấy theo hồ sơ của Phòng TCNS.
Phụ huynh: menu không có «Thông tin tài khoản».
Mục «Theo dõi gửi email» xám, ghi «Chưa cấu hình»: môi trường đang dùng chưa có địa chỉ phân hệ Cấu hình UMS — báo quản trị hệ thống.

Gặp vấn đề?

Bạn thấy	Vì sao	Làm gì
«Họ và Tên đệm phải có ít nhất 2 ký tự» / «Tên không được để trống»	Họ tên chưa đủ	Điền đủ
«Tên không được chứa số hoặc ký tự đặc biệt» / «Họ và Tên đệm không được chứa số hoặc ký tự đặc biệt»	Họ tên có số, dấu chấm, ký hiệu	Chỉ dùng chữ cái, khoảng trắng
«Vui lòng nhập số điện thoại hợp lệ tại VN (Ví dụ: 0901234567)» / «Số điện thoại không hợp lệ (chuỗi lặp)»	Số điện thoại sai định dạng	Nhập số di động Việt Nam 10 chữ số
«Địa chỉ không được vượt quá 255 ký tự»	Địa chỉ quá dài	Rút gọn
«Chỉ chấp nhận file JPG, PNG» / «Ảnh không được vượt quá 5 MB» / «Ảnh quá nhỏ, tối thiểu 100×100 px»	Ảnh không đạt	Chọn ảnh khác
«… chứa nội dung HTML/script/SQL không an toàn»	Ô có dấu nhỏ hơn / lớn hơn, dấu chấm phẩy, «—»…	Bỏ các ký tự đó
«Không thể lưu thay đổi, vui lòng thử lại»	Lỗi kết nối	Thử lại sau
Menu không có «Theo dõi gửi email»	Bạn chưa được xem loại thư nào	Nhờ quản trị cấp quyền màn đã gửi thư

Việc tiếp theo

Theo dõi phiếu đã gửi: Theo dõi phiếu của tôi.
Đăng xuất: menu tài khoản → «Đăng xuất» — xem Đăng nhập.