Chuẩn bị năm học mới — tạo năm học và 3 học kỳ

Làm xong, năm học mới có đủ Học kỳ 1, Học kỳ 2 và học kỳ hè với ngày bắt đầu – kết thúc đúng kế hoạch, để khai ngày nghỉ, mở lớp học phần, thu học phí và cho sinh viên đăng ký.

Khi nào cần

Căn cứ: Quy trình QT.ĐT-03 Lập kế hoạch năm học (bước 6 — ký ban hành Kế hoạch giảng dạy và học tập năm học, tháng 5); Quy chế đào tạo 347/QĐ-ĐHKTĐN Điều 5.1.b — mỗi năm học có 2 học kỳ chính và 1 học kỳ hè.

Trước khi bắt đầu

• Có Kế hoạch giảng dạy và học tập năm học đã ký — để biết ngày bắt đầu, kết thúc của năm học và từng học kỳ.
• Năm học trước đã có trong hệ thống — năm mới được gợi ý bắt đầu ngay sau ngày kết thúc năm trước.
• (Nếu tạo kèm khoá) Ngành đã khai đúng thời gian đào tạo — năm kết thúc khoá được gợi ý theo ngành dài nhất còn tuyển sinh. Xem Khoa và ngành.

Các bước

A. Sửa ngày năm học và học kỳ

1. Ở màn Năm học, bấm vào dòng năm học (bấm vào ô mã năm học; bấm vào tên năm học là sang màn Học kỳ). Hộp «Cập nhật năm học» mở.
2. Sửa ngày năm học và / hoặc ngày từng học kỳ trong khung «Ngày 3 học kỳ». Đổi ngày năm học không tự dời ngày học kỳ — thu hẹp năm học thì dời luôn học kỳ cuối trong cùng hộp.
3. Bấm «Cập nhật». Chỉ học kỳ có ngày thay đổi mới được ghi; sửa tên, mô tả thì học kỳ không bị đụng tới.

B. Đặt năm học hiện hành

Hệ thống tự đánh dấu năm học «Hiện hành» theo ngày hôm nay — năm này được các màn khác chọn mặc định. Chỉ cần làm tay khi đánh dấu sai:

1. Ở dòng năm học cần đặt, bấm ⋯ → «Đặt làm hiện hành».
2. Đọc hộp «Đặt làm năm học hiện hành» — các năm khác tự bỏ đánh dấu — rồi bấm «Xác nhận».

Nếu hôm nay không nằm trong khoảng ngày của năm vừa chọn, hộp có dòng «Lưu ý: hôm nay không nằm trong khoảng thời gian của năm học này. Hệ thống sẽ tự khôi phục lại năm học đúng vào 00:05 sáng hôm sau (giờ Việt Nam).»

C. Xoá năm học

1. Bấm ⋯ ở dòng năm học → «Xóa» (năm hiện hành không có mục này). Xoá nhiều năm: tick đầu dòng → «Xóa (n)».
2. Đọc hộp «Xác nhận xóa năm học» rồi bấm «Xóa năm học».

Xoá năm học xoá kèm cả 3 học kỳ và không khôi phục được. Học kỳ nào đang được dùng (danh mục môn, đăng ký môn của sinh viên, đợt thu, công nợ), hoặc năm học còn đợt thu lệ phí thi / kỳ thi trỏ tới, thì hệ thống báo lỗi và không xoá gì cả.

D. Làm việc ở màn Học kỳ

Mở Học kỳ ↗︎ (tiêu đề «Quản lý Học kỳ»). Học kỳ gom theo năm học, mỗi năm HK1 → HK2 → Hè; năm Hiện hành và Sắp tới mở sẵn, bấm dòng năm học để mở / gập. Dòng năm học có lối tắt «Ngày nghỉ lễ». Nếu có học kỳ thiếu ngày hoặc trạng thái lệch ngày, trên thanh công cụ có chip vàng «n học kỳ cần cập nhật» — bấm để xem từng kỳ và nút «Sửa».

Thêm một học kỳ còn thiếu:

1. Bấm «Thêm học kỳ» → hộp «Thêm học kỳ mới».
2. Chọn «Năm học» (mặc định năm hiện hành).
3. Chọn «Số học kỳ» — chỉ có số kỳ năm đó chưa có. «Mã học kỳ» và «Tên học kỳ» tự sinh (vd 2026-2027-HK3, «Học kỳ hè năm học 2026-2027»).
4. Mục «Thời gian học kỳ»: dòng «Gợi ý theo …: dd/mm/yyyy – dd/mm/yyyy» (nút «Khôi phục mặc định»), hai ô ngày, «Số tuần thực học» (15, học kỳ hè 5 — «Không gồm tuần thi.») và «Trạng thái».
5. Bấm «Tạo mới».

Năm học đã đủ ba kỳ thì hộp ghi «Năm học … đã đủ Học kỳ 1, Học kỳ 2 và học kỳ hè — chọn năm học khác hoặc sửa học kỳ đã có.» và nút «Tạo mới» mờ.

Sửa một học kỳ (ngày, số tuần thực học, trạng thái): bấm vào dòng học kỳ → hộp «Cập nhật học kỳ» → sửa → «Cập nhật». Không đổi được năm học và số học kỳ của học kỳ đã tạo — muốn đổi thì xoá rồi tạo lại.

Trạng thái học kỳ do Phòng Đào tạo chọn: «Chưa bắt đầu», «Mở đăng ký», «Đang diễn ra», «Đang thi», «Đang chấm điểm», «Đã kết thúc». Ở cột Trạng thái, đồng hồ xanh do hệ thống tự gắn khi hôm nay nằm trong khoảng ngày của học kỳ; tam giác vàng báo trạng thái lệch ngày (vd đã qua ngày kết thúc mà vẫn «Chưa bắt đầu») — rê chuột để đọc. Nút ⓘ cạnh tiêu đề giải thích các ký hiệu.

Kiểm tra kết quả

• Màn Năm học: năm mới ở dòng đầu, trạng thái «Sắp tới», cột «Học kỳ» ghi «3 học kỳ ›», cột «Khóa nhập học» có mã khoá nếu đã tạo kèm.
• Màn Học kỳ: năm mới mở sẵn với ba dòng HK1, HK2, Hè, trạng thái «Chưa bắt đầu».
• Cột «Ngày nghỉ» ghi «Chưa nhập ngày nghỉ ›» — việc tiếp theo là khai ngày nghỉ.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Không có năm học trước, hoặc năm trước kết thúc ngoài tháng 7–9: ngày bắt đầu gợi ý là thứ Hai đầu tiên kể từ 15/08.
• Tạo năm học được nhưng khoá kèm bị lỗi: hộp giữ mở với dòng «Đã tạo năm học … Sửa mục báo lỗi bên dưới rồi bấm «Thử lại phần lỗi» — phần đã lưu không bị tạo lại.», nút đổi thành «Thử lại phần lỗi»; thông báo «Đã tạo năm học ”…” nhưng chưa tạo được khóa tuyển sinh.». Sửa ô khoá rồi bấm lại — chỉ khoá được tạo, năm học không bị tạo lần hai.
• Các học kỳ để hở ngày: trong những ngày không thuộc học kỳ nào, ô học kỳ mặc định ở các màn nhảy sang kỳ khác và phân công giảng dạy bị khoá «học kỳ đã kết thúc». Cho các kỳ nối liền nhau.
• Học kỳ chuyển từ hệ thống cũ chưa có ngày: trong hộp sửa năm học, dòng đó ghi «HK1 chưa có ngày — ô đang hiện ngày gợi ý, chỉ lưu khi bạn đổi ngày của kỳ này.». Chip «n học kỳ cần cập nhật» chỉ nhắc học kỳ chưa kết thúc.
• Đặt trạng thái «Đã kết thúc» trước ngày kết thúc: học kỳ được coi là đã kết thúc ngay — phân công giảng dạy, danh mục theo học kỳ, đơn giá tín chỉ của kỳ đó chuyển sang chỉ xem. Chỉ đặt khi học kỳ thật sự kết thúc.
• Hai người cùng tạo một học kỳ: người bấm sau nhận «Năm học này đã có Học kỳ 1.» ngay dưới ô «Số học kỳ»; chọn số khác hoặc đóng hộp.
• Mỗi năm học chỉ có đúng ba học kỳ (2 chính + hè); không tạo được học kỳ thứ tư.
• Bỏ ngang khi đang nhập: đóng hộp sẽ hỏi «Xác nhận huỷ?» — «Đồng ý huỷ» để bỏ, «Tiếp tục nhập» để quay lại.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Khai ngày nghỉ lễ và ngày hoán đổi — bấm «Nhập ngày nghỉ lễ» ngay trên thông báo tạo xong.
• Tạo và quản lý khoá tuyển sinh — nếu chưa tạo kèm.
• Chương trình đào tạo của khoá mới.
• Định mức giờ giảng cho năm học mới — thiếu thì chưa phân công giảng viên được.
• Danh mục môn theo học kỳ, rồi Mở lớp học phần cho học kỳ mới.

Thuật ngữ