Xem và đối chiếu lớp danh nghĩa
Làm xong, bạn biết mỗi khoá × ngành đã có bao nhiêu lớp danh nghĩa, lớp nào đã chốt, sĩ số có trong ngưỡng không và trong lớp có những sinh viên nào — đủ căn cứ để mở lớp học phần.
- Ai làm: Phòng Đào tạo (xem, đối chiếu). Việc tạo lớp, xếp sinh viên, chốt lớp là của Phòng Công tác Sinh viên — xem Xếp lớp danh nghĩa.
- Khi nào: Mỗi học kỳ trước khi mở lớp học phần — HK1 tháng 6, HK2 tháng 12; với khoá mới: sau khi Phòng Công tác SV chốt lớp.
- Quyền cần có: phân hệ Quản lý Đào tạo › Danh mục & Tổ chức › Lớp danh nghĩa — Xem danh sách. Sửa, gộp, xoá lớp và chuyển lớp cho sinh viên cần thêm quyền của phân hệ Công tác Sinh viên › Tổ chức lớp › Xếp lớp danh nghĩa — Chỉnh sửa / Xóa
- Màn hình: Quản lý Đào tạo › Danh mục nền › Lớp danh nghĩa
Khi nào cần
| Tình huống | Xem ở đâu |
|---|---|
| Trước khi «Chia lớp cả khoá»: khoá đã có lớp danh nghĩa cho mọi ngành chưa, đã chốt chưa | Bước 1–2 — cột «Pha chia (khóa × ngành)», chế độ «Nhóm» |
| Tìm lớp sĩ số quá ít (ứng viên gộp) hoặc quá đông (cần tách) | Bước 2 — ô «Dưới ngưỡng tối thiểu», «Vượt biên độ» |
| Tra một lớp có những sinh viên nào, ai là cố vấn học tập, lớp trưởng | Bước 5–6 |
| Kiểm số sinh viên đang học của một ngành trong khoá | Bước 4 — chế độ «Nhóm» ghi tổng sinh viên từng khoá × ngành |
Căn cứ: QT.ĐT-04 Lập kế hoạch học kỳ theo CTK, bước 7–8 — lớp học phần mở theo khoá, ngành, lớp danh nghĩa; Quy chế Công tác sinh viên, Điều 19.1 — lớp sinh viên được duy trì ổn định trong cả khoá học.
Trước khi bắt đầu
- Khoá tuyển sinh đã có — xem Khoá tuyển sinh.
- Ngành đã khai Ký tự lớp, Sĩ số tối đa / lớp (và nên có Ngưỡng sĩ số tối thiểu) — thiếu thì cột tình trạng ghi «Chưa cấu hình». Xem Khoa và Ngành học.
- Phòng Công tác SV đã cấp và chốt lớp cho khoá — xem Xếp lớp danh nghĩa. Khoá chưa được cấp lớp thì màn này trống.
Các bước
Mở màn và chọn khoá
Mở Lớp danh nghĩa (tiêu đề «Quản lý lớp danh nghĩa»). Màn tự chọn khoá hiện hành; muốn xem khoá khác thì đổi ở ô khoá đầu thanh công cụ (chọn được nhiều khoá, bỏ hết = «Tất cả khoá»). Ô «Tìm tên lớp / tên · mã ngành…» tìm theo tên, mã lớp và tên, mã ngành.
Bảng có các cột chính:
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Sĩ số / Sức chứa | Số sinh viên đang học / sĩ số tối đa của ngành; dòng nhỏ «biên độ tới N (+10%)» là mức tối đa được vượt, hoặc «ngành chưa cấu hình trần» |
| Tình trạng ngưỡng | Dưới ngưỡng · Trong biên độ · Vượt biên độ · Chưa cấu hình (ngành chưa khai trần / ngưỡng) |
| Pha chia (khóa × ngành) | Kết luận cho cả khoá × ngành: Chưa mở lớp · Đang chia (còn lớp Dự kiến) · Đã chia (mọi lớp đã chốt) |
| Chốt lớp (lớp này) | Trạng thái của riêng lớp: Dự kiến (đang cấp dần, sẽ cân lại khi chốt khoá) · Đã chốt (cố định suốt khoá) |
| Loại lớp | Đại trà · Tinh hoa |
Bấm tiêu đề cột Mã lớp, Tên lớp, Khóa tuyển sinh, Ngành học, Khoa, Sĩ số / Sức chứa, Cập nhật lúc để sắp xếp. Thứ tự mặc định: khoá mới → cũ, ngành A → Z, rồi số thứ tự lớp.
Đọc dải chỉ số
Dải trên cùng đếm theo bộ lọc đang chọn: «Tổng số lớp», «Dưới ngưỡng tối thiểu», «Vượt biên độ», «Cặp khoá × ngành chưa mở lớp». Bấm «Dưới ngưỡng tối thiểu» hoặc «Vượt biên độ» để lọc ngay các lớp đó. Nút «Cần chú ý lên trước» đưa lớp dưới ngưỡng hoặc vượt biên độ lên đầu bảng.
Lọc thêm bằng «Bộ lọc»
Bấm «Bộ lọc» để mở ngăn «Bộ lọc lớp danh nghĩa»: Khoa, Ngành (chọn khoa thì chỉ còn ngành của khoa đó), Pha chia lớp (khoá × ngành), Chốt lớp (từng lớp), Tình trạng ngưỡng, Khoảng sĩ số («Từ» — «Đến»). Bấm «Áp dụng bộ lọc». Các điều kiện đang áp hiện thành nhãn «Đang lọc: …» dưới dải chỉ số — bấm × trên nhãn để bỏ từng điều kiện, hoặc «Xoá tất cả bộ lọc».
Đổi sang chế độ «Nhóm»
Bấm «Nhóm» (cạnh «Bảng») để gom lớp theo ngành · khoá: mỗi nhóm ghi pha chia, số lớp, tổng sinh viên; mỗi thẻ lớp ghi sĩ số / trần, thanh đầy, trạng thái chốt và tình trạng ngưỡng (thẻ viền cam = dưới ngưỡng, viền đỏ = vượt biên độ). Chế độ này hiện trọn tập đã lọc, không phân trang. Bấm một thẻ để mở trang chi tiết lớp.
Xem nhanh sinh viên của một lớp
Ở chế độ «Bảng», bấm ⋯ cuối dòng → «Xem sinh viên trong lớp». Ngăn «Sinh viên lớp (mã lớp)» mở bên phải — xem xong đóng lại là về đúng chỗ đang lọc.
Mở trang chi tiết lớp
Bấm mã lớp (hoặc một thẻ lớp ở chế độ Nhóm) để mở trang chi tiết. Bên trái là bảng sinh viên theo mẫu danh sách lớp: STT · MSSV · Họ đệm · Tên · Ngày sinh · Giới tính · Trạng thái, mặc định xếp theo Tên → Họ đệm → MSSV. Ô «Tìm MSSV, họ tên…» tìm không cần gõ dấu; dãy nút trạng thái («Tất cả N», «Đang học n», «Bảo lưu n»…) lọc nhanh — sinh viên bảo lưu vẫn thuộc lớp và có dòng phụ «đến (ngày)». Cột Email, Số điện thoại ẩn sẵn, bật ở «Cột hiển thị». Bên phải: «Thông tin lớp» (Khoá, Ngành — bấm để mở; Chuyên ngành, Khoa, Sĩ số dự kiến, Phòng sinh hoạt, Ghi chú) và «Phụ trách» (GVCN, Cố vấn học tập, Lớp trưởng kèm số điện thoại).
Kiểm tra kết quả
Trước khi mở lớp học phần cho một khoá, đối chiếu:
- Mọi ngành của khoá đều có nhóm ở chế độ «Nhóm», pha «Đã chia» — không còn «Chưa mở lớp» hay «Đang chia». Còn lớp Dự kiến thì đầu màn có dải xanh «n lớp đang ở trạng thái Dự kiến — chưa chốt sĩ số…».
- Ô «Vượt biên độ» bằng 0; lớp «Dưới ngưỡng» (nếu có) đã được Phòng Công tác SV xem xét gộp.
- Tổng sinh viên của từng khoá × ngành khớp số liệu nhập học.
Đường dẫn trên thanh địa chỉ giữ nguyên khoá, bộ lọc, trang và chế độ đang xem — tải lại trang hoặc gửi đường dẫn cho đồng nghiệp là mở đúng chỗ.
Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác
Màn này chủ yếu để xem. Dữ liệu lớp danh nghĩa được các màn khác dùng như sau:
| Ở đâu | Điều gì xảy ra | Khi nào | Ai thấy |
|---|---|---|---|
| Lớp học phần | «Chia lớp cả khoá» dựng lớp học phần từ lớp danh nghĩa của khoá; khoá ở kỳ 1 thì hệ thống tự xếp sinh viên năm nhất vào lớp | Khi mở lớp học phần | Phòng Đào tạo |
| Lớp học phần · Phân công · Thời khoá biểu | Ba màn chỉ làm việc khi khoá có sinh viên đang học trong lớp danh nghĩa; chưa có thì hiện thẻ «(tên khoá) chưa có sinh viên» | Ngay | Phòng Đào tạo, bộ môn |
| Thời khoá biểu | Xem lịch theo từng lớp danh nghĩa | Sau khi xếp lịch | Phòng Đào tạo |
| Tài chính › Đơn giá tín chỉ | Học phí của sinh viên tính theo khoá × ngành × loại lớp (Đại trà / Tinh hoa) của lớp danh nghĩa sinh viên đang thuộc | Mỗi lần tính học phí | Phòng TCKT, sinh viên |
| Công tác SV › Thẻ sinh viên | Sinh viên phải thuộc lớp danh nghĩa đã chốt mới đủ điều kiện cấp thẻ | Ngay | Phòng Công tác SV |
| Gộp lớp / chuyển lớp (nếu có quyền CTSV) | Sinh viên đổi lớp ⇒ thẻ sinh viên đã cấp được đánh dấu cần in lại; lớp học phần và thời khoá biểu của sinh viên không đổi | Ngay | Phòng Công tác SV, sinh viên |
Trường hợp đặc biệt
- Khoá mới chưa có lớp: bảng ghi «Chưa có lớp danh nghĩa nào.» — Phòng Công tác SV chưa cấp lớp. Lớp khoá mới cấp dần theo từng sinh viên đã đóng đủ học phí nhập học nên ở trạng thái Dự kiến tới khi Phòng Công tác SV chạy Chốt & cân bằng (dải xanh có link «Mở màn vận hành đợt nhập học»).
- Lớp chưa gắn ngành: cột Khoa ghi «—», không có pha chia; khi lọc theo Khoa thì lớp này không hiện. Chế độ Nhóm gom vào nhóm «Chưa gắn ngành».
- Ngành chưa khai sĩ số tối đa / ngưỡng: tình trạng «Chưa cấu hình» — không có nghĩa là bình thường. Bổ sung ở Ngành học.
- Ô «Cặp khoá × ngành chưa mở lớp» là ước lượng: đếm mọi ngành đã khai ký tự lớp nhân số khoá đang lọc, mà không phải ngành nào cũng tuyển sinh mọi khoá — rê chuột vào ô để xem cách đếm.
- Bộ lọc khớp hơn 1.000 lớp: dải vàng «Bộ lọc khớp n lớp, hệ thống chỉ tải được 1.000 lớp đầu — các chỉ số phía trên là chưa đầy đủ…» — lọc theo khoá hoặc khoa.
- Sửa, gộp, xoá lớp, chuyển lớp cho sinh viên ngay tại màn này: menu ⋯ có «Sửa lớp», «Gộp lớp này vào…», «Xóa lớp», và ngăn xem nhanh có nút «Chuyển lớp» trên từng sinh viên — đều là việc của Phòng Công tác SV, cần quyền Xếp lớp danh nghĩa của phân hệ Công tác Sinh viên và bắt nhập lý do. Mục không làm được thì mờ, rê chuột để xem lý do. Cách làm chi tiết: Lớp danh nghĩa và ban cán sự.
- Nút «Thêm lớp», «Nhập từ Excel»: dùng cho ca lẻ (tạo bù một lớp, nhập lớp cũ). Lớp của khoá mới do Phòng Công tác SV cấp — không tạo tay ở đây.
- Gán GVCN, cố vấn học tập, ban cán sự: không làm ở màn này — xem Gắn GVCN / CVHT.
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Vì sao | Làm gì |
|---|---|---|
| Trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP» khi mở màn | Thiếu quyền Xem danh sách ở dòng «Lớp danh nghĩa» | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Mục «Sửa lớp», «Gộp lớp này vào…», «Xóa lớp» mờ: «Bạn không có quyền sửa lớp danh nghĩa.» | Thiếu quyền Xếp lớp danh nghĩa của phân hệ Công tác Sinh viên | Bình thường với Phòng Đào tạo — nhờ Phòng Công tác SV làm |
| Không có nút «Thêm lớp» / «Nhập từ Excel» | Thiếu quyền Thêm mới / Nhập từ Excel ở dòng «Lớp danh nghĩa» — nút bị ẩn | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền nếu thật sự cần |
| «Chưa có lớp danh nghĩa nào.» | Khoá đang chọn chưa có lớp | Kiểm ô khoá; nhờ Phòng Công tác SV cấp lớp |
| «Không tìm thấy lớp danh nghĩa phù hợp với tiêu chí đã chọn.» | Bộ lọc giao nhau không ra lớp nào | Bấm «Xoá tất cả bộ lọc» |
| «Giá trị ‘từ’ không được lớn hơn ‘đến’.» | Khoảng sĩ số «Từ» lớn hơn «Đến» | Sửa lại khoảng; nút «Áp dụng bộ lọc» mờ tới khi sửa xong |
| «Khoá × ngành này chỉ có một lớp, không có lớp nào để gộp.» | Không có lớp cùng khoá × ngành để gộp | — |
| «Không thể xóa lớp vì lớp vẫn còn n sinh viên…» | Lớp còn sinh viên | Phòng Công tác SV chuyển hoặc gộp sinh viên trước |
| «Không tải được danh sách sinh viên của lớp.» | Mất kết nối hoặc máy chủ lỗi | Tải lại trang |
| «Không tìm thấy lớp học.» khi mở một đường dẫn | Lớp đã bị xoá hoặc đã gộp vào lớp khác | Quay về danh sách, tìm lại theo mã |
Việc tiếp theo
- Mở lớp học phần cho học kỳ — «Chia lớp cả khoá» dựng lớp từ lớp danh nghĩa.
- Còn lớp Dự kiến hoặc lớp lệch sĩ số: báo Phòng Công tác SV xếp lớp danh nghĩa.
Thuật ngữ
| Từ | Nghĩa |
|---|---|
| Lớp danh nghĩa | Lớp sinh hoạt cố định của sinh viên trong cả khoá (vd 26KT1) — khác lớp học phần |
| Pha chia | Tình trạng của cả một khoá × ngành: chưa mở lớp, đang chia (còn lớp Dự kiến), đã chia |
| Biên độ | Mức sĩ số được vượt trần của ngành (mặc định +10%); vượt mức này là «Vượt biên độ» |
| Ngưỡng tối thiểu | Sĩ số tối thiểu của một lớp theo ngành; lớp ít hơn là ứng viên gộp |