Khai người thân của sinh viên và nhập từ Excel

Làm xong, hồ sơ sinh viên có đủ cha, mẹ hoặc người giám hộ; người thân nào có email được hệ thống cấp tài khoản phụ huynh để theo dõi và gửi thắc mắc về sinh viên trên Cổng Hỗ trợ.

Khi nào cần

Căn cứ: QT.CTSV-09 Cập nhật thông tin sinh viên — bước 2 (kê khai thông tin quan hệ gia đình); thông tin phụ huynh còn dùng khi gửi thư thông báo cho gia đình (QT.CTSV-05 bước 9).

Trước khi bắt đầu

• Sinh viên có hồ sơ trong danh sách — xem Tra cứu và cập nhật hồ sơ sinh viên.
• Email cá nhân của người thân (nếu muốn cấp tài khoản phụ huynh): không dùng email @dau.edu.vn, không dùng email đang là tài khoản cán bộ / sinh viên / giảng viên. Không có email vẫn khai được, chỉ là không có tài khoản.
• Nhập Excel: sinh viên đã có mã sinh viên (tệp nhận theo cột MSSV) — xem Sổ cấp mã sinh viên.

Các bước

A. Thêm người thân

1. Mở hồ sơ sinh viên → tab «Người thân». Mỗi người thân là một thẻ «Cha · (họ tên)» kèm nhãn «Đã liên kết tài khoản phụ huynh» hoặc «Chưa có tài khoản phụ huynh», Email, Số điện thoại, Nghề nghiệp, nút «Sửa», «Xoá». Chưa có ai thì thấy «Sinh viên chưa khai người thân nào».
2. Bấm «Thêm người thân» → hộp «Thêm người thân»: chọn Quan hệ (Cha / Mẹ / Người giám hộ — hệ thống chọn sẵn quan hệ chưa có), nhập Họ và tên (bắt buộc, 2–100 ký tự), Email, Số điện thoại (10 số, bắt đầu bằng 0), Nghề nghiệp.
3. Bấm «Thêm người thân» ở cuối hộp.

Kết quả:

• Không có email: «Đã lưu thông tin người thân.»
• Có email: «Đã liên kết tài khoản phụ huynh (email).» — kèm «Nếu email này chưa có tài khoản, hệ thống đã gửi link đặt mật khẩu (hạn 72 giờ); nếu đã có, phụ huynh nhận thư báo liên kết.»

B. Sửa hoặc gỡ email

1. Trên thẻ người thân, bấm «Sửa» → hộp «Sửa người thân — (quan hệ)».
2. Sửa ô cần sửa. Muốn gỡ tài khoản phụ huynh thì xoá trắng ô Email.
3. Bấm «Lưu thay đổi».
4. Người đó đang «Đã liên kết tài khoản phụ huynh» mà bạn đổi hoặc xoá email ⇒ hộp «Thu hồi liên kết phụ huynh?» hỏi lại → bấm «Lưu và thu hồi liên kết». Liên kết với email cũ bị thu hồi ngay; tài khoản phụ huynh vẫn còn. Đổi sang email mới thì hệ thống liên kết (hoặc tạo) tài khoản theo email mới.

C. Xoá người thân

1. Bấm «Xoá» trên thẻ → hộp «Xoá người thân?». Người đang liên kết thì câu hỏi nói rõ liên kết tài khoản phụ huynh sẽ bị thu hồi.
2. Bấm «Xoá». Kết quả: «Đã xoá người thân.»

D. Nhập từ Excel

Dùng khi khai người thân cho nhiều sinh viên một lần. Lượt nhập chạy nền — đóng bảng không huỷ lượt nhập.

1. Ở Danh sách sinh viên ↗︎, bấm «Nhập người thân» → bảng «Nhập người thân từ Excel».
2. Bấm «Tải tệp mẫu». Mẫu có các cột MSSV · Quan hệ (chọn Cha / Mẹ / Người giám hộ) · Họ tên · Email · SĐT · Nghề nghiệp và một dòng ví dụ. Mỗi dòng một người thân.
3. Chọn tệp ở ô «Tệp Excel (.xlsx)» — tối đa 5 MB và 2.000 dòng.
4. Bấm «Nhập». Bảng hiện tên tệp, trạng thái («Đang chờ xử lý» → «Đang nhập» → «Đã xong») và «Thành công n · Lỗi m · Tổng t dòng», tự cập nhật mỗi 2 giây.
5. Xong: «Đã nhập n dòng, m dòng lỗi.» Có dòng lỗi thì bấm «Tải danh sách lỗi» — tệp ghi Dòng (số dòng trong tệp gốc) · Trường · Mã lỗi · Nội dung. Sửa các dòng đó rồi bấm «Nhập tệp khác» để nhập lại.

Quy tắc khi nhập:

• Sinh viên đã có người thân cùng quan hệ ⇒ dòng đó cập nhật người thân hiện có; ô để trống giữ giá trị cũ (Excel không gỡ được email — gỡ ở tab Người thân).
• Sinh viên chưa có quan hệ đó ⇒ thêm mới.
• Dòng có email được xử lý như khai lẻ: tạo / liên kết tài khoản phụ huynh và gửi thư.

Kiểm tra kết quả

• Thẻ người thân đổi nhãn «Đã liên kết tài khoản phụ huynh» (người có email) — sau lượt nhập Excel, tab Người thân của các sinh viên liên quan tự tải lại.
• Màn Liên kết phụ huynh có dòng «Đang liên kết», cột «Người khai» ghi «Phòng CTSV khai» (sinh viên tự khai thì «Sinh viên khai»). Từ tab Người thân, bấm «Xem liên kết phụ huynh ›» để mở thẳng màn đó lọc theo mã sinh viên.
• Thư gửi cho phụ huynh: xem ở màn Theo dõi gửi email (link ngay đầu tab Người thân).

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Tối đa 3 người thân / sinh viên, mỗi quan hệ một người (Cha, Mẹ, Người giám hộ). Thêm người thứ tư ⇒ «Mỗi sinh viên khai tối đa 3 người thân (cha, mẹ, người giám hộ).»
• Tab «Thông tin & gia đình» không còn ô cha / mẹ — dòng «Cha / mẹ / người giám hộ» ở đó dẫn sang tab Người thân. Liên hệ khẩn cấp là thông tin khác, vẫn ở tab Thông tin.
• Chỉ đổi chữ hoa / thường của email không tính là đổi email — không hỏi thu hồi, không gửi thư mới.
• Sinh viên (trên Cổng SV) và cán bộ cùng sửa một người thân: người lưu sau thấy «Thông tin người thân vừa được thay đổi ở nơi khác — danh sách đã được tải lại.» — xem lại rồi sửa tiếp.
• Lượt nhập lâu quá 30 phút: bảng thôi tự cập nhật, hiện «Đã ngừng tự cập nhật tiến độ sau 30 phút» — lượt nhập có thể vẫn chạy; bấm «Kiểm tra lại».
• Lượt nhập «Bị gián đoạn» (vd máy chủ khởi động lại): các lô đã ghi vẫn giữ — nhập lại cả tệp là an toàn, dòng đã có sẽ được cập nhật.
• Phụ huynh báo link đặt mật khẩu hết hạn: hướng dẫn bấm «Quên mật khẩu» ở trang đăng nhập Cổng Hỗ trợ — xem Dành cho phụ huynh.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Tra cứu liên kết phụ huynh — kiểm tra phụ huynh nào đang theo dõi sinh viên.
• Hướng dẫn phụ huynh đăng nhập: Dành cho phụ huynh.

Thuật ngữ