Phân công giảng viên cho lớp học phần

Làm xong, mỗi lớp học phần của học kỳ có giảng viên chính (và đồng giảng, trợ giảng nếu cần) — đủ điều kiện để xếp thời khoá biểu và mở cho sinh viên đăng ký.

Khi nào cần

Căn cứ: Quy trình QT.ĐT-031 Phân công giảng dạy — Bước 1 (phân công mỗi học kỳ), Bước 2 (điều chỉnh trước khi lập thời khoá biểu), Bước 3 (điều chỉnh sau khi đã lập thời khoá biểu). Hồ sơ lưu: QT.ĐT-0425 Phân công giảng dạy học kỳ, QT.ĐT-0426 Điều chỉnh giảng viên sau phân công.

Trước khi bắt đầu

Thiếu một trong các điều kiện dưới đây thì bàn phân công bị thay bằng thẻ báo, hoặc ô chọn giảng viên bị khoá:

• Lớp học phần của học kỳ đã được mở — xem Mở lớp học phần cho học kỳ mới.
• Năm học của học kỳ đã có định mức giờ giảng đủ 5 chức danh (Trợ giảng, Giảng viên, Giảng viên chính, Phó Giáo sư, Giáo sư) — xem Định mức giờ giảng. Định mức theo chức vụ lãnh đạo không bắt buộc.
• Học kỳ đã có sinh viên trong lớp danh nghĩa — việc của Phòng Công tác Sinh viên, xem Xếp lớp danh nghĩa.
• Môn đã khai «Bộ môn quản lý» ở màn Môn học. Lớp của môn chưa khai hiện nhãn «Chưa gán bộ môn»: trưởng bộ môn không thấy các lớp này, ô chọn liệt kê giảng viên toàn trường và không có định mức.
• Giảng viên có hồ sơ đang công tác ở phân hệ Tổ chức Nhân sự — ô chọn chỉ liệt kê người đang hoạt động.
• Bạn phụ trách bộ môn quản lý lớp: là trưởng bộ môn đó, hoặc Trưởng / Phó khoa của khoa có bộ môn đó (tài khoản quản trị gán được mọi lớp). Hệ thống xét ngay lúc bấm — vừa được bổ nhiệm là dùng được, không cần đăng nhập lại.

Các bước

A. Gán giảng viên chính cho từng lớp

1. Bấm ô «Chọn giảng viên» trên dòng lớp. Danh sách chỉ gồm giảng viên đang hoạt động của bộ môn quản lý lớp; đầu danh sách ghi «Chọn giảng viên — (mã lớp) (số giờ)» — số giờ chuẩn lớp này cộng vào tải của người nhận.
2. Đọc nhãn cạnh mỗi tên (bảng dưới); gõ tên hoặc mã giảng viên để tìm. Người còn trống nhiều giờ nhất được xếp lên đầu.
3. Bấm vào tên — lớp được gán ngay, thông báo «Đã gán (tên giảng viên) cho (mã lớp).»

Đọc nhãn cạnh tên giảng viên

Giờ có dấu ≈ là ước lượng (số tín chỉ × 15). Định mức chỉ để tham khảo: người đã vượt định mức hay vượt trần vẫn gán được, hệ thống chỉ cảnh báo. Không có quyền xem định mức thì các nhãn % và thanh màu không hiện, việc gán vẫn làm được.

B. Gán một giảng viên cho nhiều lớp

1. Tick ô đầu các dòng lớp, hoặc ô ở dòng học phần để chọn cả môn. Nút «Chọn tất cả n lớp» chọn nhanh tới 50 lớp đầu tiên đang hiện.
2. Ở cột «Giảng viên» bên phải, bấm chọn một người. Mặc định cột chỉ hiện giảng viên của bộ môn quản lý lớp (nút hình toà nhà để bật / tắt); nút «Tải ít nhất» đưa người còn trống giờ lên đầu. Mỗi thẻ có nhãn định mức — tính cả các lớp đang tick — và dòng «Đang dạy n lớp · m tiết/tuần» của riêng học kỳ này.
3. Chọn vai trò ở ô cạnh nút gán — mặc định «Giảng viên chính».
4. (Tuỳ chọn) Ghi chú cho lượt gán, rồi bấm «Gán n lớp».

Màn hình hẹp hơn 1280 px thì cột giảng viên ẩn — bấm nút «Giảng viên» dưới bảng để mở.

Cả lượt được ghi cùng lúc: một lớp không hợp lệ thì không lớp nào được ghi — xem mục Gặp vấn đề. Gán người đã vượt định mức / trần vẫn được ghi, thông báo màu vàng chỉ là cảnh báo — đừng gán lại.

C. Thêm đồng giảng hoặc trợ giảng

Làm như cách B, nhưng ở bước 3 chọn «Đồng giảng» hoặc «Trợ giảng». Lớp vẫn chỉ có một giảng viên chính; dòng lớp hiện «+n» cho số người đồng giảng / trợ giảng. Có lớp thực hành hoặc đồ án trong số lớp đang tick, cột giảng viên nhắc «Có lớp thực hành/đồ án trong lựa chọn — đổi vai trò nếu đang gán trợ giảng.»

D. Đổi hoặc gỡ giảng viên chính

• Đổi người: chọn người khác ở ô trên dòng, hoặc gán qua cột giảng viên với vai trò «Giảng viên chính». Hệ thống thay người cũ trong cùng một lượt — lớp không lúc nào bị trống. Cột giảng viên báo trước «⚠ n lớp sẽ đổi giảng viên chính.»
• Gỡ: bấm dấu × trong ô giảng viên. Lớp chưa xếp lịch thì gỡ ngay («Đã gỡ giảng viên chính khỏi (mã lớp).»). Lớp đã xếp lịch, hoặc bộ môn đã chốt phân công, thì hộp «Gỡ giảng viên chính khỏi lớp đã xếp lịch?» / «Gỡ giảng viên chính khỏi lớp?» hiện ra — ghi «Lý do gỡ (không bắt buộc)» rồi bấm «Vẫn gỡ».
• Lớp đã xếp lịch (biểu tượng đồng hồ «n buổi» trên dòng): theo QT.ĐT-031 Bước 3, báo Phòng Đào tạo trước khi đổi — có thể không đổi được vì trùng lịch đã bố trí.

Kiểm tra kết quả

• Ô trên dòng lớp hiện tên giảng viên; nhãn dòng học phần và dải tiến độ cập nhật ngay.
• Thông báo «Đã gán (tên) cho n lớp.» kèm dòng «x/y giờ chuẩn cả năm · z% định mức · trần t giờ. Số liệu tham khảo.» Người nhận vượt định mức hoặc vượt trần thì thông báo màu vàng «… — vượt định mức.» / «… — vượt trần.» — lượt gán đã được ghi.
• Bấm nút đồng hồ ở cuối dòng lớp để mở «Lịch sử phân công»: từng lần gán, gỡ, thay giảng viên kèm người thao tác, thời điểm, lý do. Nhãn «Điều chỉnh» = thao tác sau khi bộ môn đã chốt phân công. Sổ lưu vĩnh viễn (QT.ĐT-0426).
• Mọi lớp trong phạm vi đã có giảng viên chính ⇒ băng xanh «Đã phân công xong · Tiếp theo:» hiện trên bảng — làm tiếp ở Gợi ý phân công tự động và chốt phân công.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Học kỳ đã kết thúc: dải xám «Học kỳ đã kết thúc — bàn phân công chỉ còn để tra cứu: không gán, gỡ, chốt hay gợi ý phân công được nữa. Sổ lịch sử từng lớp và Xuất Excel vẫn dùng được.» Mọi ô chọn bị khoá.
• Lọc theo khoá: chọn một khoá thì bảng, bốn con số trên dải, gợi ý tự động và tệp Excel chỉ tính các lớp phục vụ khoá đó. Ở «Tất cả khoá», khoá chưa có sinh viên được nêu ở dòng vàng «(tên khoá) chưa có sinh viên — chưa phân công giảng dạy cho khoá này được.» — các khoá khác vẫn làm bình thường.
• Khoá mới chưa có sinh viên: chọn đúng khoá đó thì bàn bị thay bằng thẻ «(tên khoá) chưa có sinh viên» — chờ Phòng Công tác SV xếp lớp danh nghĩa, hoặc bấm «Bỏ lọc khoá» để làm các khoá khác.
• Lớp chưa gán bộ môn (nhãn «Chưa gán bộ môn» ở dòng học phần): khai bộ môn ở màn Môn học (link «Khai ở Môn học ↗» nếu bạn có quyền sửa môn) — các lớp chưa có bộ môn sẽ tự nhận, trừ học kỳ đã kết thúc và bộ môn đã chốt phân công. Lớp mang «Bộ môn đã xoá» thì giữ nguyên, chỉ Phòng Đào tạo phân công được.
• Đổi giảng viên sau khi bộ môn đã chốt: vẫn làm được; màn hỏi lý do trong hộp «Đổi giảng viên sau khi đã chốt phân công» và sổ ghi nhãn «Điều chỉnh» — xem bài chốt phân công.
• Gán quá 50 lớp: mỗi lượt tối đa 50 lớp. Gán xong lượt đầu, bấm lại «Chọn tất cả n lớp» để lấy 50 lớp tiếp theo.
• Gỡ đồng giảng / trợ giảng: màn chỉ có nút gỡ giảng viên chính — chưa có nút gỡ đồng giảng, trợ giảng. Báo quản trị hệ thống nếu cần gỡ.
• Hai người cùng gán một lớp: lượt ghi sau thay lượt trước (người mới thành giảng viên chính); sổ lịch sử ghi đủ cả hai lần.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Gợi ý phân công tự động và chốt phân công — xếp nhanh nhiều lớp, xuất bảng trình ký, chốt theo bộ môn.
• Xếp thời khoá biểu — chỉ lớp có giảng viên chính mới được xếp lịch.
• Mở đợt đăng ký học phần
• Giảng viên xem lớp và lịch của mình: Lớp phụ trách, Lịch dạy.
• Cả chuỗi việc của một học kỳ: Liên phân hệ.

Thuật ngữ