Theo dõi tổng quan và giao dịch toàn hệ thống

Làm xong, bạn nắm được dòng tiền, tỷ lệ thu học phí của học kỳ, và tra được từng giao dịch thu tiền (ai nộp, kênh nào, đã có hoá đơn chưa) để đối chiếu.

Khi nào cần

Căn cứ: QT.TCKT-02.03 bước 4 (cuối ngày đối chiếu số liệu thu tiền mặt); QT.TCKT-01.04 bước 4 (đối chiếu số liệu giữa phần mềm và sổ phụ ngân hàng); QT.TCKT-13 bước 6 (trước kỳ thi kết thúc học phần 1 tuần trích danh sách sinh viên còn nợ).

Trước khi bắt đầu

• Các khoản thu đã được ghi nhận trên hệ thống — xem Thu học phí. Khoản sinh viên chuyển khoản phải được ghi nhận (tab «Chuyển khoản») mới có giao dịch.

Các bước

A. Đọc màn Tổng quan

1. Mở Tổng quan ↗︎ (tiêu đề «Dashboard Tài Chính»). Chọn khoảng thời gian ở ô góc phải: 7 ngày qua / 30 ngày qua (mặc định) / 90 ngày qua.
2. Hàng thẻ trên cùng (theo khoảng thời gian): «Tiền vào» (kèm % so với kỳ trước), «Đang xử lý» (số chứng từ chờ hoàn tất), «Số giao dịch», «Tiền ra» (chưa có số — hệ thống chưa có nguồn dữ liệu chi). Biểu đồ «Dòng tiền vào theo ngày».
3. Khối «Công nợ học phí» (theo học kỳ hiện hành): tỷ lệ thu, đã thu / phải thu, «còn phải thu», số sinh viên Đã nộp đủ / Nộp một phần / Chưa nộp, và ô vàng «n SV nguy cơ bị cấm thi» — sinh viên còn nợ có hạn nộp trong 15 ngày tới (bấm để mở Quản lý công nợ SV).
4. Khối «Dư nợ theo Khoa» (theo năm học hiện hành) — bấm «Báo cáo chi tiết →» để xem báo cáo.
5. Khối «Đợt thu»: số đợt đang chạy, đã thu, còn nợ, tỷ lệ thu — «Quản lý đợt thu →».
6. Khối «Chưa có trên bảng điều khiển» liệt kê các chỉ số chưa có dữ liệu (đối soát ngân hàng hằng ngày, chốt quỹ tiền mặt cuối ngày, ngân sách theo đơn vị, hoá đơn lỗi trong ngày).

B. Tra giao dịch

1. Mở Giao dịch toàn hệ thống ↗︎. Mặc định xem 14 ngày gần nhất; đổi khoảng ngày ở ô ngày góc phải (tối đa 90 ngày). Dấu chấm «Realtime: đã kết nối» dưới tiêu đề cho biết bảng đang tự cập nhật khi có giao dịch mới.
2. Ba thẻ số: «TỔNG TIỀN VÀO · n NGÀY», «TỔNG TIỀN RA · n NGÀY», «ĐANG XỬ LÝ» và dải «Dòng tiền n ngày».
3. Lọc bằng ô «Tìm SV / số HĐ / mã GD…», các nút «Trạng thái» (Thành công · Đang xử lý · Thất bại · Đã hoàn), «Kênh» (Tiền mặt, Chuyển khoản, Agribank, Vietcombank, HDBank), «Số tiền» (từ – đến). Bấm «Xoá lọc (n)» để bỏ hết.
4. Chọn nhóm bằng tab «Tất cả» / «Tiền vào» / «Tiền ra» / «Hoàn / điều chỉnh» (kèm số giao dịch); đổi thứ tự «Sắp xếp: Mới nhất / Cũ nhất».
5. Cần tệp: «Xuất Excel» — xuất đúng bộ lọc đang xem (tối đa 5.000 dòng).

Đối chiếu tiền mặt cuối ngày: chọn khoảng ngày là hôm nay, «Kênh» = «Tiền mặt (CASH)», tab «Tiền vào» — so tổng với số tiền thực có trong két.

C. Xử lý một giao dịch

1. Bấm một dòng → khung chi tiết bên phải: số tiền, trạng thái, Thời gian · Module · Sinh viên · Lớp / Khoa · Kênh thanh toán · Mã tham chiếu (nút sao chép), và «Audit trail» — từng bước của giao dịch, ai làm.
2. Hoá đơn điện tử của giao dịch phát hành lỗi: bấm «Phát hành lại HĐĐT» (có thể mất 10–30 giây).
3. Đơn thanh toán đang chờ (chưa thanh toán) cần huỷ: bấm «Huỷ đơn TT».

Kiểm tra kết quả

• Sau «Phát hành lại HĐĐT» / «Huỷ đơn TT», trạng thái giao dịch và «Audit trail» cập nhật; nút biến mất khi không còn áp dụng.
• Giao dịch thu tiền mới hiện ngay trên bảng mà không cần tải lại trang (khi «Realtime: đã kết nối»).

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Màn Tổng quan và Giao dịch chỉ đọc dữ liệu — xem không làm thay đổi gì.

Trường hợp đặc biệt

• Khoảng ngày quá 90 ngày: dải đỏ «Khoảng thời gian vượt quá 90 ngày. Vui lòng thu hẹp lại để xem dữ liệu.» — bảng không tải.
• Tiền ra: hệ thống mới có dữ liệu của phân hệ Học phí (module BIL); thẻ tiền ra và tab «Tiền ra» chưa phản ánh chi tiêu của trường.
• Số liệu thẻ dòng tiền trên Tổng quan tính theo ngày giao dịch, khác số «Đã thu» của học kỳ ở khối «Công nợ học phí».
• Mất kết nối realtime («Realtime: ngắt kết nối»): bảng không tự cập nhật — tải lại trang.
• Không có quyền xem Tổng quan: khi mở phân hệ, hệ thống tự chuyển sang màn đầu tiên bạn có quyền (vd Quản lý công nợ SV).

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Thu tiền, in phiếu thu: Thu học phí.
• Hoá đơn lỗi hàng loạt, đối soát: Hoá đơn điện tử.
• Sinh viên nguy cơ bị cấm thi: Nhắc nợ.

Thuật ngữ