Theo dõi và tính lại học phí của học kỳ

Làm xong, mọi sinh viên có ghi danh ở lớp học phần đã khoá đều có học phí trong đợt học phí chính của học kỳ, và bạn biết rõ sinh viên nào chưa tính được, vì sao.

Khi nào cần

Căn cứ: Quy trình QT.TCKT-02.01 Lập kế hoạch thu học phí (đơn giá là căn cứ để hệ thống tự tính số học phí từng sinh viên phải nộp) và QT.TCKT-13 Quản lý công nợ sinh viên bước 1–3 (thông báo, theo dõi thanh toán, lập danh sách còn nợ).

Học phí tự sinh ra thế nào

Từ HK2 năm học 2026-2027, học phí theo tín chỉ không ai phải nhập tay:

1. Mỗi học kỳ hệ thống tự tạo một đợt học phí chính, tên mặc định «Đợt thu tự động — …».
2. Phòng Đào tạo khoá lớp học phần ⇒ hệ thống tính học phí cho mọi sinh viên ghi danh ở lớp đó: số tín chỉ × đơn giá tín chỉ của sinh viên × hệ số theo diện, trừ miễn giảm.
3. Mỗi khi có thay đổi — khoá / huỷ lớp, đổi đơn giá, đổi hệ số, sinh viên đi học lại, lượt rà soát đêm 02:00 — hệ thống tự xếp hàng tính lại; công nợ cập nhật sau khoảng 1 phút.
4. Mỗi lần tính lại ghi đè tổng tiền và dòng học phí của đợt chính. Muốn tăng / giảm tiền cho một sinh viên: dùng miễn giảm hoặc khoản phụ thu, không sửa tay.

Hệ thống không tính: sinh viên đang Bảo lưu / Thôi học / Đình chỉ / Chuyển trường; kỳ đầu của sinh viên năm 1 (thu khoán khi nhập học); mọi học kỳ trước HK2 năm học 2026-2027 (số liệu nạp từ phần mềm thu phí cũ).

Trước khi bắt đầu

• Đơn giá tín chỉ của học kỳ đã nhập — xem Nhập đơn giá tín chỉ. Thiếu giá ⇒ sinh viên báo «Thiếu đơn giá tín chỉ».
• Môn có trong danh mục của học kỳ (Phòng Đào tạo) — xem Danh mục học kỳ.
• Lớp học phần đã khoá (Phòng Đào tạo) — xem Quản lý lớp học phần. Chỉ ghi danh ở lớp đã khoá mới sinh học phí.
• Sinh viên đã có lớp danh nghĩa (Phòng Công tác SV) — xem Xếp lớp danh nghĩa. Thiếu lớp ⇒ không tra được đơn giá.
• (Nếu có) Quyết định miễn giảm đã ban hành — xem Miễn giảm học phí.

Các bước

A. Tính học phí

Chạy lượt tính nền cho cả đợt, một lớp, hoặc một khoa — hệ thống tính theo lô 200 sinh viên.

1. Bấm «Tính học phí» ở dòng đợt (hoặc «Thao tác» → «Tính học phí» ở trang chi tiết). Hộp «Tính học phí» mở.
2. Đọc khung «Tính lại sẽ ghi đè học phí đã tính» — số tiền đã thu giữ nguyên.
3. Chọn «Phạm vi tính»:
   • «Toàn đợt thu» — mọi sinh viên có ghi danh ở lớp đã khoá trong học kỳ của đợt.
   • «Theo lớp» — chọn «Lớp danh nghĩa»; mọi học phần của sinh viên lớp đó đều được tính.
   • «Theo khoa» — chọn «Khoa»; lấy sinh viên học ít nhất một môn của khoa, vẫn tính mọi học phần của họ.
4. Bấm «Bắt đầu tính». Thanh tiến độ ghi «Lô 3/12 · 600/2.400 SV · đã ghi 590 · lỗi 10».
5. Có thể đóng hộp — lượt vẫn chạy nền; xong sẽ có thông báo kèm nút «Xem kết quả».

Kết quả của lượt gồm:

• Khung «Đã tính xong học phí» và 4 ô SV đã tính · SV lỗi · SV bỏ qua · Tổng học phí.
• Bảng «SV không tính được»: cột Lý do ghi nhãn lỗi và việc cần làm; lỗi «Thiếu đơn giá tín chỉ» có nút «Nhập đơn giá» mở thẳng bảng giá của học kỳ.
• Bảng «SV bỏ qua — không tính học phí»: sinh viên đang nghỉ học có lối «Mục chờ TCKT»; còn lại ghi «Không tính theo tín chỉ» (kỳ đầu năm 1, kỳ trước mốc) — không cần làm gì.
• Mục «Lượt tính gần đây» giữ 5 lượt mới nhất; bấm «Xem» để mở lại kết quả cũ, «Tính lại» để chạy lượt mới.

Dừng giữa chừng: bấm «Dừng lượt tính» ⇒ nút đổi thành «Đang dừng sau lô hiện tại…». Các lô đã tính xong được giữ nguyên; chạy lại sau không bị tính trùng.

B. Thêm SV vào đợt thu

Tính ngay cho từng sinh viên (tối đa 200 một lần) rồi gắn vào đợt chính — dùng cho sinh viên vào học muộn, đi học lại, hoặc chưa thấy học phí.

1. Bấm «Thêm SV vào đợt thu» ở dòng đợt (hoặc «Thao tác» → «Thêm SV vào đợt thu»).
2. Gõ MSSV hoặc họ tên vào «Tìm MSSV hoặc họ tên…», tick sinh viên cần thêm. Sinh viên đang nghỉ học được gắn nhãn «sẽ bị bỏ qua». Đổi từ khoá không làm mất sinh viên đã chọn.
3. Bấm «Thêm & tính học phí (n)». Thông báo «Đã tính học phí cho a/b SV.»
4. Hộp hiện «Đã xử lý n SV» chia ba nhóm: «Đã tính học phí» (học phí, phụ thu, tổng, số học phần) · «Chưa có ghi danh ở lớp đã khoá» (không tạo phiếu rỗng — học phí tự tính khi lớp của sinh viên khoá) · «Không tính được» (kèm lý do).
5. «Thêm SV khác» để làm tiếp, hoặc «Đóng».

Kiểm tra kết quả

• Bảng đợt thu: cột Tổng SV · Dự kiến thu · Đã thu · Còn nợ · TL thu của đợt chính tăng theo.
• Tab «Khoản thu theo SV» của đợt: mỗi dòng một sinh viên với Học phí · Phụ thu · Đã thu · Còn nợ · Miễn giảm · Trạng thái SV · Trạng thái («Chưa nộp» / «Nộp một phần» / «Đã nộp đủ») · Hạn nộp. Lọc nhanh «Quá hạn», «Chỉ SV còn nợ», hoặc nút phễu «Lọc nâng cao» (khoa, ngành, khoá, lớp, trạng thái…).
• Thay đổi tự động (khoá lớp, đổi giá…): chờ khoảng 1 phút rồi tải lại trang.
• Sinh viên còn lỗi sau lượt tính tự động: xem Rà soát sinh viên tính học phí lỗi — hệ thống tự thử lại sau 1 → 5 → 30 phút rồi 6 giờ.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Học kỳ trước HK2 năm học 2026-2027 (vd HK1 2026-2027): học phí nạp từ phần mềm thu phí cũ, không tính theo tín chỉ và không tự tính lại — sinh viên vào nhóm «bỏ qua» / «Không tính theo tín chỉ».
• Kỳ đầu của sinh viên năm 1: thu khoán khi nhập học — không tính theo tín chỉ, không cần làm gì.
• Sinh viên đang nghỉ học (Bảo lưu / Thôi học / Đình chỉ / Chuyển trường): bị bỏ qua, khoản đã có giữ nguyên — việc dừng thu / hoàn trả xử lý ở Chờ TCKT xử lý. Sinh viên quay lại học thì hệ thống tự tính lại; hoặc thêm lại bằng «Thêm SV vào đợt thu».
• Đợt tạo tay: không có hai nút tính học phí — học phí theo tín chỉ chỉ nằm ở đợt chính. Đợt tạo tay dùng cho khoản phụ thu: xem Đợt thu riêng và khoản phụ thu.
• Đợt đã đóng: hai nút mờ, rê chuột thấy «Đợt thu đã đóng — không tính học phí được nữa.»
• Hai người cùng bấm «Tính học phí»: mỗi đợt chỉ một lượt chạy cùng lúc — người sau được chuyển sang theo dõi lượt đang chạy («Đợt thu đang có lượt tính chạy dở — đang theo dõi lượt đó.»). Mở hộp khi người khác đang chạy cũng tự bám lượt đó.
• Mất mạng khi đang theo dõi: khung «Mất kết nối theo dõi» — lượt vẫn chạy trên máy chủ, bấm «Thử lại».
• Hơn 500 sinh viên lỗi / bỏ qua: bảng chỉ liệt kê 500 đầu, ghi «+n SV khác không liệt kê — hệ thống chỉ lưu 500 SV đầu tiên.»
• Muốn tăng / giảm tiền một sinh viên ở đợt chính: không sửa tay (sẽ bị ghi đè) — dùng miễn giảm hoặc khoản phụ thu.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Rà soát sinh viên tính học phí lỗi, nộp thừa
• Thu học phí và Nhắc nợ
• Đợt thu riêng và khoản phụ thu — bảo hiểm, lệ phí, thẻ sinh viên…

Thuật ngữ