Nhắc nợ học phí qua email
Làm xong, sinh viên còn nợ của một đợt thu nhận email nhắc nộp học phí — gửi ngay, hẹn giờ, hoặc để hệ thống tự nhắc theo các mốc trước / sau hạn nộp.
- Ai làm: Kế toán công nợ Phòng Tài chính – Kế toán
- Khi nào: Sau khi hết thời hạn nộp học phí của học kỳ (sau tháng đầu tiên); trước kỳ thi kết thúc học phần 1 tuần (cảnh báo không đủ điều kiện dự thi)
- Quyền cần có: hiện chỉ tài khoản quản trị hệ thống dùng được — quyền nhắc nợ chưa có dòng riêng trên ma trận phân quyền của phân hệ Quản lý Tài chính & Kế toán. Để vào màn đợt thu cần thêm Sinh viên - Thu/Công nợ › Quản lý công nợ SV — Xem dữ liệu
- Màn hình: Quản lý Tài chính & Kế toán › Sinh viên - Thu/Công nợ › Quản lý công nợ SV → mở một đợt thu → nút «Gửi nhắc nợ», tab «Lịch sử nhắc nợ», tab «Tự động nhắc»
Khi nào cần
| Tình huống | Làm gì |
|---|---|
| Hết hạn nộp, cần nhắc toàn bộ sinh viên còn nợ của đợt | A. Gửi nhắc nợ |
| Nhắc riêng nhóm quá hạn lâu, hoặc một danh sách MSSV | A. Gửi nhắc nợ — chọn đối tượng phù hợp |
| Muốn hệ thống tự nhắc 14 ngày, 7 ngày trước hạn và sau khi quá hạn | B. Bật tự động nhắc |
| Kiểm tra lượt nhắc đã gửi, bao nhiêu thư, ai đã trả nợ sau nhắc | C. Xem lịch sử nhắc nợ |
Căn cứ: QT.TCKT-13 Quy trình quản lý công nợ sinh viên — bước 4 (gửi thông báo công nợ khi hết hạn nộp), bước 6 (nhắc nhở trước kỳ thi kết thúc học phần 1 tuần, cảnh báo không đủ điều kiện dự thi).
Trước khi bắt đầu
- Đợt thu ở trạng thái «Đã xác nhận», «Đang thu» hoặc «Đã đóng» và còn nợ — đợt Nháp hoặc đã thu đủ thì nút «Gửi nhắc nợ» bị mờ.
- Sinh viên có email trên hồ sơ (do Phòng Công tác SV quản lý — xem Hồ sơ sinh viên). Sinh viên không có email bị loại tự động.
- Đã xử lý đơn gia hạn của các sinh viên xin lùi hạn — xem Gia hạn học phí. Sinh viên đã được duyệt gia hạn không bị nhắc.
Các bước
Mở Quản lý công nợ SV → bấm tên đợt thu.
A. Gửi nhắc nợ
Mở trình gửi nhắc nợ
Bấm «Gửi nhắc nợ» ở đầu trang đợt thu (trên laptop nằm trong menu «Thao tác»). Hộp «Gửi nhắc nợ học phí» có 5 bước: Đối tượng · Kênh gửi · Nội dung · Lập lịch · Xác nhận.
Chọn đối tượng
Chọn một trong:
- «Toàn bộ SV còn nợ trong đợt»
- «Theo trạng thái thanh toán (chưa đóng / đóng một phần)»
- «Quá hạn từ N ngày trở lên» — nhập «Số ngày quá hạn tối thiểu»
- «Dán danh sách MSSV cụ thể» — mỗi dòng một MSSV hoặc ngăn cách bằng dấu phẩy
Hệ thống tự loại sinh viên: không có email, đã thanh toán đủ, vừa nộp trong 24 giờ, được miễn 100% hoặc đã được duyệt gia hạn. Sinh viên đang nghỉ học (Bảo lưu, Thôi học, Đình chỉ, Chuyển trường) vẫn được nhắc khoản nợ cũ. Bấm «Tiếp tục».
Kiểm tra số người nhận, chọn kênh
Đầu bước có bảng đếm: «Khớp filter» · «Loại tự động» · «Sẽ nhận» và «Lý do loại trừ» từng nhóm. Kênh «Email» được chọn sẵn; SMS, Zalo OA, Thông báo trong Portal SV đang ghi «Sắp ra mắt». Bấm «Tiếp tục».
Chọn nội dung
Ô «Mẫu nhắc nợ»: chọn một mẫu có sẵn, hoặc «Tuỳ chỉnh nội dung…» rồi nhập «Tiêu đề email» và «Nội dung email» (bắt buộc). Nội dung dùng được các biến tên sinh viên, số tiền còn nợ, hạn cuối, số ngày quá hạn, link QR, link cổng sinh viên — danh sách biến hiện ngay dưới ô. Bấm «Tiếp tục».
Chọn thời điểm gửi
«Gửi ngay», hoặc «Lập lịch gửi» rồi chọn ngày giờ (khuyến nghị 8h–17h ngày làm việc). Bấm «Tiếp tục».
Xác nhận và gửi
Bước «Xác nhận» tóm tắt đợt thu, đối tượng (số sinh viên), kênh, cấp độ, thời điểm và «Xem trước nội dung». Tick ô «Tôi xác nhận đã rà soát danh sách và nội dung…» → «Gửi nhắc nợ» → hộp «Xác nhận gửi nhắc nợ?» → «Xác nhận gửi».
Thông báo «Đã đẩy lượt nhắc nợ vào hàng đợi gửi» (hoặc «Đã lập lịch gửi nhắc nợ») — «Thư được gửi dần theo hạn mức máy chủ thư — có thể mất nhiều giờ với lượt lớn.» Bấm «Theo dõi gửi» để mở màn Theo dõi gửi email.
B. Bật tự động nhắc
- Mở tab «Tự động nhắc» của đợt thu (khung «Tự động nhắc nợ» — hệ thống chạy mỗi sáng 08:00).
- Tick «Bật tự động nhắc cho đợt này».
- Tick từng mốc cần dùng:
- «Nhắc trước 14 ngày» — 14 ngày trước ngày Kết thúc thu của đợt
- «Nhắc cận hạn (7 ngày)» — 7 ngày trước ngày Kết thúc
- «Quá hạn» — 1 ngày sau ngày Kết thúc
- «Cảnh báo cuối (cấm thi)» — 7 ngày sau ngày Kết thúc; nhãn «Cần phê duyệt»
- Mỗi mốc chọn kênh (hiện chỉ Email gửi được).
- Bấm «Lưu cấu hình» → «Đã lưu cấu hình nhắc nợ tự động». Dòng «Lưu lần cuối: …» cập nhật.
C. Xem lịch sử nhắc nợ
- Mở tab «Lịch sử nhắc nợ»: mỗi dòng là một lượt — Thời điểm · Người tạo · Loại (Thủ công / Tự động) · Cấp độ · Kênh · SV nhận · Đã xếp hàng gửi · TL trả nợ · Trạng thái. Bấm «Làm mới» để tải lại.
- Bấm nút mắt («Xem chi tiết») → khung «Chi tiết lượt nhắc nợ»: cấp độ, kênh, số sinh viên nhận, «Tỷ lệ trả nợ» và bảng người nhận (trạng thái Đang chờ gửi / Đã gửi / Gửi lỗi / Bỏ qua). Còn thư chờ gửi thì bảng tự làm mới.
- Muốn biết chính xác ai nhận, huỷ phần chưa gửi hoặc gửi lại thư lỗi: bấm «Theo dõi gửi email» (mở tab mới).
Kiểm tra kết quả
- Tab «Lịch sử nhắc nợ» có lượt mới. Trạng thái lượt: «Đang xếp hàng» → «Đã xếp hàng gửi» (hoặc «Xếp hàng một phần» khi có thư không vào được hàng đợi).
- «Đã xếp hàng gửi» nghĩa là thư đã vào hàng đợi, chưa chắc đã tới hộp thư — kết quả gửi thật xem ở màn Theo dõi gửi email.
- Cột «TL trả nợ» cho biết tỷ lệ sinh viên đã trả sau khi được nhắc.
Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác
| Ở đâu | Điều gì xảy ra | Khi nào | Ai thấy |
|---|---|---|---|
| Hộp thư email của sinh viên | Nhận thư nhắc nộp học phí theo mẫu đã chọn | Gửi dần theo hạn mức (có thể nhiều giờ) | Sinh viên |
| Theo dõi gửi email (phân hệ Cấu hình UMS) | Có tác vụ gửi thư loại nhắc nợ; huỷ / gửi lại thư lỗi làm ở đây | Ngay khi lượt chạy | Phòng TCKT |
| Chuông thông báo của cán bộ | Chấm cam trên chuông khi cả hệ thống email hết hạn mức trong ngày | Khi chạm hạn mức | Cán bộ quản trị |
Trường hợp đặc biệt
- Hết hạn mức email trong ngày: thư chờ tới khi có hạn mức lại (màn Theo dõi gửi email ghi «Chờ hạn mức»). Lượt lớn nên gửi sớm trong ngày.
- Nhắc trùng: một sinh viên đã nhận cùng thư thì dòng nhật ký ghi lý do «Đã gửi cùng thư cho SV này».
- Nút «Phê duyệt nhắc Cảnh báo cuối» hiện báo «Duyệt thất bại» — chức năng duyệt riêng chưa có; chỉ cần tick mốc «Cảnh báo cuối (cấm thi)» và «Lưu cấu hình» là hệ thống gửi theo mốc.
- Huỷ lượt đã gửi: không huỷ ở đây — dùng màn Theo dõi gửi email để huỷ phần thư chưa gửi.
- Sinh viên nghỉ học vẫn được nhắc nợ cũ (bước Kênh gửi ghi rõ số sinh viên đang nghỉ học trong số sẽ nhận). Muốn bỏ họ ra, dùng «Dán danh sách MSSV cụ thể».
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Vì sao | Làm gì |
|---|---|---|
| Không thấy nút «Gửi nhắc nợ», tab Lịch sử / Tự động nhắc trống | Tài khoản không phải quản trị hệ thống — quyền nhắc nợ chưa cấp được | Nhờ quản trị hệ thống thực hiện |
| Trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP» khi mở Quản lý công nợ SV | Thiếu quyền Xem dữ liệu «Quản lý công nợ SV» | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Nút mờ, gợi ý «Chỉ gửi được khi đợt đã xác nhận trở lên và còn nợ» | Đợt còn Nháp / Đang duyệt, hoặc đã thu đủ | Kiểm tra trạng thái đợt |
| «Không lấy được preview đối tượng» | Hệ thống không đếm được người nhận (vd danh sách MSSV sai) | Kiểm tra lại đối tượng rồi bấm Tiếp tục |
| «Không render được nội dung mẫu» | Mẫu / nội dung tuỳ chỉnh lỗi | Chọn mẫu khác hoặc sửa nội dung |
| «Tạo lượt nhắc nợ thất bại» | Hệ thống từ chối lượt gửi | Đọc dòng mô tả dưới thông báo, sửa rồi gửi lại |
| Bảng chi tiết lượt ghi «Hệ thống chưa trả MSSV / họ tên / số nợ cho từng dòng…» | Hệ thống chưa cung cấp danh tính người nhận ở màn này | Bấm «Theo dõi gửi email» để xem người nhận |
Việc tiếp theo
- Sinh viên đến nộp sau khi nhận nhắc: Thu học phí.
- Sinh viên xin lùi hạn: Gia hạn học phí.
Thuật ngữ
| Từ | Nghĩa |
|---|---|
| Lượt nhắc | Một lần gửi nhắc cho một nhóm sinh viên của đợt thu |
| Xếp hàng gửi | Thư đã vào hàng đợi của máy chủ thư; máy chủ gửi dần theo hạn mức |
| Hạn mức email | Số thư tối đa hệ thống được gửi trong 24 giờ; hết hạn mức thì thư chờ |