Hỏi trợ lý AI và gửi thắc mắc, góp ý, phản ánh

Làm xong, bạn có câu trả lời kèm văn bản căn cứ của Trường ngay trên màn hình, hoặc có một phiếu đã gửi tới đúng đơn vị phụ trách để cán bộ trả lời.

Khi nào cần

Căn cứ: tài liệu mô tả phân hệ Helpdesk — quy trình QT.HD-01 (hỏi đáp với trợ lý AI và chuyển tiếp) và QT.HD-02 (vòng đời phiếu). Đây là quy trình đề xuất của dự án, chưa có quyết định ban hành.

Trước khi bắt đầu

• Đăng nhập được phân hệ. Sinh viên dùng mã số sinh viên và mật khẩu Cổng sinh viên, giảng viên dùng mã giảng viên, phụ huynh dùng email — mỗi nhóm một tab ở trang «Đăng nhập»; cán bộ bấm «Cán bộ – nhân viên: đăng nhập bằng tài khoản Trường». Chưa có tài khoản: Hỏi đáp không cần đăng nhập.
• (Sinh viên) Đang học hoặc bảo lưu — sinh viên ở trạng thái khác không gửi được phiếu. Sinh viên cũng hỏi được ngay trong Cổng sinh viên: Hỗ trợ & Hỏi đáp.
• (Phụ huynh) Đã được sinh viên khai là người thân trên Cổng sinh viên — xem Dành cho phụ huynh.
• Trợ lý chỉ trả lời theo văn bản Nhà trường đã công bố ở phân hệ Quản lý văn bản và câu hỏi thường gặp do cán bộ soạn — văn bản chưa công bố thì trợ lý không biết (Soát và công bố văn bản, việc của cán bộ).

Các bước

A. Hỏi trợ lý AI

1. Mở «Hỏi trợ lý AI» ở menu trái. Gõ câu hỏi vào ô «Hỏi về quy chế, thủ tục, học phí…» (5–500 ký tự), bấm Enter hoặc nút gửi (Shift + Enter để xuống dòng). Trong lúc chờ, khung ghi «Đang tìm căn cứ…» kèm số giây. Mỗi lần chỉ chờ được một câu — ô hỏi ghi «Đợi trợ lý trả lời câu trước…».

2. Đọc câu trả lời. Các số [1], [2] trong câu trả lời trỏ tới thẻ căn cứ ngay bên dưới: tên văn bản, số hiệu · điều khoản và tình trạng hiệu lực lúc trả lời (Còn hiệu lực, Hết hiệu lực một phần…). Bấm số để nhảy tới thẻ, bấm thẻ để mở văn bản gốc ở tab mới. Thẻ bắt đầu bằng «FAQ ·» là câu hỏi thường gặp do cán bộ soạn. Cuối câu trả lời có mức «Tin cậy cao / trung bình / thấp» và câu nhắc «Câu trả lời do trợ lý tự động tổng hợp từ văn bản của Trường. Trường hợp cụ thể của bạn, vui lòng xác nhận với đơn vị phụ trách.»

3. Đánh giá câu trả lời: bấm «Hữu ích» (👍) hoặc «Chưa hữu ích» (👎). Với 👎, hộp «Câu trả lời chưa tốt ở điểm nào?» hỏi «Lý do» (Thông tin sai · Thiếu thông tin · Khó hiểu · Dựa trên văn bản cũ) và ghi chú (tối đa 300 ký tự) → «Gửi đánh giá». Đổi ý được bằng cách bấm nút kia.

4. (Tuỳ chọn) Bấm «Câu hỏi thường gặp» ở đầu khung trợ lý: ngăn bên phải liệt kê câu hỏi thường gặp theo nhóm chủ đề; gõ từ 2 ký tự để tìm (gõ không dấu được). Lúc chưa hỏi gì, 8 câu đầu hiện sẵn trong khung kèm nút «Xem tất cả câu hỏi thường gặp (n)».

B. Gửi thắc mắc từ một câu trả lời

1. Dưới câu trả lời, bấm «Chưa thoả đáng? Hỏi cán bộ». Khi trợ lý chưa tìm thấy căn cứ («Mình chưa tìm thấy căn cứ trong văn bản của Trường cho câu hỏi này.») hoặc từ chối trả lời, bấm «Gửi thắc mắc cho cán bộ».

2. Ngăn «Gửi thắc mắc cho cán bộ» mở ra, có nhãn «Kèm lượt hỏi trợ lý» — câu hỏi, câu trả lời và căn cứ của trợ lý tự gửi kèm. «Chủ đề» đã điền theo gợi ý, «Tiêu đề» đã điền câu hỏi (10–120 ký tự, sửa được), «Nội dung» tuỳ chọn (để trống thì dùng câu hỏi), «Gửi ẩn danh» tuỳ chọn.

3. Bấm «Gửi phiếu». Dưới câu hỏi hiện «Đã gửi phiếu HD-… · Xem phiếu».

C. Gửi phiếu Thắc mắc · Góp ý · Phản ánh

1. Mở «Gửi phiếu» ở menu trái (hoặc nút «Gửi phiếu» ở màn Phiếu của tôi).
2. Chọn loại phiếu: Thắc mắc («Hỏi quy định, thủ tục»), Góp ý («Đề xuất để Trường tốt hơn») hoặc Phản ánh («Sự cố, cơ sở vật chất»).
3. Điền các ô riêng của loại:
   • Thắc mắc: «Chủ đề» (bắt buộc — hệ thống chuyển phiếu tới đơn vị theo chủ đề) và «Tiêu đề» (10–120 ký tự).
   • Góp ý: «Góp ý về» — Giảng dạy · Dịch vụ · Hoạt động · Chính sách · Khác; bấm «Thêm đề xuất của bạn» nếu muốn ghi cách làm tốt hơn (tối đa 1.000 ký tự).
   • Phản ánh: «Phản ánh về» (Cơ sở vật chất · Dịch vụ · An ninh – an toàn · Ứng xử · Thu phí · Dữ liệu · Khác), «Vị trí» (bắt buộc với Cơ sở vật chất), «Khi nào» (trong 30 ngày gần nhất, không chọn ngày tương lai), «Mức độ» (Thấp · Ảnh hưởng buổi học · Khẩn – an toàn).
4. Ghi «Nội dung» (20–3.000 ký tự). Đính kèm nếu cần: bấm ô «Đính kèm tệp (tuỳ chọn) · tối đa 5 tệp, 10 MB» — nhận PDF, JPG, PNG, DOCX. Phản ánh cơ sở vật chất phải có ít nhất 1 ảnh (ô tệp ghi «Thêm ít nhất 1 ảnh hiện trường»).
5. (Tuỳ chọn) Bật «Gửi ẩn danh» — dòng bên cạnh đổi thành «Cán bộ sẽ không thấy tên bạn. Đừng ghi thông tin cá nhân trong nội dung.» Khi tắt, dòng này ghi «Gửi bằng tên: …» (họ tên · vai trò · lớp hoặc đơn vị).
6. Bấm «Gửi phiếu».

D. «Gửi góp ý» ở menu tài khoản

Ở bất kỳ phân hệ nào (trừ chính phân hệ Góp ý – Phản ánh – Hỏi đáp), bấm tên tài khoản ở góc dưới bên trái → «Gửi góp ý»:

• Cán bộ: màn Gửi phiếu mở ở tab mới, đã chọn sẵn loại Góp ý — làm tiếp như cách C.
• Sinh viên, giảng viên, phụ huynh (Cổng sinh viên, Cổng giảng viên): hộp «Gửi phiếu» mở ngay tại chỗ, cùng biểu mẫu như cách C. Gửi xong, bấm «Xem phiếu» để theo dõi ở phân hệ Góp ý – Phản ánh – Hỏi đáp (có thể phải đăng nhập lại).

Chi tiết menu tài khoản: Thông tin tài khoản và góp ý.

Kiểm tra kết quả

• Màn xác nhận ghi «Đã gửi phiếu HD-…», «Bạn sẽ nhận thông báo khi có trả lời.» kèm nút «Xem phiếu» và «Gửi phiếu khác».

• Phiếu mới nằm đầu danh sách Phiếu của tôi, trạng thái «Mới». Phiếu gửi từ trợ lý có dòng «Đã hỏi trợ lý AI trước khi gửi: ”…”».

• Lịch sử hỏi trợ lý được giữ 7 ngày (đầu khung ghi «Lưu 7 ngày»). «Xoá lịch sử» xoá toàn bộ hội thoại sau khi hỏi lại «Xoá toàn bộ lịch sử hội thoại với trợ lý?» — «Thao tác này không hoàn tác được.»

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Hỏi số liệu của riêng bạn (điểm, công nợ, lịch thi, thời khoá biểu): trợ lý không tra cứu dữ liệu cá nhân và trả lời «Nội dung này nằm ngoài phạm vi trả lời của trợ lý. Vui lòng liên hệ (đơn vị) để được hỗ trợ.» Trên Cổng sinh viên có thêm nút dẫn tới màn tương ứng: «Xem kết quả học tập», «Xem công nợ & học phí», «Xem thời khoá biểu».
• Trợ lý không phản hồi hoặc chờ quá 90 giây: «Trợ lý tạm thời không phản hồi. Bạn vẫn gửi và theo dõi phiếu bình thường.» — bấm «Kiểm tra lại» sau ít phút, hoặc gửi phiếu.
• Lượt hỏi đã quá 7 ngày, hoặc đã gửi phiếu từ lượt đó ở thẻ / máy khác: không gửi thắc mắc từ lượt đó được nữa — ngăn tự đóng kèm thông báo. Gửi phiếu mới theo cách C.
• Chưa có chủ đề Thắc mắc nào cho vai của bạn: ô chủ đề báo «Chưa có chủ đề Thắc mắc nào mở cho vai trò của bạn. Bạn có thể gửi Góp ý / Phản ánh, hoặc hỏi trợ lý AI.»
• Mất mạng đúng lúc bấm Gửi: «Không kết nối được máy chủ. Kiểm tra mạng rồi bấm Gửi phiếu lần nữa — phiếu không bị gửi trùng.» Bấm lại ngay, giữ nguyên nội dung — hệ thống không tạo hai phiếu.
• Gửi xong muốn sửa: nội dung phiếu không sửa được. Nhắn thêm ở Phiếu của tôi, hoặc rút phiếu rồi gửi lại.
• Phản ánh gấp, ảnh hưởng an toàn: chọn «Mức độ» = Khẩn – an toàn. Chuyện cần xử lý ngay tại chỗ thì vẫn báo trực tiếp bộ phận phụ trách.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Theo dõi phiếu của tôi — xem câu trả lời, bổ sung, chấp nhận hoặc mở lại phiếu.
• Cán bộ nhận và trả lời phiếu: Xử lý phiếu.
• Sinh viên hỏi ngay trong Cổng sinh viên: Hỗ trợ & Hỏi đáp.
• Từ văn bản tới câu trả lời của trợ lý: Liên phân hệ.

Thuật ngữ