Lập danh mục môn học của học kỳ

Làm xong, học kỳ có đủ dòng danh mục cho mọi môn sẽ dạy — điều kiện để mở lớp học phần và để tính học phí theo tín chỉ cho sinh viên.

Khi nào cần

Căn cứ: Quy trình QT.ĐT-04 Lập kế hoạch học kỳ theo CTK, bước 3–4 (thống kê môn từng khoá, từng ngành theo chương trình khung, gửi bộ môn đối chiếu rồi cập nhật lần cuối); lớp học lại, học cải thiện, học kỳ hè theo QT.ĐT-042 Tổ chức LHP ngoài kế hoạch.

Trước khi bắt đầu

• Học kỳ đã được tạo trong năm học — xem Chuẩn bị năm học mới.
• Môn đã có ở màn Môn học, còn đang sử dụng và đã khai số tín chỉ — xem Môn học. Danh mục học kỳ lấy số tín chỉ, tên môn, khoa chủ quản từ đây, không gõ lại.
• Chương trình đào tạo của các khoá đã «Đã ban hành» — xem Ban hành chương trình đào tạo. Chưa ban hành thì màn không biết khoá cần môn nào (không lọc theo khoá được, không có khối «Đưa N môn»).
• (Học phí) Đơn giá tín chỉ do Phòng TCKT nhập riêng theo khoá × ngành — xem Đơn giá tín chỉ. Màn này không đặt giá theo môn.

Các bước

A. Đưa cả loạt môn theo CTĐT

Khi chương trình của các khoá học trong kỳ còn môn chưa vào danh mục, đầu màn hiện khối vàng «N môn CTĐT chưa được đưa vào danh mục (tên học kỳ)».

1. Bấm «Đưa N môn vào danh mục» trên khối vàng.
2. Hộp «Đưa N môn vào danh mục …» mở ra. Cột trái Khoá › CTĐT đếm số môn theo từng khoá, từng chương trình (dòng «cần đưa n» là số môn còn thiếu); bấm một dòng để xem riêng môn của khoá / chương trình đó. Ô «Tìm mã hoặc tên môn…» để tìm nhanh.
3. Mặc định mọi môn đưa được đều đã tick. Bỏ tick môn mà Khoa / bộ môn báo không mở trong kỳ. Môn không có ô tick ghi rõ lý do: «Đã có trong danh mục», «Môn đã ngừng sử dụng — không đưa vào được», «Mã không khớp môn nào ở màn Môn học — không đưa vào được».
4. Kiểm dòng chân hộp «Đã chọn x / y môn · z tín chỉ» rồi bấm «Đưa x môn vào danh mục».

Số tín chỉ lấy theo màn Môn học; Bắt buộc / Tự chọn ghi theo mọi chương trình đào tạo của học kỳ (chỉ ghi Tự chọn khi môn là tự chọn ở mọi chương trình cần nó).

Kết quả: thông báo «Đã đưa n môn vào danh mục (tên học kỳ).» và khối vàng biến mất. Nếu có môn không đưa được, hộp vẫn mở và liệt kê «Đã thêm x/y môn. z môn không thêm được:» kèm lý do từng môn.

B. Đưa từng môn

1. Bấm «Đưa môn vào danh mục» (nút ở góc phải thanh công cụ). Hộp «Đưa môn vào danh mục học kỳ» mở ra.
2. Bấm ô Môn học → gõ mã hoặc tên. Nhóm trên cùng «Theo CTĐT · …» là môn khung của khoá / ngành đang lọc (ở «Cả học kỳ»: «Theo CTĐT các khoá học kỳ này»); nhóm dưới «Môn khác — học lại, cải thiện, kỳ hè» là mọi môn toàn trường. Môn xám ghi «Đã có trong danh mục kỳ này» hoặc «Ngừng sử dụng» thì không chọn được.
3. Kiểm các ô chỉ đọc: Mã môn học, Số tín chỉ, Bắt buộc / Tự chọn, Tên môn học, Khoa chủ quản và khối «Áp dụng cho ở học kỳ này».
4. Bấm «Đưa vào danh mục».

Kết quả: thông báo «Đã đưa (mã môn) vào danh mục học kỳ.»

C. Nhập từ Excel

1. Bấm «Excel» → «Nhập từ Excel». Ngăn «Nhập danh mục môn học» mở ra.
2. Bước 1 — Tải file mẫu: bấm «Tải mẫu (.xlsx)», điền danh sách môn. File không có cột tín chỉ — tín chỉ lấy theo màn Môn học.
3. Bước 2 — Tải dữ liệu lên: bấm «Chọn File», chọn file đã điền. Bước này chỉ tạo bản xem trước, chưa ghi gì.
4. Ở «Bản xem trước dữ liệu»: số xanh = dòng hợp lệ, số đỏ = dòng lỗi; bật «Chỉ lỗi» để lọc dòng lỗi; bấm ô «Mô tả lỗi» để đọc đủ. Sửa một dòng bằng nút «Sửa dòng» (bút chì), xoá bằng «Xoá dòng» (thùng rác) hoặc tick nhiều dòng rồi «Xoá (n)», thêm dòng bằng «Thêm» — mọi chỉnh sửa chỉ trên bản xem trước. Làm lại từ đầu: «Bắt đầu lại».
5. Chọn «Lưu vào Học kỳ» rồi bấm «Lưu toàn bộ (n)» — nút chỉ bấm được khi không còn dòng lỗi.

Kết quả: màn «Đã lưu n môn học» kèm tên học kỳ; có dòng bị bỏ qua thì ghi «Bỏ qua n dòng — tới lúc lưu, Môn học của các dòng này đã bị xoá hoặc chưa có số tín chỉ.» Bấm «Import file khác» để nhập tiếp hoặc «Đóng».

D. Sửa dòng danh mục

Dòng danh mục chỉ sửa được Bắt buộc / Tự chọn — tên môn, tín chỉ, khoa chủ quản theo màn Môn học.

1. Ở dòng cần sửa, bấm ⋯ (cột Thao tác) → «Sửa dòng danh mục».
2. Hộp «Sửa dòng danh mục học kỳ» tự đối chiếu lại chương trình đào tạo của học kỳ. Nếu giá trị đang lưu khác, hộp ghi «Dòng đang lưu «…» — Cập nhật sẽ ghi theo CTĐT.»
3. Bấm «Cập nhật».

Kết quả: «Đã cập nhật dòng (mã môn).»; không có gì khác ⇒ «Không có thay đổi nào để lưu.»

E. Gỡ môn khỏi danh mục

Gỡ chỉ bỏ môn khỏi học kỳ này — môn vẫn còn ở màn Môn học và trong chương trình đào tạo.

1. Một môn: ⋯ → «Gỡ khỏi danh mục». Nhiều môn: tick ô đầu dòng (được tick qua nhiều trang) → thanh «Đã chọn n mục» → «Gỡ khỏi danh mục (n)».
2. Hộp «Gỡ n môn khỏi danh mục (tên học kỳ)?» liệt kê các môn → bấm «Gỡ khỏi danh mục».

Kết quả: «Đã gỡ khỏi danh mục n dòng.» Môn đã có sinh viên đăng ký hoặc đã vào phiếu học phí thì không gỡ được — hộp «Đã gỡ x/y môn khỏi danh mục …» liệt kê từng môn còn lại và lý do.

F. Xuất Excel

1. Bấm «Excel» → «Xuất Excel». Hộp «Xuất Excel danh mục môn học theo học kỳ» điền sẵn học kỳ đang xem và từ khoá đang tìm.
2. (Tuỳ chọn) Thêm «Tìm kiếm» hoặc «Khoảng ngày tạo».
3. Bấm «Xuất Excel» → tệp mon-hoc-(mã học kỳ)-(ngày).xlsx được tải về.

File xuất luôn là cả học kỳ — không lọc theo khoá / ngành đang chọn (menu ghi rõ «Tải cả học kỳ đang xem — không lọc theo khoá / ngành»).

Kiểm tra kết quả

• Bảng có dòng mới ngay sau khi lưu; khối vàng «N môn CTĐT chưa được đưa vào danh mục…» giảm số hoặc biến mất.
• Lọc lại từng khoá: mọi môn của khung có đủ ô Giờ / Khoa chủ quản và nút ⋯ — tức đã có dòng danh mục.
• Sang màn Lớp học phần cùng học kỳ: nếu trước đó học kỳ chưa có môn nào, dải vàng «Các môn CTĐT chưa được đưa vào danh mục của học kỳ này…» không còn và các nút mở lớp bấm được.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Học kỳ đã kết thúc: danh mục chỉ xem và xuất Excel — vì học phí kỳ đó đã chốt. Nút «Đưa môn vào danh mục» xám kèm lý do «Học kỳ đã kết thúc — chỉ xem và xuất Excel.», menu dòng ghi «Học kỳ đã kết thúc — chỉ xem», không còn ô tick. Học kỳ vừa kết thúc trong lúc bạn đang làm ⇒ thông báo «(tên học kỳ) đã kết thúc — danh mục chỉ còn xem và xuất Excel.» và màn tự chuyển sang chỉ xem.

• Học kỳ hè: không khoá nào học theo chương trình đào tạo, nên dùng «Cả học kỳ»; cột «Áp dụng cho» được ẩn. Môn học lại / cải thiện chọn ở nhóm «Môn khác — học lại, cải thiện, kỳ hè» của ô chọn môn.

• Một dòng dùng chung cho mọi khoá: mỗi môn chỉ có một dòng danh mục trong kỳ, dù nhiều khoá, nhiều ngành cùng học. Sửa dòng là sửa cho tất cả — rê chuột vào ô «Áp dụng cho» để biết những khoá nào (thẻ nổi ghi «Dòng danh mục này dùng chung với n khoá khác — sửa dòng là sửa cho cả các khoá này»).

• Tín chỉ khác chương trình: ở bảng lọc theo khoá, tín chỉ lấy theo khung; nếu dòng danh mục đã chốt số khác thì ô có thêm chú thích xám «học phí tính n TC» — học phí tính theo số này.

• Môn chưa khai tín chỉ ở màn Môn học: không đưa vào được — hộp báo «Môn học chưa có số tín chỉ» kèm link «Mở môn (mã) để cập nhật tín chỉ»; ở hộp «Đưa N môn» là link «Cập nhật tín chỉ ở màn Môn học».

• Môn đã ngừng sử dụng: không đưa vào được («Môn đã ngừng sử dụng — không đưa vào danh mục được.»).

• Người khác vừa gỡ cùng môn: hộp kết quả ghi «Đã được gỡ trước đó.» — không phải lỗi.

• Học kỳ hơn 1.000 dòng danh mục: dải tóm tắt báo «Danh mục kỳ này hơn 1.000 dòng — chỉ đọc được 1.000 dòng đầu…» — giờ / khoa của vài môn có thể chưa hiện khi lọc theo khoá.

• Học phí theo môn: màn này không còn giá. Đơn giá theo khoá × ngành × lớp Đại trà / Tinh hoa nhập ở Tài chính › Đơn giá tín chỉ.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Mở lớp học phần cho học kỳ mới — dùng chính danh mục vừa lập.
• Đơn giá tín chỉ — Phòng TCKT nhập giá cho học kỳ.
• Cả chuỗi việc của một học kỳ: Liên phân hệ.

Thuật ngữ