Xem báo cáo kho văn bản và nhật ký thao tác

Làm xong, bạn có số liệu kho văn bản theo kỳ (nạp, công bố, hiệu lực, kiểm thử) để báo cáo lãnh đạo, và biết ai đã làm gì, lúc nào với từng văn bản, thư mục, cơ quan ban hành.

Khi nào cần

Trước khi bắt đầu

• Không cần chuẩn bị gì — hai màn chỉ để xem, không thay đổi dữ liệu.

Các bước

A. Xem báo cáo theo kỳ

1. Bấm Báo cáo ở thanh bên.
2. Chọn «Khoảng thời gian» ở góc phải: «8 tuần» (mặc định) · «Quý này» · «12 tháng» · «Tuỳ chọn». Tuỳ chọn: chọn từ ngày – đến ngày (không quá hôm nay, tối đa 366 ngày) và «Theo tuần» / «Theo tháng» cho biểu đồ. Dòng chữ cạnh đó ghi khoảng đang xem, vd «27/08 – 21/10/2026 · 8 tuần».
3. Đọc 4 ô số đầu trang:
   • «Đã công bố» — tổng văn bản đã công bố, «+n trong kỳ».
   • «Còn hiệu lực» — «x % số đã công bố».
   • «Văn bản đã nạp» trong kỳ — «n lượt nạp» (gồm cả lượt Xử lý lại / Thay tệp gốc).
   • «Kiểm thử đạt» — kèm «hồi quy x %».
4. Các khối bên dưới: «Văn bản nạp mỗi tuần» (hoặc tháng), «Tỉ lệ kiểm thử đạt» (có đường ngưỡng), «Đã công bố theo loại», «Theo tình trạng hiệu lực» + «Theo phạm vi», «Theo cơ quan ban hành», «Sắp hết hiệu lực» (bấm «Rà soát» để sang Rà soát hiệu lực). Rê chuột lên cột / điểm để xem số từng kỳ.

Màn không có nút xuất Excel — chụp màn hoặc ghi số vào báo cáo.

B. Tra nhật ký thao tác

1. Bấm Nhật ký ở thanh bên. Mặc định hiện «7 ngày qua», mới nhất trước.
2. Lọc trên thanh đầu trang (lọc ngay khi chọn):
   • «Mọi người» → «Hệ thống» (việc máy tự làm: lượt dọn thùng rác, áp hiệu lực hằng ngày, gửi báo cáo) hoặc một người.
   • «Mọi thao tác» → chọn nhiều thao tác, chia nhóm Văn bản · Thư mục · Cơ quan ban hành · Hệ thống, có ô «Tìm thao tác…» (vd «Thu hồi», «Xoá vĩnh viễn», «Đổi hiệu lực»).
   • «Mọi đối tượng» → Văn bản · Thư mục · Cơ quan ban hành · Lượt nạp · Báo cáo.
   • Khoảng ngày: «7 ngày qua» · «30 ngày qua» · «Tuỳ chọn khoảng…» (tối đa 366 ngày) → «Áp dụng».
3. Đọc bảng: «Thời điểm» · «Người thực hiện» · «Thao tác» · «Đối tượng» (bấm để mở văn bản / thư mục / lượt) · «Trước → sau» (giá trị đổi).
4. Chuyển trang bằng ‹ › cuối bảng — dòng chân ghi «n / m thao tác · không mất khi văn bản bị xoá vĩnh viễn».

Lịch sử một văn bản: mở văn bản → tab «Lịch sử» — mọi thao tác chạm tới văn bản đó (cả thao tác hàng loạt), mới nhất trước, không giới hạn ngày.

Kiểm tra kết quả

• Số liệu báo cáo được máy chủ tính sẵn và lưu đệm — có thể trễ tối đa 5 phút so với thao tác vừa làm (rê chuột lên dòng khoảng ngày để thấy ghi chú).
• Đường dẫn trang giữ khoảng thời gian / bộ lọc đang chọn — gửi cho người khác là họ thấy đúng màn bạn đang xem.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Nhật ký còn được giữ sau khi văn bản bị xoá vĩnh viễn — dòng đối tượng khi đó ghi «(đã xoá vĩnh viễn)», không còn link mở.

Trường hợp đặc biệt

• Người thực hiện «Tài khoản đã xoá»: tài khoản người đó không còn trong hệ thống; nhật ký vẫn giữ thao tác.
• Đối tượng ghi «(đã xoá vĩnh viễn)» (cơ quan ban hành: «(đã xoá)»): không còn mở được; tên trên nhật ký là tên lúc thao tác.
• Thao tác hàng loạt (công bố, chuyển, xoá nhiều văn bản một lần): ở tab Lịch sử của từng văn bản, dòng đó ghi thêm «cùng với n mục khác».
• Báo cáo hằng tháng qua email / chuông: hệ thống tự gửi «Báo cáo văn bản tháng …» (số sắp hết hiệu lực, quá hạn, chờ công bố quá 7 ngày); link trong thư mở thẳng Rà soát hiệu lực hoặc danh sách chờ công bố. Lần gửi ghi ở Nhật ký với thao tác «Gửi báo cáo».

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Văn bản sắp hết, quá hạn: Rà soát hiệu lực.
• Văn bản chờ công bố lâu: Soát nháp và công bố.