Xếp lớp danh nghĩa cho tân sinh viên

Làm xong, mọi tân sinh viên đã đóng đủ lệ phí nhập học nằm trong một lớp danh nghĩa đã chốt (vd 26KT1) — điều kiện để gửi tài khoản Cổng SV, cấp thẻ sinh viên và để Phòng Đào tạo mở lớp học phần cho khoá.

Khi nào cần

Căn cứ: Quy trình QT.CTSV-01 Quản lý thông tin và lưu trữ hồ sơ sinh viên, bước 1–2 (thu hồ sơ trong thời gian nhập học; sau khi kết thúc nhập học, sắp xếp hồ sơ theo danh sách lớp sinh viên danh nghĩa). Quy chế công tác sinh viên 488/2016 Điều 14.1a và Thông tư 40/2026 Điều 12.1 (xếp lớp khi tiếp nhận thí sinh trúng tuyển); Điều 19.1 (lớp sinh viên được duy trì ổn định trong cả khoá học).

Trước khi bắt đầu

• Khoá tuyển sinh đã được tạo (vd K26) — việc của Phòng Đào tạo, xem Khoá tuyển sinh.
• Ngành đã khai «ký tự lớp» và «mã ngành» ở Đào tạo › Ngành học — thiếu ký tự lớp thì sinh viên của ngành bị bỏ qua khi cấp lớp, thiếu mã ngành thì không cấp được Mã SV. Xem Khoa và ngành.
• (Nên có) Trần sĩ số của ngành khai ở Đào tạo › Ngành học. Ngành chưa khai dùng mức chung ở Cấu hình UMS › Học vụ lớp › Sĩ số & tạo lớp (mặc định: trần 50, ngưỡng tối thiểu 25, biên độ 10%).
• Sinh viên đã đóng đủ 100% lệ phí nhập học và có Mã SV — Mã SV do hệ thống tự cấp khi thí sinh thanh toán đủ; lượt cấp trượt tra ở Sổ cấp Mã sinh viên.

Các bước

Xử lý từng việc của bảng rà soát

Chuyển nhiều sinh viên (các nút «Chuyển bớt», «Dồn vào lớp đã chốt», «Nhận … SV từ», «Xếp vào lớp đã chốt», «Chuyển nhiều SV»):

1. Ở «Lớp nhận», giữ tick các lớp được nhận — sinh viên được rải vào lớp ít người nhất trước. Trong bảng sinh viên, tick người cần chuyển; đổi lớp nhận từng dòng nếu muốn.
2. Ghi «Lý do chuyển lớp (ghi vào hồ sơ từng sinh viên)» (3–500 ký tự). Lớp nhận sẽ vượt trần co giãn thì phải tick thêm «Tôi xác nhận đây là ngoại lệ có chủ đích và đã ghi lý do bên dưới.»
3. Bấm «Chuyển n sinh viên» → gõ số sinh viên để xác nhận. Hệ thống chuyển lần lượt từng sinh viên, người lỗi không chặn người khác. Xong có «Đã chuyển x/y sinh viên», nút «Thử lại n dòng chưa xong» và «Xoá lớp trống (mã lớp)» khi lớp nguồn đã hết người.

Tách lớp (chỉ lớp đã chốt, có từ 2 sinh viên đang học):

1. Bấm «Tách lớp» → hộp «Tách lớp (mã lớp)». «Mã lớp mới» và «Tên lớp mới» được gợi ý nối tiếp số lớn nhất của khoá × ngành; danh sách chọn sẵn một nửa sinh viên đang học có Mã SV lớn nhất.
2. Ghi «Lý do tách lớp (ghi vào hồ sơ từng sinh viên)» → bấm «Tách n SV sang lớp mới» → gõ số sinh viên → «Tách lớp». Hệ thống tạo lớp mới (Dự kiến), gắn chuyên ngành như lớp gốc rồi chuyển sinh viên.
3. Lớp mới đang Dự kiến — bấm «Chốt & cân bằng» để chốt nó (lớp đã chốt khác không bị tính lại). Tới lúc đó bước gửi thông tin đăng nhập bị khoá.

Quản lý một lớp

Bấm một ô lớp trên sơ đồ ⇒ ngăn «Sinh viên lớp (mã lớp)» mở bên phải với tab «Sinh viên», «Lịch sử thao tác» và các nút «Sửa lớp», «Gộp lớp», «Chuyển nhiều SV», «Tách lớp» (chỉ lớp đã chốt), «Xoá lớp». Nút mờ thì rê chuột lên để đọc lý do. Mọi thao tác đều phải ghi lý do.

• Sửa lớp: sửa mã, tên, ngành, chuyên ngành… — dùng để gắn ngành cho lớp chưa gắn ngành.
• Gộp lớp: tick «Lớp nguồn (chuyển toàn bộ sinh viên đi)», chọn «Lớp đích (nhận sinh viên)» (chỉ cùng khoá, cùng ngành), đọc sĩ số sau gộp và sức chứa tối đa → ghi lý do → «Xác nhận gộp lớp». Lớp nguồn bị xoá. Sĩ số sau gộp vượt sức chứa thì không gộp được.
• Xoá lớp: chỉ xoá được lớp không còn sinh viên, thời khoá biểu hay lớp học phần nào gắn vào.

Gán hoặc chuyển lớp từng sinh viên

1. Chuyển sang chế độ «Sinh viên». Tìm ở ô «Tìm Mã SV / Họ tên…», lọc nhanh Tất cả · Chờ cấp lớp · Chưa đóng đủ · Đã cấp lớp, hoặc bấm «Bộ lọc» (Ngành, Lớp danh nghĩa, Trạng thái học vụ, Thanh toán nhập học).
2. Sinh viên chưa có lớp ⇒ nút «Gán lớp»; đã có lớp ⇒ nút mũi tên «Chuyển lớp».
3. Hộp «Gán lớp danh nghĩa»: ô «Xếp vào lớp» điền sẵn lớp còn chỗ đầu tiên → «Xác nhận gán lớp», hoặc «Gán & tiếp theo» để xử lý liền sinh viên chưa có lớp kế tiếp. Hộp «Chuyển lớp danh nghĩa»: chọn «Chuyển đến lớp» (cùng khoá, cùng ngành, cùng chuyên ngành hoặc chưa gắn chuyên ngành), ghi «Lý do chuyển lớp» → «Xác nhận chuyển lớp».

Khoá đã qua đợt nhập học

Từ học kỳ 2 năm thứ nhất (kể cả học kỳ hè), màn hiện dải «Khoá (mã khoá) đang học học kỳ n theo CTĐT — đợt nhập học đã xong, lớp sinh viên giữ ổn định suốt khoá (Quy chế công tác SV của Trường, Điều 19). Chỉ điều chỉnh từng sinh viên bằng Chuyển lớp.» Bốn bước của đợt bị khoá; bảng Rà soát sau chốt, «Chuyển nhiều SV» và «Tách lớp» bị ẩn. Vẫn làm được: chuyển từng sinh viên, gộp lớp, xoá lớp trống, sửa lớp và «Chốt giữ nguyên»:

1. Bấm ⋯ → «Chốt giữ nguyên (n lớp dự kiến)».
2. Hộp «Chốt giữ nguyên lớp dự kiến?» → «Chốt giữ nguyên». Các lớp Dự kiến có ngành chuyển sang Đã chốt với đúng danh sách hiện có — không sinh viên nào bị đổi lớp. Lớp chưa gắn ngành không được chốt; gắn ngành ở «Sửa lớp» trước.

Kiểm tra kết quả

• Sau Cấp lớp: thông báo «Đã cấp lớp cho n sinh viên.» (hoặc «Không có sinh viên nào cần cấp lớp.»); ô «Chờ cấp lớp» giảm, sơ đồ có lớp chấm vàng (Dự kiến). Ở chế độ «Sinh viên», cột «TT xếp lớp» = Dự kiến, «TT học vụ» = Đang học.
• Sau Chốt: thông báo «Đã chốt n ngành · m sinh viên bị đổi lớp.» (hoặc «Đã chốt — không sinh viên nào phải đổi lớp.»); ô lớp chuyển chấm xanh, «Lớp dự kiến» về 0.
• Mỗi lần chạy một bước, dải xanh dưới dải số giữ báo cáo lần chạy (tên bước · khoá · giờ chạy · các con số) cho tới khi bấm ✕.
• Mọi thao tác trên một lớp (chuyển, gộp, sửa, xoá) ghi vào tab «Lịch sử thao tác» của lớp.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Sinh viên bảo lưu vẫn thuộc lớp và vẫn được đếm khi chốt; riêng màu thanh sĩ số (dưới ngưỡng / vượt biên độ) chỉ đếm sinh viên đang học.
• Sinh viên nhập học sau khi đã chốt: Cấp lớp không mở lớp mới cho ngành đã chốt (dòng «Bỏ qua — ngành đã chốt lớp (xếp tay)») — bấm «Xếp vào lớp đã chốt» trong hộp kết quả hoặc ở bảng rà soát.
• Ngành chưa khai ký tự lớp: sơ đồ hiện dải đỏ «Ngành chưa khai ký tự lớp nên sinh viên sẽ bị bỏ qua khi cấp lớp — khai báo tại Đào tạo › Ngành học.»
• Lớp chưa gắn ngành không bao giờ được chốt và chặn bước gửi thông tin đăng nhập — gắn ngành ở «Sửa lớp», hoặc chuyển sinh viên về lớp đúng ngành rồi xoá lớp. Khi đang lọc khoa, lớp chưa gắn ngành không hiện.
• Chốt lẻ từng khoa: lọc khoa trước khi chốt; khoa nào chốt trước thì giữ nguyên ở lượt sau.
• Chuyển sinh viên sang lớp của khoá sau (trở lại học sau bảo lưu, dừng tiến độ, quá thời gian khoá học): hệ thống chưa hỗ trợ — chỉ chuyển trong cùng khoá, cùng ngành. Hộp «Chuyển lớp danh nghĩa» ghi rõ điều này.
• Chuyên ngành: chỉ chuyển vào lớp cùng chuyên ngành của sinh viên hoặc lớp chưa gắn chuyên ngành.
• Lớp đích đã đầy trần: hệ thống không chặn, chỉ cảnh báo. Mọi lớp của ngành đều đầy thì hộp gán lớp nhắc lớp mới chỉ sinh ra khi chạy Cấp lớp danh nghĩa (hoặc dùng Tách lớp với lớp đã chốt).
• Chuyển nhiều sinh viên bị dừng giữa chừng (bấm «Dừng», mất mạng, hệ thống giới hạn số thao tác): sinh viên đã chuyển giữ lớp mới — không có nút hoàn tác; bấm «Thử lại n dòng chưa xong».
• Làm sai muốn huỷ: Cấp lớp và Chốt không có nút hoàn tác. Sửa bằng chuyển lại từng sinh viên (ghi lý do) hoặc gộp lớp.
• Hai người cùng chạy Chốt / Cấp lớp trên một khoá: lượt sau báo trùng mã lớp và không chốt lớp nào — đợi lượt kia xong, tải lại trang rồi chốt lại.
• Phạm vi quá 1.000 lớp: dải vàng «Phạm vi đang khớp n lớp, hệ thống chỉ tải được 1.000 lớp đầu — các con số lớp là chưa đầy đủ. Hãy lọc thêm theo khoa.» — nút của bảng rà soát bị khoá cho tới khi lọc khoa.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Cấp tài khoản và gửi thông tin đăng nhập Cổng SV — bước 4/4 của đợt.
• Gắn giảng viên chủ nhiệm, cố vấn học tập cho lớp — sau khi lớp đã chốt.
• Cấp thẻ sinh viên — nút «Cấp thẻ SV · n sẵn sàng» hoặc ⋯ → «Thẻ sinh viên».
• Phòng Đào tạo mở lớp học phần cho khoá: Mở lớp học phần cho học kỳ mới.

Thuật ngữ