Phát hành và đối soát hoá đơn điện tử
Làm xong, mỗi phiếu thu học phí có hoá đơn điện tử (HĐĐT) Viettel SInvoice đã được cấp số và gửi email cho người nộp, hoá đơn sai đã được thay thế / điều chỉnh đúng quy định, và số hoá đơn của trường khớp với Viettel.
- Ai làm: Kế toán Phòng Tài chính – Kế toán
- Khi nào: hoá đơn tự phát hành ngay khi lập phiếu thu (nếu đợt thu bật xuất tự động); vào màn này khi cần tra cứu, phát hành bù, gửi lại, sửa sai. Đối soát với Viettel chạy tự động 02:00 hằng ngày — xem kết quả mỗi sáng.
- Quyền cần có: phân hệ Quản lý Tài chính & Kế toán › Hoá đơn điện tử (Viettel SInvoice):
- Phát hành & quản lý hoá đơn điện tử — Xem dữ liệu; Thêm mới (phát hành hàng loạt, phát hành lại); Chỉnh sửa (gửi lại email, thay thế, điều chỉnh)
- Đối soát hoá đơn SInvoice — Xem dữ liệu; Chỉnh sửa (chạy đối soát thủ công, xử lý sai lệch); Xuất (Export) (xuất danh sách sai lệch)
- Màn hình: Quản lý Tài chính & Kế toán › Hoá đơn điện tử (SInvoice) › Phát hành & quản lý hoá đơn · Đối soát SInvoice
Khi nào cần
| Tình huống | Dùng cách |
|---|---|
| Sinh viên / phụ huynh xin lại hoá đơn, hoặc cần tải PDF hoá đơn | Tìm hoá đơn (Bước 2) → «Tải PDF» · C. Gửi lại email |
| Đợt thu tắt xuất tự động, hoặc một loạt phiếu thu (chuyển khoản) chưa có hoá đơn | A. Phát hành hàng loạt theo phiếu thu |
| Hoá đơn ở trạng thái «Thất bại» | B. Phát hành lại hoá đơn thất bại |
| Hoá đơn đã phát hành bị sai (sai người mua, sai số tiền) | D. Thay thế hoặc điều chỉnh hoá đơn |
| Kiểm tra số hoá đơn của trường có khớp Viettel không, xử lý chênh lệch | E. Đối soát với Viettel |
Căn cứ: QT.TCKT-02 Quy trình thu học phí và lệ phí sinh viên (viện dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC về hoá đơn điện tử); QT.TCKT-02.05 Thu học phí của sinh viên nhập học, bước 5 (xuất hoá đơn ngay khi lưu phiếu thu); quy trình thu học phí qua gạch nợ ngân hàng, bước 6 (xuất hoá đơn sau khi xác nhận sinh viên đã nộp).
Trước khi bắt đầu
- Sinh viên đã nộp tiền và có phiếu thu (số phiếu dạng BL-2026-000123) — xem Thu học phí. Hoá đơn luôn phát hành theo phiếu thu.
- Biết đợt thu đang bật hay tắt «Tự động xuất hoá đơn điện tử» (ô trong hộp tạo / sửa đợt thu — xem Đợt thu và phụ thu). Bật (mặc định): mỗi phiếu thu tự có hoá đơn và email PDF. Tắt: phải phát hành tay.
- (Khi thay thế / điều chỉnh) Có văn bản thoả thuận với người mua (tên văn bản, ngày ký) — bắt buộc theo Nghị định 70.
Các bước
Mở màn Phát hành & quản lý hoá đơn
Mở Phát hành & quản lý hoá đơn (tiêu đề «Phát hành & quản lý hoá đơn điện tử»). Bảng liệt kê mọi hoá đơn, mới nhất trước, gồm cả hoá đơn thay thế / điều chỉnh.
Tìm hoá đơn
Gõ vào ô «Tìm theo số HĐ, MSSV, tên/MST người mua…». Muốn thu hẹp theo Trạng thái, Loại hoá đơn (HĐ gốc / Thay thế / Điều chỉnh) hoặc Khoảng ngày tạo: bấm biểu tượng phễu («Lọc nâng cao») → ngăn «Bộ lọc hoá đơn» → «Áp dụng bộ lọc». Điều kiện đang lọc hiện thành nhãn dưới bảng, bấm × để bỏ.
Đọc trạng thái và chọn thao tác
Cột «Trạng thái»: «Đang chờ» → «Đang cấp số» (đã gửi Viettel) → «Đã phát hành» (có số hoá đơn). Ngoài ra: «Thất bại» (cột «Lý do / Ghi chú» ghi «Lỗi: …»), «HĐ nháp», «Đã thay thế».
Cột «Thao tác» là các biểu tượng — rê chuột để xem tên: «Xem trước PDF», «Tải PDF», «Gửi lại email», «Phát hành thay thế», «Điều chỉnh tiền», «Điều chỉnh thông tin» (hoá đơn đã phát hành), «Phát hành lại» (hoá đơn thất bại). Hoá đơn gốc đã có hoá đơn thay thế / điều chỉnh: bấm mũi tên đầu dòng để xem danh sách «HĐ thay thế / điều chỉnh (n)».
A. Phát hành hàng loạt theo phiếu thu
- Bấm «Phát hành hàng loạt» → hộp «Phát hành HĐĐT hàng loạt theo phiếu thu».
- Dán «Danh sách số phiếu thu» — mỗi số một dòng, hoặc cách nhau bằng dấu phẩy. Dòng dưới ô đếm số phiếu; tối đa 100 phiếu mỗi lần.
- Bấm «Phát hành (n)» và chờ — cả lô gửi trong một lần. Bảng kết quả ghi từng phiếu: «Đã phát hành» kèm số hoá đơn, «Đang cấp số» («Chờ Viettel cấp số (theo dõi ở bảng)») hoặc «Lỗi» kèm lý do. Thông báo «Hoàn tất: x thành công, y lỗi.»
Phiếu đã có hoá đơn vẫn gửi lại được — hệ thống không tạo trùng.
Phát hành cho một phiếu ngay khi thu tiền: trong hộp thu tiền ở đợt thu, sau khi lưu phiếu bấm «Xuất HĐĐT» (xem Thu học phí).
B. Phát hành lại hoá đơn thất bại
- Lọc Trạng thái = «Thất bại»; đọc lý do ở cột «Lý do / Ghi chú».
- Sửa nguyên nhân nếu cần (vd thông tin sinh viên), rồi bấm biểu tượng «Phát hành lại» ở dòng đó.
- Hộp «Phát hành hoá đơn điện tử»: email sinh viên (nếu có) tự nhận PDF khi cấp số xong; muốn gửi thêm ai thì điền «Gửi thêm cho (tuỳ chọn)» (cách nhau bằng dấu phẩy) → «Phát hành». Thông báo «Đã gửi yêu cầu phát hành hoá đơn điện tử.»
C. Gửi lại email
Một hoá đơn: biểu tượng «Gửi lại email» → hộp «Gửi lại hoá đơn điện tử qua email» → nhập «Danh sách email» → «Gửi». Email người mua gốc không tự thêm — muốn gửi cho cả sinh viên thì nhập lại email đó.
Nhiều hoá đơn: «Gửi lại email hàng loạt» → dán «Số HĐĐT / số biên lai» (trộn được hai loại; tối đa 100 mỗi loại) và «Email nhận (áp dụng cho mọi HĐ)» (tối đa 10 email) → «Gửi (n)». Bảng kết quả ghi «Đã gửi», «Chưa cấp số», «Không tìm thấy», «Gửi thất bại» hoặc «Trùng (đã gộp)». Ô email có sẵn danh sách email kế toán — sửa lại cho đúng người cần nhận.
D. Thay thế hoặc điều chỉnh hoá đơn
Chỉ làm với hoá đơn «Đã phát hành». Cả ba hộp đều bắt buộc «Tên văn bản thoả thuận» và «Ngày ký văn bản»; lý do sẽ ghi vào hoá đơn gửi cơ quan thuế.
| Sai gì | Bấm | Điền | Hoá đơn gốc |
|---|---|---|---|
| Sai nhiều thứ (người mua, nội dung phí) — cần hoá đơn mới thay hẳn | «Phát hành thay thế» | «Lý do sai sót / thay thế»; (tuỳ chọn) bật «Ghi đè thông tin người mua?» để sửa người mua | Chuyển «Đã thay thế» khi hoá đơn thay thế được cấp số |
| Đúng người, sai số tiền | «Điều chỉnh tiền» | «Chiều điều chỉnh» (Tăng — thu thêm / Giảm — hoàn, dư phí), «Số tiền điều chỉnh», «Mô tả dòng điều chỉnh», «Lý do điều chỉnh» | Giữ «Đã phát hành» |
| Đúng tiền, chỉ sai tên / mã số thuế / địa chỉ / giấy tờ người mua | «Điều chỉnh thông tin» | Khối «Thông tin buyer ĐÚNG sau điều chỉnh» (họ tên hoặc tên doanh nghiệp bắt buộc), «Lý do điều chỉnh» | Giữ «Đã phát hành» |
Bấm «Phát hành thay thế» / «Phát hành điều chỉnh». Hoá đơn mới hiện dưới hoá đơn gốc (mũi tên đầu dòng). Ô «Email gửi thêm» gửi bản PDF cho người khác ngoài email người mua.
E. Đối soát với Viettel
- Mở Đối soát SInvoice (tiêu đề «Đối soát hoá đơn Viettel SInvoice»). Tab «Đợt đối soát» đầu trang có các ô số của đợt gần nhất: HĐ Viettel, HĐ DB Trường, Khớp và bốn loại sai lệch. Đợt tự chạy lúc 02:00 hằng ngày, đối chiếu hoá đơn của 2 ngày trước tới hôm nay.
- (Khi cần) Khối «Chạy đối soát thủ công»: chọn khoảng ngày → «Chạy đối soát». Chạy mất khoảng 30–60 giây; thông báo «Đã hoàn tất đợt đối soát thủ công.»
- Bảng các đợt: bấm biểu tượng mắt «Xem chi tiết đợt» → hộp «Chi tiết đợt đối soát» liệt kê từng sai lệch, lọc được theo mức / loại / trạng thái. «Xuất Excel (n)» tải danh sách đang lọc (tệp CSV, mở bằng Excel).
- Tab «Sai lệch xuyên đợt (n)» gom mọi sai lệch, mặc định lọc «Chưa xử lý». Xử lý từ mức «Khẩn» trước.
- Bấm biểu tượng cờ lê «Xử lý sai lệch» → hộp «Cập nhật sai lệch» → chọn «Trạng thái xử lý» (Đang xem xét / Đã xử lý / Đã bỏ qua) và ghi «Ghi chú giải pháp» (bắt buộc khi chọn Đã xử lý) → «Lưu».
Bốn loại sai lệch:
| Loại | Nghĩa | Thường làm gì |
|---|---|---|
| Thừa trên Viettel | Viettel có hoá đơn mà hệ thống của trường không có (vd phát hành tay ngoài hệ thống) | Xác minh nguồn gốc hoá đơn |
| Chưa phát hành Viettel | Trường có phiếu thu nhưng hoá đơn chưa lên Viettel | Phát hành lại ở màn Phát hành (cách A hoặc B) |
| Lệch số tiền | Cùng số hoá đơn nhưng tổng tiền hai bên khác nhau — hộp xử lý hiện hai số cạnh nhau | Đối chiếu chứng từ; sai bên trường thì điều chỉnh tiền (cách D) |
| Treo chờ phát hành | Đã gửi Viettel quá lâu chưa được cấp số | Kiểm tra với Viettel |
Kiểm tra kết quả
- Hoá đơn chuyển «Đã phát hành», có «Số hoá đơn», «Mã tra cứu» và «Ngày xuất HĐ»; trong lúc Viettel chưa trả số, trạng thái là «Đang cấp số».
- Email kèm PDF tới người mua (và các email gửi thêm) sau khi hoá đơn được cấp số.
- Hoá đơn thay thế / điều chỉnh hiện dưới hoá đơn gốc; hoá đơn gốc bị thay thế đổi sang «Đã thay thế».
- Đợt đối soát 02:00 hôm sau đối chiếu lại các hoá đơn vừa phát hành / vừa sửa — xem tab «Sai lệch xuyên đợt».
Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác
| Ở đâu | Điều gì xảy ra | Khi nào | Ai thấy |
|---|---|---|---|
| Viettel SInvoice / cơ quan thuế | Hoá đơn được cấp số; lý do thay thế / điều chỉnh ghi vào hoá đơn gửi cơ quan thuế | Khi phát hành | Phòng TCKT |
| Hộp thư của người mua | Nhận email kèm PDF hoá đơn | Ngay sau khi hoá đơn được cấp số | Sinh viên, phụ huynh |
| Quản lý công nợ SV — «Lịch sử trả nợ sinh viên» | Cạnh mỗi phiếu thu hiện trạng thái hoá đơn; menu «Thao tác hoá đơn điện tử» có cùng các thao tác như màn này | Ngay | Phòng TCKT |
| Đối soát | Hoá đơn mới / đã sửa được đối chiếu ở đợt kế tiếp | 02:00 hôm sau | Phòng TCKT |
Trường hợp đặc biệt
- Phiếu thu có cả khoản thu hộ (bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn, lệ phí khám sức khoẻ) và học phí: chỉ phần doanh thu của trường xuất hoá đơn; phần thu hộ in phiếu thu (QT.TCKT-02.05, bước 5–6).
- Đợt thu tắt «Tự động xuất hoá đơn điện tử»: phiếu thu không có hoá đơn tới khi bạn phát hành bằng cách A.
- Hoá đơn phí thi lại chuẩn đầu ra (cột «Nguồn» = «Phí thi lại CĐR»): bị «Thất bại» thì màn này không có nút «Phát hành lại» (nút chỉ có cho hoá đơn công nợ học phí) — báo quản trị hệ thống.
- Hoá đơn chưa cấp số (đang chờ / đang cấp số / thất bại): không gửi email, không thay thế / điều chỉnh được.
- Đang có một đợt đối soát chạy: chạy thủ công bị từ chối — chờ đợt đó xong (trạng thái «Hoàn tất» hoặc «Thất bại») rồi chạy lại.
- Lô có dòng lỗi: bảng kết quả giữ nguyên trong hộp; nút đổi thành «Phát hành lại (n)» / «Gửi lại (n)». Phát hành: gửi lại cả lô vẫn không trùng hoá đơn. Gửi email: bỏ các mã đã «Đã gửi» khỏi ô trước khi bấm, nếu không người nhận sẽ nhận thêm một lần.
- Tải PDF: tệp được đặt tên theo hoá đơn; xem trước mở ngay trong hộp, không cần mở tab mới.
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Vì sao | Làm gì |
|---|---|---|
| Trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP» khi mở Phát hành & quản lý hoá đơn | Thiếu Xem dữ liệu ở «Phát hành & quản lý hoá đơn điện tử» | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Màn Đối soát trống (không có tiêu đề, không có bảng) | Thiếu Xem dữ liệu ở «Đối soát hoá đơn SInvoice» | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Không có «Phát hành hàng loạt» / «Phát hành lại» | Thiếu Thêm mới ở «Phát hành & quản lý hoá đơn điện tử» — nút bị ẩn | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Không có «Gửi lại email hàng loạt», biểu tượng gửi lại / thay thế / điều chỉnh | Thiếu Chỉnh sửa ở «Phát hành & quản lý hoá đơn điện tử» | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Không có khối «Chạy đối soát thủ công» / biểu tượng «Xử lý sai lệch»; không có «Xuất Excel» | Thiếu Chỉnh sửa / Xuất (Export) ở «Đối soát hoá đơn SInvoice» | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| «Tối đa 100 phiếu thu mỗi lần phát hành.» (dòng đếm ghi «vượt giới hạn 100 phiếu / lần») | Dán quá 100 số phiếu | Chia làm nhiều lần |
| «Chưa có số phiếu thu nào để phát hành.» | Ô danh sách trống | Dán số phiếu thu |
| «Email không hợp lệ: …» | Có địa chỉ email sai định dạng | Sửa địa chỉ được nêu |
| «Vui lòng nhập ít nhất 1 số HĐĐT hoặc số biên lai.» · «Tối đa 10 email nhận.» | Thiếu mã hoặc quá nhiều email nhận | Bổ sung mã / bớt email |
| «Hoá đơn chưa được cấp số (chưa ISSUED) — không thể gửi lại email.» | Hoá đơn chưa «Đã phát hành» | Chờ cấp số, hoặc phát hành lại nếu «Thất bại» |
| «Vui lòng nhập lý do sai sót / thay thế.» · «Vui lòng nhập tên văn bản thoả thuận.» · «Vui lòng chọn ngày văn bản thoả thuận.» | Thiếu thông tin bắt buộc khi thay thế / điều chỉnh | Điền đủ, kèm văn bản thoả thuận với người mua |
| «Số tiền điều chỉnh phải > 0.» · «Vui lòng nhập mô tả dòng điều chỉnh.» | Thiếu số tiền / mô tả điều chỉnh | Điền số tiền và mô tả |
| «Vui lòng nhập họ tên hoặc tên doanh nghiệp ĐÚNG sau điều chỉnh.» | Điều chỉnh thông tin mà chưa nhập người mua đúng | Điền họ tên hoặc tên doanh nghiệp |
| «Vui lòng chọn khoảng ngày fromDate → toDate.» | Chạy đối soát thủ công chưa chọn đủ hai ngày | Chọn ngày bắt đầu và kết thúc |
| «Khi chuyển sang RESOLVED bắt buộc nhập ghi chú giải pháp.» | Chọn «Đã xử lý» mà chưa ghi chú | Ghi cách đã xử lý rồi «Lưu» |
| Hoá đơn «Thất bại», cột ghi «Lỗi: …» | Hoá đơn chưa được Viettel cấp số — lý do ghi sau chữ «Lỗi:» | Đọc lỗi, sửa nguyên nhân, rồi «Phát hành lại» (cách B) |
Việc tiếp theo
- Thu tiền và lập phiếu thu: Thu học phí.
- Bật / tắt xuất hoá đơn tự động của đợt thu: Đợt thu và phụ thu.
- Đối chiếu tổng thu với giao dịch: Giao dịch toàn hệ thống.
Thuật ngữ
| Từ | Nghĩa |
|---|---|
| HĐĐT / SInvoice | Hoá đơn điện tử; trường dùng dịch vụ Viettel SInvoice để cấp số và gửi cơ quan thuế |
| Hoá đơn thay thế | Hoá đơn mới thay hẳn hoá đơn sai; hoá đơn cũ thành «Đã thay thế» |
| Hoá đơn điều chỉnh | Hoá đơn bổ sung phần chênh (tiền hoặc thông tin người mua); hoá đơn gốc vẫn hiệu lực |
| Đối soát | So danh sách hoá đơn của trường với Viettel để tìm hoá đơn thiếu, thừa, lệch tiền hoặc treo |