Quản lý danh mục Khoa và Ngành học

Làm xong, mỗi khoa và mỗi ngành có đủ mã, tên và các mã định danh để tạo khoá tuyển sinh, chương trình đào tạo, cấp lớp danh nghĩa và mã sinh viên.

Khi nào cần

Trước khi bắt đầu

• Có quyết định thành lập khoa / mở ngành để lấy đúng tên chính thức.
• Với ngành: thống nhất trước với Phòng Công tác SV và bộ phận tuyển sinh bộ mã của ngành — Mã ngành 3 chữ số (nằm trong mã sinh viên), Ký tự lớp 2 chữ cái (dựng mã lớp danh nghĩa, vd 26KT1) và Mã ngành Bộ GD&ĐT 7 chữ số.
• Khoa sẽ gắn ngành đang ở trạng thái «Đang hoạt động» — khoa đã ngừng không chọn được.
• Lãnh đạo khoa (Trưởng / Phó khoa) đã được Phòng TCNS bổ nhiệm ở Tổ chức Nhân sự › Cơ cấu tổ chức — màn Khoa của Đào tạo chỉ hiển thị.

Các bước

A. Danh mục Khoa

1. Mở Khoa ↗︎ (tiêu đề «Quản lý Danh mục Khoa»). Bảng có Mã khoa · Tên khoa · Trạng thái · Lãnh đạo · Liên hệ trưởng khoa · GV · Môn · Số ngành · Ngày tạo. Lọc bằng ô «Mọi trạng thái» hoặc gõ vào ô «Tìm theo mã, tên khoa…»; bấm «Đặt lại bộ lọc» để bỏ lọc.

2. Bấm «Thêm khoa». Hộp «Thêm khoa mới» có 4 ô:

   • «Mã khoa» (bắt buộc): 2–10 ký tự, chỉ chữ và số; tự viết hoa khi rời ô.
   • «Tên khoa» (bắt buộc): 2–150 ký tự.
   • «Website» và «Giới thiệu / Mô tả» (tối đa 500 ký tự) — không bắt buộc.

3. Bấm «Tạo mới». Thông báo «Đã thêm khoa “(tên khoa)” thành công.», khoa mới có trong bảng.

4. Sửa hoặc xoá một khoa: bấm ⋯ cuối dòng → «Sửa» (hộp «Cập nhật khoa») hoặc «Xóa».

   • Khoa đã có giảng viên hoặc môn học thì ô «Mã khoa» bị khoá, kèm dòng «Không đổi được mã: đã có n giảng viên và m môn học dùng mã này.» — vẫn sửa được tên, website, mô tả.
   • «Xóa» chỉ làm được khi khoa không còn giảng viên, môn học, ngành, bộ môn và lãnh đạo đang bổ nhiệm. Hộp «Xoá vĩnh viễn khoa (mã)?» bắt gõ đúng mã khoa rồi mới bấm «Xoá vĩnh viễn» — xoá xong không khôi phục được.
   • Xoá nhiều khoa: tích ô đầu dòng → thanh «Đã chọn n mục» → «Xoá (n)».

5. Bấm tên khoa để mở trang chi tiết: Thông tin chung, Lãnh đạo Khoa, Liên hệ trưởng khoa, số ngành / giảng viên / môn học và bảng «Danh sách ngành» của khoa (bấm tên ngành để mở ngành).

B. Ngành học

1. Mở Ngành học ↗︎ (tiêu đề «Quản lý Ngành Học»). Lọc bằng «Tất cả khoa», «Tất cả trạng thái» (chọn được nhiều trạng thái) và ô «Tìm theo tên ngành…» — ô này khớp cả mã ngành và mã ngành Bộ GD&ĐT. Cột «Mã Bộ GD&ĐT» ghi «Thiếu» màu cam ở ngành chưa khai mã.

2. Bấm «Thêm ngành». Trong hộp «Thêm ngành mới», điền nhóm Thông tin cơ bản và Thông tin đào tạo:

   • «Tên ngành» (bắt buộc, tối đa 256 ký tự) — tên phải khác các ngành cùng khoa.
   • «Thuộc khoa»: chỉ liệt kê khoa đang hoạt động.
   • «Trình độ đào tạo», «Hệ đào tạo».
   • «Thời gian đào tạo (tháng)»: 1–96 (vd 48 = 4 năm, 54 = 4,5 năm).
   • «Tổng tín chỉ»: 1–1000.
   • «Trạng thái»: mặc định «Đang tuyển sinh»; chọn trạng thái nào thì dòng chữ bên dưới giải thích trạng thái đó.

3. Kéo xuống nhóm «Mã định danh & quy tắc lớp»:

   • «Mã ngành»: đúng 3 chữ số, nằm vĩnh viễn trong mã sinh viên — không đổi sau khi đã cấp mã sinh viên.
   • «Ký tự lớp»: đúng 2 chữ cái không dấu, dùng dựng mã lớp danh nghĩa (khoá + ký tự + số thứ tự, vd 26KT1). Mỗi ngành một ký tự riêng.
   • «Mã ngành Bộ GD&ĐT»: đúng 7 chữ số, không trùng ngành khác. Thiếu mã này thì thí sinh trúng tuyển ngành đó không nhập học được.
   • «Sĩ số tối đa / lớp»: 1–500.

4. Bấm «Tạo mới». Thông báo «Đã thêm ngành “(tên ngành)” thành công.» Khi sửa ngành (⋯ → «Sửa», hộp «Cập nhật ngành học») có thêm ô «Ngưỡng sĩ số tối thiểu / lớp» — bỏ trống để dùng ngưỡng mặc định của hệ thống; ngưỡng không được lớn hơn sĩ số tối đa.

5. Bấm tên ngành để xem trang chi tiết: Thông tin chung, Đào tạo, Mã định danh & quy tắc lớp (dòng «Sĩ số / lớp» ghi ngưỡng → tối đa) và «Chuyên ngành (n)».

Bảng trạng thái ngành (chữ trên màn hình):

Kiểm tra kết quả

• Khoa / ngành mới hiện trong bảng ngay sau thông báo thành công — gõ mã hoặc tên vào ô tìm để thấy nhanh.
• Ngành mới chọn được ngay ở các màn Khoá tuyển sinh, Chương trình đào tạo, và ở màn xếp lớp của Phòng Công tác SV.
• Ngành đã đủ mã: cột «Mã ngành», «Ký tự lớp», «Mã Bộ GD&ĐT» có giá trị, không còn chữ «Thiếu».
• Trên trang chi tiết khoa, ngành mới nằm trong bảng «Danh sách ngành».

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Khoa còn dữ liệu nhưng không dùng nữa: không xoá được. Hộp «Không xoá được khoa (mã)» liệt kê còn bao nhiêu giảng viên · môn học · ngành · bộ môn · lãnh đạo. Muốn dừng sử dụng mà giữ dữ liệu cũ, nhờ Phòng TCNS bấm Ngừng sử dụng ở Tổ chức Nhân sự › Cơ cấu tổ chức. Trang chi tiết khoa khi đó hiện khung «Khoa đang ngừng sử dụng» kèm lý do và ngày.
• Bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng / Phó khoa: không làm ở màn này — cột «Lãnh đạo» chỉ hiển thị. Khoa chưa có ai hiện nhãn «Chưa có lãnh đạo» và khung «Khoa chưa có lãnh đạo» trên trang chi tiết.
• Xoá nhiều khoa mà một khoa còn dữ liệu: nút «Xoá (n)» mờ nếu thấy trước; nếu hệ thống mới phát hiện khi xoá thì cả lô bị từ chối, không khoa nào bị xoá — hộp «Không xoá được các khoa sau» liệt kê khoa bị chặn, bấm «Bỏ chọn n khoa này» rồi xoá lại.
• Ngành ngừng tuyển sinh / đóng ngành: không xoá — sửa ngành và đổi «Trạng thái». Ngành còn sinh viên thì hệ thống cũng không cho xoá.
• Xoá trắng một ô mã khi sửa ngành (Mã ngành, Ký tự lớp, Mã Bộ GD&ĐT, Sĩ số tối đa, Ngưỡng tối thiểu): giá trị đó bị gỡ khỏi ngành khi bấm «Cập nhật».
• Ngành thuộc khoa đã ngừng sử dụng: vẫn sửa được tên, mô tả, các mã của ngành; nhưng không thêm ngành mới vào khoa đó.
• Đang gõ dở mà đóng hộp: hệ thống hỏi «Xác nhận huỷ?» — «Đồng ý huỷ» để bỏ, «Tiếp tục nhập» để quay lại.
• Chuyên ngành: màn Ngành học chỉ hiển thị chuyên ngành (cột «Chuyên ngành» — rê chuột để xem tên — và khối «Chuyên ngành (n)» ở trang chi tiết), chưa thêm / sửa được chuyên ngành ở đây. Cần thêm chuyên ngành thì gửi danh sách cho quản trị hệ thống.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Tạo khoá tuyển sinh cho năm học mới.
• Lập chương trình đào tạo cho từng ngành của khoá.
• Phòng Công tác SV xếp lớp danh nghĩa và cấp mã sinh viên — cần ngành có đủ Ký tự lớp, Mã ngành.
• Phòng TCKT nhập đơn giá tín chỉ cho ngành mới.

Thuật ngữ