Gợi ý phân công tự động và chốt phân công

Làm xong, các lớp còn trống được xếp giảng viên theo định mức giờ giảng, bảng phân công được xuất ra để trình ký, và bộ môn có mốc đã chốt — mọi thay đổi sau mốc đó được ghi là điều chỉnh.

Khi nào cần

Căn cứ: Quy trình QT.ĐT-031 Phân công giảng dạy — Bước 1–2 (phân công, điều chỉnh trước khi lập thời khoá biểu), Bước 3 (điều chỉnh sau khi đã lập thời khoá biểu). Hồ sơ lưu vĩnh viễn: QT.ĐT-0425 Phân công giảng dạy học kỳ (bảng xuất Excel), QT.ĐT-0426 Điều chỉnh giảng viên sau phân công giảng dạy học kỳ (sổ lịch sử từng lớp).

Trước khi bắt đầu

• Bàn phân công đã mở được — cùng các điều kiện ở Phân công giảng viên cho lớp học phần: lớp đã mở, năm học có định mức đủ 5 chức danh, học kỳ có sinh viên trong lớp danh nghĩa.
• (Nên có) Từng giảng viên có định mức — người chưa có định mức được xếp theo giờ thô, không theo phần trăm. Xem Định mức giờ giảng.
• Môn đã khai «Bộ môn quản lý» ở màn Môn học — lớp chưa gắn bộ môn không gợi ý được.
• Đã chọn một học kỳ cụ thể — tải giảng dạy và định mức tính theo năm học của kỳ đó.
• Để chốt: chọn đúng một bộ môn bạn phụ trách — mốc chốt là của một cặp học kỳ × bộ môn.

Các bước

A. Gợi ý phân công tự động

1. Bấm «Gợi ý tự động» (dòng ngay trên bảng lớp), hoặc «Tác vụ khác» (⋯) › «Gợi ý phân công tự động». Đang tick lớp thì công tắc «Chỉ n lớp đang chọn» bật sẵn; không tick thì hệ thống xếp cho mọi lớp chưa có giảng viên chính trong phạm vi. Hộp tự chạy ngay khi mở — chưa áp thì chưa ghi gì.
2. Rà tab «Gợi ý theo lớp»: mỗi lớp một người được gợi ý, kèm «Giờ chuẩn», «Tải năm sau khi nhận», «Trạng thái». Muốn người khác thì chọn ở ô «Giảng viên» (người gợi ý ghi «(gợi ý)», tối đa 3 phương án thay thế); bỏ tick lớp không muốn áp. Dòng tô đỏ là lớp không gợi ý được — lý do ghi ngay trên dòng. Bộ môn thiếu người thì bật «Xét cả giảng viên thỉnh giảng» rồi bấm «Chạy lại gợi ý».
3. Xem tab «Phân bổ tải»: tải cả năm của từng giảng viên trước → sau lô, % định mức, trạng thái, và cột «Sẽ nhận trong lượt này».
4. Bấm «Áp cho n lớp» → hộp «Áp gợi ý cho n lớp?» → (tuỳ chọn) ghi «Lý do / ghi chú (tuỳ chọn, áp cho mọi lượt)» → «Áp gợi ý».
5. Đọc báo cáo «Đã ghi n lớp» — «n lượt ghi, tất cả đều thành công.» — rồi bấm «Đóng».

Hệ thống ưu tiên người còn xa định mức nhất (trong định mức, % thấp trước → chưa có định mức → đã vượt định mức) và bỏ qua người sẽ vượt trần. Mỗi lượt ghi là một giảng viên (tối đa 50 lớp một lượt); lượt nào hỏng chỉ hỏng riêng lượt đó.

Lớp không gợi ý được vẫn nằm trong bảng «chưa có GV» — gán tay theo Phân công giảng viên.

B. Chốt phân công của bộ môn

1. Chọn đúng một bộ môn (bước 2 ở trên). Khi cả phạm vi đã có giảng viên chính, cũng có thể chọn ngay ở ô «Chọn bộ môn để chốt» trên băng «Đã phân công xong».
2. Dải tiến độ hiện nhãn «Chưa chốt» và nút «Chốt phân công» — bấm nút.
3. Hộp «Chốt phân công giảng dạy?» → (tuỳ chọn) «Ghi chú lần chốt (không bắt buộc)» → bấm «Chốt phân công».
4. Bộ môn còn lớp chưa có giảng viên chính thì hộp «Vẫn chốt khi còn lớp chưa có giảng viên chính?» liệt kê các lớp đó. Bấm «Vẫn chốt» để chốt luôn — số lớp thiếu được ghi vào hồ sơ chốt và các lớp đó bị bộ xếp lịch bỏ qua; hoặc «Huỷ» để gán nốt rồi chốt lại.

Kết quả: thông báo «Đã chốt phân công lần n cho (tên bộ môn).», dải tiến độ hiện «Đã chốt lần n» (rê chuột để xem thời điểm, người chốt, ghi chú) và nút «Mở lại».

Chốt không khoá thao tác — sau mốc chốt vẫn gán, gỡ được; khác biệt duy nhất là sổ lịch sử ghi nhãn «Điều chỉnh» (xem cách D).

C. Xuất Excel bảng phân công

• Bấm «Tác vụ khác» (⋯) › «Xuất Excel bảng phân công», hoặc nút «Xuất Excel trình ký» trên băng «Đã phân công xong». Thông báo «Đã tải bảng phân công giảng dạy.»
• Tệp theo phạm vi đang chọn (học kỳ, khoa, bộ môn, khoá); lọc theo khoá thì tên tệp có thêm mã khoá. Dùng để in, ký và lưu hồ sơ QT.ĐT-0425.
• Học kỳ đã kết thúc vẫn xuất được.

D. Đổi giảng viên sau khi chốt, mở lại

• Đổi lẻ một lớp (không cần mở lại): chọn người khác ở ô trên dòng lớp → hộp «Đổi giảng viên sau khi đã chốt phân công» → ghi «Lý do điều chỉnh (không bắt buộc)» → «Gán giảng viên». Gán hàng loạt ở cột giảng viên thì có dòng nhắc «Bộ môn đã chốt lần n — thao tác này được ghi nhận là ĐIỀU CHỈNH. Nên ghi lý do bên dưới.» Sổ lịch sử của lớp ghi nhãn «Điều chỉnh» (hồ sơ QT.ĐT-0426).
• Lớp đã xếp lịch: báo Phòng Đào tạo trước khi đổi (QT.ĐT-031 Bước 3).
• Mở lại — chỉ khi lên kế hoạch lại hàng loạt: bấm «Mở lại» → hộp «Mở lại phân công đã chốt?» → «Lý do mở lại (khuyến nghị ghi)» → «Mở lại». Bộ môn về «Chưa chốt», các thao tác sau lại được ghi là xếp kế hoạch. Lần chốt sau được đánh số tiếp (vd lần 2).

Kiểm tra kết quả

• Sau khi áp gợi ý: bảng lớp và dải tiến độ cập nhật ngay; lớp không gợi ý được còn lại trong bảng «chưa có GV».
• Cả phạm vi đã có giảng viên chính ⇒ băng xanh «Đã phân công xong · Tiếp theo:» với «Xuất Excel trình ký», «Chốt phân công (tên bộ môn)» (khi chưa chốt) và «Xếp thời khoá biểu»; còn mục chặn xếp lịch thì kèm «còn n mục chặn».
• Nút «Sẵn sàng xếp TKB» trên dải tiến độ liệt kê các mục còn chặn bước xếp thời khoá biểu; mục «Lớp học phần chưa có giảng viên chính» có link «lọc ngay».
• Bộ môn đã chốt: nhãn «Đã chốt lần n» trên dải tiến độ.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Học kỳ đã kết thúc: không gợi ý, chốt hay mở lại được («Học kỳ đã kết thúc — chỉ còn để tra cứu, không thay đổi phân công được nữa.»); Xuất Excel và sổ lịch sử vẫn dùng được.
• Áp gợi ý hỏng một vài lượt: các lượt thành công đã được ghi — báo cáo ghi «Đã ghi x/y lớp» và «Các lượt thành công đã được ghi và không bị ảnh hưởng — chỉ cần làm lại những lượt hỏng.» Bấm «Tính lại gợi ý» để xếp lại phần còn thiếu. Đừng gán lại các lớp đã ghi.
• Áp gợi ý dừng giữa chừng vì học kỳ vừa kết thúc hoặc chưa có sinh viên: báo cáo ghi «… đã dừng, n lượt còn lại chưa gửi — lỗi này chặn cả học kỳ nên gửi lại cũng không ghi được.»
• Đã đổi người hoặc bỏ tick: tab Phân bổ tải báo «Bạn đã đổi người hoặc bỏ chọn ở một số dòng…» — cột «Tải năm sau lô» là của phương án gốc, cột «Sẽ nhận trong lượt này» mới khớp lựa chọn. Đổi sang phương án thay thế có thể làm chính người đó vượt trần.
• Đang tick hơn 500 lớp: chỉ 500 lớp đầu được xét gợi ý.
• Lớp thuộc bộ môn đã chốt có nhãn «Đã chốt» trong bảng gợi ý; hộp xác nhận nhắc «n lớp thuộc bộ môn đã chốt phân công — những lượt gán đó vào sổ với nhãn ĐIỀU CHỈNH.»
• Đóng hộp gợi ý là bỏ kết quả — mở lại sẽ chạy gợi ý mới theo phạm vi lúc đó.
• Chốt khi đang lọc theo khoá: mốc chốt vẫn là của cả bộ môn trong học kỳ, không riêng khoá.
• Hai người cùng chốt một bộ môn: người bấm sau thấy «Bộ môn vừa được người khác chốt. Đã tải lại trạng thái mới nhất.» — không phải lỗi.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Xếp thời khoá biểu — bấm «Xếp thời khoá biểu» trên băng «Đã phân công xong».
• Mở đợt đăng ký học phần
• Cả chuỗi việc của một học kỳ: Liên phân hệ.

Thuật ngữ