Tạo và quản lý khoá tuyển sinh
Làm xong, khoá mới (vd K27 cho sinh viên nhập học năm 2027) có mặt trong hệ thống để ban hành chương trình đào tạo, xếp lớp danh nghĩa, nhập đơn giá tín chỉ và mở lớp học phần cho sinh viên của khoá.
- Ai làm: Phòng Đào tạo
- Khi nào: mỗi năm một khoá, trước mùa tuyển sinh — thường tạo kèm khi tạo năm học mới (tháng 5); phải có trước khi ban hành chương trình đào tạo và lập kế hoạch HK1 cho khoá (tháng 6)
- Quyền cần có: phân hệ Quản lý Đào tạo › Danh mục & Tổ chức › Khóa tuyển sinh — Xem danh sách và Thêm mới; sửa cần Cập nhật, xoá cần Xóa. Ngoài ra máy chủ chỉ cho tài khoản có vai trò Quản trị viên hoặc Quản trị hệ thống thêm, sửa, xoá khoá và xem trang chi tiết khoá
- Màn hình: Quản lý Đào tạo › Chuẩn bị năm học › Khóa tuyển sinh
Khi nào cần
| Tình huống | Làm |
|---|---|
| Khoá mới cho năm tuyển sinh tới | Các bước — hoặc tick «Tạo kèm khóa tuyển sinh» khi tạo năm học |
| Năm học Sắp tới chưa có khoá (màn Năm học có nút «Tạo khóa») | D. Tạo khoá từ màn Năm học |
| Cột «Năm KT» có tam giác vàng — năm kết thúc thấp hơn chương trình đào tạo | B. Sửa khoá |
| Ngành dài nhất của khoá đã ra trường | B. Sửa khoá — đổi «Trạng thái» sang «Đã kết thúc» |
| Tạo nhầm khoá | C. Xoá khoá |
Căn cứ: thời gian đào tạo gắn với từng chương trình đào tạo (Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT Điều 2.4) — cùng một khoá có ngành 4, 4,5 hoặc 5 năm, còn khoá chỉ có một năm kết thúc là năm ngành dài nhất ra trường.
Trước khi bắt đầu
- Ngành đã khai đúng thời gian đào tạo — năm kết thúc khoá gợi ý theo ngành dài nhất còn tuyển sinh. Xem Khoa và ngành.
- (Nên có) Năm học của năm nhập học đã tạo — xem Chuẩn bị năm học mới.
Các bước
Mở màn Khóa tuyển sinh, bấm «Thêm khóa»
Mở Khóa tuyển sinh (tiêu đề «Quản lý Khóa Sinh Viên»). Khoá mới nhất ở trên cùng; cột «Mã khóa», «Tên khóa» (bấm để xem chi tiết), «Năm BĐ», «Năm KT», «Trạng thái», «CTĐT», «Số lớp», «Tổng SV», «Khai giảng». Lọc bằng ô «Tất cả trạng thái», tìm bằng ô «Tìm theo mã khóa…».
Cột «CTĐT» cho biết khoá đã có chương trình đào tạo ban hành cho bao nhiêu ngành / chuyên ngành: khoá đang hoặc sắp tuyển ghi «đã có / tổng» (vd «12/17», tô vàng khi còn thiếu), khoá cũ chỉ ghi «n ngành». Bấm để mở danh sách chương trình đào tạo của khoá.
Bấm «Thêm khóa».
Chọn «Năm bắt đầu»
Trong hộp «Thêm khóa tuyển sinh mới», chọn năm sinh viên nhập học. «Mã khóa» tự tính theo quy ước K + 2 số cuối năm bắt đầu (2027 → K27) — không gõ tay được. Năm kết thúc dời theo năm bắt đầu.
Nhập «Tên khóa»
Vd «Khoá 2027» (bắt buộc).
Kiểm tra «Năm kết thúc»
Năm kết thúc gợi ý = năm bắt đầu + thời gian của ngành dài nhất còn tuyển sinh (làm tròn lên năm). Dòng nhỏ dưới ô ghi «Năm ngành dài nhất của khoá ra trường (gợi ý 5 năm); mỗi ngành vẫn học theo thời gian CTĐT của ngành đó.» Chỉ chọn được năm sau năm bắt đầu.
(Tuỳ chọn) Ngày khai giảng, dự kiến tốt nghiệp, trạng thái
- «Ngày khai giảng» — lịch mở sẵn ở đầu năm học của năm bắt đầu.
- «Dự kiến tốt nghiệp» — «Của ngành dài nhất — ngành ngắn hơn ra trường sớm hơn.»
- «Trạng thái» — mặc định «Sắp khai giảng»; các trạng thái khác: «Đang học», «Đã kết thúc». Chọn một trạng thái thì dòng dưới ô giải thích ý nghĩa.
Bấm «Tạo mới»
Thông báo «Đã thêm khóa “K27” thành công.» Khoá mới xuất hiện trên bảng.
A. Xem chi tiết khoá
Bấm tên khoá trên bảng. Trang chi tiết có:
- «Thông tin chung»: «Mã khóa», «Niên khóa» (năm bắt đầu – năm kết thúc), dòng «Theo CTĐT: kết thúc …» khi khoá đã có chương trình đào tạo ban hành, «Trạng thái».
- «Mốc thời gian»: «Khai giảng», «Dự kiến TN». «Thống kê»: «Tổng sinh viên», «Số lớp».
- «Thời gian đào tạo theo ngành»: nhóm ngành theo thời gian chương trình (vd «4,5 năm (9 học kỳ)» kèm tên các ngành), lối «Xem CTĐT của khóa». Khoá chưa có chương trình ban hành thì ghi «Khoá chưa có chương trình đào tạo ban hành. …».
- «Danh sách lớp (n)»: các lớp danh nghĩa của khoá (mã lớp mở trang chi tiết lớp).
B. Sửa khoá và năm kết thúc
- Bấm ⋯ ở cuối dòng khoá → «Sửa». Hộp «Cập nhật khóa tuyển sinh» mở.
- Sửa tên, năm, ngày, trạng thái. Khi khoá đã có chương trình đào tạo ban hành, dòng dưới «Năm kết thúc» ghi «Theo CTĐT đã ban hành, ngành dài nhất ra trường năm 2031.»; năm đang chọn thấp hơn thì dòng chuyển vàng, thêm «— năm đang chọn thấp hơn.» Đây chỉ là nhắc — vẫn lưu được.
- Bấm «Cập nhật». Thông báo «Đã cập nhật khóa “K27” thành công.»
Khi sửa, đổi năm bắt đầu thì mã khoá đổi theo, còn năm kết thúc giữ nguyên (là dữ liệu đã chốt). Trên bảng, ô «Năm KT» lệch chương trình đào tạo có tam giác vàng — rê chuột để đọc «CTĐT đã ban hành dài nhất kết thúc năm … — năm kết thúc khoá đang thấp hơn.»
C. Xoá khoá
- Bấm ⋯ → «Xóa».
- Đọc hộp «Xác nhận xóa khóa tuyển sinh» rồi bấm «Xóa khóa». Thông báo «Đã xóa khóa ”…” thành công.»
Chỉ xoá được khoá chưa có dữ liệu nào: lớp danh nghĩa (kể cả lớp đã xoá), khung chương trình đào tạo, hồ sơ nhập học, đơn giá tín chỉ, đợt đăng ký học phần. Xoá là vĩnh viễn; mã và tên khoá được giải phóng, tạo lại được ngay.
D. Tạo khoá từ màn Năm học
Ở Năm học, cột «Khóa nhập học» của năm Hiện hành hoặc Sắp tới chưa có khoá có nút «Tạo khóa» — bấm để mở cùng hộp «Thêm khóa tuyển sinh mới», đã điền sẵn năm bắt đầu, mã và tên khoá của năm đó. Năm đã có khoá thì cột ghi mã khoá (bấm để xem chi tiết).
Kiểm tra kết quả
- Bảng Khóa tuyển sinh có dòng khoá mới, trạng thái «Sắp khai giảng»; cột «CTĐT» ghi «0/n» tô vàng tới khi ban hành chương trình đào tạo cho các ngành.
- Màn Năm học: cột «Khóa nhập học» của năm bắt đầu hiện mã khoá.
- Trang chi tiết khoá: «Số lớp» bằng 0 tới khi Phòng Công tác SV xếp lớp danh nghĩa; «Tổng sinh viên» đếm cả sinh viên đã nhập học nhưng chưa có lớp.
Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác
| Ở đâu | Điều gì xảy ra | Khi nào | Ai thấy |
|---|---|---|---|
| Chương trình đào tạo | Chọn được khoá khi tạo khung chương trình cho từng ngành / chuyên ngành; ban hành xong thì khoá có «Theo CTĐT: kết thúc …» | Ngay | Phòng Đào tạo |
| Công tác Sinh viên — Xếp lớp danh nghĩa | Khoá dùng để xếp lớp danh nghĩa, gửi thông tin đăng nhập Cổng SV cho sinh viên khoá | Sau khi sinh viên nhập học | Phòng Công tác SV |
| Tài chính – Kế toán — Đơn giá tín chỉ | Khoá thành một cột trong bảng đơn giá của các học kỳ thuộc khoảng năm bắt đầu → trước năm kết thúc; khoá tuyển sinh phải có giá trước tuyển sinh | Ngay | Phòng TCKT |
| Lớp học phần, Phân công giảng dạy, Thời khoá biểu | Khoá có trong ô lọc khoá; chỉ được mở lớp, phân công, xếp lịch khi khoá đã có sinh viên trong lớp danh nghĩa | Khi có sinh viên | Phòng Đào tạo, bộ môn |
| Đợt đăng ký học phần | Đặt được đợt đăng ký riêng cho khoá | Khi tạo đợt | Phòng Đào tạo, sinh viên |
| Cổng Sinh viên | Sinh viên khoá thấy các học kỳ từ năm học nhập học của khoá trở đi | Khi có tài khoản Cổng SV | Sinh viên |
Trường hợp đặc biệt
- Khoá có ngành dài ngắn khác nhau (4 / 4,5 / 5 năm): khoá chỉ giữ một năm kết thúc — của ngành dài nhất. Mỗi ngành vẫn học theo thời gian chương trình đào tạo của ngành đó; trang chi tiết khoá liệt kê thời gian từng ngành.
- Năm kết thúc thấp hơn chương trình đào tạo đã ban hành: hệ thống chỉ nhắc (tam giác vàng, dòng vàng trong hộp sửa), không chặn lưu. Nên sửa cho khớp — năm kết thúc dùng để xác định khoá còn học ở các màn khác.
- Đặt «Đã kết thúc»: dùng khi ngành dài nhất của khoá đã ra trường. Sinh viên chưa tốt nghiệp sinh hoạt ở lớp cùng ngành của khoá sau (theo mô tả trạng thái). Khoá đã kết thúc không còn được tính là khoá đang học ở các màn lập kế hoạch.
- Năm đã có khoá cùng mã: mã khoá cố định theo năm (K + 2 số cuối), nên mỗi năm bắt đầu chỉ có một mã. Ô «Tạo kèm khóa tuyển sinh» ở hộp tạo năm học bị khoá và ghi «Năm … đã có khóa ….».
- Chuyển sinh viên sang khoá khác (bảo lưu trở lại, học chậm tiến độ): chưa hỗ trợ — khoá của sinh viên đi theo lớp danh nghĩa, và chuyển sang lớp của khoá khác đang bị chặn.
- Bỏ ngang khi đang nhập: đóng hộp sẽ hỏi «Xác nhận huỷ?» — «Đồng ý huỷ» để bỏ.
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Vì sao | Làm gì |
|---|---|---|
| Không có nút «Thêm khóa», không có ⋯ cuối dòng | Thiếu quyền Thêm mới / Cập nhật / Xóa ở dòng «Khóa tuyển sinh» — nút bị ẩn | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP» khi mở màn | Thiếu quyền Xem danh sách «Khóa tuyển sinh» | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Có nút nhưng bấm «Tạo mới» / «Cập nhật» / «Xóa khóa» thì báo lỗi không có quyền | Máy chủ chỉ cho vai trò Quản trị viên / Quản trị hệ thống | Nhờ quản trị hệ thống kiểm vai trò của tài khoản |
| Bấm tên khoá thì trang ghi «Không tìm thấy khóa tuyển sinh.» | Khoá đã bị xoá, hoặc tài khoản chưa có vai trò quản trị (máy chủ chỉ cho quản trị xem chi tiết khoá) | Tải lại danh sách; vẫn bị thì nhờ quản trị hệ thống |
| «Không thể xoá khoá K26 khi vẫn còn dữ liệu tham chiếu: 16 khung chương trình đào tạo, 117 hồ sơ nhập học.» (ví dụ) | Khoá đã có dữ liệu — câu báo kể đủ từng loại kèm số lượng | Giữ khoá; chỉ xoá khoá tạo nhầm chưa dùng |
| «Tên khóa là bắt buộc.» / «Năm kết thúc phải sau năm bắt đầu.» | Thiếu tên, hoặc khi sửa đã dời năm bắt đầu qua năm kết thúc | Nhập tên / chọn lại năm kết thúc |
| Không có nút «Xuất Excel» | Dòng «Khóa tuyển sinh» trên màn phân quyền chưa có ô xuất Excel | Nhờ quản trị hệ thống |
| Cột «CTĐT» vàng, vd «0/17» | Khoá chưa có chương trình đào tạo ban hành cho một số ngành / chuyên ngành | Bấm ô đó để sang Chương trình đào tạo của khoá |
Việc tiếp theo
- Chương trình đào tạo và Ban hành chương trình đào tạo cho từng ngành của khoá.
- Đơn giá tín chỉ của khoá — việc của Phòng TCKT, trước tuyển sinh.
- Xếp lớp danh nghĩa — việc của Phòng Công tác SV sau khi sinh viên nhập học.
- Mở lớp học phần cho học kỳ mới.
Thuật ngữ
| Từ | Nghĩa |
|---|---|
| Khoá tuyển sinh | Tập sinh viên nhập học cùng một năm (vd K27 — nhập học 2027) |
| Năm kết thúc khoá | Năm ngành dài nhất của khoá ra trường; ngành ngắn hơn ra trường sớm hơn |
| Lớp danh nghĩa | Lớp sinh hoạt cố định của sinh viên trong cả khoá (vd 27KT1), do Phòng Công tác SV xếp |