Miễn giảm học phí, cấp học bổng theo quyết định
Làm xong, sinh viên có tên trong quyết định được trừ học phí (hoặc khoản phụ thu) ngay trên công nợ của đợt thu, và mỗi khoản miễn giảm truy được về số quyết định đã ký.
- Ai làm: Phòng Tài chính – Kế toán. Phòng Công tác Sinh viên lập quyết định giảm học phí ở phân hệ Công tác SV (xem Xét giảm học phí); Phòng TCKT kiểm tra rồi ban hành ở đây.
- Khi nào: đầu mỗi học kỳ, sau khi Hiệu trưởng ký quyết định miễn giảm / học bổng và trước khi đợt thu đóng. Với giảm học phí, Phòng CTSV nhận đơn tháng 9 (học kỳ 1) và tháng 3 (học kỳ 2).
- Quyền cần có: phân hệ Quản lý Tài chính & Kế toán › Miễn giảm & Học bổng:
- Chính sách miễn giảm / học bổng — Xem dữ liệu, Thêm mới, Chỉnh sửa
- Quyết định miễn giảm / học bổng — Xem dữ liệu, Thêm mới; đính kèm tệp cần Chỉnh sửa, ban hành cần Phê duyệt, huỷ cần Hủy/Từ chối, xoá nháp cần Xóa
- Hồ sơ miễn giảm / học bổng sinh viên — Thêm mới (thêm từng sinh viên), Nhập (Import) (nhập Excel), Xóa (gỡ khỏi quyết định nháp), Hủy/Từ chối (huỷ hồ sơ đã duyệt)
- Màn hình: Quản lý Tài chính & Kế toán › Miễn giảm & Học bổng › Chính sách miễn giảm · Quyết định miễn giảm · Hồ sơ miễn giảm
Khi nào cần
| Tình huống | Làm gì |
|---|---|
| Đầu năm học có chính sách mới (học bổng khuyến khích học tập, miễn giảm theo diện chính sách…) | Bước 1 — khai chính sách một lần, dùng lại cho nhiều quyết định |
| Hiệu trưởng ký quyết định miễn giảm / học bổng kèm danh sách sinh viên | Bước 2–5 — lập quyết định, đưa danh sách sinh viên vào, đính kèm bản scan, ban hành |
| Phòng CTSV đã lập quyết định giảm học phí và thêm sinh viên | Mở quyết định đó ở màn Quyết định miễn giảm, kiểm tra, rồi làm Bước 4–5 |
| Quyết định đã ban hành có sai sót, hoặc một sinh viên không còn đủ điều kiện | C. Huỷ quyết định / huỷ hồ sơ |
| Cần tra một sinh viên đang được miễn giảm gì, theo quyết định nào | Màn Hồ sơ miễn giảm (xem Kiểm tra kết quả) |
Căn cứ: QT.CTSV-06 Quy trình xét giảm học phí, bước 6 (ban hành quyết định, Phòng Tài chính – Kế toán là đơn vị thừa hưởng dữ liệu); Nghị định 81/2021/NĐ-CP về chính sách miễn, giảm học phí.
Trước khi bắt đầu
- Đợt thu của học kỳ đã có và chưa đóng. Quyết định luôn gắn với một đợt thu; học phí theo tín chỉ nằm ở đợt học phí chính hệ thống tự tạo cho học kỳ — xem Học phí học kỳ và Đợt thu và phụ thu. Đợt thu phải gắn học kỳ thì mới ban hành được.
- Quyết định đã ký: có số quyết định, ngày quyết định, bản scan (PDF) để đính kèm.
- Danh sách sinh viên có mã sinh viên — nhập Excel cần MSSV. Sinh viên năm nhất chưa có MSSV: xem Sổ cấp mã sinh viên.
- (Khi thêm từng sinh viên) Tài khoản được tra cứu hồ sơ sinh viên — thiếu thì ô tìm sinh viên báo không có quyền (xem Gặp vấn đề?).
Các bước
Khai chính sách miễn giảm (làm một lần)
Mở Chính sách miễn giảm (tiêu đề «Chính sách Miễn giảm & Học bổng»). Nếu chính sách cần dùng đã có ở trạng thái «Đang dùng» thì bỏ qua bước này.
Bấm «Tạo chính sách mới» và điền hộp «Tạo Chính sách Miễn giảm»:
| Ô | Điền gì |
|---|---|
| Mã chính sách | Mã ngắn, duy nhất trong hệ thống (vd HB_KKHT_2026) — mã này dùng trong tệp Excel |
| Loại | Học bổng, Miễn học phí, Miễn phí phụ thu hoặc Trợ cấp |
| Tên chính sách | Tên đầy đủ, như trên văn bản |
| Cách áp dụng | Giảm % học phí, Giảm tiền học phí (số tiền cố định) hoặc Giảm khoản phụ thu — chọn loại phụ thu ở ô «Loại phụ thu áp dụng» hiện ra bên cạnh |
| Nguồn kinh phí | Chính sách Nhà nước, Ngân sách trường hoặc Tài trợ |
| Tỉ lệ giảm (%) / Số tiền | Giảm %: nhập 0–100 (vd 50). Giảm tiền: số tiền mỗi sinh viên |
| Năm học / Học kỳ áp dụng | Bỏ trống = áp dụng mọi năm học. Học bổng khuyến khích thường gắn một học kỳ |
| Trần / suất | (Tuỳ chọn) Số tiền tối đa mỗi sinh viên được hưởng |
| Tổng số suất · Ngân sách | (Tuỳ chọn) Hết suất hoặc hết ngân sách thì hệ thống chặn ban hành quyết định |
Bấm «Tạo chính sách» → thông báo «Tạo chính sách miễn giảm thành công!».
Lập quyết định nháp
Mở Quyết định miễn giảm → bấm «Tạo quyết định mới».
Điền «Tiêu đề QĐ», «Số quyết định» (phải duy nhất), «Ngày QĐ», chọn «Đợt thu» (chỉ liệt kê đợt thu chưa đóng), thêm «Mô tả» nếu cần → bấm «Tạo Quyết định Nháp». Thông báo «Đã tạo quyết định mới (Nháp).» và màn chuyển sang trang chi tiết quyết định.
Đưa danh sách sinh viên vào quyết định
Trên trang chi tiết quyết định (trạng thái «Nháp»), khối «Hồ sơ trong QĐ» có hai cách thêm — làm theo A. Thêm từng sinh viên hoặc B. Nhập danh sách từ Excel. Mỗi sinh viên thêm vào là một hồ sơ ở trạng thái «Chờ ban hành» — chưa trừ gì vào công nợ.
Thêm nhầm: bấm biểu tượng thùng rác «Gỡ hồ sơ này khỏi QĐ» ở dòng đó → «Xác nhận gỡ». Quyết định còn nháp nên không ảnh hưởng công nợ.
Đính kèm bản scan quyết định
Bấm «Đính kèm» ở góc phải trang → ngăn «File đính kèm» → «Tải lên file», chọn bản scan / PDF của quyết định hoặc phụ lục. Thông báo «Đã tải lên file đính kèm.»; số tệp hiện trên nút «Đính kèm».
Ban hành quyết định
Kiểm lại danh sách (dải xanh ghi «n hồ sơ sẵn sàng — có thể ban hành quyết định.»), rồi bấm «Ban hành quyết định» → hộp «Ban hành quyết định miễn giảm?» nêu số hồ sơ sắp ban hành → bấm «Xác nhận ban hành».
Thông báo «Đã ban hành quyết định. Các hồ sơ trong QĐ chuyển sang Đã duyệt.» Sau bước này quyết định không sửa được — sai thì phải huỷ (cách C).
A. Thêm từng sinh viên
- Bấm «Thêm hồ sơ» (quyết định chưa có ai: «Thêm 1 sinh viên»). Hộp «Thêm 1 sinh viên vào quyết định» mở ra.
- Chọn «Chính sách áp dụng» — chỉ liệt kê chính sách đang dùng.
- Ô «Sinh viên»: gõ MSSV hoặc họ tên (từ 2 ký tự), bấm dòng kết quả để chọn. Dải xanh «Đã chọn: …» xác nhận đúng người.
- (Tuỳ chọn) «Ghi chú / Lý do nội bộ» — vd «Hộ nghèo – đã có xác nhận của Phòng CTSV».
- Bấm «Thêm vào QĐ» → thông báo «Đã thêm hồ sơ vào quyết định (Chờ ban hành).»
B. Nhập danh sách từ Excel
- Bấm «Import Excel» (quyết định chưa có ai: «Import từ Excel») → ngăn «Import Excel — Hồ sơ vào QĐ».
- Bước 1: bấm «Tải file mẫu». Tệp có cột studentCode (MSSV), programCode (mã chính sách — xem cột «Mã CS» ở màn Chính sách) và reason (ghi chú, tuỳ chọn).
- Bước 2: chọn tệp
.xlsxđã điền — tối đa 10 MB, 1–500 dòng mỗi tệp. Hệ thống nhập ngay khi chọn tệp. - Đọc bảng «Kết quả import»: «Tạo: n» · «Bỏ qua: n» · «Tổng: n», từng dòng ghi CREATED (đã tạo hồ sơ), SKIPPED (trùng trong tệp hoặc sinh viên đã có hồ sơ) hoặc FAILED (cột Ghi chú nêu lý do: không tìm thấy sinh viên / chính sách, chính sách đã lưu trữ…). Sửa tệp các dòng lỗi rồi bấm «Import file khác» để nhập tiếp — dòng đã tạo sẽ bị bỏ qua, không trùng.
C. Huỷ quyết định hoặc hồ sơ đã duyệt
Quyết định đã ban hành không sửa được. Tuỳ trường hợp:
- Sai cả quyết định (danh sách sai, số tiền sai): mở quyết định → «Huỷ quyết định» → nhập «Lý do huỷ» (ít nhất 5 ký tự) → «Xác nhận huỷ QĐ». Mọi hồ sơ trong quyết định chuyển «Đã huỷ» và công nợ của các sinh viên được tính lại. Sau đó lập quyết định mới (Bước 2).
- Một sinh viên không còn đủ điều kiện (vd thôi học giữa kỳ — thu hồi học bổng): mở Hồ sơ miễn giảm, bấm tên chính sách ở dòng của sinh viên → «Huỷ hồ sơ» → nhập lý do → «Xác nhận huỷ».
- Nhiều sinh viên cùng lúc: ở màn Hồ sơ miễn giảm, tick các dòng «Đã duyệt» → bấm «Huỷ (n)» → nhập lý do → «Huỷ n hồ sơ». Dòng không ở trạng thái «Đã duyệt» tự bị bỏ qua.
Huỷ là thao tác không đảo ngược.
Kiểm tra kết quả
- Trang quyết định: nhãn «Đã ban hành» và dải xanh «Đã ban hành lúc … — n hồ sơ đã được duyệt.»; mỗi hồ sơ có «Số tiền» đã chốt.
- Màn Hồ sơ miễn giảm: lọc trạng thái «Đã duyệt» — mỗi dòng là một sinh viên × một chính sách, kèm số tiền và số quyết định (bấm để mở quyết định). Bấm biểu tượng phễu («Lọc nâng cao») để lọc theo chính sách, đợt thu, ngành, lớp, nguồn kinh phí, ngày tạo.
- Công nợ sinh viên trong đợt thu giảm ngay khi ban hành (không phải chờ lượt tính lại).
Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác
| Ở đâu | Điều gì xảy ra | Khi nào | Ai thấy |
|---|---|---|---|
| Tài chính — công nợ của đợt thu | Học phí (hoặc khoản phụ thu đã chọn) của sinh viên trong quyết định được trừ theo chính sách | Ngay khi ban hành | Phòng TCKT |
| Tài chính — đợt học phí chính | Các lượt tính lại học phí (khoá lớp, đổi giá, rà soát đêm 02:00…) vẫn trừ miễn giảm đã ban hành. Đây là cách đúng để giảm học phí ở đợt chính — đừng sửa tay số tiền (sẽ bị ghi đè) | Mỗi lần hệ thống tính lại | Phòng TCKT |
| Cổng Sinh viên — Công nợ học phí | Sinh viên thấy số phải nộp sau miễn giảm | Sau khi ban hành | Sinh viên |
| Công tác SV — Xét giảm học phí | Dùng chung quyết định và hồ sơ: Phòng CTSV thấy quyết định đã ban hành / đã huỷ | Ngay | Phòng CTSV |
| Chính sách — suất / ngân sách | Mỗi hồ sơ được duyệt dùng một suất và một phần ngân sách của chính sách | Khi ban hành | Phòng TCKT |
| Huỷ quyết định / huỷ hồ sơ | Hồ sơ chuyển «Đã huỷ», công nợ sinh viên được tính lại như chưa miễn giảm | Ngay khi huỷ | Phòng TCKT, sinh viên |
Trường hợp đặc biệt
- Đợt thu đã đóng: ô «Đợt thu» không liệt kê đợt đó; thêm sinh viên hoặc ban hành vào quyết định của đợt đã đóng đều bị từ chối. Lỗi ban hành lúc này là do đợt thu đã đóng, không phải do thiếu quyền.
- Đợt thu chưa gắn học kỳ (đợt thu tạo tay): ban hành và huỷ bị từ chối — gắn học kỳ cho đợt thu trước.
- Quyết định học bổng nhập học (quyết định rỗng): quyết định chưa có hồ sơ vẫn mở được hộp ban hành, nhưng phải tick xác nhận «Đây là QĐ học bổng nhập học…» rồi bấm «Ban hành QĐ rỗng» — hồ sơ do luồng nhập học tự gắn vào sau. Quyết định miễn giảm thường không dùng cách này: quyết định rỗng đã ban hành chỉ huỷ được, không sửa được.
- Chưa ban hành mà muốn bỏ cả quyết định: «Xoá nháp» → «Xác nhận xoá» — xoá luôn mọi hồ sơ bên trong. Quyết định đã ban hành không xoá được, phải huỷ.
- Sửa chính sách sau khi đã có hồ sơ được duyệt: hồ sơ đã duyệt giữ nguyên số tiền đã chốt (hộp sửa có cảnh báo). Muốn sinh viên hưởng theo mức mới thì huỷ hồ sơ / quyết định cũ và lập lại.
- Ngưng dùng chính sách: biểu tượng «Lưu trữ (ngưng dùng) chính sách» → «Xác nhận lưu trữ». Chính sách không còn chọn được khi thêm hồ sơ mới; hồ sơ đã duyệt vẫn hiệu lực. Không bỏ lưu trữ được — cần dùng lại thì tạo chính sách mới.
- Phòng CTSV lập quyết định giảm học phí: người chỉ có quyền của Phòng CTSV chỉ chọn được chính sách loại «Miễn học phí» (dòng Excel thuộc loại khác bị FAILED) và không ban hành / huỷ được — Phòng TCKT làm Bước 4–5.
- Hai người cùng thao tác: nếu quyết định vừa được người khác ban hành hoặc huỷ, thao tác của bạn bị từ chối và trang tự nạp lại theo trạng thái mới.
- Sinh viên đã có hồ sơ cùng chính sách trong quyết định: không thêm lần hai được (ô «Sinh viên» báo lỗi; dòng Excel ghi SKIPPED).
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Vì sao | Làm gì |
|---|---|---|
| Trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP» khi mở một trong ba màn | Thiếu quyền Xem dữ liệu ở dòng tương ứng (Chính sách / Quyết định / Hồ sơ) | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Không có nút «Tạo chính sách mới», biểu tượng sửa / lưu trữ | Thiếu Thêm mới / Chỉnh sửa ở «Chính sách miễn giảm / học bổng» — nút bị ẩn hẳn | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Không có nút «Tạo quyết định mới» | Thiếu Thêm mới ở «Quyết định miễn giảm / học bổng» | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Không có «Ban hành quyết định» / «Huỷ quyết định» / «Xoá nháp» | Thiếu Phê duyệt / Hủy/Từ chối / Xóa ở «Quyết định miễn giảm / học bổng» | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Ngăn «File đính kèm» không có nút «Tải lên file» | Thiếu Chỉnh sửa ở «Quyết định miễn giảm / học bổng» — vẫn xem / mở được tệp đã có | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Không có «Thêm hồ sơ», «Import Excel», biểu tượng gỡ, «Huỷ hồ sơ» | Thiếu Thêm mới / Nhập (Import) / Xóa / Hủy/Từ chối ở «Hồ sơ miễn giảm / học bổng sinh viên» | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| «Tài khoản của bạn chưa được tra cứu hồ sơ sinh viên — liên hệ Quản trị hệ thống để được mở quyền.» | Ô tìm sinh viên cần quyền xem hồ sơ sinh viên | Nhờ quản trị cấp quyền, hoặc dùng Import Excel theo MSSV |
| Ô «Đợt thu» ghi «Không có đợt thu mở.» | Học kỳ chưa có đợt thu, hoặc mọi đợt thu đã đóng | Kiểm tra đợt thu ở màn Quản lý công nợ SV |
| «Chính sách (mã) chỉ còn n suất nhưng quyết định cần m suất — bớt sinh viên hoặc nâng trần số suất của chính sách.» | Ban hành vượt «Tổng số suất» của chính sách | Gỡ bớt hồ sơ, hoặc sửa chính sách tăng số suất rồi ban hành lại |
| «Quyết định vượt trần ngân sách … của chính sách … — bớt sinh viên hoặc nâng trần ngân sách.» | Tổng số tiền vượt «Ngân sách» của chính sách | Gỡ bớt hồ sơ, hoặc tăng ngân sách của chính sách |
| Ban hành bị từ chối vì sinh viên đã được hưởng chính sách cùng nhóm loại trừ | Sinh viên đã có hồ sơ «Đã duyệt» thuộc nhóm chính sách không được hưởng đồng thời | Gỡ sinh viên đó khỏi quyết định, hoặc huỷ hồ sơ cũ nếu nghiệp vụ cho phép |
| Ô «Số quyết định» báo trùng | Số quyết định đã dùng cho quyết định khác | Kiểm tra lại số; tìm quyết định cũ ở ô «Tìm số quyết định…» |
| Ô «Chính sách áp dụng» báo lỗi khi thêm sinh viên | Chính sách vừa bị lưu trữ hoặc đã hết hạn — danh sách chính sách tự nạp lại | Chọn chính sách khác |
| «Phần trăm hợp lệ là 0 < % ≤ 100.» · «Số tiền phải > 0.» | Giá trị chính sách không hợp lệ | Sửa ô «Tỉ lệ giảm (%)» / «Số tiền» |
| «Cách áp dụng “Giảm khoản phụ thu” cần chọn loại phụ thu.» | Chưa chọn «Loại phụ thu áp dụng» | Chọn loại phụ thu |
| «Lý do huỷ phải có ít nhất 5 ký tự.» | Lý do huỷ quá ngắn | Ghi rõ lý do (vd số văn bản thu hồi) |
Việc tiếp theo
- Thu phần học phí còn lại: Thu học phí. Hoá đơn điện tử phát hành theo từng phiếu thu — xem Hoá đơn điện tử.
- Sinh viên giảm học phí do Phòng CTSV xét: Xét giảm học phí.
- Toàn bộ dòng chảy học phí của một học kỳ: Liên phân hệ.
Thuật ngữ
| Từ | Nghĩa |
|---|---|
| Chính sách | Mẫu miễn giảm / học bổng: loại, cách trừ (theo % hay số tiền, vào học phí hay phụ thu), giới hạn suất và ngân sách |
| Quyết định (QĐ) | Văn bản đã ký gắn với một đợt thu, gom danh sách sinh viên được hưởng; chỉ trừ vào công nợ sau khi ban hành |
| Hồ sơ miễn giảm | Một sinh viên × một chính sách trong một quyết định: Chờ ban hành → Đã duyệt → (nếu huỷ) Đã huỷ |
| Suất | Một sinh viên được hưởng chính sách; «Tổng số suất» giới hạn số sinh viên của chính sách |