Đổi trạng thái học tập của sinh viên
Làm xong, trạng thái học tập (học vụ) của sinh viên khớp quyết định của Nhà trường — bảo lưu, thôi học, đình chỉ, chuyển trường, quay lại học… — và Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Đào tạo được hệ thống báo để xử lý phần của mình.
- Ai làm: Chuyên viên Phòng Công tác Sinh viên (người được cấp quyền đổi trạng thái)
- Khi nào: Trong 1 ngày sau khi nhận quyết định xử lý học vụ (QT.CTSV-03 bước 3); sau khi ban hành quyết định thôi học rút hồ sơ (QT.CTSV-07 bước 4); sau quyết định xoá tên sinh viên nghỉ học dài ngày — mỗi học kỳ (QT.CTSV-05 bước 8)
- Quyền cần có: phân hệ Công tác Sinh viên › Xử lý học vụ › Cập nhật trạng thái sinh viên — Xem dữ liệu (thấy tab) và Chỉnh sửa (nút đổi trạng thái); kèm Hồ sơ sinh viên › Danh sách / hồ sơ sinh viên — Xem dữ liệu để mở hồ sơ
- Màn hình: Công tác Sinh viên › Hồ sơ sinh viên › Danh sách sinh viên › hồ sơ sinh viên › tab «Trạng thái học vụ»
Khi nào cần
| Quyết định / tình huống | Trạng thái mới | Căn cứ |
|---|---|---|
| Sinh viên nộp đơn xin bảo lưu, đang chờ duyệt | Chờ duyệt bảo lưu | QT.CTSV-03 |
| Quyết định cho sinh viên bảo lưu | Bảo lưu (kèm ngày bắt đầu / hết hạn nếu có) | QT.CTSV-03 |
| Quyết định thôi học, rút hồ sơ theo đơn của sinh viên | Thôi học | QT.CTSV-07 bước 4 |
| Quyết định xoá tên sinh viên nghỉ học dài ngày không phép | Thôi học | QT.CTSV-05 bước 8 |
| Quyết định đình chỉ học tập, chuyển trường đi | Đình chỉ, Chuyển trường | QT.CTSV-03 |
| Sinh viên hết bảo lưu / hết đình chỉ, quay lại học | Đang học | QT.CTSV-03 |
| Quyết định xử lý học vụ theo kết quả học tập | Cảnh báo học vụ 1 / 2 / 3 | QT.CTSV-03 |
| Sinh viên đã tốt nghiệp | Đã tốt nghiệp | QT.CTSV-03 |
Căn cứ: QT.CTSV-03 Cập nhật trạng thái sinh viên trên phần mềm quản lý (bước 3: chuyển trạng thái, nhập thông tin quyết định — số QĐ, học kỳ, năm học, ngày ký, người ký, lý do; bước 4: kiểm tra lại); QT.CTSV-05, QT.CTSV-07.
Trước khi bắt đầu
- Có quyết định / đơn đã duyệt (bản giấy và danh sách sinh viên kèm theo). Phần mềm chưa có ô riêng cho số quyết định, ngày hiệu lực, học kỳ — bạn sẽ ghi các thông tin này vào ô Lý do.
- Tìm đúng sinh viên theo mã sinh viên — xem Tra cứu và cập nhật hồ sơ sinh viên.
- Với 4 trạng thái nghỉ học (Bảo lưu · Thôi học · Đình chỉ · Chuyển trường): kiểm kỹ trước khi lưu — công nợ và ghi danh của học kỳ chưa bắt đầu bị xử lý tự động và không tự khôi phục nếu đặt nhầm (xem Ảnh hưởng).
Các bước
Mở hồ sơ sinh viên
Ở Danh sách sinh viên, tìm sinh viên theo mã hoặc họ tên → nút ⋯ cuối dòng → «Xem hồ sơ».
Mở tab «Trạng thái học vụ»
Tab có bảng «Sổ chuyển trạng thái»: Thời điểm · Trục · Người đổi · Từ → Sang · Lý do. Ô trục chọn «Tất cả các trục», «Học vụ» hoặc «Hồ sơ giấy tờ». Sinh viên đang bảo lưu thì đầu tab có khung «Đang bảo lưu» ghi Bắt đầu và Hết hạn.
Bấm «Đổi trạng thái»
Hộp «Đổi trạng thái sinh viên» mở ra, dòng mô tả ghi mã sinh viên, họ tên và trạng thái hiện tại («đang ở trạng thái “…”»).
Chọn «Trạng thái mới»
Danh sách chia ba nhóm:
- «Theo quy trình» — bước chuyển thường dùng từ trạng thái hiện tại.
- «Ngoài quy trình — cân nhắc» — vẫn chuyển được; hộp hiện khung «Flow học vụ khuyến nghị không chuyển thẳng …».
- «Chưa có quy định» — vẫn chuyển được; hộp hiện khung «Flow học vụ chưa có quy định cho bước …».
Không có trạng thái hiện tại trong danh sách (không đổi sang chính nó).
(Chỉ với Bảo lưu) Chọn ngày bảo lưu
Chọn «Bảo lưu» thì hiện «Ngày bắt đầu bảo lưu» và «Ngày hết hạn bảo lưu» — không bắt buộc; chưa chốt được thời hạn thì để trống. Ngày hết hạn phải sau ngày bắt đầu.
Ghi «Lý do»
Bắt buộc khi chuyển sang Bảo lưu · Thôi học · Đình chỉ · Chuyển trường (ô có dấu *); các trạng thái khác thì tuỳ chọn. Ghi theo quyết định: số QĐ, ngày ký, người ký, học kỳ – năm học, lý do xử lý.
Đọc khung cảnh báo rồi bấm «Xác nhận đổi trạng thái»
Chuyển sang trạng thái nghỉ học, hộp hiện khung vàng: «(trạng thái) là trạng thái nghỉ học. Hệ thống sẽ tự dừng công nợ chưa thu của các học kỳ chưa bắt đầu, huỷ ghi danh lớp học phần của các học kỳ chưa bắt đầu và báo Phòng Tài chính – Kế toán (P.TCKT). Không hoàn tác được …». Đọc kỹ rồi bấm «Xác nhận đổi trạng thái».
Kiểm tra kết quả
- Thông báo «Đã đổi trạng thái sinh viên.», hộp tự đóng.
- «Sổ chuyển trạng thái» có dòng mới trục «Học vụ»: người đổi là bạn, Từ → Sang và lý do vừa ghi.
- Chip Học vụ ở đầu hồ sơ, cột «Tình trạng học vụ» ở danh sách và thanh số liệu (Đang học · Bảo lưu · Thôi học / Đình chỉ) đổi theo.
- Mọi lượt đổi cũng vào tab «Nhật ký chỉnh sửa» của hồ sơ (QT.CTSV-03 bước 4–5: kiểm tra trạng thái sau khi nhập, lưu nhật ký trên phần mềm).
Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác
| Ở đâu | Điều gì xảy ra | Khi nào | Ai thấy |
|---|---|---|---|
| Tài chính – Kế toán — công nợ | Chuyển sang Bảo lưu / Thôi học / Đình chỉ / Chuyển trường (kể cả từ trạng thái nghỉ này sang trạng thái nghỉ khác): công nợ của học kỳ chưa bắt đầu mà chưa thu đồng nào được đưa về 0. Đã thu một phần hoặc đủ thì không đụng; học kỳ đang học giữ nguyên | Ngay khi lưu | Phòng TCKT, sinh viên |
| Tài chính – Kế toán — «Chờ TCKT xử lý» | Hệ thống lập việc cho P.TCKT rà phần nợ còn lại, kèm email và chuông thông báo — xem Chờ TCKT xử lý. Quay lại học từ trạng thái nghỉ cũng lập việc (chỉ báo, không tự khôi phục gì) | Ngay khi lưu | Phòng TCKT |
| Đăng ký học phần | Chuyển sang trạng thái nghỉ học: ghi danh lớp học phần của học kỳ chưa bắt đầu bị huỷ tự động; học kỳ đang học giữ nguyên | Ngay khi lưu | Phòng Đào tạo, sinh viên |
| Cổng Sinh viên | Sinh viên đang nghỉ học mở Đăng ký học phần thấy «Bạn đang nghỉ học — không tự đăng ký hoặc hủy học phần» | Ngay | Sinh viên |
| Quản lý Đào tạo — danh sách lớp học phần | Không thêm / chuyển được sinh viên đang nghỉ học vào lớp học phần | Ngay | Phòng Đào tạo |
| Quản lý Đào tạo — số sinh viên đang học | Chỉ Đang học và Đang học lại được tính là sinh viên đang học của lớp danh nghĩa — số này quyết định mở được lớp học phần, phân công, xếp thời khoá biểu cho khoá. Chuyển sang trạng thái khác thì sinh viên không còn được đếm | Ngay | Phòng Đào tạo |
| Tài chính – Kế toán — khoản thu | Không thêm được khoản thu mới cho sinh viên đang nghỉ học («Sinh viên đang nghỉ học — không thêm khoản thu mới.»); lượt tính học phí bỏ qua sinh viên đó | Ngay | Phòng TCKT |
Không có đường hoàn tác. Đặt nhầm sinh viên sang Thôi học rồi sửa lại Đang học thì công nợ đã đưa về 0 và ghi danh đã huỷ không tự quay lại — phải liên hệ P.TCKT (lập lại công nợ) và Phòng Đào tạo (ghi danh lại).
Trường hợp đặc biệt
- Sinh viên đã «Thôi học»: nút «Đổi trạng thái» mờ, rê chuột thấy «Sinh viên đã thôi học — hồ sơ khép lại, không đổi trạng thái tiếp. Nếu đây là thao tác nhầm, liên hệ quản trị hệ thống để mở lại.»
- Quay lại học từ trạng thái nghỉ (Bảo lưu / Đình chỉ → Đang học): hộp hiện khung xanh nhắc hệ thống chỉ báo P.TCKT, không tự khôi phục công nợ đã dừng hay ghi danh đã huỷ — cần thì liên hệ P.TCKT và Phòng Đào tạo.
- Rời trạng thái Bảo lưu: hệ thống tự xoá hai mốc ngày bảo lưu; mốc của đợt cũ tra lại ở tab «Nhật ký chỉnh sửa».
- Tân sinh viên «Mới nhập học»: khi được cấp lớp danh nghĩa ở bước chốt lớp hoặc chuyển vào lớp ở màn Xếp lớp, hệ thống tự chuyển sang «Đang học» — không cần đổi tay. Lượt tự chuyển này không vào «Sổ chuyển trạng thái».
- Sổ chuyển trạng thái chỉ ghi lượt đổi làm trên phần mềm — trạng thái đổi do phân lớp nhập học hoặc nhập từ Excel không có trong sổ.
- Một quyết định cho nhiều sinh viên (vd danh sách xoá tên): phần mềm chưa hỗ trợ đổi trạng thái cả danh sách một lần — đổi lần lượt từng sinh viên, ghi cùng số quyết định vào Lý do.
- Danh mục «Lý do xử lý học vụ» (QT.CTSV-03 bước 2): phần mềm chưa hỗ trợ — ghi lý do bằng chữ trong ô Lý do.
- Không giới hạn thứ tự bước chuyển: mọi trạng thái đều chọn được, kể cả ngoài quy trình. Chuyên viên tự chịu trách nhiệm; mọi lần đổi vào sổ kèm người thao tác và lý do.
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Vì sao | Làm gì |
|---|---|---|
| Hồ sơ không có tab «Trạng thái học vụ» | Thiếu quyền Xem dữ liệu «Cập nhật trạng thái sinh viên» | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Mở thẳng đường dẫn tab thì gặp trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP» | Như trên | Như trên |
| Có tab nhưng không có nút «Đổi trạng thái» | Thiếu quyền Chỉnh sửa «Cập nhật trạng thái sinh viên» — nút bị ẩn hẳn (quyền sửa hồ sơ không thay được quyền này) | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Nút «Đổi trạng thái» mờ | Sinh viên đang «Thôi học» | Nếu là nhầm: liên hệ quản trị hệ thống |
| «Chọn trạng thái mới.» | Chưa chọn trạng thái | Chọn ở ô «Trạng thái mới» |
| «Bước chuyển này bắt buộc ghi lý do.» | Trạng thái nghỉ học mà ô Lý do trống | Ghi lý do kèm số quyết định |
| «Ngày hết hạn bảo lưu phải sau ngày bắt đầu bảo lưu.» | Hai mốc ngày ngược nhau | Sửa ngày, hoặc để trống |
| «Không thể đổi trạng thái sinh viên.» (hoặc câu lỗi khác của máy chủ) | Máy chủ từ chối, mất mạng… | Đọc câu lỗi, tải lại hồ sơ rồi thử lại |
| «Chưa có lượt đổi trạng thái nào được ghi sổ.» | Sinh viên chưa từng được đổi trạng thái trên phần mềm | Không phải lỗi |
Việc tiếp theo
- Phòng TCKT xử lý phần nợ còn lại: Chờ TCKT xử lý.
- Lưu bản giấy quyết định theo thứ tự thời gian (QT.CTSV-03 bước 5).
- Sinh viên thôi học rút hồ sơ: trả hồ sơ, ký sổ trả hồ sơ (QT.CTSV-07 bước 5).
Thuật ngữ
| Từ | Nghĩa |
|---|---|
| Trạng thái nghỉ học | Bốn trạng thái Bảo lưu · Thôi học · Đình chỉ · Chuyển trường — kích hoạt dừng công nợ, huỷ ghi danh kỳ sau |
| Sổ chuyển trạng thái | Bảng ghi lại mọi lượt đổi trạng thái (học vụ, hồ sơ giấy tờ, nhập học) làm trên phần mềm: ai, khi nào, vì sao |
| Học kỳ chưa bắt đầu | Học kỳ có ngày bắt đầu sau hôm nay — chỉ phần này bị dừng công nợ và huỷ ghi danh |