Tra cứu văn bản và điều khoản
Làm xong, bạn tìm được đúng điều, khoản đang có hiệu lực trả lời cho một câu hỏi, hoặc đúng văn bản theo số hiệu / tên — và mở thẳng tới chỗ đó trong văn bản.
- Ai làm: Phòng Hành chính – Pháp chế; đầu mối văn bản các phòng, khoa (người có quyền Quản lý văn bản)
- Khi nào: khi cần dẫn căn cứ cho một câu trả lời, soạn văn bản mới, kiểm một quy định còn hiệu lực không
- Quyền cần có: phân hệ Quản lý văn bản › Kho văn bản › Quản lý văn bản — thấy và thao tác cả kho (không phân quyền theo thư mục) — Toàn quyền quản lý
- Màn hình: Quản lý văn bản › Tra cứu
Khi nào cần
| Bạn cần | Tìm theo |
|---|---|
| «Sinh viên được bảo lưu tối đa bao lâu?» — điều, khoản nào quy định | «Điều khoản» |
Văn bản số 08/2021/TT-BGDĐT, hoặc «quy chế đào tạo» | «Văn bản» |
| Kiểm một điều đã bị sửa đổi chưa, sửa bởi văn bản nào | «Điều khoản» — kết quả kèm nhãn «Đã sửa đổi bởi …» |
Màn Tra cứu chỉ tìm trong văn bản đã công bố. Tìm điều khoản chỉ trả văn bản còn hiệu lực (hoặc hết hiệu lực một phần — phần còn hiệu lực) — đúng nguồn trợ lý AI của Helpdesk dùng.
Sinh viên, giảng viên, phụ huynh không dùng màn này — họ hỏi trợ lý AI của Helpdesk.
Trước khi bắt đầu
- Văn bản cần tìm đã được công bố — xem Soát nháp và công bố. Văn bản nháp không hiện ở đây (tìm ở màn Văn bản bằng ô tìm).
Các bước
Mở màn Tra cứu
Bấm Tra cứu ở thanh bên.
Nhập câu hỏi hoặc số hiệu
Gõ vào ô lớn — «Câu hỏi, từ khoá hoặc số hiệu văn bản…» — rồi bấm «Tìm» hoặc Enter. Gõ thôi chưa tìm.
Chọn cách tìm và phạm vi
- «Điều khoản» (mặc định) / «Văn bản»: hàng nút ngay dưới ô tìm.
- «Mọi phạm vi»: chọn một hay nhiều mức Ai được xem (Công khai, Người học, Nội bộ, Lãnh đạo) — vd chỉ xem những gì sinh viên được đọc thì chọn Công khai + Người học.
Bật xếp hạng thông minh (tuỳ chọn)
Công tắc «Xếp hạng thông minh» dùng AI xếp lại kết quả điều khoản theo ý câu hỏi, chậm hơn tìm thường («Đang tìm và xếp hạng thông minh — có thể mất vài giây…»). Chỉ dùng được khi tìm điều khoản.
Đọc kết quả
Tìm điều khoản: dòng tóm tắt «n điều khoản · chỉ văn bản đã công bố, còn hiệu lực» (bật xếp hạng: «· đã xếp hạng bằng AI»). Mỗi thẻ:
- đường dẫn điều khoản (vd «Chương II › Điều 5 › Khoản 2») — bấm để mở văn bản ở tab Điều khoản, cuộn đúng tới điều đó;
- nhãn cam «Đã sửa đổi bởi (số hiệu)» nếu điều đó đã bị sửa — bên dưới trích luôn điều sửa đổi;
- chấm màu hiệu lực, đoạn trích (chữ khớp tô vàng), tên · số hiệu văn bản · trang · mức Ai được xem.
Tìm văn bản: mỗi văn bản một dòng — tên, số hiệu, hiệu lực, ngày ban hành; có phân trang.
Kiểm tra kết quả
- Bấm thẻ điều khoản ⇒ trang văn bản mở tab «Điều khoản», dòng điều khoản được tô. Đường dẫn trang giữ nguyên câu tìm — gửi cho đồng nghiệp là mở đúng kết quả.
- Muốn dẫn căn cứ: mở văn bản → menu ⋯ → «Tải bản gốc» để xem bản gốc.
Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác
| Ở đâu | Điều gì xảy ra | Khi nào | Ai thấy |
|---|---|---|---|
| — | Tra cứu không thay đổi dữ liệu, không ghi vào nhật ký | — | — |
Kết quả ở đây cùng nguồn với trợ lý AI của Helpdesk: không tìm thấy ở đây thì trợ lý cũng không có căn cứ — cần nạp và công bố văn bản đó.
Trường hợp đặc biệt
- Văn bản chưa tới ngày có hiệu lực không hiện khi tìm điều khoản; tìm theo «Văn bản» thì có (chấm «Chưa có hiệu lực»).
- Văn bản đã hết hiệu lực không hiện khi tìm điều khoản — vẫn tìm được bằng «Văn bản» để đối chiếu.
- Điều bị bãi bỏ không còn được trả về; điều bị thay thế được thay bằng nội dung của văn bản mới; điều bị sửa đổi vẫn trả về kèm nhãn và điều sửa đổi.
- Xếp hạng thông minh không phản hồi: dòng vàng «Đang xếp theo từ khoá» — kết quả vẫn đúng, chỉ thứ tự theo từ khoá.
- Từ khoá quá dài: tìm văn bản nhận ít ký tự hơn tìm điều khoản — câu báo dưới ô tìm nêu giới hạn; rút gọn hoặc chuyển sang tìm Điều khoản.
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Vì sao | Làm gì |
|---|---|---|
| Trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP» | Chưa có quyền Toàn quyền quản lý của phân hệ | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền — xem Bắt đầu |
| «Không tìm thấy điều khoản phù hợp» | Không văn bản còn hiệu lực nào khớp, hoặc phạm vi quá hẹp | Thử từ khoá khác, tìm theo số hiệu, bỏ bớt phạm vi |
| «Không tìm thấy văn bản phù hợp» | Văn bản chưa công bố, hoặc gõ sai số hiệu | Tìm ở màn Văn bản (có cả bản nháp) |
| «Tìm văn bản chỉ nhận tối đa n ký tự (đang có m) — rút gọn từ khoá hoặc chuyển sang tìm Điều khoản.» | Câu tìm quá dài cho chế độ Văn bản | Rút gọn, hoặc chọn «Điều khoản» |
| «Không tra cứu được» | Lỗi mạng / máy chủ | Bấm «Thử lại» |
| «Thao tác quá nhanh, vui lòng thử lại sau ít phút.» | Tìm liên tục quá nhiều lần | Chờ một lát |
Việc tiếp theo
- Văn bản cần mà chưa có: Nạp văn bản vào kho.
- Thấy điều khoản đã hết hiệu lực mà vẫn ghi còn: Rà soát hiệu lực.