Theo dõi đăng ký môn học và lượt tự xếp năm nhất

Làm xong, bạn biết sinh viên năm nhất đã được hệ thống xếp đủ lớp chưa — phần còn thiếu thì biết phải làm gì — và xem, xuất hoặc nạp danh sách đăng ký môn của học kỳ bằng Excel.

Khi nào cần

Căn cứ: Quy trình QT.ĐT-04 Lập kế hoạch học kỳ theo CTK, bước 8 (học kỳ 1 năm nhất nhà trường mở lớp và xếp sinh viên theo lớp danh nghĩa); Quy chế đào tạo (QĐ 347) Điều 3.2 (nhóm môn tự chọn, vd «một trong số các ngoại ngữ»).

Trước khi bắt đầu

• (Danh sách đăng ký) Học kỳ đã được tạo và có danh mục môn — tệp nhập phải dùng mã môn có trong danh mục của học kỳ đích, xem Danh mục học kỳ.
• (Lượt tự xếp) Khoá năm nhất đã chia lớp ở kỳ 1 bằng «Chia lớp cả khoá» hoặc «Chia lớp một môn» — Mở lớp học phần. Lượt tự xếp chỉ sinh ra từ đó.
• (Lượt tự xếp) Sinh viên đã vào lớp danh nghĩa, lớp danh nghĩa đã ghi chuyên ngành — việc của Phòng Công tác SV, xem Xếp lớp danh nghĩa.
• (Lượt tự xếp) Chương trình đào tạo của khoá đã ban hành — Ban hành chương trình đào tạo. Thiếu khung, lớp danh nghĩa bị báo lỗi.

Các bước

A. Danh sách đăng ký

Bảng không sửa từng đăng ký được — chỉ xem, xuất, hoặc nạp thêm bằng Excel. Muốn thêm, chuyển hoặc gỡ sinh viên ở một lớp học phần cụ thể, dùng «Thêm SV» ở tab Sinh viên của lớp học phần — xem Danh sách sinh viên lớp học phần.

Xuất Excel

1. Bấm «Xuất Excel» → hộp «Xuất Excel danh sách đăng ký môn học». Học kỳ, loại lớp và chữ tìm kiếm được điền sẵn theo bộ lọc đang dùng (lọc môn học không mang sang).
2. Bấm «Xuất Excel». Tệp tải về có tên dạng dang-ky-mon-hoc-(mã học kỳ)-(ngày).xlsx, thông báo «Xuất file Excel thành công.»

Nhập từ Excel

1. Bấm «Nhập từ Excel» → ngăn «Nhập đăng ký môn học».
2. Chọn «Học kỳ đích». Bấm «Tải mẫu (.xlsx)» — tệp mẫu có sheet Registrations với các cột Mã SV, Họ tên, Mã môn, Tên môn, Mã lớp, Khóa.
3. Điền tệp, bấm «Chọn File». Bước này chỉ tạo bản xem trước, chưa ghi gì; thông báo «Đã tải lên: n dòng.»
4. Đọc bản xem trước: mỗi dòng «Hợp lệ» hoặc «Lỗi» kèm «Mô tả lỗi». Bật «Chỉ lỗi» để lọc dòng lỗi; sửa (biểu tượng bút) hoặc xoá từng dòng, «Thêm» dòng mới, «Tạo SV thiếu» để hệ thống tạo các sinh viên chưa có (theo lớp đã khớp) rồi kiểm tra lại toàn bộ.
5. Khi không còn dòng lỗi, bấm «Xác nhận lưu (n)». Màn báo «Đã import n đăng ký»; bấm «Import file khác» hoặc «Đóng».

B. Lượt tự xếp sinh viên năm nhất

Khi bạn chia lớp cho khoá đang ở học kỳ 1 năm 1, khi sinh viên được cấp lớp danh nghĩa muộn, hoặc khi bấm «Chạy lại», hệ thống tạo một lượt tự xếp chạy nền: ghi sinh viên vào lớp học phần theo lớp danh nghĩa. Tab này để biết lượt đã xong chưa và còn việc gì.

Kiểm tra kết quả

• Lượt chuyển «Hoàn tất»; dòng xanh «Mọi sinh viên trong phạm vi lượt đã có lớp cho các môn học kỳ 1.» — chỉ hiện khi không còn việc nào (kể cả nhóm tự chọn chờ xếp, cảnh báo, lớp danh nghĩa bị bỏ qua).
• Màn Lớp học phần: sĩ số các lớp tăng; tab Sinh viên của lớp có danh sách sinh viên năm nhất.
• Nhập từ Excel xong: tab «Danh sách đăng ký» của học kỳ đích có các sinh viên vừa nạp.
• Cổng Sinh viên: sinh viên năm nhất thấy «Học kỳ này nhà trường đã xếp lớp cho bạn» và các lớp đã xếp — xem Đăng ký học phần (Cổng SV).

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Chạy lại an toàn: sinh viên đã có lớp của môn giữ nguyên, lượt mới chỉ ghi phần còn thiếu. Bấm nhiều lần không tạo đăng ký trùng.
• Sinh viên từng bị gỡ khỏi môn (chuyên viên gỡ, lớp bị huỷ, sinh viên tự huỷ): tự xếp — kể cả Chạy lại — không thêm lại vào môn đó (ô «Bỏ qua vì từng bị gỡ»). Muốn xếp lại, dùng «Thêm SV» ở tab Sinh viên của lớp học phần.
• Mở lớp bằng tay (đổi trạng thái lớp) không tự tạo lượt — phải bấm Chạy lại sau đó.
• Sinh viên vào lớp danh nghĩa muộn: hệ thống tự xếp bổ sung (lượt nguồn «SV vào muộn») chỉ khi khoá đã từng có lượt do chia lớp tạo ra. «Chạy lại» xếp ngay lúc bấm nhưng không bật chế độ tự xếp sinh viên vào muộn.
• Có yêu cầu chạy lại trong lúc lượt đang chạy: nhãn «sẽ chạy thêm» — hệ thống tự nối một lượt mới khi lượt này xong. Lượt đã xong mà còn nhãn «cần Chạy lại» thì không có gì tự chạy — bấm Chạy lại.
• Lượt chờ quá 5 phút hệ thống tự đánh dấu «Lỗi» — bấm Chạy lại.
• Khoá không ở học kỳ 1 năm 1, hoặc học kỳ đã kết thúc: không chạy lại được (xem bảng dưới) — xếp sinh viên bằng «Thêm SV» ở lớp học phần.
• Lượt chạy trước ngày 13/11/2026 không có khối «Chờ xếp theo phương án» — kiểm các môn tự chọn có lựa chọn bằng tay ở màn Lớp học phần.
• Khoá từ kỳ 2 trở đi: không có lượt tự xếp — sinh viên tự đăng ký trong đợt; theo dõi sĩ số ở màn Lớp học phần và danh sách ở tab Sinh viên của từng lớp.
• Đăng ký nạp từ Excel chỉ nằm ở tab «Danh sách đăng ký»: không xếp sinh viên vào lớp học phần, không hiện trên Cổng Sinh viên. Môn đã có đăng ký nạp thì không gỡ được khỏi danh mục học kỳ (báo «Không thể xoá: còn n đăng ký học phần đang tham chiếu đến môn này.»), và học kỳ còn đăng ký thì không xoá được.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Danh sách sinh viên lớp học phần — thêm, chuyển, gỡ sinh viên ở từng lớp (cả sinh viên chờ xếp theo phương án).
• Xếp thời khoá biểu — xếp lịch các lớp năm nhất sau khi ghi danh xong.
• Mở đợt đăng ký học phần — đợt cho khoá tự đăng ký; đóng lớp khi hết đợt.
• Học phí học kỳ — sau khi khoá lớp.

Thuật ngữ