Tra cứu Sổ cấp Mã sinh viên
Làm xong, bạn biết sinh viên đã được cấp Mã SV chưa, cấp lúc nào, bằng đường nào — và nếu cấp trượt thì vì sao, để xử lý cho sinh viên còn thiếu mã.
- Ai làm: Phòng Công tác Sinh viên (cán bộ hồ sơ, người phụ trách đợt nhập học)
- Khi nào: Trong đợt nhập học khi đối soát với Tuyển sinh; khi sinh viên báo đã đóng đủ lệ phí mà chưa có Mã SV; sau mỗi lần chạy «Vá Mã SV»
- Quyền cần có: phân hệ Công tác Sinh viên › Hồ sơ sinh viên › Danh sách / hồ sơ sinh viên — Xem dữ liệu, hoặc Tổ chức lớp › Xếp lớp danh nghĩa — Xem dữ liệu. Dữ liệu của sổ còn được kiểm thêm quyền ở phía phân hệ Sinh viên — thiếu thì màn báo «Chưa xem được sổ cấp Mã SV» (xem Gặp vấn đề)
- Màn hình: Công tác Sinh viên › Hồ sơ sinh viên › Sổ cấp Mã SV
Khi nào cần
| Tình huống | Làm gì |
|---|---|
| Sinh viên báo đã đóng đủ lệ phí nhập học mà chưa có Mã SV | Lọc «Cấp trượt», đọc cột «Lý do trượt» |
| Đối soát danh sách cấp mã với Phòng Tuyển sinh | Tìm theo «Mã hồ sơ TS», lọc theo khoảng ngày |
| Xem lịch sử cấp mã của một sinh viên | Từ Danh sách sinh viên → ⋯ «Lịch sử cấp Mã SV» |
| Kiểm tra lượt «Vá Mã SV» vừa chạy đã cấp được cho ai | Lọc nguồn «Chuyên viên vá thủ công» |
Trước khi bắt đầu
- Sổ chỉ để xem, hệ thống tự ghi một dòng cho mọi lượt cấp Mã SV, kể cả lượt cấp trượt — không cần chuẩn bị gì.
- Ô tìm khớp đúng cả mã — chuẩn bị Mã SV hoặc Mã hồ sơ tuyển sinh đầy đủ.
- Muốn cấp lại mã cho lượt trượt: ngành của sinh viên phải đã khai mã ngành ở Đào tạo › Ngành học — xem Khoa và ngành.
Các bước
Mở sổ
Mở Sổ cấp Mã SV (tiêu đề «Sổ cấp Mã sinh viên»). Có bốn lối vào:
- Thanh bên: Hồ sơ sinh viên › Sổ cấp Mã SV — mở toàn bộ sổ.
- Màn Xếp lớp danh nghĩa: nút ⋯ «Thao tác đợt» → «Sổ cấp Mã SV» — mở sẵn bộ lọc «Cấp trượt».
- Bảng điều khiển của phân hệ: ô «Chưa có Mã SV».
- Danh sách sinh viên: ⋯ trên dòng → «Lịch sử cấp Mã SV» — chỉ hiện các lượt của đúng sinh viên đó.
Lọc các lượt cấp
Trên thanh công cụ:
- «Mã SV (khớp đúng)…» và «Mã hồ sơ TS (khớp đúng)…» — gõ đủ mã, không tìm theo một phần.
- Ô khoảng ngày — theo thời điểm cấp, tính trọn ngày.
- «Tất cả kết quả» / «Cấp thành công» / «Cấp trượt».
- «Tất cả nguồn cấp» / «Tự động theo thanh toán» / «Chuyên viên vá thủ công» / «Dữ liệu cũ».
Đọc từng dòng
Mỗi dòng là một lượt cấp: Thời điểm · Mã SV · Mã hồ sơ TS · Năm NH (năm nhập học) · Nguồn tiếp nhận (Tuyển sinh (AFF) hoặc Nhập tay (QC)) · Nguồn cấp · Người thực hiện («Tự động» khi hệ thống tự cấp) · Kết quả · Lý do trượt. Một sinh viên có thể có nhiều dòng — vd một lượt trượt rồi một lượt thành công sau khi vá.
Xử lý lượt cấp trượt
Lượt trượt thường do ngành chưa khai mã ngành. Nhờ Phòng Đào tạo khai mã ngành ở Đào tạo › Ngành học, rồi ở màn Xếp lớp danh nghĩa bấm ⋯ «Thao tác đợt» → «Bước 1/4 · Vá Mã SV» — xem Xếp lớp danh nghĩa. Thao tác chạy lại được nhiều lần, không sinh mã trùng.
Kiểm tra kết quả
- Sau khi chạy Vá Mã SV: sổ có dòng mới với Nguồn cấp = «Chuyên viên vá thủ công», Người thực hiện = người đã chạy, Kết quả = «Cấp thành công».
- Hộp Vá Mã SV cũng báo ngay «SV được cấp mã lần này»; còn chênh lệch so với số quét được thì tra lại ở sổ với bộ lọc «Cấp trượt».
Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác
Tra cứu sổ không thay đổi dữ liệu. Việc cấp được Mã SV (tự động hoặc qua Vá Mã SV) thì có tác động:
| Ở đâu | Điều gì xảy ra | Khi nào | Ai thấy |
|---|---|---|---|
| Cổng Sinh viên | Mã SV là tên đăng nhập Cổng SV — chưa có mã thì chưa cấp được tài khoản | Khi cấp tài khoản | Sinh viên |
| Gửi thông tin đăng nhập | Sinh viên chưa có mã nằm ở nhóm «Chưa có Mã SV», không được gửi email | Khi gửi | Phòng CTSV |
| Thẻ sinh viên | Có Mã SV là một điều kiện «Sẵn sàng cấp thẻ» | Hệ thống tự tính lại | Phòng CTSV |
Trường hợp đặc biệt
- Mở từ hồ sơ một sinh viên: dải xanh «Đang xem lịch sử cấp Mã SV của một sinh viên.» — bấm «Xem toàn bộ sổ» để bỏ lọc.
- Sinh viên chưa đóng đủ 100% lệ phí: hệ thống chưa cấp mã, nên thường không có dòng nào trong sổ — xử lý ở luồng công nợ, không phải bằng Vá Mã SV.
- Sổ chỉ ghi thêm: không sửa hay xoá được dòng cũ; lượt trượt vẫn nằm lại sau khi đã cấp thành công.
- Cấp Mã SV không làm ở màn này: Mã SV do hệ thống cấp tự động khi thí sinh thanh toán đủ lệ phí nhập học; Phòng CTSV chỉ vá lượt bị sót.
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Vì sao | Làm gì |
|---|---|---|
| Không có mục «Sổ cấp Mã SV» ở thanh bên | Thiếu quyền Xem dữ liệu dòng «Danh sách / hồ sơ sinh viên» (vẫn vào được từ màn Xếp lớp nếu có quyền xem dòng đó) | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP» khi mở sổ | Thiếu quyền Xem dữ liệu cả hai dòng «Danh sách / hồ sơ sinh viên» và «Xếp lớp danh nghĩa» | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Dải vàng «Chưa xem được sổ cấp Mã SV. Dữ liệu cấp mã do phân hệ Sinh viên quản lý và tài khoản của bạn chưa được cấp quyền tương ứng. Liên hệ Quản trị hệ thống để được mở quyền.» | Tài khoản vào được màn nhưng chưa được đọc dữ liệu cấp mã | Liên hệ quản trị hệ thống |
| «Không có lượt cấp Mã SV nào khớp bộ lọc.» | Mã gõ chưa đủ (ô tìm khớp đúng), hoặc khoảng ngày / bộ lọc quá hẹp | Gõ đủ mã, nới khoảng ngày, chọn «Tất cả kết quả» |
| «Lý do trượt» nói ngành chưa có mã ngành | Ngành chưa khai mã ngành | Khai mã ngành ở Đào tạo › Ngành học rồi chạy Vá Mã SV |
Việc tiếp theo
- Xếp lớp danh nghĩa cho tân sinh viên — sinh viên có Mã SV và đã đóng đủ lệ phí mới được cấp lớp.
- Cấp tài khoản và gửi thông tin đăng nhập Cổng SV.