Cấu hình chủ đề và dòng liên hệ của trợ lý AI

Làm xong, người hỏi chọn được đúng chủ đề khi gửi phiếu (mỗi đối tượng chỉ thấy các nhóm dành cho mình), và khi trợ lý AI không trả lời được, họ thấy dòng liên hệ của đơn vị phụ trách.

Khi nào cần

Căn cứ: tài liệu mô tả phân hệ Helpdesk (bản dự thảo DAU-UMS-HD-MOTA-001, mục HD-F09 «Danh mục & cấu hình»).

Trước khi bắt đầu

• Tài khoản đã được cấp quyền Helpdesk — xem Quản lý vai trò.
• Danh sách nhóm / chủ đề đã thống nhất với các phòng (mỗi nhóm dành cho đối tượng nào: Sinh viên · Giảng viên · Phụ huynh · Cán bộ · Khách).
• (Dòng liên hệ) Tên đơn vị, số điện thoại, email, đường dẫn trang hỗ trợ (phải là https://).

Các bước

Dòng liên hệ của trợ lý AI

Khi trợ lý AI không trả lời được (không có căn cứ, câu hỏi bị từ chối…), người hỏi thấy nút «Gửi thắc mắc cho cán bộ» kèm dòng «hoặc liên hệ …» — chính là dòng bạn cấu hình ở đây.

1. Chọn tab «Trợ lý AI», nhập ô «Liên hệ khi trợ lý không trả lời được» (tối đa 300 ký tự; «Không chứa thẻ HTML; liên kết phải bắt đầu bằng https://. Để trống ⇒ trợ lý không kèm dòng liên hệ.»).
2. Xem khung «Người hỏi sẽ thấy» — hiện đúng như người hỏi sẽ thấy; để trống thì ghi «(không kèm dòng liên hệ)».
3. Bấm «Lưu» → «Đã lưu dòng liên hệ của trợ lý AI.» — «Trợ lý dùng giá trị mới sau tối đa 1 phút.» Chân khung ghi «Cập nhật dd/mm/yyyy · (người sửa)»; chưa từng cấu hình thì ghi «Chưa cấu hình — trợ lý từ chối không kèm dòng liên hệ.»

Kiểm tra kết quả

• Chủ đề mới / đổi tên hiện ngay ở ô «Chủ đề» của form gửi phiếu cho đúng đối tượng của nhóm, ở hộp Lọc của Hộp phiếu, ô chủ đề của FAQ, hộp Nhập hộ, Đổi chủ đề.
• Màn Nhật ký có dòng «Thêm chủ đề», «Sửa chủ đề», «Ngừng dùng chủ đề», «Dùng lại chủ đề», «Xoá chủ đề», «Sắp xếp chủ đề», «Sửa dòng liên hệ trợ lý» — bấm tên chủ đề để mở lại đúng chủ đề ở Cấu hình.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Mỗi đối tượng phải còn ít nhất 1 chủ đề đang dùng. Ngừng dùng, xoá, hoặc bỏ đối tượng khỏi «Ai được chọn» mà làm một đối tượng hết chủ đề để chọn thì bị chặn (hộp «Không ngừng dùng được “…”», «Không xoá được “…”» hoặc «Không bỏ được đối tượng»). Thêm / bật một chủ đề khác cho đối tượng đó trước.
• Mục đã có phiếu hoặc FAQ không xoá được — chỉ ngừng dùng để phiếu và FAQ cũ vẫn hiện đúng chủ đề. Nếu bấm Xoá khi số liệu trên màn đã cũ, hộp «Không xoá được “…”» nêu số phiếu / FAQ / chủ đề con và có nút «Ngừng dùng» thay thế.
• Mã không sửa được sau khi tạo — đặt đúng ngay từ đầu; cần mã khác thì tạo mục mới rồi ngừng mục cũ.
• Chuyển chủ đề sang nhóm khác: phần mềm chưa hỗ trợ — tạo chủ đề mới trong nhóm đích, ngừng dùng chủ đề cũ.
• Đổi «Ai được chọn» của nhóm: chỉ ảnh hưởng phiếu gửi sau đó; phiếu cũ giữ chủ đề.
• Dòng liên hệ có số điện thoại, email là bình thường (khác FAQ); chỉ cấm thẻ HTML và liên kết http://.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Quản lý câu hỏi thường gặp (FAQ) — gắn FAQ vào chủ đề vừa tạo.
• Xem Tổng quan và Hộp phiếu.
• Phía người hỏi: Hỏi trợ lý và gửi phiếu.

Thuật ngữ