Thu học phí tại phòng Tài chính – Kế toán
Làm xong, khoản tiền sinh viên nộp (tiền mặt hoặc chuyển khoản) được ghi thành phiếu thu, công nợ của sinh viên giảm ngay và bạn in được phiếu thu / xuất hoá đơn điện tử.
- Ai làm: Kế toán, thủ quỹ Phòng Tài chính – Kế toán
- Khi nào: Khi sinh viên đến nộp tiền mặt; hằng ngày khi đối chiếu sổ phụ ngân hàng với các khoản sinh viên chuyển khoản. Thời hạn nộp học phí thường là 1 tháng đầu mỗi học kỳ
- Quyền cần có:
- Tra công nợ: phân hệ Quản lý Tài chính & Kế toán › Sinh viên - Thu/Công nợ › Học phí & lệ phí (thu) — Xem dữ liệu (thêm Xuất (Export) để xuất Excel)
- Thu tiền: cùng nhóm › Quản lý công nợ SV — Xem dữ liệu và Thêm mới
- Xuất hoá đơn: nhóm Hoá đơn điện tử (Viettel SInvoice) › Phát hành & quản lý hoá đơn điện tử — Thêm mới
- Màn hình: Quản lý Tài chính & Kế toán › Sinh viên - Thu/Công nợ › Học phí & lệ phí (thu) (tra cứu) và Quản lý công nợ SV (thu tiền)
Khi nào cần
| Tình huống | Dùng cách |
|---|---|
| Sinh viên hỏi «em còn nợ bao nhiêu?», hoặc cần danh sách sinh viên còn nợ | A. Tra công nợ theo sinh viên |
| Sinh viên đến quầy nộp tiền mặt (học phí, bảo hiểm, lệ phí…) | B. Thu tiền mặt hoặc xác nhận chuyển khoản |
| Sổ phụ ngân hàng có khoản sinh viên chuyển khoản, công nợ trên hệ thống chưa giảm | B. Thu tiền mặt hoặc xác nhận chuyển khoản — chọn «Chuyển khoản» |
| In lại phiếu thu, xem sinh viên đã nộp những lần nào | C. Xem lịch sử phiếu thu, in lại |
Căn cứ: QT.TCKT-02.03 Quy trình thu học phí, lệ phí, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn bằng tiền mặt (bước 1–3); QT.TCKT-01.04 Quy trình thu học phí bằng hình thức gạch nợ qua app ngân hàng (bước 4 — đối chiếu sổ phụ); QT.TCKT-13 Quy trình quản lý công nợ sinh viên (bước 2).
Trước khi bắt đầu
- Học phí của sinh viên đã có trong đợt thu. Học phí theo tín chỉ tự sinh vào đợt học phí chính của học kỳ khi lớp học phần khoá — xem Học phí học kỳ. Khoản ngoài học phí (bảo hiểm, quỹ lớp…) phải được nhập vào đợt thu — xem Đợt thu và khoản phụ thu.
- Đợt thu ở trạng thái «Đang thu» hoặc «Đã xác nhận». Đợt còn «Nháp», «Đang duyệt» hoặc «Đã đóng» thì nút thu tiền bị mờ.
- Thu chuyển khoản: có mã giao dịch ngân hàng và ảnh chụp chứng từ (JPG/PNG, tối đa 5MB).
Các bước
A. Tra công nợ theo sinh viên
- Mở Học phí & lệ phí (thu) (tiêu đề «Thu Học Phí Sinh Viên»). Bảng gộp mọi đợt thu của mỗi sinh viên một dòng: Học phí gốc · Miễn/Giảm · Phí khác · Đã thu · Còn nợ · Tình trạng · Số đợt.
- Gõ MSSV hoặc họ tên vào ô «Tìm MSSV, họ tên…». Lọc nhanh bằng ô «Tình trạng nộp» (Chưa nộp / Nộp một phần / Đã nộp đủ), công tắc «Chỉ SV còn nợ» (bật sẵn) hoặc nhãn «Nợ > 5 triệu».
- Cần lọc theo học kỳ, đợt thu, khoá, ngành, lớp: bấm nút phễu «Lọc nâng cao» → khung «Bộ lọc tìm kiếm» → chọn điều kiện → «Áp dụng bộ lọc». Điều kiện đang áp hiện thành nhãn dưới bảng, bấm dấu × để bỏ.
- Xem từng đợt của sinh viên: bấm ⋯ cuối dòng → «Xem chi tiết phiếu theo đợt» (mở màn Quản lý công nợ SV).
- Cần danh sách ra Excel: «Xuất Excel» → hộp «Xuất Excel — Thu Học Phí Sinh Viên» (bộ lọc đã điền sẵn theo bảng) → chỉnh nếu cần → «Xuất Excel». Tệp chứa toàn bộ sinh viên khớp bộ lọc, không chỉ trang đang xem.
Dải số trên đầu bảng — «SV còn nợ (trang)», «Tổng còn nợ (trang)», «TL thu hồi (trang)» — chỉ tính trên trang đang xem. Số liệu cả học kỳ xem ở Tổng quan.
B. Thu tiền mặt hoặc xác nhận chuyển khoản
Mở đợt thu và tìm sinh viên
Mở Quản lý công nợ SV → bấm tên đợt thu (cột «Tên đợt thu»). Tab «Khoản thu theo SV» mở sẵn. Gõ MSSV hoặc họ tên vào ô «Tìm theo MSSV, họ tên…»; bật «Chỉ SV còn nợ» cho gọn danh sách.
Bấm «Thu tiền»
Ở cột Thao tác của dòng sinh viên, bấm nút tờ tiền màu xanh (gợi ý «Thu học phí / lệ phí cho SV này»). Hộp «Xử Lý Thanh Toán» hiện thông tin sinh viên, «Còn nợ cần thu» và bảng «Chi tiết công nợ» (Học phí · Phí khác · Đã nộp).
Một sinh viên có thể có nhiều dòng trong cùng đợt — mỗi dòng là một khoản công nợ; thu cho đúng dòng sinh viên cần nộp.
Nhập số tiền theo hình thức nộp
- «Tiền mặt»: nhập «Số tiền khách đưa» (mặc định bằng số còn nợ). Nhập nhiều hơn số còn nợ thì hệ thống hiện «Tiền thối lại».
- «Chuyển khoản»: nhập «Số tiền nhận», «Mã giao dịch ngân hàng» và tải «Ảnh minh chứng» (bắt buộc; kéo thả hoặc bấm để chọn, JPG/PNG tối đa 5MB). Chờ ảnh hiện «Đã tải lên».
- «Ghi chú» (tuỳ chọn) — in lên phiếu thu.
Kiểm tra lại và xác nhận
Bấm «Tiếp tục» → hộp «Xác Nhận Thông Tin Thanh Toán». Đối chiếu phương thức, «Số tiền nhận», mã giao dịch; nếu thu thiếu, dòng «Còn nợ sau khi thu» cho biết số còn lại. Sai thì «Quay lại chỉnh sửa».
Bấm «Xác nhận thu tiền». Phiếu thu sau khi tạo không sửa được.
In phiếu thu hoặc xuất hoá đơn
Thông báo «Tạo phiếu thu thành công!» và hộp «Chứng từ thanh toán» hiện tổng đã thu, tách hai phần:
- «Khoản thu hộ (in phiếu thu)» — Bảo hiểm, Khám sức khoẻ, Quỹ đoàn, Quỹ lớp, Quỹ khoa: bấm «In phiếu thu (A5)» hoặc «Lưu PDF».
- «Doanh thu trường (cần xuất HĐĐT)» — Học phí, lệ phí và các khoản còn lại: bấm «Xuất HĐĐT» → hộp «Phát hành hoá đơn điện tử» (xem Hoá đơn điện tử).
Phiếu có cả hai phần thì làm cả hai việc. Xong bấm «Đóng».
C. Xem lịch sử phiếu thu, in lại
- Ở tab «Khoản thu theo SV», bấm nút đồng hồ ở cột Thao tác (gợi ý «Lịch sử phiếu thu của SV này»; mờ khi sinh viên chưa nộp lần nào).
- Hộp «Lịch sử trả nợ sinh viên» liệt kê từng phiếu: Ngày thu · Hình thức · Số tiền · Mã giao dịch · Người thu · Minh chứng · Hoá đơn ĐT. Bấm mũi tên đầu dòng để xem phân bổ vào từng khoản.
- Cột «In / Lưu PDF»: in lại phiếu thu hộ hoặc hoá đơn thu tiền của từng phiếu.
Kiểm tra kết quả
- Dòng sinh viên ở tab «Khoản thu theo SV» đổi ngay «Đã thu», «Còn nợ» và «Trạng thái» (Chưa nộp → Nộp một phần / Đã nộp đủ). Dải số đầu trang đợt thu («Đã thu», «Còn nợ») cũng cập nhật.
- Màn Học phí & lệ phí (thu) và hộp «Lịch sử trả nợ sinh viên» có phiếu mới.
- Màn Giao dịch toàn hệ thống có giao dịch «Tiền vào» mới — dùng để đối chiếu cuối ngày (lọc Kênh = «Tiền mặt (CASH)»).
Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác
| Ở đâu | Điều gì xảy ra | Khi nào | Ai thấy |
|---|---|---|---|
| Cổng Sinh viên › Công nợ | «Đã nộp», «Còn nợ» của sinh viên đổi theo phiếu thu | Khi sinh viên mở lại trang | Sinh viên |
| Giao dịch toàn hệ thống | Thêm một giao dịch tiền vào, có lịch sử (audit trail) | Ngay, màn tự cập nhật | Phòng TCKT |
| Hoá đơn điện tử | Đợt thu bật «Tự động xuất hoá đơn điện tử» ⇒ mỗi phiếu thu tự xuất hoá đơn và gửi email kèm PDF cho sinh viên; tắt ⇒ xuất tay bằng «Xuất HĐĐT» | Ngay sau khi thu | Phòng TCKT, sinh viên |
| Nhắc nợ | Sinh viên vừa nộp tiền trong 24 giờ hoặc đã nộp đủ không bị nhắc nợ ở lượt sau | Lượt nhắc kế tiếp | Sinh viên |
| Xác nhận công nợ SV ra trường | Công nợ mới được dùng khi kế toán ký xác nhận ra trường | Lúc tính lại công nợ | Phòng TCKT |
Trường hợp đặc biệt
- Sinh viên đang Bảo lưu / Thôi học / Đình chỉ / Chuyển trường: hộp thu tiền hiện khung vàng «Sinh viên đang ở trạng thái …» — vẫn thu được, nhưng cân nhắc theo quy định trước khi thu; xem Chờ TCKT xử lý.
- Sinh viên nộp một phần: nhập số tiền thực nhận; phần còn lại vẫn là công nợ («Còn nợ sau khi thu»).
- Gạch nợ tự động từ sao kê ngân hàng: nút «Đối soát Bank» (trong menu «Thao tác» của đợt thu) đang ghi «Sắp ra mắt» — hiện phải ghi nhận từng khoản chuyển khoản bằng tab «Chuyển khoản» như trên.
- Thu nhầm số tiền / nhầm sinh viên: phiếu thu không sửa được và phần mềm chưa có chức năng huỷ phiếu thu — báo quản trị hệ thống. Tiền sinh viên nộp thừa: xem Rà soát học phí.
- Đợt học phí chính của học kỳ (tên «Đợt thu tự động — …»): đầu tab có khung xanh «Đợt học phí chính của học kỳ» — học phí do hệ thống tính lại liên tục, sửa tay số tiền sẽ bị ghi đè. Thu tiền vẫn làm bình thường.
- Màn rộng / màn hẹp: trên màn rộng các nút của đợt thu nằm thành hàng; trên laptop chúng gộp vào nút «Thao tác» ở góc phải.
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Vì sao | Làm gì |
|---|---|---|
| Không có nút Thu tiền ở cột Thao tác | Thiếu quyền Thêm mới ở dòng «Quản lý công nợ SV» — nút bị ẩn | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP» khi mở màn | Thiếu quyền Xem dữ liệu của «Học phí & lệ phí (thu)» / «Quản lý công nợ SV» | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Nút Thu tiền mờ, gợi ý «Đợt thu chưa ở trạng thái đang thu / đã xác nhận» | Đợt còn Nháp / Đang duyệt / đã Đóng | Nhờ người có quyền «Cập nhật đợt thu» chuyển trạng thái |
| Nút Thu tiền mờ, gợi ý «Sinh viên đã nộp đủ» | Khoản này hết nợ | Kiểm tra dòng khác của sinh viên |
| «Vui lòng nhập mã giao dịch cho chuyển khoản.» | Tab Chuyển khoản thiếu mã giao dịch | Nhập mã trên sổ phụ / app ngân hàng |
| «Vui lòng tải ảnh minh chứng chuyển khoản.» | Chưa có ảnh chứng từ | Tải ảnh chụp giao dịch |
| «Chỉ chấp nhận tệp ảnh (JPG, PNG, …).» / «Dung lượng ảnh vượt quá 5MB.» | Tệp minh chứng sai loại hoặc quá lớn | Chụp lại / giảm dung lượng ảnh |
| «Số tiền phải lớn hơn 0.» | Ô số tiền trống hoặc bằng 0 | Nhập số tiền thực nhận |
| «Không thể tạo phiếu thu.» (hoặc câu báo của hệ thống) | Hệ thống từ chối (vd khoản đã thay đổi) | Đóng hộp, tải lại trang rồi thu lại |
| Nút «Xuất HĐĐT» không hiện | Thiếu quyền Thêm mới «Phát hành & quản lý hoá đơn điện tử» | Nhờ quản trị cấp quyền, hoặc nhờ người có quyền xuất ở màn Hoá đơn điện tử |
Việc tiếp theo
- Phát hành, gửi lại hoá đơn: Hoá đơn điện tử.
- Sinh viên chưa nộp tới hạn: Nhắc nợ; xin lùi hạn: Gia hạn học phí.
- Đối chiếu cuối ngày: Giao dịch toàn hệ thống.
Thuật ngữ
| Từ | Nghĩa |
|---|---|
| Đợt thu | Một kỳ thu tiền gắn với học kỳ; công nợ của sinh viên nằm trong đợt thu |
| Phiếu thu | Bản ghi một lần sinh viên nộp tiền; hệ thống tự phân bổ số tiền vào từng khoản |
| Khoản thu hộ | Tiền trường thu giúp đơn vị khác (bảo hiểm, quỹ đoàn, quỹ lớp…) — in phiếu thu, không xuất hoá đơn |
| Doanh thu trường | Học phí, lệ phí… — phải xuất hoá đơn điện tử thay vì phiếu thu giấy |