Mở đợt đăng ký học phần

Làm xong, sinh viên thuộc đợt tự đăng ký học phần trên Cổng Sinh viên đúng khoảng thời gian bạn đặt, và mọi lớp học phần còn «Lập kế hoạch» của học kỳ được hệ thống chuyển sang «Mở lớp».

Khi nào cần

Căn cứ: Quy trình QT.ĐT-05 Lập thời khoá biểu, bước 2–5 (ra thông báo thời gian đăng ký → mở đợt đăng ký mới → đợt học lại, học cải thiện → khoá đăng ký khi hết thời gian); Quy chế đào tạo (QĐ 347) Điều 6.1 (lớp học phần phải có thời khoá biểu và giảng viên phụ trách), Điều 7.2–7.3 (học kỳ chính 14–27 tín chỉ, học kỳ hè tối đa 8 tín chỉ); QT.ĐT-04 bước 8 (học kỳ 1 năm nhất do nhà trường xếp lớp).

Trước khi bắt đầu

Sinh viên chỉ đăng ký được lớp đã đủ điều kiện, nên các việc dưới đây phải xong trước:

• Lớp danh nghĩa đã chốt, sinh viên đã vào lớp — việc của Phòng Công tác SV, xem Xếp lớp danh nghĩa. Khoá của sinh viên lấy theo lớp danh nghĩa: sinh viên chưa có lớp chỉ thấy đợt áp mọi khoá.
• Chương trình đào tạo của khoá đã ban hành — Ban hành chương trình đào tạo.
• Lớp học phần đã mở — Mở lớp học phần.
• Lớp đã có giảng viên chính — Phân công giảng viên. Lớp chưa có giảng viên chính không tự mở và sinh viên không đăng ký được (áp cả lớp đồ án).
• Thời khoá biểu đã phát hành — Phát hành thời khoá biểu. Lớp chưa có lịch phát hành thì sinh viên chưa tự đăng ký được (lớp đồ án được miễn).
• Thông báo thời gian đăng ký đã được ký (QT.ĐT-05 bước 2) — làm ngoài phần mềm; mốc mở, đóng của đợt lấy theo thông báo này.

Các bước

Sửa, đóng sớm hoặc xoá đợt

Bấm vào dòng đợt → ngăn chi tiết (vd «Đợt học mới») với hai tab «Thông tin» và «Lịch sử thay đổi» (ai sửa gì, trong 3 tháng gần nhất). Các nút ở chân ngăn, hoặc biểu tượng bút, thùng rác ở cột Thao tác của bảng:

1. Sửa, đóng sớm — «Sửa đợt» → hộp «Sửa đợt đăng ký». Muốn đóng sớm, sửa «Đóng đăng ký lúc» về thời điểm cần đóng. Ô sàn, trần để trống nghĩa là giữ mức đã lưu (ô ghi «Giữ N TC»). Lưu một đợt còn hiệu lực cũng mở lớp «Lập kế hoạch» của học kỳ: nếu còn lớp để mở, hộp «Lưu đợt và mở lớp hàng loạt?» yêu cầu gõ LUU DOT; kết quả hiện ở ngăn «Kết quả sửa đợt». Sửa đợt không ghi danh hộ.
2. Xoá — «Xoá đợt» → hộp «Xoá đợt đăng ký này?» → «Xoá đợt». Đợt biến mất khỏi màn này và khỏi Cổng Sinh viên ngay; các đăng ký sinh viên đã ghi trong đợt không bị huỷ. Muốn dừng đợt, sửa mốc Đóng thay vì xoá.
3. «Đóng lớp học phần» — chỉ có ở đợt đã đóng, xem mục dưới.

Đóng lớp học phần khi hết đợt

Đợt qua mốc đóng thì sinh viên không đăng ký thêm theo đợt đó, nhưng lớp vẫn ở «Mở lớp» — hệ thống không tự khoá lớp. Để chuyển sang giai đoạn sau hoặc chốt sĩ số (QT.ĐT-05 bước 4–5):

1. Ở dòng đợt «Đã đóng», bấm «Đóng lớp» → hộp «Đóng lớp học phần theo đợt».
2. Ô «Chuyển các lớp sang»: «Chỉ đăng ký» — sinh viên vẫn đăng ký được, chỉ không huỷ được nữa; hoặc «Đã khóa» — chặn cả đăng ký lẫn huỷ, và gửi Tài chính tính học phí cho các lớp bị đóng. Ghi Lý do nếu cần (để trống thì hệ thống tự điền).
3. Bấm «Xem trước (không đóng lớp nào)» — đọc Lớp sẽ đóng · Lớp đã quét · Hỏng và bảng Mã lớp · Mã HP · Trạng thái trước · Đã ĐK.
4. Bấm «Đóng lớp thật» → hộp «Đóng lớp thật?» → gõ đúng số lớp đang hiện → bấm «Đóng lớp thật». Việc này một chiều — không chuyển lớp về trạng thái mở lại được.

Kết quả: thông báo «Đã đóng n lớp học phần.» và dòng «Đã chuyển n lớp sang …».

Kiểm tra kết quả

• Bảng có dòng đợt mới, trạng thái «Sắp mở» hoặc «Đang mở».
• Sau khi đóng ngăn kết quả, dải xanh «Đợt vừa tạo (tên học kỳ): …» tóm tắt số lớp đã mở, số lớp chờ giảng viên chính, số lớp chưa có TKB phát hành; «Xem kết quả» mở lại ngăn. Kết quả chỉ giữ trong phiên làm việc — tải lại trang là mất.
• Màn Lớp học phần: các lớp đã chuyển «Mở lớp»; lớp chưa có giảng viên chính còn «Lập kế hoạch».
• Trên Cổng Sinh viên, sinh viên thuộc đợt thấy thẻ «Đợt Học mới» (hoặc khung bổ sung) với giờ mở, giờ đóng, đếm ngược và hạn mức «Cả học kỳ N TC · tối thiểu … · tối đa …» — xem Đăng ký học phần (Cổng SV).

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Kỳ 1 của khoá mới — ghi danh hộ năm nhất. Sinh viên năm nhất ở học kỳ 1 không tự đăng ký hoặc huỷ học phần — hệ thống chặn sẵn, kể cả khi đợt áp mọi khoá. Muốn hệ thống ghi danh hộ: tạo đợt Học mới, chọn đích danh khoá năm nhất, để «Mọi khoa», bật «Tự ghi danh sinh viên năm nhất». Hộp hiện dải «Khoá năm nhất của học kỳ này — sẽ tự ghi danh: …». Bỏ trống khoá (hộp báo «Đợt này áp cho MỌI khoá») hoặc chọn một khoa thì không ghi danh hộ. Ghi danh gỡ được từng sinh viên nhưng không huỷ được cả đợt. Khoá đã chia lớp bằng «Chia lớp cả khoá» thì sinh viên đã được xếp ngay lúc chia — bật mục này chỉ xếp nốt phần còn thiếu. Phần còn sót xử lý ở Theo dõi đăng ký môn học.
• Học kỳ hè: dùng khung Học bổ sung. Chọn «Học mới» thì hộp báo «Kỳ hè không dùng khung Học mới» — đợt đó sẽ không khớp sinh viên nào. Trần tối đa 8 tín chỉ.
• Giai đoạn «Chỉ đăng ký» (đăng ký mới bổ sung, học lại, cải thiện; không được huỷ): mở song song một đợt Học mới và một đợt Học bổ sung cho mọi khoá, rồi dùng «Đóng lớp» ở đợt vừa đóng để chuyển lớp sang «Chỉ đăng ký».
• Đợt giới hạn theo khoa không đóng lớp được bằng «Đóng lớp» (hệ thống không suy được lớp nào phục vụ riêng một khoa) — chuyển trạng thái lớp ở màn Lớp học phần.
• Nhiều đợt trùng thời gian cùng khung, cùng đối tượng: hộp báo «Chồng thời gian với đợt khác» — vẫn lưu được; kiểm lại nếu không cố ý.
• Nhiều đợt cùng học kỳ có sàn, trần khác nhau: khi sinh viên thêm môn, hệ thống dùng mức của đợt đang mở cùng khung với môn; nhiều đợt cùng mở thì lấy đợt hẹp nhất (theo khoa, rồi theo khoá, rồi toàn trường), rồi đợt mở muộn hơn. Nhập cùng mức để sinh viên không bị chặn sai.
• Đợt đã qua mốc đóng: lưu không mở lớp, không ghi danh — chân hộp ghi «Đợt đã qua mốc Đóng — …».
• Học kỳ không còn lớp «Lập kế hoạch»: lưu chỉ tạo đợt — chân hộp ghi «Học kỳ không còn lớp Lập kế hoạch nào — …». Thường gặp khi tạo đợt thứ hai: lớp đã mở từ đợt trước giữ nguyên.
• Ngăn kết quả ghi «… lớp còn lại có thể đã được hệ thống mở cùng lúc … — không phải lỗi»: các lớp đó đã được lượt tự mở khác mở, vẫn ở «Mở lớp».
• Cảnh báo «Đợt đăng ký đã lưu thành công nhưng bước tự mở lớp thất bại …»: đợt đã lưu, hệ thống tự thử mở lại trong vòng 10 phút. Đừng tạo lại đợt — sẽ thành hai đợt.
• Sinh viên đang nghỉ học (bảo lưu, thôi học, đình chỉ, chuyển trường): Cổng SV báo «Bạn đang nghỉ học — không tự đăng ký hoặc hủy học phần», dù thuộc đợt.
• Phần mềm chưa hỗ trợ đợt theo ngành / nhóm ngành: đợt chỉ giới hạn được theo khoá và một khoa. Lịch đăng ký theo nhóm ngành trong thông báo phải tách thành nhiều đợt theo khoá, khoa.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Danh sách sinh viên lớp học phần — xem sinh viên đã đăng ký vào từng lớp; thêm, chuyển, gỡ sinh viên.
• Theo dõi đăng ký môn học — theo dõi lượt tự xếp sinh viên năm nhất, xử lý phần còn thiếu.
• Học phí học kỳ — học phí hình thành sau khi lớp chuyển «Đã khóa».
• Sinh viên làm gì: Đăng ký học phần (Cổng SV).

Thuật ngữ