Khai danh mục chức vụ ban cán sự
Làm xong, danh mục có đủ các chức vụ ban cán sự lớp / ban chấp hành chi đoàn mà trường dùng (lớp trưởng, lớp phó, bí thư…), với số người tối đa và chức vụ nào bắt buộc — dùng chung cho mọi lớp danh nghĩa.
- Ai làm: Phòng Công tác Sinh viên
- Khi nào: Một lần khi bắt đầu dùng phần mềm, trước đợt bổ nhiệm ban cán sự đầu năm học; sau đó chỉ sửa khi trường đổi cơ cấu ban cán sự
- Quyền cần có: xem — phân hệ Công tác Sinh viên › Tổ chức lớp › Ban cán sự / BCH Chi đoàn lớp — Xem dữ liệu; thêm, sửa, xoá chức vụ — cùng dòng đó, Chỉnh sửa
- Màn hình: Công tác Sinh viên › Danh mục & Cấu hình › Chức vụ ban cán sự
Khi nào cần
| Tình huống | Dùng cách |
|---|---|
| Trường có thêm một chức vụ (vd lớp phó văn thể mỹ) | A. Thêm chức vụ |
| Đổi tên, thứ tự, số người tối đa, hoặc đánh dấu chức vụ bắt buộc | B. Sửa hoặc ngừng dùng chức vụ |
| Trường bỏ một chức vụ đã từng bổ nhiệm | B. Sửa hoặc ngừng dùng chức vụ — tắt «Đang dùng» |
| Khai nhầm một chức vụ, chưa lớp nào bổ nhiệm | C. Xoá chức vụ |
Căn cứ: Quy trình QT.CTSV-12 Cập nhật thông tin Ban cán sự – BCH lớp — danh sách tiếp nhận gồm thành viên ban cán sự và ban chấp hành chi đoàn kèm chức vụ đảm nhiệm.
Trước khi bắt đầu
- Đã thống nhất với Đoàn trường / các Khoa danh sách chức vụ, chức vụ nào bắt buộc ở mọi lớp, mỗi chức vụ tối đa mấy người.
- Đặt sẵn mã chức vụ (chữ IN HOA không dấu, số, gạch dưới — vd
LOP_TRUONG). Mã không sửa được sau khi tạo và là mã dùng trong file nhập ban cán sự từ Excel.
Các bước
Mở màn Chức vụ ban cán sự
Mở Chức vụ ban cán sự. Bảng có các cột Mã chức vụ · Tên chức vụ · Thứ tự · Số lượng tối đa · Bắt buộc · Trạng thái · Thao tác, xếp theo thứ tự hiển thị. Mặc định chỉ hiện chức vụ «Đang dùng» — bật «Hiện chức vụ đã ngừng dùng» để xem cả chức vụ đã ngừng.
Thêm mới bằng nút «Thêm chức vụ» (A); sửa, xoá bằng nút «⋯» ở cột «Thao tác» (B, C).
A. Thêm chức vụ
- Bấm «Thêm chức vụ». Hộp «Thêm chức vụ ban cán sự» mở ra.
- «Mã chức vụ»: 2–32 ký tự, chỉ chữ IN HOA không dấu, số và gạch dưới (vd
LOP_PHO_VAN_THE). - «Tên chức vụ»: tên hiển thị, vd «Lớp phó văn thể».
- «Thứ tự hiển thị» (1–999, điền sẵn số cuối danh sách) — quyết định thứ tự các ô trong tab Ban cán sự của lớp. «Số người tối đa» (1–99) — số người cùng giữ chức vụ này trong một lớp.
- Bật «Chức vụ bắt buộc» nếu lớp nào cũng phải có người giữ. Để «Đang dùng» bật.
- Bấm «Thêm chức vụ». Thông báo «Đã thêm chức vụ (tên) vào danh mục.»
B. Sửa hoặc ngừng dùng chức vụ
- Bấm «⋯» ở dòng chức vụ › «Chỉnh sửa». Hộp «Sửa chức vụ ban cán sự» mở ra.
- Sửa «Tên chức vụ», «Thứ tự hiển thị», «Số người tối đa», «Chức vụ bắt buộc». Ô «Mã chức vụ» bị khoá («Không sửa được sau khi tạo.»).
- Muốn bỏ một chức vụ đã từng bổ nhiệm: tắt «Đang dùng». Chức vụ biến mất khỏi hộp bổ nhiệm nhưng vẫn còn trong lịch sử, và vẫn hiện ở lớp còn người đang giữ.
- Bấm «Lưu thay đổi». Thông báo «Đã cập nhật chức vụ (tên).»
C. Xoá chức vụ
Chỉ xoá được chức vụ chưa lớp nào từng bổ nhiệm. Đã có nhiệm kỳ thì dùng cách B (tắt «Đang dùng»).
- Bấm «⋯» ở dòng chức vụ › «Xóa».
- Hộp «Xóa chức vụ ban cán sự?» ghi «Chức vụ (tên) ((mã)) sẽ bị xóa khỏi danh mục. Chỉ xóa được khi chưa lớp nào từng bổ nhiệm chức vụ này.» — bấm «Xóa chức vụ».
Thông báo «Đã xóa chức vụ (tên).»
Kiểm tra kết quả
- Bảng danh mục có dòng mới / dòng đã sửa; cột «Bắt buộc» ghi «Bắt buộc» hoặc «Tùy chọn», cột «Trạng thái» ghi «Đang dùng» hoặc «Ngừng dùng».
- Mở một lớp ở Lớp danh nghĩa › tab «Ban cán sự»: ô chức vụ mới hiện đúng thứ tự, có nhãn «Bắt buộc» nếu đã bật, số chỗ «còn n/m chỗ» đúng số người tối đa.
Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác
| Ở đâu | Điều gì xảy ra | Khi nào | Ai thấy |
|---|---|---|---|
| Lớp danh nghĩa › tab Ban cán sự | Ô chức vụ thêm / đổi thứ tự / đổi số chỗ; chức vụ ngừng dùng không bổ nhiệm mới được | Ngay | Phòng CTSV, cán bộ Khoa |
| Lớp danh nghĩa (danh sách) | Bật «Chức vụ bắt buộc» ⇒ mọi lớp chưa có người giữ chức vụ đó hiện cảnh báo «Thiếu chức vụ BCS bắt buộc» | Ngay | Phòng CTSV, cán bộ Khoa |
| File mẫu nhập ban cán sự từ Excel | Sheet hướng dẫn liệt kê mã các chức vụ đang dùng | Lần tải file mẫu kế tiếp | Phòng CTSV |
Trường hợp đặc biệt
- Giảm số người tối đa xuống dưới số người đang giữ ở một lớp nào đó: không lưu được — kết thúc bớt nhiệm kỳ ở lớp đó trước.
- Bật «Chức vụ bắt buộc» giữa năm: cảnh báo hiện ngay ở mọi lớp chưa có người — bổ nhiệm bổ sung hoặc tắt lại nếu bật nhầm.
- Đổi mã chức vụ: không làm được. Nếu khai sai mã và chưa lớp nào dùng thì xoá rồi thêm lại; đã dùng thì tắt «Đang dùng» và thêm chức vụ mới đúng mã.
- Chức vụ của ban chấp hành chi đoàn (bí thư, phó bí thư) khai chung trong danh mục này.
- Quyền ở dòng «Danh mục & Cấu hình › Chức vụ ban cán sự»: ma trận quyền có dòng này, nhưng hiện hệ thống vẫn dùng quyền của dòng «Tổ chức lớp › Ban cán sự / BCH Chi đoàn lớp» để đọc và lưu danh mục. Chỉ có quyền ở dòng «Chức vụ ban cán sự» thì vẫn thấy màn / nút, nhưng bảng không tải được hoặc lưu bị từ chối — nhờ quản trị cấp quyền ở dòng «Ban cán sự / BCH Chi đoàn lớp».
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Vì sao | Làm gì |
|---|---|---|
| Không có nút «Thêm chức vụ» và nút «⋯» | Thiếu quyền Chỉnh sửa ở dòng «Ban cán sự / BCH Chi đoàn lớp» — nút bị ẩn | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP» / không thấy mục «Chức vụ ban cán sự» trong menu | Thiếu quyền Xem dữ liệu | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| «Mã chức vụ (mã) đã tồn tại.» | Trùng mã một chức vụ có sẵn (kể cả chức vụ đã ngừng dùng) | Đặt mã khác, hoặc bật «Hiện chức vụ đã ngừng dùng» rồi bật lại chức vụ cũ |
| «Mã chỉ gồm chữ IN HOA không dấu, số và gạch dưới.» | Mã có chữ thường, dấu hoặc khoảng trắng | Sửa lại mã |
| «Đang có lớp với n người đương nhiệm chức vụ này; kết thúc nhiệm kỳ trước khi giảm số tối đa.» | Số người tối đa mới nhỏ hơn số người đang giữ ở một lớp | Kết thúc bớt nhiệm kỳ ở lớp đó, rồi sửa lại |
| «Chức vụ (mã) đã có n nhiệm kỳ; đặt “ngừng dùng” thay vì xoá.» | Chức vụ đã được bổ nhiệm ở ít nhất một lớp | Dùng «Chỉnh sửa» › tắt «Đang dùng» |