Cấp tài khoản và vai trò cho cán bộ

Làm xong, cán bộ đăng nhập được bằng email của trường và thấy đúng các phân hệ, chức năng của công việc mình.

Khi nào cần

Danh sách này chỉ có tài khoản cán bộ, nhân viên. Tài khoản Cổng Sinh viên do Phòng Công tác Sinh viên cấp (Cấp tài khoản Cổng SV), tài khoản Cổng Giảng viên do Phòng Tổ chức Nhân sự cấp, tài khoản phụ huynh sinh ra khi sinh viên khai người thân — không quản lý ở đây.

Trước khi bắt đầu

• Vai trò phù hợp đã có và đủ quyền cho công việc của cán bộ — xem Quản lý vai trò & phân quyền. Mỗi bài hướng dẫn ghi quyền cần có ở thẻ đầu bài.
• Biết email Google của trường của cán bộ (vd nguyenvan@dau.edu.vn).

Các bước

A. Thêm người dùng

1. Bấm «Thêm người dùng» → hộp «Thêm người dùng mới».
2. Nhập «Email / Tài khoản Google».
3. Chọn «Vai trò (Roles)» — chọn được nhiều vai trò. Khung «Trực quan quyền hạn» gộp quyền của các vai trò đã chọn («Tổng số: n quyền») để bạn kiểm tra trước.
4. Bấm «Thêm người dùng».

Kết quả: thông báo «Đã tạo người dùng. Họ có thể đăng nhập bằng Google/Microsoft với email này». Tài khoản không có mật khẩu — cán bộ đăng nhập bằng nút «Đăng nhập bằng Google» (Microsoft chưa mở). Họ tên có thể còn trống tới khi cán bộ tự cập nhật ở Thông tin tài khoản. Gửi cán bộ bài Đăng nhập.

B. Gán hoặc gỡ vai trò

1. Bấm «…» cuối dòng người dùng → «Quản lý Role» → hộp «Quản lý Phân quyền» (ghi email người dùng).
2. Mục «Vai trò đã gán»: bấm × trên một vai trò để gỡ — gỡ ngay, không hỏi lại.
3. Mục «Gán thêm Vai trò»: chọn vai trò ở ô «Chọn role để thêm» — khung «Quyền hạn sẽ được cấp» liệt kê quyền cộng thêm («Cộng thêm: n quyền»).
4. Bấm «Gán vai trò» → «Đã gán role thành công».
5. Bấm «Hoàn tất».

Gán và gỡ có hiệu lực ngay — người dùng tải lại trang (F5) là thấy phân hệ, chức năng mới. Tài khoản đang «Chưa gán» được gán vai trò đầu tiên thì đăng nhập được từ lúc đó.

C. Khoá hoặc mở khoá tài khoản

1. Bấm «…» → «Khóa tài khoản» (tài khoản đang khoá thì là «Mở khóa tài khoản»).
2. Hộp «Xác nhận khóa tài khoản?» — «… Người này sẽ không thể đăng nhập vào hệ thống.» → bấm «Xác nhận».

Kết quả: cột Trạng thái đổi thành «Đã khóa» (mở khoá: «Hoạt động»). Tài khoản bị khoá giữ nguyên vai trò — mở khoá là dùng lại được như cũ.

D. Khoá hoặc mở khoá hàng loạt

1. Tick ô đầu các dòng cần khoá (ô ở tiêu đề bảng = cả trang). Lựa chọn được giữ khi chuyển trang. Thanh xanh «Đã chọn n người dùng» hiện ra.
2. Bấm «Khóa hàng loạt» (hoặc «Mở khóa hàng loạt»).
3. Hộp «Xác nhận khóa hàng loạt?» → «Xác nhận» → «Đã khóa hàng loạt thành công!».

Hệ thống tự bỏ qua tài khoản của chính bạn và tài khoản quản trị cao nhất (System Admin) trong lô — các tài khoản còn lại vẫn được khoá.

E. Xoá tài khoản

Chỉ dùng cho tài khoản tạo nhầm. Cán bộ nghỉ việc thì khoá, không xoá.

1. Bấm «…» → «Xóa tài khoản». Mục này không có ở dòng của chính bạn, và ở tài khoản System Admin cuối cùng còn hoạt động.
2. Hộp «Xác nhận xóa tài khoản?» — gõ đúng email của tài khoản vào ô «Để xác nhận, vui lòng nhập email (email):».
3. Bấm «Xác nhận xóa» → «Xóa tài khoản thành công!».

Xoá là xoá mềm và gỡ hết vai trò. Nếu người đó đăng nhập lại bằng Google, tài khoản hiện lại trong danh sách ở trạng thái chưa gán vai trò — họ không vào được phân hệ nào tới khi được gán lại.

Kiểm tra kết quả

• Dòng người dùng: cột Vai trò (Roles) có chip vai trò (quá 2 vai trò thì hiện «+n», rê chuột để xem), cột Trạng thái đúng.
• Lọc «Đã khóa» để rà các tài khoản đang bị khoá; cột «Đăng nhập gần nhất» cho biết tài khoản còn được dùng không.
• Người dùng: đăng nhập (hoặc tải lại trang) thấy thẻ phân hệ ghi «Truy cập ngay» ở trang chọn phân hệ.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• «Email đã được sử dụng.» khi thêm: cán bộ đã có tài khoản (thường do đã đăng nhập thử). Không thêm lại — tìm email đó và gán vai trò.
• Không tìm thấy sinh viên, giảng viên, phụ huynh trong danh sách: các tài khoản này không thuộc màn này (xem đầu bài).
• Không khoá được chính mình hoặc tài khoản System Admin: hệ thống từ chối (khoá hàng loạt thì bỏ qua các tài khoản đó).
• Sửa họ tên, số điện thoại của người khác: màn này chưa có chức năng đó — mỗi người tự sửa ở Thông tin tài khoản.
• Gỡ nhầm vai trò: gán lại ngay ở cùng hộp — quyền trở lại khi người đó tải lại trang.
• Cấp quyền tạm thời (vd kiêm nhiệm một học kỳ): gán thêm vai trò, hết thời hạn thì gỡ — hệ thống không tự gỡ theo ngày.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Chưa có vai trò phù hợp: Tạo vai trò và phân quyền.
• Gửi cán bộ hướng dẫn Đăng nhập.

Thuật ngữ