Thêm, sửa và ngừng sử dụng môn học

Làm xong, môn học có đủ mã, tên, số tín chỉ, loại hình môn và bộ môn quản lý — sẵn sàng để đưa vào chương trình đào tạo, danh mục học kỳ và mở lớp học phần.

Khi nào cần

Căn cứ: học phần của trường là học phần trong chương trình đào tạo đã ban hành — Quy trình QT.ĐT-15 Cập nhật, rà soát, điều chỉnh và bổ sung chương trình đào tạo; Phòng Đào tạo thống kê và bổ sung môn theo chương trình khung ở QT.ĐT-04, bước 3–4. Bộ môn quản lý là đơn vị phân công giảng viên cho lớp của môn — QT.ĐT-031.

Trước khi bắt đầu

• Khoa chủ quản đã có và đang hoạt động — xem Khoa và ngành. Khoa đã ngừng không chọn được.
• Bộ môn của khoa đã được khai — việc của Phòng Tổ chức Nhân sự ở phân hệ Tổ chức Nhân sự › Cơ cấu tổ chức. Cần để chọn «Bộ môn quản lý».
• Có số tín chỉ và loại hình môn (Lý thuyết / Thực hành / Đồ án / Ngoài trời) theo chương trình đào tạo, đề cương.
• Mã môn theo quy ước: chữ in hoa và số, 3–20 ký tự, không trùng môn nào trong toàn trường.

Các bước

A. Thêm một môn

1. Bấm «Thêm môn học» → hộp «Thêm môn học theo Khoa». Đang lọc một khoa thì ô khoa được điền sẵn.
2. Nhập «Mã môn», «Tên môn», chọn «Khoa chủ quản» (bắt buộc). Mã tự viết hoa khi rời ô.
3. Nhập «Số tín chỉ» (số nguyên 1–15) và chọn «Loại hình môn»: Lý thuyết, Thực hành, Đồ án, Ngoài trời (bắt buộc).
4. (Nên có) Chọn «Bộ môn quản lý» — chỉ liệt kê bộ môn đang hoạt động của khoa đã chọn.
5. (Tuỳ chọn) «Tên tiếng Anh», «Tên rút gọn», «Mã tự quản (Khoa)», «Số tiết/buổi»; nhóm Phân loại: «Nhóm môn», «Khối kiến thức», «Hình thức», «Tính chất môn», ô «Không tính vào GPA»; «Ghi chú».
6. Bấm «Tạo mới».

Kết quả: thông báo «Đã thêm môn “(mã)”.»

Ô «Số tiết/buổi»: «Lý thuyết thường 4 · Thực hành thường 5 (ca phòng máy / xưởng vẽ) · Ngoài trời thường 5 — vượt thì cảnh báo nhưng vẫn lưu; tối đa 5 tiết/buổi.» Để trống nếu chưa khai.

B. Sửa một môn

1. Bấm ⋯ («Mở menu tác vụ») cuối dòng → «Sửa môn học». Trên trang chi tiết của môn có nút «Sửa môn học» cùng chức năng.

2. Hộp «Cập nhật môn học» mở với dữ liệu hiện có. Môn đã nằm trong khung chương trình đào tạo, danh mục học kỳ hoặc đã có lớp học phần thì ô «Mã môn» bị khoá, kèm dòng «Không thể đổi mã môn vì đã được sử dụng (…)», và khung vàng «Môn đang được dùng ở … Thay đổi thuộc tính áp cho mọi khung CTĐT và lớp đang tham chiếu.»

3. Sửa các ô cần sửa. «Bộ môn quản lý»: chọn bộ môn sẽ phân công giảng viên cho lớp học phần của môn; «Chưa gán bộ môn» để bỏ.

4. Đổi «Số tín chỉ» của môn đã nằm trong khung chương trình đào tạo ⇒ khi bấm lưu hiện hộp «Đổi số tín chỉ (mã): a → b», liệt kê khung đã ban hành, dòng danh mục học kỳ, lớp học phần bị ảnh hưởng. Chọn:

   • «Tạo học phần mới» — cách trường vẫn làm (vd INS403 2 TC → INS413 3 TC): hộp chuyển thành «Tạo học phần mới thay cho (mã)» với dữ liệu của môn cũ, ô mã để trống → nhập mã mới → «Tạo mới». Mã cũ giữ nguyên cho các khoá đang dùng.
   • «Vẫn sửa thẳng (mã)» — chỉ khi đã có quyết định điều chỉnh chương trình đào tạo; mọi khung có môn, kể cả khung đã ban hành, đổi theo.
   • «Huỷ» — quay lại hộp sửa.

5. Đổi «Khoa chủ quản» ⇒ khung xanh «Đổi Khoa quản lý — điều gì thay đổi» cho biết môn đang có bao nhiêu lớp học phần, bộ môn quản lý hiện tại của các lớp («Xem n lớp của môn» để xem từng lớp). Ô bộ môn trở về «Chưa gán bộ môn» — chọn bộ môn của khoa mới. Khi lưu, hộp «Đổi Khoa quản lý môn (mã)?» hỏi lại → «Đổi Khoa quản lý».

6. Bấm «Cập nhật». Nút mờ trong lúc danh sách bộ môn đang tải.

Kết quả: thông báo «Đã cập nhật môn “(mã)”.», có thể kèm cảnh báo vàng — xem Kiểm tra kết quả.

C. Sửa hàng loạt

1. Tick ô đầu dòng các môn cần sửa — tick được qua nhiều trang; ô ở tiêu đề tick cả trang. Thanh xanh «Đã chọn n mục» hiện.

2. Bấm «Sửa hàng loạt» → hộp «Sửa hàng loạt — n môn».

3. Chỉ đổi ô cần đổi. Mọi ô mặc định «Giữ nguyên» hoặc để trống — mỗi môn giữ giá trị cũ của nó:

   • «Số tín chỉ», «Loại hình môn», «Số tiết/buổi». Tick «Bỏ khai báo tiết/buổi của các môn (để trống giá trị)» để xoá. Khi đặt một số tiết/buổi, tick «Chỉ áp cho môn chưa khai tiết/buổi» để không đè môn đã khai — lưu ý khi đó mọi thay đổi trong hộp chỉ áp cho các môn chưa khai.
   • «Nhóm môn», «Khối kiến thức», «Hình thức» — chọn «Không xác định» để xoá giá trị; «Tính vào GPA»: «Có tính» / «Không tính».
   • «Khoa chủ quản», «Bộ môn quản lý» («Không gán bộ môn» để bỏ). Các môn đang chọn thuộc nhiều khoa thì phải chọn khoa mới trước mới chọn được bộ môn.

   Môn đang được dùng mà bị đổi số tín chỉ hoặc loại hình môn được liệt kê ngay dưới ô, kèm nơi đang dùng.

4. Đọc dòng tóm tắt «Sẽ cập nhật n/m môn — …».

5. Bấm «Cập nhật n môn». Cả lô lưu một lần — có lỗi thì không môn nào bị ghi, hộp giữ nguyên để sửa.

Kết quả: thông báo «Đã cập nhật n môn.»; bỏ chọn tự động.

D. Ngừng sử dụng

Dùng cho môn đã được dùng (trong khung chương trình đào tạo, danh mục học kỳ, lớp học phần) nhưng không còn dạy — môn này không xoá được.

1. Bấm ⋯ → «Ngừng sử dụng» (chỉ có ở môn «Đang dùng»; trang chi tiết cũng có nút «Ngừng sử dụng»).
2. Nhập «Lý do ngừng sử dụng» (3–500 ký tự), vd «Môn đã được thay bằng CS102 từ khoá K27».
3. Bấm «Ngừng sử dụng».

Kết quả: thông báo «Đã ngừng sử dụng môn “(mã)”.», cột Trạng thái thành «Ngừng dùng»; trang chi tiết hiện lý do, thời điểm và người ngừng.

E. Xoá môn

1. Bấm ⋯ → «Xóa». Hộp kiểm tra môn đang được dùng ở đâu («Đang kiểm tra dữ liệu đang tham chiếu tới môn này…»).
2. Hai khả năng:
   • Môn chưa được dùng: hộp «Xóa môn (mã)?» → «Xóa môn học». Không khôi phục được.
   • Môn đang được dùng: hộp «Không xóa được môn (mã)» nêu nơi đang dùng (vd «3 khung CTĐT · 2 lần mở theo học kỳ · 5 lớp học phần») → bấm «Ngừng sử dụng thay thế» để chuyển sang D.

Xoá nhiều môn: tick các môn → «Xóa (n)» → hộp «Xác nhận xóa hàng loạt». Môn đang được dùng được liệt kê trong khối «n môn đang được sử dụng — sẽ bỏ qua»; chỉ môn chưa dùng bị xoá → «Xóa k môn». Kết quả: «Đã xóa k/n môn. …».

F. Xuất Excel

1. Bấm «Xuất Excel» → hộp «Xuất Excel danh sách môn học theo Khoa», điền sẵn bộ lọc đang dùng trên màn.
2. Đổi bộ lọc nếu cần — có thêm «Khoảng ngày tạo». Ô bỏ trống thì không lọc.
3. Bấm «Xuất Excel». Thông báo «Xuất file Excel thành công.», tệp tải về máy.

Kiểm tra kết quả

• Bảng cập nhật ngay: dòng môn với giá trị mới, cột Trạng thái là «Đang dùng» hoặc «Ngừng dùng». Bấm mã môn để xem đủ thông tin ở trang chi tiết.
• Sau khi lưu có thể hiện cảnh báo vàng — môn đã được lưu, đây chỉ là lời nhắc:
  • «Tên môn ”…” đã tồn tại ở môn: …» — trùng tên với môn khác; vẫn lưu.
  • «Thay đổi số tín chỉ của môn đã được sử dụng: Danh mục theo học kỳ của kỳ đang diễn ra hoặc đã kết thúc giữ số tín cũ; …»
  • «Thay đổi loại hình môn có thể ảnh hưởng đến trần sĩ số chia lớp … Lớp học phần đã mở giữ nguyên loại cũ — chỉ lớp mở sau theo loại mới.»
  • «Đã cập nhật tín chỉ cho n dòng Danh mục theo học kỳ của kỳ chưa bắt đầu: (mã học kỳ) (n).»
  • «Đã gán bộ môn cho n lớp học phần chưa có bộ môn của môn này.» (xanh)
  • «n lớp chưa có bộ môn không được gán vì bộ môn đã chốt phân công kỳ đó — mở lại chốt rồi lưu lại môn.»
• Sửa hàng loạt: các cảnh báo trên được gộp, mỗi loại một thông báo kèm mã các môn, vd «2 môn đang được tham chiếu — đổi loại hình môn ảnh hưởng trần sĩ số chia lớp và số tiết/buổi. Môn: …»

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Môn đã được dùng mà cần đổi mã: không đổi được. Tạo môn mới với mã mới (hoặc dùng «Tạo học phần mới» ở bước B.4), rồi ngừng sử dụng môn cũ khi không còn khoá nào học.
• Đổi số tín chỉ của môn trong chương trình đã ban hành: dùng «Tạo học phần mới»; «Vẫn sửa thẳng» chỉ khi có quyết định điều chỉnh chương trình đào tạo (QT.ĐT-15).
• Học kỳ đã bắt đầu: dòng danh mục học kỳ đó giữ số tín chỉ cũ — học phí kỳ đó không đổi.
• Lớp học phần đã có bộ môn: đổi khoa hay bộ môn của môn không chuyển lớp đó sang bộ môn mới; chỉ lớp mở sau theo bộ môn mới.
• Lớp học phần chưa có bộ môn mà bộ môn đã chốt phân công học kỳ đó: cảnh báo «… mở lại chốt rồi lưu lại môn.» lặp lại mỗi lần lưu. Nhờ trưởng bộ môn mở lại chốt phân công, rồi mở hộp sửa môn và bấm «Cập nhật» lần nữa (không cần đổi gì).
• Lưu lại môn mà không đổi gì vẫn có ích: các lớp học phần chưa có bộ môn nhận bộ môn đang khai của môn (nếu bộ môn đó đang hoạt động).
• Đổi khoa rồi đổi ý: chọn lại khoa cũ thì bộ môn cũ trở lại ô.
• Bộ môn đã ngừng hoạt động: vẫn hiện trong ô của môn kèm chữ «— đã ngừng», nhưng không chọn mới được.
• Môn Ngoài trời (Giáo dục thể chất): lớp luôn học tại Sân ngoài trời, không mở lớp Online.
• Hai người cùng sửa: hộp sửa một môn ghi đè lần lưu trước. Hộp sửa hàng loạt báo «n môn vừa được sửa ở nơi khác: … — cảnh báo dưới đây tính theo giá trị mới nhất, bảng phía sau còn hiện số cũ.»
• Sửa hàng loạt quá 50 môn: hộp báo vượt trần — chia thành nhiều lượt, mỗi lượt tối đa 50 môn.
• Môn vừa bị người khác xoá khi đang chọn: hộp báo «n môn không còn tồn tại (có thể vừa bị xoá) nên được bỏ qua: …» → bấm «Bỏ chọn n môn này».
• Ngừng sử dụng nhầm: chưa có chức năng mở lại — báo quản trị hệ thống.
• Chỉ có quyền thuộc tính giảng dạy (không có quyền «Môn học theo Khoa»): khai loại môn, số tiết/buổi, ràng buộc ở Chi tiết môn học.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Nhập nhiều môn một lượt: Nhập môn học từ Excel.
• Xem môn được dùng ở chương trình nào, khai loại môn, số tiết/buổi, ràng buộc tiên quyết: Chi tiết môn học.
• Đưa môn vào khung chương trình: Chương trình đào tạo.
• Đưa môn vào danh mục của học kỳ, rồi mở lớp: Danh mục học kỳ → Mở lớp học phần.

Thuật ngữ