Skip to Content
Công tác Sinh viênGiấy xác nhận

Duyệt và ký giấy xác nhận sinh viên

Làm xong, sinh viên tải được bản PDF có số hiệu, dấu, chữ ký và mã QR ngay trên Cổng SV — không phải lên phòng nhận giấy.

  • Ai làm: Chuyên viên Phòng Công tác Sinh viên (nhận việc, kiểm hồ sơ, trình ký); Lãnh đạo Phòng Công tác Sinh viên (ký)
  • Khi nào: Quanh năm, theo đơn sinh viên gửi. QT.CTSV-10: xử lý từ 0,5 đến 1 ngày; ký không quá 01 ngày làm việc kể từ khi chuyên viên kiểm xong
  • Quyền cần có: phân hệ Công tác Sinh viên › Dịch vụ sinh viên › Cấp giấy xác nhận sinh viên — Xem dữ liệu; nhận việc, sửa, yêu cầu bổ sung, trình ký, chuyển việc: Chỉnh sửa; ký: Phê duyệt; từ chối, trả lại chuyên viên, thu hồi bản đã cấp: Hủy/Từ chối; tải nhật ký: Xuất (Export)
  • Màn hình: Công tác Sinh viên › Dịch vụ sinh viên › Hàng đợi giấy xác nhận (cùng nhóm: Chờ tôi ký, Nhật ký cấp phát, Cấu hình dấu & chữ ký)

Khi nào cần

Sinh viên tự gửi đơn trên Cổng SV — chuyên viên không tạo đơn hộ sinh viên. Ba loại giấy:

Loại giấySinh viên dùng để
Giấy xác nhận sinh viênXác nhận đang học tại Trường — hoãn nghĩa vụ quân sự, làm thẻ xe buýt…
Giấy xác nhận vay vốn ngân hàngTheo mẫu Ngân hàng Chính sách xã hội, kèm học phí, công nợ học kỳ
Bảng điểm tạm thờiCác học phần đã có điểm chốt — chưa phải bảng điểm tốt nghiệp

Giấy xác nhận hưởng chính sách miễn, giảm học phí (BM.CTSV-07-03) và chế độ ưu đãi người có công (BM.CTSV-07-04) sinh viên vẫn nộp hồ sơ trực tiếp tại phòng — phần mềm chưa có hai loại này.

Căn cứ: Quy trình QT.CTSV-10 Cấp giấy xác nhận sinh viên, bước 2 (tiếp nhận, kiểm tra), bước 3 (xử lý), bước 4 (trình ký), bước 5 (trả kết quả, lưu hồ sơ).

Trước khi bắt đầu

  • Ảnh dấu của Trường đã tải lên (làm một lần, xem Cấu hình dấu & chữ ký).
  • Người ký đã tải ảnh chữ ký của mình và tài khoản đã khai họ tên (họ tên được in lên giấy) — xem Thông tin tài khoản.
  • Người kiểm hồ sơ và người ký là hai người khác nhau (nguyên tắc «bốn mắt»).
  • Hồ sơ sinh viên đúng và đủ (họ tên, ngày sinh, lớp, ngành, trạng thái học tập) — giấy lấy dữ liệu thẳng từ hồ sơ, xem Hồ sơ sinh viên.

Các bước

Mở hàng đợi và lọc đơn mới

Mở Hàng đợi giấy xác nhận. Bấm «Bộ lọc» → «Trạng thái đơn» chọn «Chờ tiếp nhận» → «Áp dụng». Bấm «Của tôi» để chỉ xem đơn mình đang giữ. Ô «Tìm mã YC / MSSV / họ tên…» tìm được cả theo sinh viên (bảng không có cột tên sinh viên).

Nhận việc

Bấm biểu tượng bàn tay «Nhận việc» ở dòng đơn «Chờ tiếp nhận». Thông báo «Đã nhận việc (mã yêu cầu).», đơn chuyển «Đang xử lý», cột «Chuyên viên giữ» ghi «Tôi».

Mở đơn và đối chiếu hồ sơ

Bấm biểu tượng con mắt «Xem chi tiết». Đối chiếu khối «Hồ sơ sinh viên (đọc từ SIS)» (khoá, không sửa được ở đây) và khối «Nội dung yêu cầu». Người giữ đơn sửa được «Mã mục đích», «Số bản» (mỗi bản một số hiệu riêng), «Nơi nộp», «Ghi chú của sinh viên» (không in lên giấy) rồi bấm «Lưu chỉnh sửa». Bảng điểm tạm thời có thêm bảng điểm: «Thêm dòng», chỉ cần nhập điểm hệ 10 — hệ thống tự suy điểm chữ, hệ 4, GPA khi ký.

Trình ký — hoặc yêu cầu bổ sung / từ chối

  • Hồ sơ đúng: bấm «Trình ký» → thông báo «Đã trình ký.», đơn chuyển «Chờ ký».
  • Cần sinh viên sửa: «Yêu cầu bổ sung» → nhập «Nội dung cần bổ sung» (3–500 ký tự, sinh viên đọc được) → «Gửi yêu cầu».
  • Không đủ điều kiện cấp: «Từ chối» → nhập «Lý do từ chối» (sinh viên đọc được) → «Từ chối». Đơn đóng vĩnh viễn, sinh viên phải gửi đơn mới.

Ký (người ký)

Người ký mở Chờ tôi ký — đơn gom theo loại giấy. Tick các đơn cần ký (tối đa 50 đơn một lượt; bấm «Xem chi tiết» để đọc kỹ từng đơn) rồi bấm «Ký n đơn».

Chờ phát hành xong — không đóng tab

Hộp «Ký & phát hành» hiện tiến độ «Đã nộp x/y bản»: hệ thống cấp số hiệu, trình duyệt của bạn ghép bản PDF (dấu, chữ ký, mã QR) rồi nộp từng bản. Khi xong, hộp ghi «Đã phát hành xong. Sinh viên tải được bản mềm trên Cổng SV.» Bấm «Xem bản vừa tạo» để xem đúng tệp đã nộp, rồi «Đóng».

Trả lại hoặc từ chối ở bước ký

Mở chi tiết đơn «Chờ ký» (từ «Chờ tôi ký» › «Xem chi tiết»):

  • «Trả lại chuyên viên» → «Nội dung cần chỉnh» (chỉ nội bộ — sinh viên không thấy) → «Trả lại». Đơn về «Đang xử lý», vẫn do chuyên viên cũ giữ.
  • «Từ chối» — như ở bước 4.

Thu hồi bản đã cấp

  1. Mở Nhật ký cấp phát, tìm theo «Tìm số hiệu / MSSV / họ tên…».
  2. Bấm biểu tượng thu hồi (màu đỏ) ở dòng «Đã phát hành».
  3. Nhập «Lý do thu hồi» (sinh viên đọc được) → «Thu hồi».

Bản giấy mất hiệu lực ngay: link tải của sinh viên không dùng được nữa, mã QR trên giấy hiện «Đã thu hồi». Số hiệu vẫn giữ, không cấp lại cho ai khác. Cần giấy mới thì sinh viên gửi đơn mới.

Cấu hình dấu & chữ ký (làm một lần)

Mở Cấu hình dấu & chữ ký:

  1. «Ảnh dấu của Trường» — dấu tròn màu đỏ, PNG nền trong suốt, tối đa 2 MB, dùng chung cho mọi giấy (cần quyền Chỉnh sửa).
  2. «Ảnh chữ ký của bạn» — mỗi người ký tự tải chữ ký của mình (nét màu xanh, PNG nền trong suốt, tối đa 2 MB; cần quyền Phê duyệt).
  3. Bấm «Tải ảnh lên» (đã có ảnh thì «Thay ảnh khác»). Ô trạng thái chuyển xanh «Đã cấu hình ảnh dấu.» / «Đã có ảnh chữ ký của bạn.» Ảnh đã tải không xem lại được ở đây (bảo mật) — chỉ hiện đã có / chưa có.

Khối «Tham số vận hành» (chức danh người ký, số đơn mở tối đa mỗi loại, hạn bổ sung, thời hạn hiệu lực từng loại giấy, địa chỉ tra cứu nhúng vào QR) chỉ để xem — muốn đổi, nhờ quản trị hệ thống.

Kiểm tra kết quả

  • Đơn ở «Đã phát hành»; khối «Bản đã cấp số (n)» trong chi tiết đơn liệt kê từng bản: số hiệu, «Đã phát hành», ngày hết hiệu lực, lượt tải, lượt quét QR.
  • Nhật ký cấp phát có một dòng cho mỗi bản (số hiệu mặc định dạng «118/GXN-DAU/2026» — số thứ tự trong năm theo loại giấy; bảng điểm «41/BĐT-DAU/2026»). Cột mã SV, họ tên, lớp là dữ liệu lúc cấp — sinh viên đổi lớp sau đó thì cột vẫn ghi lớp cũ, đúng như trên giấy.
  • Sinh viên nhận email «[DAU] Giấy của bạn đã được ký (mã yêu cầu)» và tải PDF ở Cổng SV › Giấy xác nhận — xem Giấy xác nhận (Cổng SV).

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Ở đâuĐiều gì xảy raKhi nàoAi thấy
Cổng SV › Giấy xác nhậnTrạng thái đơn đổi theo từng bước; đã phát hành thì tải PDF không giới hạn số lầnNgaySinh viên
Email sinh viênThư khi đơn được gửi, khi cần bổ sung, khi bị từ chối, khi tự đóng do quá hạn bổ sung, khi đã ký và phát hànhNgay sau mỗi mốcSinh viên
Trang tra cứu qua mã QR (công khai)«Hợp lệ»; quá thời hạn hiệu lực ⇒ «Hết hiệu lực»; thu hồi ⇒ «Đã thu hồi»Ngay khi quétBất kỳ ai quét mã QR
Hồ sơ sinh viên › tab «Giấy xác nhận»Danh sách đơn của sinh viên đóNgayPhòng Công tác SV

Trường hợp đặc biệt

  • Người ký lỡ tự nhận việc (trùng người kiểm hồ sơ): không ký được. Mở chi tiết đơn khi còn «Đang xử lý» → «Chuyển việc» → chọn «Chuyên viên tiếp nhận» khác → «Chuyển việc», rồi người đó trình ký lại.
  • Chuyên viên giữ đơn vắng mặt: người có quyền Chỉnh sửa bấm «Chuyển việc» (biểu tượng hai mũi tên ở hàng đợi, hoặc trong chi tiết) — không cần là người đang giữ đơn. Trạng thái đơn giữ nguyên.
  • Sinh viên đổi trạng thái học tập sau khi gửi đơn (bảo lưu, thôi học…): lúc ký hệ thống kiểm tra lại và báo lỗi cho đơn đó trong hộp «Ký & phát hành» — từ chối đơn kèm lý do.
  • Yêu cầu bổ sung mà sinh viên không gửi lại: quá hạn bổ sung (mặc định 7 ngày — xem «Hạn bổ sung» ở màn cấu hình) đơn tự đóng «Hết hạn bổ sung». Sinh viên gửi lại kịp thì đơn quay đúng về bạn.
  • Mất mạng / lỡ đóng tab giữa lúc ký: số hiệu đã cấp không mất. Mở lại «Chờ tôi ký» → bấm «Nộp tiếp n đơn dở», hoặc tick đơn có nhãn «Thiếu file — nộp tiếp» rồi ký — hệ thống không cấp số mới.
  • Ký nhiều: mỗi lượt tối đa 50 đơn; lượt ký trên 20 bản giấy báo trước «Sẽ tạo n bản giấy, có thể mất vài phút. Đừng đóng tab.» Đơn lỗi trong lượt không làm hỏng đơn khác.
  • Bảng điểm tạm thời: phải có ít nhất một dòng điểm trước khi trình ký; dòng bỏ trống điểm không tính vào GPA.
  • Giấy cấp sai thông tin: thu hồi bản đó ở Nhật ký cấp phát, sửa hồ sơ sinh viên, rồi sinh viên gửi đơn mới. Đơn đã ký không sửa lại được.

Gặp vấn đề?

Bạn thấyVì saoLàm gì
Không có mục «Chờ tôi ký» trong menu; mở link thì gặp trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP»Thiếu quyền Phê duyệt «Cấp giấy xác nhận sinh viên»Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền (chỉ người được giao ký)
Không thấy nút «Nhận việc», «Trình ký», «Từ chối»…Thiếu quyền Chỉnh sửa / Hủy/Từ chối — nút ẩn hẳnNhờ quản trị hệ thống cấp quyền
Chi tiết đơn ghi «Đơn đang do chuyên viên khác giữ — dùng “Chuyển việc” nếu cần tiếp quản.»Bạn không phải người giữ đơn — chỉ người giữ mới trình ký / sửa đượcBấm «Chuyển việc» về mình nếu cần
«Người ký phải khác người kiểm tra (nguyên tắc 4 mắt) — hãy chuyển việc.»Bạn vừa giữ đơn vừa kýChuyển việc cho chuyên viên khác, rồi ký lại
Khung vàng «Bạn chưa tải lên ảnh chữ ký của mình. Chưa cấu hình đủ thì không ký được giấy nào.» (hoặc «Chưa cấu hình ảnh dấu của Trường.»)Thiếu ảnh chữ ký / ảnh dấu — nút «Ký» bị khoáBấm «Mở màn cấu hình» để tải ảnh
«Tài khoản của bạn chưa khai họ tên nên không thể ký — …»Họ tên người ký được in lên giấyCập nhật họ tên tài khoản, đăng nhập lại rồi ký — bấm lại ngay vẫn lỗi
«Bảng điểm tạm cần ít nhất 1 dòng điểm trước khi trình ký.»Bảng điểm trốngThêm dòng điểm, «Lưu chỉnh sửa», rồi trình ký
«Đơn phải ở trạng thái …» kèm gợi ý «Trạng thái đơn vừa thay đổi. Tải lại trang để xem trạng thái mới nhất.»Người khác vừa xử lý đơn nàyTải lại trang
«Cần ít nhất 3 ký tự.» trong hộp lý doLý do / ghi chú quá ngắnViết rõ hơn (3–500 ký tự)
«Chỉ nhận ảnh PNG (cần nền trong suốt để ghép lên giấy).» / «Ảnh vượt quá 2 MB.»Ảnh dấu / chữ ký sai định dạng hoặc quá lớnXuất lại ảnh PNG nền trong suốt
«Địa chỉ tra cứu không khớp Cổng SV của môi trường này.» ở màn cấu hìnhMã QR in trên giấy sẽ trỏ sai chỗ — số hiệu đã cấp không thu hồi để cấp lại đượcDừng ký, báo đội kỹ thuật
«Không mở được yêu cầu»Đơn không tồn tại, hoặc tài khoản chưa được xem giấy xác nhậnKiểm tra lại link; nhờ quản trị kiểm quyền

Việc tiếp theo

Thuật ngữ

TừNghĩa
Bốn mắtNgười ký phải khác người kiểm hồ sơ (người đang giữ đơn)
Số hiệuSố riêng của từng bản giấy, cấp lúc ký, không bao giờ dùng lại
Người giữ đơnChuyên viên đã «Nhận việc» — cột «Chuyên viên giữ»
Thẻ sinh viênXét giảm học phí