Nhập danh sách môn học từ Excel
Làm xong, các môn trong tệp Excel được thêm mới (mã chưa có) hoặc cập nhật (mã đã có trong khoa) vào danh mục Môn học của một khoa — không phải gõ từng môn.
- Ai làm: Phòng Đào tạo
- Khi nào: khi nhận chương trình đào tạo mới hoặc bảng tổng hợp học phần của khoa; trước khi lập kế hoạch học kỳ (HK1 — tháng 6, HK2 — tháng 12)
- Quyền cần có: phân hệ Quản lý Đào tạo › Danh mục & Tổ chức › Môn học theo Khoa (master) — Xem danh sách và Nhập từ Excel
- Màn hình: Quản lý Đào tạo › Danh mục nền › Môn học › nút «Nhập từ Excel»
Khi nào cần
| Tình huống | Làm gì |
|---|---|
| Khoa có chương trình đào tạo mới với nhiều học phần chưa có trong danh mục | Nhập một tệp cho khoa đó |
| Bổ sung hàng loạt tên tiếng Anh, khối kiến thức, loại tiết… cho các môn đã có của khoa | Xuất danh sách ra Excel, sửa, rồi nhập lại — mã đã có sẽ được cập nhật |
| Chỉ một, hai môn | Dùng hộp «Thêm môn học» — xem Môn học |
Căn cứ: học phần lấy từ chương trình đào tạo đã ban hành — QT.ĐT-15; bổ sung môn mới theo chương trình khung — QT.ĐT-04, bước 4.
Trước khi bắt đầu
- Khoa đang hoạt động — xem Khoa và ngành. Mỗi tệp chỉ nhập cho một khoa: mọi dòng được gán vào khoa chọn ở bước 2.
- (Nếu khai bộ môn) Mã bộ môn của khoa — do Phòng Tổ chức Nhân sự quản lý ở phân hệ Tổ chức Nhân sự › Cơ cấu tổ chức. Có thể chọn bộ môn sau, ngay trong bản xem trước.
- Dùng tệp mẫu mới (14 cột, tiêu đề ở dòng 1). Tệp theo mẫu cũ (tiêu đề ở dòng 6, thiếu cột Số tín chỉ và Loại hình môn) bị từ chối.
- Mã môn không trùng mã của khoa khác — mã đang thuộc khoa khác là dòng lỗi.
Các bước
Mở hộp nhập
Trên màn Môn học, bấm «Nhập từ Excel» → ngăn «Nhập môn học theo Khoa» mở bên phải.
Chọn khoa
Khối «Bước 1 — Chọn Khoa»: chọn khoa sẽ gán cho mọi dòng trong tệp (chỉ liệt kê khoa đang hoạt động).
Tải tệp mẫu
Khối «Bước 2 — Tải file mẫu» → bấm «Tải mẫu (.xlsx)». Tệp có hai sheet: MonHoc (nơi điền) và HuongDan (quy tắc từng cột). Nếu còn giữ tệp mẫu cũ trên máy, hãy tải lại.
Điền tệp
Trong sheet MonHoc: giữ nguyên dòng tiêu đề ở dòng 1, xoá dòng ví dụ ở dòng 2 (mã CSA338), mỗi môn một dòng. Bốn cột đầu bắt buộc:
| Cột trong tệp | Bắt buộc | Điền gì |
|---|---|---|
| Mã môn | Có | Chữ in hoa A–Z và số, 3–20 ký tự (tự viết hoa); không trùng trong tệp |
| Tên môn | Có | 3–200 ký tự; chữ, số, khoảng trắng và - _ . , ( ) / & |
| Số tín chỉ | Có | Số nguyên 1–15 |
| Loại hình môn | Có | Lý thuyết / Thực hành / Đồ án / Ngoài trời |
| Số tiết/buổi | Số nguyên từ 1, tối đa 5; trống = dùng mặc định theo loại hình môn | |
| Bộ môn/Đơn vị (mã) | Mã bộ môn thuộc khoa đã chọn, đang hoạt động. Để trống: môn đã có giữ bộ môn hiện tại; môn mới chưa có bộ môn | |
| Tên tiếng Anh | Tối đa 512 ký tự | |
| Tên viết tắt | Tối đa 128 ký tự (trên màn là «Tên rút gọn») | |
| Loại môn học | Chuyên ngành / Cơ sở ngành / Đại cương / Tự chọn / Bổ trợ / Khác (trên màn là «Nhóm môn») | |
| Khối kiến thức | Chuyên ngành / Cơ sở ngành / Đại cương / Tự chọn / Bổ trợ / Khác | |
| Loại tiết | Lý thuyết / Thực hành / LT + TH (trên màn là «Hình thức») | |
| Tính chất | Tối đa 256 ký tự | |
| Không tính GPA | Đánh x, ✓, Có, true hoặc 1 nếu môn không tính vào điểm trung bình; trống = có tính | |
| Ghi chú | Tuỳ ý |
«Mã tự quản (Khoa)» không có trong tệp — sửa ở hộp sửa môn.
Tải tệp lên
Khối «Bước 3 — Tải dữ liệu lên» → bấm «Chọn File» (chỉ bấm được sau khi đã chọn khoa) → chọn tệp .xlsx hoặc .xls. Thông báo «Đã tải file, vui lòng kiểm tra bản xem trước.»
Kiểm tra bản xem trước
Ngăn chuyển sang «Bản xem trước dữ liệu» — chưa có gì được lưu. Ô xanh là số dòng hợp lệ, ô đỏ là số dòng lỗi; cột «Trạng thái» ghi «Hợp lệ» / «Lỗi», cột «Mô tả lỗi» nêu lý do (bấm vào để xem đủ khi có nhiều lỗi).
- Bật «Chỉ lỗi» để chỉ xem dòng lỗi.
- Sửa một dòng: bấm biểu tượng bút chì («Sửa dòng») → hộp «Chỉnh sửa dòng #n» → sửa → «Cập nhật». Dòng được kiểm tra lại ngay. Ô «Bộ môn / Đơn vị quản lý» cho chọn bộ môn từ danh sách thay vì gõ mã.
- Thêm môn quên trong tệp: «Thêm» → hộp «Thêm dòng mới» → «Thêm».
- Bỏ dòng không muốn nhập: biểu tượng thùng rác («Xoá dòng»), hoặc tick nhiều dòng → «Xoá (n)». Muốn lấy lại dòng đã bỏ thì tải lại tệp.
- Làm lại từ đầu: «Bắt đầu lại» → «Bắt đầu lại» (phiên xem trước bị xoá).
Lưu
Khi không còn dòng lỗi, bấm «Lưu toàn bộ (n)». Nút mờ khi còn dòng lỗi, kèm dòng «Vẫn còn n dòng dữ liệu lỗi. Vui lòng khắc phục trước khi lưu.»
Kiểm tra kết quả
- Ngăn hiện «Đã lưu n môn học» kèm khoa đã nhập, và thông báo của hệ thống, vd «Đã import n dòng.»
- Có thể kèm các dòng:
- «Đã cập nhật tín chỉ cho n dòng Danh mục theo học kỳ của kỳ chưa bắt đầu; kỳ đã bắt đầu giữ số cũ.» — có môn đã có bị đổi số tín chỉ.
- «Đã gán bộ môn cho n lớp học phần chưa có bộ môn.»
- «n lớp chưa có bộ môn không được gán vì bộ môn đã chốt phân công kỳ đó — mở lại chốt phân công của bộ môn rồi lưu lại môn.»
- Bấm «Import file khác» để nhập tệp tiếp (khoa đã chọn được giữ), hoặc «Đóng». Bảng Môn học tự tải lại — lọc theo khoa vừa nhập để kiểm tra.
Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác
| Ở đâu | Điều gì xảy ra | Khi nào | Ai thấy |
|---|---|---|---|
| Môn học | Mã chưa có ⇒ môn mới, trạng thái «Đang dùng». Mã đã có trong khoa ⇒ môn đó được ghi lại theo tệp | Ngay khi lưu | Phòng Đào tạo |
| Chương trình đào tạo | Khung có môn vừa cập nhật hiện tên, số tín chỉ mới — kể cả khung đã ban hành | Ngay khi lưu | Phòng Đào tạo |
| Danh mục theo học kỳ | Môn đã có bị đổi số tín chỉ ⇒ dòng của học kỳ chưa bắt đầu tự cập nhật; học kỳ đã bắt đầu giữ số cũ | Ngay khi lưu | Phòng Đào tạo |
| Lớp học phần, phân công | Dòng có mã bộ môn ⇒ lớp học phần chưa có bộ môn của môn nhận bộ môn đó (trừ học kỳ đã kết thúc, bộ môn đã chốt phân công kỳ đó) | Ngay khi lưu | Phòng Đào tạo, bộ môn |
| Tài chính – Kế toán | Học kỳ chưa bắt đầu tính học phí theo số tín chỉ mới ở lần tính lại kế tiếp | Lần tính lại học phí kế tiếp | Phòng TCKT |
Trường hợp đặc biệt
- Mã đã có trong khoa = cập nhật, và ô trống sẽ xoá giá trị cũ. Môn đã có được ghi lại đúng như dòng trong tệp: ô Tên tiếng Anh, Loại môn học, Khối kiến thức, Ghi chú… để trống thì giá trị đang có bị xoá. Riêng ô Bộ môn/Đơn vị (mã) để trống thì giữ bộ môn hiện tại (muốn bỏ bộ môn thì sửa ở màn Môn học). Muốn chỉ thêm môn mới, đừng đưa môn đã có vào tệp; muốn cập nhật, nên xuất Excel danh sách hiện có rồi sửa trên đó.
- Mã đang thuộc khoa khác: dòng lỗi «Mã môn (mã) đã tồn tại và thuộc Khoa khác. …» — đổi mã, hoặc sửa môn đó ở màn Môn học.
- Đổi số tín chỉ của môn đã có: hệ thống không hỏi lại như hộp sửa một môn — mọi khung chương trình có môn đổi theo. Với môn đã nằm trong chương trình đã ban hành, cân nhắc tạo mã mới thay vì sửa số tín chỉ trong tệp (xem Môn học).
- Khoa vừa bị cho ngừng khi đang nhập: lúc tải tệp lên hoặc lúc lưu, hệ thống báo khoa đã ngừng sử dụng. Lúc lưu: chưa dòng nào được ghi và bản xem trước vẫn còn — mở lại khoa ở phân hệ Tổ chức Nhân sự rồi bấm lưu lần nữa, hoặc làm lại phiên với khoa khác.
- Đóng ngăn giữa chừng: hộp «Đóng phiên import?» hỏi lại — «Đóng phiên» bỏ bản xem trước và mọi chỉnh sửa; «Tiếp tục import» quay lại.
- Để bản xem trước quá lâu: phiên hết hạn (mặc định sau khoảng 3 giờ) — tải tệp lên lại.
- Tệp nhiều trang: bản xem trước chia trang (mặc định 50 dòng/trang); «Lưu toàn bộ» lưu mọi trang.
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Vì sao | Làm gì |
|---|---|---|
| Không có nút «Nhập từ Excel» | Thiếu quyền Nhập từ Excel ở dòng «Môn học theo Khoa (master)» — nút ẩn hẳn | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP» khi mở màn Môn học | Thiếu quyền xem màn | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Nút «Chọn File» mờ | Chưa chọn khoa ở bước 1 | Chọn khoa |
| Khối đỏ «File không đúng mẫu mới» — «Thiếu cột bắt buộc: …» | Tệp theo mẫu cũ hoặc thiếu cột Mã môn / Tên môn / Số tín chỉ / Loại hình môn | Bấm «Tải mẫu mới», chép dữ liệu sang mẫu mới, tải lên lại |
| Khối vàng «Phiên xem trước đã cũ» | Phiên tạo từ mẫu Excel cũ | Tải mẫu mới, tải dữ liệu lên lại từ đầu |
| «Import session has expired. Upload the file again.» | Phiên xem trước đã hết hạn | Tải tệp lên lại |
| «Chỉ chấp nhận file Excel (.xlsx hoặc .xls).» | Chọn nhầm loại tệp | Chọn tệp .xlsx / .xls |
| Bản xem trước có dòng CSA338 — An toàn lao động lạ | Quên xoá dòng ví dụ của tệp mẫu | Xoá dòng đó trong bản xem trước |
| Dòng lỗi «Mã môn học bị trùng trong file.» | Hai dòng cùng mã | Xoá hoặc sửa một dòng |
| Dòng lỗi «Bộ môn “(mã)” không tồn tại trong Khoa đã chọn hoặc đã ngừng hoạt động.» | Mã bộ môn sai khoa hoặc bộ môn đã ngừng | Sửa dòng, chọn bộ môn từ danh sách |
| Dòng lỗi «Số tín tối đa là 15.» / «Số tín phải là số nguyên.» / «Vui lòng nhập số tín.» | Số tín chỉ sai | Sửa dòng |
| Dòng lỗi «Vui lòng chọn loại môn.» / «Loại môn không hợp lệ.» | Cột Loại hình môn trống hoặc ghi sai chữ | Sửa dòng, chọn loại hình môn |
| Dòng lỗi «Mã môn (mã) đã tồn tại và thuộc Khoa khác. …» | Mã đang là môn của khoa khác | Đổi mã, hoặc sửa môn ở màn Môn học |
Việc tiếp theo
- Kiểm tra, sửa từng môn vừa nhập: Môn học.
- Khai loại môn, số tiết/buổi, ràng buộc tiên quyết: Chi tiết môn học.
- Đưa môn vào khung chương trình: Chương trình đào tạo.
Thuật ngữ
| Từ | Nghĩa |
|---|---|
| Bản xem trước | Bản nháp của tệp trên hệ thống — sửa, thêm, bỏ dòng ở đây; chỉ lưu khi bấm «Lưu toàn bộ» |
| Phiên nhập | Một lần tải tệp lên; hết hạn sau một thời gian hoặc khi đóng ngăn |