Theo dõi và chuyển trạng thái lớp học phần

Làm xong, mỗi lớp học phần ở đúng trạng thái của giai đoạn học kỳ — mở cho sinh viên đăng ký, khoá để chốt sĩ số tính học phí, hoặc huỷ khi không đủ sĩ số — và bạn biết lớp nào còn thiếu giảng viên, thiếu thời khoá biểu.

Khi nào cần

Căn cứ: Quy trình QT.ĐT-04 Lập kế hoạch học kỳ theo CTK, bước 9 (mở thêm, xoá bớt, huỷ lớp học phần; giới hạn sĩ số tối đa / tối thiểu của từng lớp).

Vòng đời của lớp học phần

Trạng thái đi một chiều — không quay lại bước trước.

Trước khi bắt đầu

• Lớp đã được mở cho học kỳ — xem Mở lớp học phần cho học kỳ mới.
• Sinh viên của khoá đã vào lớp danh nghĩa — việc của Phòng Công tác SV, xem Xếp lớp danh nghĩa. Chưa có thì màn hiện thẻ chặn thay cho bảng.
• (Trước khi mở lớp cho sinh viên) Lớp đã có giảng viên chính — Phân công giảng viên; thời khoá biểu đã phát hành — Phát hành thời khoá biểu; học kỳ có đợt đăng ký — Mở đợt đăng ký học phần.
• (Trước khi khoá lớp) Đợt đăng ký đã đóng và đã rà sĩ số — Theo dõi đăng ký môn học.

Các bước

A. Chuyển trạng thái một lớp

1. Ở dòng lớp, bấm ⋯ (cột Thao tác) → chọn «Chuyển sang (trạng thái)». Menu chỉ hiện các bước hợp lệ với trạng thái hiện tại.
2. Hộp «Chuyển sang “(trạng thái)”?» ghi lớp và trạng thái hiện tại. Đọc khung vàng hệ quả:
   • Đã khóa — «Khoá lớp là bước CHỐT SĨ SỐ — danh sách sinh viên đóng băng và được gửi Tài chính tính học phí…», kèm số sinh viên sẽ được chốt.
   • Hủy lớp — hệ thống tự rút toàn bộ sinh viên, gửi email báo huỷ tới từng em, bỏ lớp khỏi thời khoá biểu; không tự chuyển sinh viên sang lớp khác.
3. Nhập «Lý do» (bắt buộc khi huỷ lớp, tuỳ chọn với trạng thái khác). Khi huỷ có thêm «Ghi chú điều phối» để ghi kế hoạch xử lý sinh viên (vd mở lại ở đợt bổ sung).
4. Bấm «Xác nhận».

Kết quả: thông báo «Lớp (mã lớp) đã chuyển sang “(trạng thái)”.»

B. Chuyển trạng thái hàng loạt

Dùng khi đóng đợt đăng ký: khoá cả loạt lớp cùng lúc.

1. Tick ô đầu dòng các lớp. Tick ô của dòng môn là chọn cả các lớp của môn; ô ở tiêu đề cột chọn mọi lớp trong trang. Mẹo: lọc «Trạng thái lớp» trước để chỉ còn các lớp cùng trạng thái.
2. Thanh xanh «Đã chọn n lớp học phần» hiện ra → bấm «Chuyển trạng thái hàng loạt».
3. Hộp «Chuyển trạng thái n lớp học phần»: chọn «Chuyển sang» — chỉ có các trạng thái hợp lệ với mọi lớp đã chọn. Đọc khung hệ quả, nhập «Lý do» (bắt buộc khi huỷ).
4. Bấm «Chuyển n lớp».

Kết quả: hộp liệt kê từng lớp — dấu xanh là đã chuyển, dấu đỏ kèm lý do là không chuyển được (lớp lỗi không chặn lớp khác). Thông báo «Đã chuyển n lớp sang “(trạng thái)”.» hoặc «Chuyển được x/y lớp — xem chi tiết lớp thất bại.» Bấm «Đóng» — các ô tick được bỏ.

C. Sửa sức chứa, sĩ số dự kiến

1. ⋯ → «Sửa sức chứa / sĩ số» (hoặc «Sửa» ở chân ngăn chi tiết). Hộp «Sửa lớp học phần» ghi «Lớp (mã) — chỉ sửa được hình thức, sức chứa và sĩ số dự kiến.»
2. Sửa «Hình thức», «Sức chứa» (trần chỗ ngồi của lớp — chặn cứng khi thêm sinh viên), «Sĩ số dự kiến».
3. Bấm «Lưu thay đổi». Sĩ số dự kiến vượt sức chứa hơn 10% ⇒ hỏi lại «Sĩ số lớp … vượt trần cho phép. Bạn có chắc muốn tiếp tục?» → «Vẫn lưu» (hệ thống ghi thành cảnh báo trên lớp).

Lớp đã có buổi trong thời khoá biểu thì hộp nhắc rà lại thời khoá biểu sau khi đổi sức chứa (phòng có thể không còn vừa).

D. Xoá lớp

Chỉ xoá được lớp chưa có sinh viên và không còn buổi nào trong thời khoá biểu. Lớp đã có sinh viên thì huỷ lớp thay vì xoá.

• Một lớp: ⋯ → «Xoá lớp» → hộp «Xoá lớp học phần?» → «Xoá». Mục xám kèm lý do khi không xoá được (vd «Lớp đã có 2 buổi trong thời khoá biểu — huỷ lớp thay vì xoá»).
• Nhiều lớp: tick các lớp → «Xoá n lớp đã chọn» → hộp «Xoá n lớp học phần đã chọn» tự chia ba nhóm Xoá được ngay · Cần dọn lịch nháp · Không xoá được (kèm lý do từng lớp).
  1. Nếu có nhóm Cần dọn lịch nháp: ở khối «Dọn lịch nháp của n lớp (m buổi đã xếp)» bấm «Xem trước lịch nháp», kiểm số buổi sẽ xoá, rồi «Dọn lịch nháp» và gõ đúng số buổi để xác nhận. Chỉ buổi chưa phát hành bị xoá; công tắc «Xoá cả buổi đã ghim» mặc định tắt.
  2. Bấm «Xoá n lớp» → gõ số lớp để xác nhận. Hệ thống tải lại số liệu rồi xoá lần lượt từng lớp, kiểm lại sĩ số ngay trước khi xoá.

Kết quả: «Đã xoá n lớp học phần.», hoặc hộp «Đã xoá x/y lớp học phần» liệt kê lớp lỗi và lớp được giữ lại. Chia lại lớp sau đó: mã lớp mới tiếp nối số thứ tự cũ.

Kiểm tra kết quả

• Nhãn trạng thái ở cột Trạng thái và các số trên dải Tổng LHP · Lập kế hoạch · Mở lớp… đổi ngay.
• Tab Lịch sử của lớp có dòng mới (người đổi, thời điểm, lý do).
• Lớp «Đã khóa»: ngăn chi tiết có khối «Chốt sĩ số & công nợ» — Trạng thái đẩy, Đã đẩy n SV · m tín, Người khoá lớp; công nợ học phí hiện ở Tài chính sau khoảng 1 phút (học kỳ từ HK2 năm học 2026-2027 trở đi).

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Lớp «Lập kế hoạch» tự mở: khi học kỳ có đợt đăng ký còn hiệu lực, lớp đã có giảng viên chính tự chuyển «Mở lớp» — ngay khi lưu đợt, khi mở lớp hoặc khi gán giảng viên chính (hệ thống còn quét lại mỗi 10 phút) — thường không cần chuyển tay. Lớp chưa có giảng viên chính giữ «Lập kế hoạch» tới khi được gán.
• Không quay lại được: từ «Chỉ đăng ký» không về «Mở lớp»; lớp «Lập kế hoạch» không huỷ — muốn bỏ thì xoá.
• Huỷ lớp đã khoá: hộp hiện khung đỏ «Lớp này ĐÃ khoá nên đã gửi Tài chính tính học phí…». Học kỳ trước HK2 năm học 2026-2027 và học kỳ đầu của sinh viên năm nhất không tự tính lại — báo Phòng TCKT đối soát sau khi huỷ.
• Chọn lẫn lớp nhiều trạng thái: hộp hàng loạt báo «Các lớp đang chọn không có bước chuyển nào dùng chung được…» — lọc theo Trạng thái lớp rồi chọn lại từng nhóm.
• Huỷ hàng loạt thiếu lý do: cả lô bị từ chối, chưa lớp nào bị đổi.
• «Cả học kỳ» chỉ chọn trong trang đang xem: đổi trang, đổi bộ lọc hay đổi phạm vi là bỏ hết ô tick — tránh đổi trạng thái nhầm những lớp không còn nhìn thấy.
• Xoá lớp không gỡ ghi danh của sinh viên — hộp xoá nhiều lớp tự giữ lại lớp đã có sinh viên. Tránh xoá khi đợt đăng ký đang mở hoặc lượt tự xếp sinh viên năm nhất đang chạy.
• Lớp còn buổi đã phát hành không xoá được — sửa lịch bằng «Ghi điều chỉnh» ở màn Thời khoá biểu.
• Học kỳ đã kết thúc: gán / đổi giảng viên bị khoá («Học kỳ đã kết thúc — chỉ còn để tra cứu, không thay đổi phân công được nữa.»).
• Học kỳ hè: không khoá nào học theo chương trình nên màn tự hiện «Cả học kỳ» (cột trái ghi «Học kỳ hè nằm ngoài khung CTĐT — lớp học lại, học cải thiện nằm ở mục Cả học kỳ.»).
• Học kỳ quá nhiều lớp: cảnh báo «Phạm vi đang xem có n lớp nhưng màn chỉ tải được m lớp đầu tiên…» — chọn Khoa trong Bộ lọc để thu hẹp.
• Lớp dưới ngưỡng sĩ số tối thiểu: số «Đã ĐK» tô vàng, ngăn chi tiết ghi «dưới ngưỡng» — chỉ là cảnh báo, không chặn thao tác.
• Đẩy công nợ lỗi (lớp đã khoá): ngăn chi tiết có nút «Đẩy lại công nợ sang Tài chính» — chạy lại không sinh công nợ trùng.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Danh sách sinh viên của lớp học phần — thêm, chuyển, gỡ sinh viên.
• Phân công giảng viên — lớp có giảng viên chính mới tự mở.
• Mở đợt đăng ký học phần — đóng lớp học phần cả loạt khi đợt kết thúc.
• Học phí học kỳ — sau khi khoá lớp.

Thuật ngữ