Skip to Content
Quản lý Văn bảnRà soát hiệu lực

Rà soát hiệu lực văn bản hằng tháng

Làm xong, kho không còn văn bản đã quá hạn mà vẫn được trích dẫn, văn bản sắp hết hạn đã có người lo văn bản thay thế, và văn bản hết hiệu lực một phần ghi đúng phần nào còn dùng.

  • Ai làm: Phòng Hành chính – Pháp chế
  • Khi nào: hằng tháng (khi nhận thư / thông báo «Báo cáo văn bản tháng …»), và trước mỗi đợt cao điểm hỏi đáp (đầu năm học, đăng ký học phần, thu học phí)
  • Quyền cần có: phân hệ Quản lý văn bản › Kho văn bản › Quản lý văn bản — thấy và thao tác cả kho (không phân quyền theo thư mục) — Toàn quyền quản lý
  • Màn hình: Quản lý văn bản › Hiệu lực

Khi nào cần

Nhóm (tab)Gồm văn bảnViệc cần làm
«Quá hạn vẫn công bố»Đã qua ngày hết hiệu lực mà vẫn đang công bốXử lý trước tiên: thu hồi, hoặc gia hạn rồi công bố lại
«Sắp hết hiệu lực»Hết hiệu lực trong 30 / 60 / 90 ngày tớiBáo đơn vị chủ quản chuẩn bị văn bản mới; văn bản mới về thì nạp và khai quan hệ Thay thế
«Hết hiệu lực một phần»Một số điều, khoản đã bị sửa đổi, thay thế, bãi bỏKiểm phần bị ảnh hưởng có đúng không
«Chưa có hiệu lực»Đã công bố, chưa tới ngày có hiệu lựcKiểm ngày có hiệu lực; hệ thống tự chuyển «Còn hiệu lực» khi tới ngày

Căn cứ: quy trình QT.DS-02 Rà soát hiệu lực định kỳ (bản đề xuất trong tài liệu mô tả phân hệ, chưa ban hành) — xử lý lần lượt Quá hạn → Sắp hết hiệu lực; đơn vị chủ quản chuẩn bị văn bản thay thế và nạp theo QT.DS-01.

Trước khi bắt đầu

  • Văn bản có thời hạn (thông báo, kế hoạch…) đã được nhập «Ngày hết hiệu lực» khi soát nháp — văn bản không có ngày này sẽ không bao giờ vào nhóm Sắp hết / Quá hạn. Xem Soát nháp và công bố.
  • Biết đơn vị nào chủ quản từng văn bản để báo khi sắp hết hạn.

Các bước

Mở màn Rà soát hiệu lực

Bấm Hiệu lực ở thanh bên (tiêu đề «Rà soát hiệu lực», dòng «Tự cập nhật lúc 00:10 hằng ngày»). Cũng mở được từ ô «Sắp hết hiệu lực» ở Trang chủ, hoặc link «Xem tất cả» trong thư báo cáo tháng.

Chọn nhóm cần rà

Hàng nút «Nhóm rà soát»: «Sắp hết hiệu lực» · «Quá hạn vẫn công bố» · «Hết hiệu lực một phần» · «Chưa có hiệu lực» — mỗi nút kèm số văn bản của cả kho (số Quá hạn tô đỏ). Ô «Tìm số hiệu, trích yếu…» lọc trong nhóm đang xem.

Chọn khoảng ngày (nhóm Sắp hết hiệu lực)

Ở nhóm Sắp hết hiệu lực, chọn «30 ngày», «60 ngày» hoặc «90 ngày» ở góc phải. Cột «Còn lại» ghi «còn n ngày» (7 ngày trở xuống tô đỏ) hoặc «hết hiệu lực hôm nay».

Xử lý từng văn bản

NhómCột ngàyCột số ngày / phầnNút cuối dòng
Sắp hết hiệu lựcHết hiệu lực«còn n ngày»«Mở» — mở văn bản
Quá hạn vẫn công bốHết hiệu lực«quá n ngày» (đỏ)«Thu hồi» — xem bước sau
Hết hiệu lực một phầnCập nhậtPhần bị ảnh hưởng, vd «Khoản 2 Điều 12 · Bị bãi bỏ bởi …»«Xem quan hệ» — mở tab Hiệu lực & quan hệ
Chưa có hiệu lựcCó hiệu lực«n ngày nữa» / «có hiệu lực hôm nay»«Mở»

Ở nhóm Một phần, dòng có nhiều phần bị ảnh hưởng: bấm để xem cả danh sách. «Đã đặt lại hiệu lực» nghĩa là điều đó đã được đặt về còn hiệu lực dù quan hệ vẫn còn; «Không còn trong cây» là điều khoản đã bị xoá khỏi cây.

Thu hồi văn bản quá hạn

Ở nhóm Quá hạn, bấm «Thu hồi» → hộp «Thu hồi văn bản?» hiện tên và số hiệu văn bản. Nếu có câu hỏi thường gặp của Helpdesk đang trích văn bản này, khung vàng báo «Có n câu hỏi thường gặp đang trích văn bản này — sẽ bị gắn cờ cần xem lại.» Nhập «Lý do thu hồi» (10–500 ký tự) → «Thu hồi».

Muốn gia hạn thay vì thu hồi: vẫn thu hồi, sửa «Ngày hết hiệu lực» ở tab Thông tin, rồi công bố lại — xem Thu hồi và quan hệ văn bản.

Kiểm tra kết quả

  • Thu hồi xong: thông báo «Đã thu hồi văn bản — văn bản về nháp và rời tra cứu.»; dòng rời nhóm Quá hạn, số trên nút giảm.
  • Văn bản sắp hết hạn có văn bản thay thế đã công bố và tới ngày có hiệu lực: tự rời nhóm (chuyển Hết hiệu lực).
  • Danh sách tự cập nhật lúc 00:10 hằng ngày; mở lại màn là thấy số mới.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Ở đâuĐiều gì xảy raKhi nàoAi thấy
Trợ lý AI, HelpdeskVăn bản thu hồi không còn được trích dẫnNgay khi thu hồiNgười hỏi, cán bộ Helpdesk
Câu hỏi thường gặp trích văn bản đóBị gắn cờ cần xem lại (dải «Cần rà soát» ở màn FAQ)Ngay khi thu hồiCán bộ Helpdesk
Tra cứuVăn bản thu hồi rời tra cứu (về nháp)NgayNgười có quyền Quản lý văn bản
Trang chủ, Báo cáoSố «Còn hiệu lực», «Sắp hết hiệu lực» thay đổiTrang chủ sau khoảng 30 giây; Báo cáo trễ tối đa 5 phútPhòng Hành chính – Pháp chế

Trường hợp đặc biệt

  • Văn bản không ghi ngày hết hiệu lực không bao giờ vào nhóm Sắp hết / Quá hạn — nếu thực tế có thời hạn, thu hồi, bổ sung ngày, công bố lại.
  • Văn bản bị sửa đổi nhưng chưa khai quan hệ thì không vào nhóm Một phần: nạp văn bản sửa đổi và khai quan hệ Sửa đổi, bổ sung, hoặc «Đặt tay…» tình trạng — xem Thu hồi và quan hệ văn bản.
  • Văn bản đã hết hiệu lực vì lý do ngoài kho (văn bản thay thế chưa nạp): dùng «Đặt tay…» ở tab Hiệu lực & quan hệ, chọn «Hết hiệu lực» và ghi lý do.
  • Thu hồi dòng cuối của trang cuối: bảng tự lùi về trang có dữ liệu.
  • Không gửi được thư nhắc đơn vị chủ quản từ màn này — báo đơn vị qua kênh thường lệ.

Gặp vấn đề?

Bạn thấyVì saoLàm gì
Trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP»Chưa có quyền Toàn quyền quản lý của phân hệNhờ quản trị hệ thống cấp quyền — xem Bắt đầu
«Không có văn bản nào quá hạn mà vẫn công bố.»Nhóm trống — không có gì cần làm—
«Không có văn bản nào hết hiệu lực trong n ngày tới.»Nhóm trốngChọn khoảng dài hơn nếu cần
«Văn bản không còn ở trạng thái công bố — không cần thu hồi.» (trong hộp)Người khác vừa thu hồiĐóng hộp
«Lý do thu hồi …» báo đỏ dưới ôLý do ngắn hơn 10 hoặc dài hơn 500 ký tựGhi rõ hơn / rút gọn
«Dữ liệu vừa được người khác thay đổi — đã tải lại, vui lòng thao tác lại.»Văn bản vừa được người khác sửaBấm «Thu hồi» lại
«Không tải được danh sách rà soát.»Lỗi mạng / máy chủBấm «Thử lại»

Việc tiếp theo

Tra cứu văn bản, điều khoảnThu hồi, quan hệ văn bản