Rà soát sinh viên tính học phí lỗi và nộp thừa

Làm xong, mọi sinh viên của học kỳ đều có học phí đúng trong đợt học phí chính, và bạn có danh sách sinh viên nộp thừa để làm thủ tục hoàn trả.

Ai làm: Kế toán công nợ / kế toán doanh thu Phòng Tài chính – Kế toán
Khi nào: Đầu học kỳ sau khi các lớp học phần khoá; sau mỗi lần đổi đơn giá tín chỉ, hệ số học phí, miễn giảm; định kỳ trong thời gian thu
Quyền cần có: phân hệ Quản lý Tài chính & Kế toán › Sinh viên - Thu/Công nợ › Quản lý công nợ SV — Xem dữ liệu (xem hai danh sách) và Chỉnh sửa (nút «Tính lại học phí»)
Màn hình: Quản lý Tài chính & Kế toán › Sinh viên - Thu/Công nợ › SV tính học phí lỗi và SV nộp thừa

Khi nào cần

Tình huống	Màn
Lớp đã khoá mà sinh viên chưa có học phí; kết quả «Tính học phí» báo có SV lỗi	A. SV tính học phí lỗi
Vừa nhập đơn giá tín chỉ còn thiếu, muốn tính lại ngay thay vì chờ hệ thống tự thử lại	A. SV tính học phí lỗi
Lớp bị huỷ, đổi giá hoặc được miễn giảm sau khi sinh viên đã nộp tiền ⇒ số đã nộp lớn hơn số phải nộp	B. SV nộp thừa

Căn cứ: hoàn trả tiền nộp thừa theo QT.TCKT-12 Quy trình chi trả các khoản tiền sinh viên nộp nhầm – nộp thừa (bước 3–4: đối chiếu dữ liệu trên phần mềm, xác nhận số tiền nộp thừa).

Trước khi bắt đầu

Học phí theo tín chỉ do hệ thống tự tính (khi lớp học phần khoá, khi đổi giá, khi miễn giảm, và rà soát mỗi đêm lúc 02:00). Lỗi thường do thiếu dữ liệu nền:

Đơn giá tín chỉ của học kỳ đã nhập đủ cho khoá × ngành × loại lớp của sinh viên — xem Đơn giá tín chỉ.
Môn học đã có trong danh mục học kỳ — việc của Phòng Đào tạo, xem Danh mục học kỳ.
Sinh viên đã có lớp danh nghĩa / khoá — việc của Phòng Công tác SV, xem Xếp lớp danh nghĩa.

Các bước

A. SV tính học phí lỗi

Mở SV tính học phí lỗi. Màn tự chọn học kỳ hiện tại; đổi ở ô «Học kỳ» trên thanh công cụ.

Đọc từng dòng: MSSV · Họ tên · Lý do xếp hàng · Lỗi gần nhất · Số lần thử · Thử lại lúc. Cột «Lỗi gần nhất» ghi tên lỗi và việc cần làm:

Lỗi	Việc cần làm
Thiếu đơn giá tín chỉ	Ô khoá × ngành × loại lớp của sinh viên chưa có giá ở học kỳ này — bấm «Nhập đơn giá» ngay trong ô. Lỗi nêu mã môn thì môn đó chưa có trong danh mục học kỳ
Chưa tính được	Thường do sinh viên chưa có lớp danh nghĩa / khoá — nhờ Phòng Công tác SV xếp lớp. Lỗi nêu hệ số học phí thì kiểm tra Cấu hình UMS › Hệ số học phí
Đang nghỉ học	Sinh viên Bảo lưu / Thôi học / Đình chỉ / Chuyển trường — không tính học phí
Không tính theo tín chỉ	Kỳ đầu của sinh viên năm 1 (thu khoán) hoặc kỳ trước HK2 năm học 2026-2027 — không cần làm gì
Không tìm thấy SV	Hồ sơ sinh viên không còn trên hệ thống

Sửa nguyên nhân (vd nhập đơn giá). Hệ thống tự thử lại sau 1, 5, 30 phút rồi mỗi 6 giờ — không bắt buộc bấm gì thêm.
Muốn tính ngay: tick các sinh viên (hoặc ô đầu cột để chọn cả trang) → «Tính lại học phí (n)». Thông báo «Đã xếp hàng tính lại n SV — kết quả sau khoảng 1 phút.»

B. SV nộp thừa

Mở SV nộp thừa (hoặc bấm liên kết «SV nộp thừa» trong mô tả màn A — giữ nguyên học kỳ đang xem). Chọn «Học kỳ».
Bảng liệt kê phiếu học phí ở đợt học phí chính có số đã nộp lớn hơn số phải nộp: MSSV · Họ tên · Phải nộp · Đã nộp · Nộp thừa, số thừa lớn nhất ở trên.
Dùng danh sách để đối chiếu và lập hồ sơ hoàn trả theo QT.TCKT-12 (đơn xin rút tiền, phê duyệt, phiếu chi) — việc chi trả làm ngoài phân hệ này.

Kiểm tra kết quả

Sau «Tính lại học phí», dòng sinh viên rời danh sách ngay. Tính lại vẫn lỗi thì khoảng 1 phút sau dòng hiện lại (danh sách tự tải lại mỗi phút; bấm «Tải lại» để xem ngay).
Học phí mới của sinh viên hiện ở tab «Khoản thu theo SV» của đợt học phí chính — xem Học phí học kỳ.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Ở đâu	Điều gì xảy ra	Khi nào	Ai thấy
Đợt học phí chính của học kỳ	Học phí của sinh viên được tính lại theo ghi danh lớp đã khoá, đơn giá, miễn giảm	Khoảng 1 phút	Phòng TCKT
Cổng Sinh viên › Công nợ	Số phải nộp của sinh viên đổi theo	Khi sinh viên mở lại	Sinh viên
SV nộp thừa	Tính lại làm số phải nộp giảm dưới số đã nộp ⇒ sinh viên xuất hiện ở danh sách này	Sau lần tính lại	Phòng TCKT

Trường hợp đặc biệt

Cả đợt cần tính lại (vd vừa nhập xong đơn giá cho nhiều ngành): dùng nút «Tính học phí» của đợt học phí chính — xem Học phí học kỳ. Màn này để tính lại từng nhóm sinh viên (chọn trong trang đang xem).
Học kỳ trước HK2 năm học 2026-2027: học phí đã nạp từ hệ thống cũ, không tính theo tín chỉ — không xuất hiện lỗi cần xử lý.
Hoàn / cấn trừ tiền thừa: phần mềm chưa có chức năng hoàn tiền hay cấn trừ sang học kỳ sau — màn «SV nộp thừa» chỉ để rà soát.
Sửa tay số tiền ở đợt học phí chính: sẽ bị ghi đè ở lần tính lại kế tiếp (kể cả rà soát đêm 02:00). Muốn tăng / giảm tiền, dùng miễn giảm hoặc khoản phụ thu.

Gặp vấn đề?

Bạn thấy	Vì sao	Làm gì
Không có cột tick / nút «Tính lại học phí»	Thiếu quyền Chỉnh sửa «Quản lý công nợ SV»	Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền
Trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP»	Thiếu quyền Xem dữ liệu «Quản lý công nợ SV»	Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền
Không thấy liên kết «Nhập đơn giá»	Thiếu quyền Xem dữ liệu «Học phí & lệ phí (thu)»	Nhờ người phụ trách đơn giá nhập giá
«Không có SV nào đang tính học phí lỗi ở học kỳ này.»	Học kỳ không còn lỗi	Không cần làm gì
«Không xếp hàng tính lại được.» (hoặc câu báo của hệ thống)	Hệ thống từ chối lượt tính lại	Bấm «Tải lại», chọn lại sinh viên rồi thử lại
Dòng hiện lại sau khi tính lại	Nguyên nhân chưa được sửa	Đọc cột «Lỗi gần nhất», sửa dữ liệu nền

Việc tiếp theo

Thu tiền sinh viên: Thu học phí.
Sinh viên nghỉ học còn nợ: Chờ TCKT xử lý.

Thuật ngữ

Từ	Nghĩa
Đợt học phí chính	Đợt hệ thống tự tạo cho mỗi học kỳ («Đợt thu tự động — …»), nơi chứa học phí theo tín chỉ
Xếp hàng tính lại	Hệ thống ghi nhận cần tính lại học phí của sinh viên và tính trong khoảng 1 phút
Lý do xếp hàng	Việc làm hệ thống tính lại: Khoá lớp học phần, Huỷ lớp học phần, SV đi học lại, Đổi đơn giá tín chỉ, Đổi hệ số học phí, TCKT tính lại, Lượt tính học phí, Rà soát đêm 02:00