Lập danh sách xét giảm học phí

Làm xong, Phòng Tài chính – Kế toán có quyết định nháp kèm danh sách sinh viên được giảm để ban hành — bước ban hành chốt số tiền và trừ vào công nợ sinh viên.

Ai làm: Chuyên viên Phòng Công tác Sinh viên lập danh sách; Phòng Tài chính – Kế toán ban hành quyết định (ở phân hệ Tài chính)
Khi nào: Mỗi học kỳ — QT.CTSV-06: thông báo nhận đơn tháng 9 (học kỳ I) và tháng 3 (học kỳ II); lập danh sách sau khi hết hạn nộp đơn (5–7 ngày)
Quyền cần có: phân hệ Công tác Sinh viên › Dịch vụ sinh viên › Xét giảm học phí — Xem dữ liệu; lập quyết định nháp, thêm sinh viên: Thêm mới; nhập Excel: Nhập (Import); gỡ sinh viên: Xóa. Người có quyền tương ứng ở phân hệ Quản lý Tài chính & Kế toán › Miễn giảm & Học bổng cũng làm được.
Màn hình: Công tác Sinh viên › Dịch vụ sinh viên › Xét giảm học phí

Khi nào cần

Tình huống	Làm gì
Hết hạn nhận đơn giảm học phí của học kỳ, cần tổng hợp danh sách trình Hội đồng	Lập quyết định nháp, nhập danh sách từ Excel (bước 2–3)
Bổ sung một vài sinh viên sau khi đã nhập danh sách	«Thêm SV» vào quyết định nháp (bước 3, cách A)
Hội đồng loại một số hồ sơ (minh chứng không đúng đối tượng, cảnh báo học tập…)	Gỡ sinh viên khỏi quyết định nháp (bước 4)
Danh sách đã chốt, chuyển Phòng TCKT ban hành	Gửi liên kết quyết định (bước 5)

Căn cứ: Quy trình QT.CTSV-06 Xét giảm học phí — bước 3 «Tổng hợp danh sách giảm học phí», bước 4 «Họp Hội đồng xét giảm học phí», bước 6 «Ban hành Quyết định…» (Phòng Tài chính – Kế toán là đơn vị thừa hưởng dữ liệu); Nghị định 81/2021/NĐ-CP.

Trước khi bắt đầu

Phòng TCKT đã khai chính sách loại «Miễn học phí» (đang hoạt động) — xem Miễn giảm học phí. Chưa có thì màn báo «Chưa có chính sách miễn học phí».
Có đợt thu học phí còn mở của học kỳ — xem Đợt thu và phụ thu.
Đã thu đơn, kiểm minh chứng và phân loại theo đối tượng (QT.CTSV-06 bước 2–3, làm ngoài phần mềm).
(Thêm từng người) Tài khoản tra cứu được hồ sơ sinh viên.

Các bước

Mở màn và chọn học kỳ

Mở Xét giảm học phí (tiêu đề «Xét giảm học phí theo đối tượng chính sách»). Chọn học kỳ ở ô «Tất cả học kỳ». Bốn ô số trên cùng: Tổng hồ sơ · Chờ ban hành · Đã duyệt · Đã huỷ.

Lập quyết định nháp

Bấm «Lập QĐ nháp» → hộp «Tạo Quyết định miễn giảm»:

«Tiêu đề QĐ» — vd «Miễn giảm HK1 2026-2027».
«Số quyết định» — phải duy nhất trong hệ thống.
«Ngày QĐ».
«Đợt thu» — chỉ chọn được đợt thu học phí còn mở; đợt thu loại khác hiện mờ kèm tên loại.
«Mô tả» (tuỳ chọn).

Bấm «Tạo Quyết định Nháp» → thông báo «Đã tạo quyết định mới (Nháp).» Quyết định vừa tạo được chọn sẵn ở ô «Tất cả quyết định».

Đã có quyết định nháp từ trước: chọn nó ở ô «Tất cả quyết định» (mỗi dòng ghi số QĐ · tiêu đề · trạng thái).

Thêm sinh viên vào quyết định

A. Từng người — bấm «Thêm SV» → hộp «Thêm 1 sinh viên vào quyết định»:

«Chính sách áp dụng» — chọn chính sách miễn học phí (dòng phụ ghi mã · loại · cách áp dụng).
«Sinh viên» — gõ MSSV hoặc tên (từ 2 ký tự), bấm dòng kết quả; khung xanh «Đã chọn: …» xác nhận.
«Ghi chú / Lý do nội bộ» (tuỳ chọn) — vd đối tượng, minh chứng đã kiểm.
Bấm «Thêm vào QĐ» → «Đã thêm hồ sơ vào quyết định (Chờ ban hành).»

B. Cả danh sách từ Excel — bấm «Nhập Excel» → khung «Import Excel — Hồ sơ vào QĐ»:

«Tải file mẫu» — cột studentCode (MSSV), programCode (mã chính sách), reason (ghi chú, tuỳ chọn).
Chọn tệp .xlsx đã điền — tối đa 10 MB, 1–500 dòng một tệp.
Đọc bảng «Kết quả import»: mỗi dòng CREATED (đã thêm), SKIPPED (bỏ qua) hoặc FAILED (lỗi) kèm ghi chú. Thông báo «Import xong: a tạo / b bỏ qua.» Sửa dòng lỗi rồi «Import file khác».

Rà danh sách, gỡ hồ sơ bị loại

Bảng liệt kê từng hồ sơ: Mã SV · Họ và tên · Lớp · Chính sách · Mức giảm · Số QĐ · Số tiền được giảm · Trạng thái. Hồ sơ trong quyết định nháp ở «Chờ ban hành», cột «Số tiền được giảm» để trống — số tiền chỉ có sau khi ban hành. Hồ sơ Hội đồng loại: bấm biểu tượng thùng rác «Gỡ khỏi quyết định nháp» → «Xác nhận gỡ» (không ảnh hưởng công nợ vì quyết định chưa ban hành).

Gửi Phòng TCKT ban hành

Sau khi Hội đồng thông qua và hết thời gian công bố danh sách dự kiến (QT.CTSV-06 bước 4–5), bấm «Mở QĐ ở Tài chính» hoặc biểu tượng liên kết «Sao chép liên kết quyết định» (thông báo «Đã sao chép liên kết quyết định — gửi cho P.TCKT để ban hành.») và gửi cho Phòng TCKT. Ban hành làm ở phân hệ Tài chính — xem Miễn giảm học phí.

Kiểm tra kết quả

Trước khi ban hành: ô «Chờ ban hành» tăng đúng số sinh viên đã thêm; lọc theo quyết định để đếm riêng từng quyết định.
Sau khi Phòng TCKT ban hành: hồ sơ chuyển «Đã duyệt», cột «Số tiền được giảm» có số (màu xanh), quyết định ghi «Đã ban hành» ở ô chọn quyết định.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Ở đâu	Điều gì xảy ra	Khi nào	Ai thấy
Tài chính › Quyết định miễn giảm	Quyết định nháp và danh sách hồ sơ hiện như do Phòng TCKT lập	Ngay	Phòng TCKT
Công nợ sinh viên (Tài chính, Cổng SV)	Chưa đổi gì khi còn nháp. Ban hành ⇒ chốt số tiền được giảm và trừ vào công nợ sinh viên	Ngay khi ban hành	Phòng TCKT, sinh viên
Chính sách miễn giảm	Ban hành tính vào số suất / ngân sách của chính sách	Khi ban hành	Phòng TCKT

Trường hợp đặc biệt

Chỉ chính sách «Miễn học phí»: tài khoản chỉ có quyền Công tác SV chỉ thấy và chỉ ghi được chính sách miễn học phí — dòng Excel mang mã chính sách khác bị báo FAILED, không nạp. Học bổng, miễn phụ thu, trợ cấp do Phòng TCKT tự quản ở phân hệ Tài chính.
Quyết định đã ban hành hoặc đã huỷ: nút «Thêm SV» / «Nhập Excel» mờ («Quyết định đã ban hành hoặc đã huỷ — không thêm sinh viên được nữa.»). Cần sửa danh sách thì Phòng TCKT huỷ quyết định ở phân hệ Tài chính, rồi lập quyết định mới.
Lọc theo học kỳ mà không thấy quyết định: đợt thu tạo tay chưa gắn học kỳ không khớp bộ lọc học kỳ — chọn «Tất cả học kỳ» rồi lọc theo quyết định. Đổi học kỳ thì ô quyết định tự bỏ chọn.
Đợt thu đã đóng: không lập quyết định mới, không thêm sinh viên được nữa.
Ban hành vượt số suất hoặc ngân sách của chính sách: Phòng TCKT nhận lỗi khi ban hành (vd «Chính sách (mã) chỉ còn n suất nhưng quyết định cần m suất — bớt sinh viên hoặc nâng trần số suất của chính sách.») — Công tác SV gỡ bớt sinh viên hoặc Phòng TCKT nâng trần.
Lập nhầm quyết định nháp: màn này không có nút xoá quyết định — gỡ hết sinh viên và báo Phòng TCKT.

Gặp vấn đề?

Bạn thấy	Vì sao	Làm gì
Không có nút «Lập QĐ nháp» / «Thêm SV» / «Nhập Excel» / thùng rác	Thiếu quyền Thêm mới / Nhập (Import) / Xóa của dòng «Xét giảm học phí» — nút ẩn hẳn	Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền
Không có mục «Xét giảm học phí» trong menu; mở link thì bị đưa sang màn khác hoặc trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP»	Thiếu quyền Xem dữ liệu	Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền
«Thêm SV» / «Nhập Excel» mờ: «Chọn một quyết định nháp ở ô lọc Quyết định (hoặc bấm “Lập QĐ nháp”).»	Chưa chọn quyết định nháp	Chọn ở ô «Tất cả quyết định» hoặc lập quyết định mới
«Tài khoản của bạn chưa được tra cứu hồ sơ sinh viên — liên hệ Quản trị hệ thống để được mở quyền.»	Ô tìm sinh viên cần quyền xem hồ sơ sinh viên	Nhờ quản trị; trong lúc chờ dùng «Nhập Excel» theo MSSV
«Đã có award cho (chính sách, sinh viên) này trong quyết định.» dưới ô Sinh viên	Sinh viên đã có trong quyết định với chính sách đó	Không thêm lại
«Số quyết định ”…” đã tồn tại.»	Trùng số quyết định	Kiểm tra lại số
«Đợt thu đã đóng — không thể tạo quyết định mới.» / «Không có đợt thu mở.»	Đợt thu đã đóng / học kỳ chưa có đợt thu học phí mở	Nhờ Phòng TCKT kiểm tra đợt thu
«Chính sách ”…” không thuộc phạm vi xét giảm học phí — chỉ dùng chính sách miễn giảm học phí.»	Chọn nhầm chính sách loại khác	Chọn chính sách miễn học phí
«Chỉ thao tác được trên quyết định DRAFT (hiện ISSUED).»	Quyết định vừa được ban hành	Màn tự tải lại; xem trường hợp đặc biệt ở trên

Việc tiếp theo

Phòng TCKT ban hành quyết định: Miễn giảm học phí.
Thông báo danh sách tới sinh viên trên Cổng SV: Gửi thông báo.

Thuật ngữ

Từ	Nghĩa
Quyết định nháp	Quyết định chưa ban hành — thêm / gỡ sinh viên tự do, chưa ảnh hưởng công nợ
Hồ sơ	Một cặp sinh viên × chính sách trong quyết định
Ban hành	Bước của Phòng TCKT: chốt số tiền giảm và trừ vào công nợ sinh viên