Thu hồi văn bản, khai văn bản thay thế – sửa đổi – bãi bỏ

Làm xong, văn bản sai hoặc không còn dùng đã rời tra cứu; văn bản mới được nối đúng với văn bản cũ mà nó thay thế, sửa đổi, bãi bỏ — để hiệu lực của văn bản cũ tự cập nhật và trợ lý AI không trích văn bản đã hết hiệu lực.

Khi nào cần

Căn cứ: quy trình QT.DS-03 Văn bản mới thay thế / bãi bỏ / sửa đổi văn bản cũ (bản đề xuất trong tài liệu mô tả phân hệ, chưa ban hành).

Trước khi bắt đầu

• Với quan hệ: cả hai văn bản đã có trong kho (văn bản cũ thường đã công bố; văn bản mới có thể còn nháp) — xem Nạp văn bản.
• Biết chính xác điều, khoản nào bị tác động (đọc phần «Điều khoản thi hành» của văn bản mới). Cây điều khoản của văn bản cũ phải tách đúng — xem Soát nháp.
• Báo trước cán bộ Helpdesk nếu văn bản đang được nhiều câu hỏi thường gặp trích — hệ thống sẽ cho biết số câu khi bạn thao tác.

Các bước

A. Thu hồi văn bản đã công bố

1. Mở văn bản (đang «Đã công bố») → bấm «Thu hồi» ở góc phải. Cũng thu hồi được từ nhóm «Quá hạn vẫn công bố» ở Rà soát hiệu lực.
2. Hộp «Thu hồi văn bản?»: «Văn bản về nháp và rời tra cứu ngay — trợ lý AI, Helpdesk không trích dẫn nữa. Muốn gia hạn: sửa ngày hết hiệu lực rồi công bố lại.»
3. Nếu có, khung vàng «Có n câu hỏi thường gặp đang trích văn bản này — sẽ bị gắn cờ cần xem lại.» liệt kê tối đa 3 câu (kèm chủ đề, và «Xem FAQ» nếu bạn có quyền Helpdesk). Ghi lại để báo cán bộ Helpdesk.
4. Nhập «Lý do thu hồi» (10–500 ký tự, có bộ đếm).
5. Bấm «Thu hồi». Thông báo «Đã thu hồi văn bản — văn bản về nháp và rời tra cứu.»

Sửa xong thì công bố lại như văn bản nháp — xem Soát nháp và công bố.

B. Khai quan hệ thay thế, sửa đổi, bãi bỏ, hướng dẫn

Khai trên văn bản mới (văn bản tác động).

1. Mở văn bản mới → tab «Hiệu lực & quan hệ». Khối «Quan hệ với văn bản khác» → bấm «Thêm».
2. Khung «Thêm quan hệ» bên phải. Hàng «Văn bản này» chọn một loại: Thay thế · Sửa đổi, bổ sung · Bãi bỏ · Hướng dẫn thi hành.
3. «Văn bản bị tác động»: gõ số hiệu hoặc tên để tìm, chọn văn bản cũ.
4. Chọn phạm vi «Toàn bộ» hoặc «Một phần» (Hướng dẫn thi hành chỉ có Toàn bộ). Một phần ⇒ tích các «Điều, khoản bị …» trong cây của văn bản cũ.
5. (Tuỳ chọn) «Điều, khoản thực hiện ở văn bản này» (điều của văn bản mới quy định việc đó) và «Ghi chú (tuỳ chọn)».
6. Đọc khung vàng câu hỏi thường gặp đang trích (nếu có), và khối «Sẽ xảy ra» dưới danh sách quan hệ — vd «(số hiệu cũ) chuyển sang Hết hiệu lực.», «Điều 12 … vẫn trích dẫn được, kèm nhãn “Đã sửa đổi bởi …” và trích luôn điều sửa đổi.»
7. Bấm «Xác nhận». Thông báo «Đã khai quan hệ.» Dòng quan hệ ghi «Văn bản này thay thế …» · «Chưa áp» (áp rồi: «Đã áp dd/mm»), có nút «Sửa», «Gỡ».

Văn bản cũ tự hiện chiều ngược lại: «Bị thay thế bởi …», «Bị bãi bỏ bởi …», «Bị sửa đổi, bổ sung bởi …», «Được hướng dẫn thi hành bởi …».

Gợi ý của AI: khi đọc văn bản mới, AI thường nhận ra câu kiểu «Quyết định này thay thế Quyết định số …» — tab Thông tin hiện khối «AI gợi ý · chờ bạn xác nhận», tab Hiệu lực & quan hệ cũng có dòng «AI gợi ý». Bấm «Xác nhận» ⇒ khung khai quan hệ mở sẵn loại, văn bản, điều khoản AI chọn («AI chọn sẵn từ câu “…”») — kiểm lại rồi bấm «Xác nhận». Văn bản AI nhắc mà kho chưa có ghi «Chưa có trong kho».

Khi nào quan hệ được áp

Khối «Sẽ xảy ra» ghi thời điểm:

C. Đặt tay tình trạng hiệu lực

Dùng khi văn bản (đã công bố) hết hiệu lực vì lý do ngoài kho (văn bản thay thế chưa nạp…), hoặc để sửa tình trạng ghi nhầm. Hiệu lực từng điều, khoản không đổi.

1. Tab «Hiệu lực & quan hệ» → khối «Tình trạng» → «Đặt tay…».
2. Hộp «Đặt tình trạng hiệu lực» → «Tình trạng mới»: Hết hiệu lực một phần · Hết hiệu lực · Còn hiệu lực (mỗi lựa chọn có dòng giải thích).
3. «Lý do» (10–300 ký tự). (Tuỳ chọn) «Văn bản thay thế (tuỳ chọn)» — chọn văn bản thì tạo luôn quan hệ Thay thế: văn bản đó thay thế văn bản này.
4. Chọn Hết hiệu lực: khung vàng báo số câu hỏi thường gặp đang trích (nếu có).
5. Bấm «Lưu». Thông báo «Đã đặt tình trạng “…”.»

D. Đặt lại hiệu lực điều, khoản

Dùng khi một điều, khoản bị đánh dấu thay thế / bãi bỏ / sửa đổi nhầm. Làm được cả với văn bản đã công bố.

1. Mở văn bản cũ → tab «Điều khoản». Mục bị tác động có ô tích ở đầu dòng.
2. Tích các mục cần đặt lại (tối đa 200 mục mỗi lần) → bấm «Đặt lại hiệu lực (n)».
3. Hộp «Đặt lại hiệu lực n điều/khoản?» — các mục (cả mục con) về «Còn hiệu lực»; tình trạng của cả văn bản và quan hệ không đổi. Nhập «Lý do đặt lại» (10–300 ký tự) → «Đặt lại hiệu lực». Thông báo «Đã đặt lại hiệu lực n điều/khoản.»

Gỡ quan hệ khai nhầm (nút «Gỡ» trên dòng quan hệ → «Gỡ quan hệ»): quan hệ chưa áp thì gỡ không đổi gì. Quan hệ đã áp thì gỡ KHÔNG tự khôi phục hiệu lực — khung vàng «Gỡ quan hệ không tự khôi phục hiệu lực» dẫn tới văn bản cũ để «Đặt tay…» tình trạng (mục C) và «Đặt lại hiệu lực» điều, khoản (mục D). Vì vậy nên gỡ quan hệ trước, rồi mới đặt lại.

Kiểm tra kết quả

• Thu hồi: chip trạng thái về nháp, nút «Thu hồi» đổi thành «Công bố»; văn bản rời Tra cứu.
• Quan hệ đã áp: văn bản cũ đổi tình trạng ở khối «Tình trạng» (vd «Hết hiệu lực», kèm lý do và giờ đổi); nhóm «Hết hiệu lực một phần» ở Rà soát hiệu lực liệt kê đúng điều bị tác động.
• Tab «Lịch sử» của cả hai văn bản ghi «Thêm quan hệ», «Áp dụng quan hệ», «Đổi hiệu lực», «Thu hồi».

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Văn bản mới chưa công bố: quan hệ chưa áp — văn bản cũ vẫn còn hiệu lực tới khi văn bản mới công bố và tới ngày có hiệu lực.
• Hai quan hệ cùng trỏ một văn bản cũ: mức nặng hơn thắng (Hết hiệu lực thắng Hết hiệu lực một phần).
• Cùng loại quan hệ hai lần với một văn bản: không khai được («Đã khai quan hệ loại này với văn bản bị tác động.»).
• Quan hệ đã áp không sửa được: «Quan hệ đã áp — gỡ rồi khai lại.»
• Gia hạn văn bản: không có nút gia hạn — Thu hồi → sửa «Ngày hết hiệu lực» → công bố lại.
• Văn bản trong thùng rác: không khai quan hệ, không đặt tay được — khôi phục trước.
• Tách lại cây điều khoản của văn bản cũ sau khi đã khai quan hệ một phần: điều đã chọn có thể «(không còn trong cây)» — mở quan hệ, chọn lại điều khoản.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Báo cán bộ Helpdesk rà câu hỏi thường gặp bị gắn cờ: Quản lý câu hỏi thường gặp.
• Văn bản thu hồi để sửa: Soát nháp và công bố lại.
• Cả chuỗi văn bản → câu trả lời: Từ văn bản tới câu trả lời.

Thuật ngữ