Nạp văn bản vào kho

Làm xong, mỗi tệp thành một văn bản nháp trong kho: hệ thống tự đọc chữ, tách điều – khoản, điền sẵn thông tin và kiểm thử; bạn chỉ còn soát lại rồi công bố.

Ai làm: Phòng Hành chính – Pháp chế; đầu mối văn bản của các phòng, khoa
Khi nào: ngay khi có văn bản mới ký ban hành (quy chế, quy định, quy trình, kế hoạch, thông báo của Trường; luật, nghị định, thông tư liên quan)
Quyền cần có: phân hệ Quản lý văn bản › Kho văn bản › Quản lý văn bản — thấy và thao tác cả kho (không phân quyền theo thư mục) — Toàn quyền quản lý
Màn hình: Quản lý văn bản › Văn bản › Nạp văn bản

Khi nào cần

Tình huống	Làm thế nào
Trường vừa ban hành quy chế, quyết định, thông báo — có tệp PDF hoặc Word	Thả tệp ở tab «Tệp từ máy» (nhiều tệp một lượt)
Cần đưa luật, nghị định, thông tư đang đăng trên trang của cơ quan nhà nước	Dán đường dẫn ở tab «Đường dẫn»
Văn bản đã có trong kho nhưng tệp sai, thiếu trang, bản scan mờ	Không nạp lại — dùng «Thay tệp gốc» ở trang văn bản (xem Soát nháp và công bố)

Văn bản chỉ được trợ lý AI và Helpdesk trích dẫn sau khi công bố — nạp xong là văn bản vẫn ở dạng nháp.

Trước khi bắt đầu

Tệp là PDF hoặc DOCX (Word). Tệp .doc cũ, ảnh chụp, tệp nén không nhận — mở bằng Word rồi lưu lại dạng .docx hoặc PDF.
Tệp không đặt mật khẩu, không rỗng, tên tệp dưới 255 ký tự.
Biết văn bản dành cho ai được xem: Công khai, Người học, Nội bộ hay Lãnh đạo (xem bảng dưới). Một lượt nạp dùng chung một mức — nạp riêng các văn bản khác mức.
(Nên có) Đã có thư mục để xếp văn bản — tạo ở Quản lý kho văn bản. Chưa có thì để «Chưa xếp thư mục», xếp sau cũng được.
(Nên có) Cơ quan ban hành đã có trong danh mục — thiếu thì thêm ở Cơ quan ban hành, hoặc thêm ngay lúc soát nháp.

Các bước

Mở màn Nạp văn bản

Bấm «Nạp văn bản» ở góc phải Trang chủ hoặc màn Văn bản. Mở từ màn Văn bản khi đang đứng ở một thư mục thì thư mục đó được điền sẵn vào ô «Lưu vào».

Chọn nơi lưu

Ô «Lưu vào» — bấm để mở hộp «Lưu vào thư mục», chọn thư mục rồi «Chọn thư mục». Để trống là «Chưa xếp thư mục».

Chọn ai được xem

Hàng nút «Ai được xem (cả lượt)» — mặc định «Người học». Mức này áp cho mọi văn bản của lượt; sửa riêng từng văn bản được ở bước soát nháp.

Thả tệp hoặc dán đường dẫn

Tệp từ máy: kéo thả tệp vào ô «Kéo thả tệp vào đây hoặc bấm để chọn», hoặc bấm vào ô để chọn. Dòng chữ nhỏ dưới ô ghi giới hạn hiện hành (loại tệp · số tệp tối đa mỗi lượt · cỡ tối đa mỗi tệp). Thả là bắt đầu tải ngay — không có nút «Nạp».
Đường dẫn: chuyển sang tab «Đường dẫn», dán mỗi dòng một đường dẫn (bắt đầu bằng https://), rồi bấm «Nạp n đường dẫn». Dòng «Nhận từ: …» liệt kê các tên miền được nhận (vd trang văn bản pháp luật của Chính phủ, Bộ GD&ĐT).

Theo dõi từng tệp

Mỗi tệp một dòng: tên · cỡ · trạng thái. Đang tải có thanh tiến độ «Đang tải · n%»; xong là «Đã tải · đang chờ đọc hiểu» (đường dẫn: «Đã nhận · đang chờ đọc hiểu»). Chân khung ghi «n/m tệp đã tải · hệ thống tự đọc hiểu và kiểm thử, bạn không cần bấm gì thêm».

Dòng đỏ «Lỗi tải lên» / «Lỗi phần …»: bấm «Tải lại» ở dòng đó.
Muốn bỏ một tệp đang chờ hoặc đang tải: bấm ✕ cuối dòng.
Dòng xám gạch ngang «… · bị loại»: tệp không hợp lệ, không vào kho (xem Gặp vấn đề?).

Đang tải mà đóng tab hoặc tải lại trang thì trình duyệt hỏi lại — chờ tải xong mới rời màn.

Xem tiến trình đọc hiểu

Bấm «Xem tiến trình» (hoặc mục Tiến trình ở thanh bên — có số lượt đang chạy). Màn Tiến trình («Chỉ xem», «Tự cập nhật») gồm:

Cột trái: mọi lượt, mới nhất trước — «Lượt #n», người nạp, giờ, tóm tắt kết quả.
Bên phải: thanh giai đoạn Tải lên → Đọc hiểu → Kiểm thử → Hoàn tất, các số Xong · Đang chạy · Chờ · Lỗi (xong lượt: Đạt · Chưa đạt · Chưa kiểm thử · Lỗi), và bảng từng văn bản với cột Bước (vd «OCR trang 12/40») và Kiểm thử («Đạt 5/5», «Chưa đạt 3/5»).
Xong lượt: bấm «Mở văn bản của lượt» để sang danh sách văn bản của đúng lượt này.

Kiểm tra kết quả

Người nạp nhận thông báo nổi «Lượt nạp #n đã xử lý xong» (có lỗi: «Lượt nạp #n xong · có lỗi») kèm nút «Xem lượt», và một dòng trong chuông thông báo góc trên. Thời gian xử lý tuỳ số trang — bản scan phải nhận dạng chữ (OCR) từng trang nên lâu hơn.
Trang chủ: thẻ «Lượt nạp đang xử lý» hiện tiến độ lượt mới nhất; xong thì văn bản sang khối «Chờ công bố».
Màn Văn bản: văn bản mới ở trạng thái «Đang xử lý», xong chuyển «Sẵn sàng · Đạt» (kiểm thử đạt), «Sẵn sàng · Chưa đạt» (chưa đạt hoặc chưa kiểm thử được) hoặc «Lỗi xử lý».

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Ở đâu	Điều gì xảy ra	Khi nào	Ai thấy
Kho văn bản	Văn bản nháp mới, chưa được tra cứu, chưa được trích dẫn	Ngay khi tải xong	Người có quyền Quản lý văn bản
Thanh bên Tiến trình	Số lượt đang chạy (của mọi người)	Tới khi lượt hoàn tất	Người có quyền Quản lý văn bản
Chuông thông báo	Thông báo lượt xong	Khi lượt hoàn tất	Chỉ người nạp
Trợ lý AI, Helpdesk	Không thay đổi gì cho tới khi văn bản được công bố	—	—

Trường hợp đặc biệt

Bản scan (ảnh chụp, PDF không có lớp chữ): hệ thống tự nhận dạng chữ (OCR). Trước khi công bố bạn bắt buộc đối chiếu chữ và bấm «Xác nhận đã kiểm tra OCR» ở tab Nội dung — xem Soát nháp và công bố.
Lỡ tải lại trang giữa chừng: màn mở lại đúng lượt đang nạp (đường dẫn có ?luot=). Tệp đã tải xong vẫn giữ; tệp «Tải dở · chọn lại tệp ở lượt mới» không tải tiếp được — bấm ✕ để huỷ (giải phóng hạn mức) rồi thả lại tệp đó ở lượt mới.
Nạp lượt mới khi lượt trước còn tệp lỗi: hộp «Bỏ các tệp lỗi của lượt trước?» hiện ra. Bấm «Để sau» rồi «Tải lại» từng dòng nếu muốn giữ; bấm «Nạp lượt mới» là các tệp lỗi đó bị huỷ.
Văn bản trùng với văn bản đã có: hệ thống vẫn nạp; khi soát nháp sẽ có cảnh báo trùng số hiệu kèm link văn bản cũ — xoá bớt bản thừa vào thùng rác.
Văn bản mới thay cho văn bản cũ: cứ nạp văn bản mới, rồi khai quan hệ Thay thế — xem Thu hồi và quan hệ văn bản.
Không có nút huỷ cả lượt: màn Tiến trình chỉ để xem. Văn bản của lượt nạp nhầm: xoá vào thùng rác ở màn Văn bản.

Gặp vấn đề?

Bạn thấy	Vì sao	Làm gì
Trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP», hoặc không thấy phân hệ Quản lý văn bản	Chưa có quyền Toàn quyền quản lý của phân hệ	Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền — xem Bắt đầu
Dòng tệp «Sai định dạng · bị loại»	Không phải PDF / DOCX	Lưu lại thành PDF hoặc DOCX rồi thả lại
«Quá … MB · bị loại»	Tệp vượt cỡ cho phép	Nén / tách tệp PDF rồi nạp lại
«Tệp rỗng · bị loại» · «Tên tệp quá 255 ký tự · bị loại»	Tệp 0 byte / tên quá dài	Kiểm tra tệp, đổi tên ngắn hơn
«Không nhận tên miền này» (tab Đường dẫn)	Trang nguồn không nằm trong danh sách «Nhận từ: …»	Tải tệp về máy rồi nạp bằng tab Tệp từ máy
«Lỗi tải lên», «Chưa hoàn tất»	Mạng chập chờn	Bấm «Tải lại» ở dòng đó
«Hết hạn — nạp lại»	Phiên tải để quá lâu	Thả lại tệp ở lượt mới
«Không đọc được ETag từ kho lưu trữ — báo quản trị», «Lỗi kho lưu trữ — nạp lại tệp này»	Lỗi kho lưu trữ tệp phía máy chủ	Thử lại; lặp lại thì báo quản trị hệ thống
Hộp «Quá số tệp đang chờ tải» — «Bạn còn n tệp đang chờ tải ở các lượt trước — huỷ hoặc chờ các lượt đó xong rồi nạp tiếp.»	Còn nhiều tệp tải dở ở các lượt trước	Bấm «Xem tiến trình», chờ các lượt đó xong hoặc huỷ tệp tải dở
«Mỗi lượt nạp tối đa n mục (đang có m) — bỏ bớt rồi nạp lại.»	Thả quá số tệp một lượt	Chia thành nhiều lượt
Khung đỏ «Chưa tạo được lượt nạp»	Mạng lỗi hoặc thao tác quá nhanh	Bấm «Nạp lại»
«Chưa có tên miền nào được nhận — liên hệ quản trị hệ thống.»	Chưa cấu hình danh sách trang nguồn	Nạp bằng tệp; báo quản trị hệ thống
Ở Tiến trình, văn bản «Lỗi: …»	Đọc hiểu lỗi (tệp hỏng, có mật khẩu, dịch vụ AI tạm lỗi…)	Mở văn bản → làm theo băng «Lỗi xử lý» (Xử lý lại / Thay tệp gốc)

Việc tiếp theo

Soát nháp và công bố — kiểm thông tin AI điền, chữ, điều khoản rồi công bố.
Quản lý kho văn bản — xếp văn bản vào thư mục.
Văn bản mới thay thế / sửa đổi văn bản cũ: Thu hồi và quan hệ văn bản.

Ai được xem nghĩa là gì

Mức	Ai đọc được
Công khai	Mọi người đều đọc được, kể cả khách không đăng nhập.
Người học	Người học, phụ huynh và cán bộ đọc được.
Nội bộ	Chỉ cán bộ, giảng viên của Trường.
Lãnh đạo	Chỉ lãnh đạo đơn vị và Ban Giám hiệu.

Mức này quyết định trợ lý AI được trích văn bản cho ai. Chọn sai mức «Công khai» là lộ văn bản nội bộ.

Thuật ngữ

Từ	Nghĩa
Lượt nạp	Một lần thả tệp / dán đường dẫn; mỗi lượt có số #n để theo dõi ở Tiến trình
Đọc hiểu	Hệ thống đọc chữ (OCR nếu là bản scan), tách điều – khoản, trích thông tin văn bản
Kiểm thử	Hệ thống tự đặt câu hỏi về văn bản và thử tìm lại đúng điều khoản — đo văn bản dễ trích dẫn đúng không