Xem lớp danh nghĩa và bổ nhiệm ban cán sự

Làm xong, mỗi lớp có ban cán sự lớp / ban chấp hành chi đoàn đúng danh sách đã bầu, có nhiệm kỳ rõ ràng; sinh viên và giảng viên chủ nhiệm thấy ngay ai là lớp trưởng, bí thư.

Khi nào cần

Căn cứ: Quy trình QT.CTSV-12 Cập nhật thông tin Ban cán sự – BCH lớp — bước 1 (tiếp nhận danh sách từ Khoa, GVCN / CVHT, Đoàn trường, Đoàn khoa), bước 2 (đối chiếu sinh viên với phần mềm, tổng hợp một file), bước 3 (cập nhật trên phần mềm), bước 4 (kiểm tra kết quả).

Trước khi bắt đầu

• Lớp đã chốt danh sách (trạng thái «Đã chốt»). Lớp «Dự kiến» không bổ nhiệm được — xem Xếp lớp danh nghĩa.
• Danh mục chức vụ đã có các chức vụ cần dùng (Lớp trưởng, bí thư…) — xem Khai danh mục chức vụ ban cán sự.
• Năm học đã được tạo — việc của Phòng Đào tạo, xem Chuẩn bị năm học mới.
• Danh sách ban cán sự đã được đối chiếu: sinh viên thuộc đúng lớp, mã sinh viên và họ tên khớp phần mềm, sinh viên đang ở trạng thái Đang học (QT.CTSV-12 bước 2).

Các bước

A. Bổ nhiệm một chức vụ

1. Bấm «Bổ nhiệm» trong ô chức vụ. Hộp «Bổ nhiệm (chức vụ) — lớp (mã lớp)» mở ra.
2. «Sinh viên»: chọn trong danh sách lớp. Ô chỉ liệt kê sinh viên còn thuộc lớp và đang học. Một sinh viên có thể giữ nhiều chức vụ khác nhau.
3. «Năm học» tự chọn năm hiện hành; «Từ ngày» = hôm nay, «Đến ngày» = cuối năm học. Sửa theo quyết định nếu cần (trong khoảng ghi ở dòng «Hợp lệ từ … đến …»).
4. «Căn cứ» (số quyết định / biên bản) và «Ghi chú» — tuỳ chọn.
5. Bấm «Bổ nhiệm».

Chức vụ đã có người giữ thì hộp ghi «Chức vụ đã có người giữ — bổ nhiệm chồng ngày sẽ thay người đó.» và khung «Bổ nhiệm sẽ thay người đang giữ (chức vụ)» cho biết trước ai bị thay.

Kết quả: thông báo «Đã bổ nhiệm (chức vụ) cho lớp (mã lớp).», kèm người bị thay: «(tên) ((mã SV)) kết thúc nhiệm kỳ (chức vụ) ngày dd/mm/yyyy.» hoặc «Nhiệm kỳ (chức vụ) của (tên) đã huỷ.»

B. Bổ nhiệm nhiều chức vụ

Nhập cả ban cán sự của một lớp trong một lần.

1. Bấm «Bổ nhiệm nhiều chức vụ». Hộp «Bổ nhiệm nhiều chức vụ — lớp (mã lớp)» mở ra.
2. Chọn «Năm học», «Từ ngày», «Đến ngày», «Căn cứ» — dùng chung cho mọi dòng.
3. Ở «Danh sách bổ nhiệm (n/20)»: mỗi dòng chọn «Chức vụ» và «Sinh viên»; bấm «Thêm dòng» để thêm (tối đa 20 dòng), biểu tượng thùng rác để bỏ dòng. Dòng sẽ thay người đang giữ có chữ vàng «Sẽ thay: …».
4. Bấm «Bổ nhiệm n dòng».

Cả lô ghi tất cả hoặc không: một dòng sai thì không dòng nào được lưu — dòng sai được tô đỏ kèm lý do; sửa dòng đó rồi bấm lại. Thành công: «Đã bổ nhiệm n chức vụ cho lớp (mã lớp).»

C. Nhập từ Excel

Cập nhật ban cán sự của nhiều lớp từ một file (file tổng hợp ở QT.CTSV-12 bước 2).

1. Ở tab Ban cán sự của một lớp bất kỳ, bấm «Nhập từ Excel». Ngăn «Nhập ban cán sự từ Excel» mở ra — file có thể chứa nhiều lớp, không chỉ lớp đang mở.
2. «Bước 1 — Tải file mẫu»: bấm «Tải file mẫu». File mẫu sinh mới mỗi lần tải; sheet hướng dẫn liệt kê đúng mã chức vụ đang dùng và mã năm học gần đây.
3. Điền mỗi dòng một người: Mã lớp · Mã chức vụ · Mã SV · Mã năm học · Từ ngày · Đến ngày · Căn cứ · Ghi chú.
4. «Bước 2 — Tải lên để xem trước»: chọn file .xlsx (tối đa 2.000 dòng, 10 MB). Hệ thống kiểm từng dòng, chưa ghi gì.
5. «Bước 3 — Xác nhận ghi»: đọc số dòng · hợp lệ · lỗi, bảng dòng lỗi (Dòng · Cột · Giá trị · Lỗi) và bảng «Dòng thay người đang giữ chức vụ…». Không có lỗi thì bấm «Xác nhận ghi n dòng» — phiên xem trước chỉ giữ 30 phút (đồng hồ «Phiên còn mm:ss»).

File còn dòng lỗi thì không ghi được — sửa trong file rồi tải lên lại (không sửa được trên màn hình). Thành công: «Đã ghi n nhiệm kỳ cho m lớp, thay k nhiệm kỳ cũ.»

D. Kết thúc nhiệm kỳ

1. Trong ô chức vụ, bấm «Kết thúc nhiệm kỳ» dưới tên người đang giữ. Hộp «Kết thúc nhiệm kỳ — (chức vụ)» mở ra.
2. «Ngày kết thúc»: chỉ rút ngắn được — từ ngày bắt đầu tới tối đa hôm nay + 30 ngày. Sinh viên vẫn giữ chức tới hết ngày này.
3. «Lý do»: «Hết nhiệm kỳ», «Miễn nhiệm», «Tự nguyện thôi giữ chức» hoặc «Khác» (bắt buộc «Ghi chú»).
4. Bấm «Kết thúc». Thông báo «Đã kết thúc nhiệm kỳ (chức vụ) của (tên).» — sau ngày kết thúc, chức vụ trở lại còn chỗ.

Chỉ thay người (không để trống chức vụ) thì không cần bước này: bổ nhiệm người mới theo cách A, người cũ tự kết thúc.

Kiểm tra kết quả

• Tab Ban cán sự: người mới hiện trong ô chức vụ (chỉ người giữ chức hôm nay). Nhiệm kỳ bắt đầu ở ngày sau chưa hiện trên lưới nhưng đã chiếm chỗ — xem ở bảng «Lịch sử nhiệm kỳ» ngay dưới.
• Tab Sinh viên: cột «Chức vụ BCS» ghi chức vụ của từng người.
• Danh sách lớp: cột «Lớp trưởng» cập nhật; cảnh báo «Thiếu chức vụ BCS bắt buộc» của lớp mất đi.
• Tab Lịch sử: có dòng bổ nhiệm / kết thúc kèm người thực hiện.
• Kiểm ngẫu nhiên vài lớp với danh sách gốc (QT.CTSV-12 bước 4); sai thì bổ nhiệm lại đúng người.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Lớp «Dự kiến»: nút «Bổ nhiệm» mờ; rê chuột thấy «Lớp (mã) chưa chốt danh sách (trạng thái Dự kiến). Chưa thể phân công GVCN / ban cán sự.» — chốt lớp trước ở Xếp lớp danh nghĩa.
• Lớp đã giải thể / gộp: không bổ nhiệm được; nhiệm kỳ đang có tự kết thúc với lý do «Lớp giải thể / gộp».
• Chức vụ chỉ 1 người đã có người giữ (vd Lớp trưởng): vẫn bổ nhiệm được — người cũ tự kết thúc vào ngày trước ngày bắt đầu mới, hoặc bị huỷ nếu bắt đầu cùng ngày / sau ngày bắt đầu mới.
• Chức vụ nhiều người đã đủ: nút «Bổ nhiệm» mờ — «Chức vụ (tên) đã đủ n người. Kết thúc nhiệm kỳ của một người đang giữ trước khi bổ nhiệm mới.»
• Chức vụ đã ngừng dùng: không bổ nhiệm mới («Chức vụ đã ngừng dùng nên không bổ nhiệm mới được.»); người đang giữ vẫn hiện trên lưới tới hết nhiệm kỳ.
• Sinh viên đang bảo lưu: ô chức vụ có nhãn «Sinh viên đang bảo lưu» — nhiệm kỳ vẫn giữ nguyên. Muốn người khác thay trong thời gian bảo lưu thì bổ nhiệm người mới (cách A) hoặc kết thúc nhiệm kỳ (cách D).
• Sinh viên rời lớp (chuyển lớp, thôi học, đình chỉ, chuyển trường, tốt nghiệp): nhiệm kỳ tự kết thúc kèm lý do, vd «Sinh viên chuyển lớp», «Sinh viên thôi học»; tab Lịch sử ghi «Hệ thống tự cập nhật: …». Trong lúc chờ, ô có nhãn «Sinh viên đã rời lớp» — có thể kết thúc nhiệm kỳ và bổ nhiệm người khác ngay.
• Bổ nhiệm nhầm: nhiệm kỳ không xoá được. Bổ nhiệm lại đúng người cho cùng khoảng ngày (người nhầm bị huỷ), hoặc kết thúc nhiệm kỳ theo cách D.
• Phiên nhập Excel hết 30 phút: khung «Phiên xem trước đã hết hạn» — bấm tải lại chính file đó để tạo phiên mới.
• Dữ liệu đổi giữa lúc xem trước và lúc xác nhận (người khác vừa bổ nhiệm, sinh viên vừa thôi học): hệ thống kiểm lại, báo dòng lỗi mới và không ghi dòng nào.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Gắn giảng viên chủ nhiệm, cố vấn học tập nếu lớp chưa có.
• Cấp thẻ sinh viên — bước tiếp theo của đầu khoá.
• Cả chuỗi việc đầu khoá: Liên phân hệ.

Thuật ngữ