Cấp, in lại và thu hồi thẻ sinh viên
Làm xong, hệ thống ghi nhận đúng sinh viên nào đã nhận thẻ, ai cần in lại thẻ vì đổi lớp, và ai còn thiếu điều kiện để làm thẻ.
- Ai làm: Chuyên viên Phòng Công tác Sinh viên
- Khi nào: Trong và ngay sau đợt nhập học (QT.CTSV-04 bước 6 — in và phát thẻ sau khi chụp hình); rà soát sau khi kết thúc nhập học (bước 7); in lại bất cứ khi nào sinh viên đổi lớp danh nghĩa
- Quyền cần có: phân hệ Công tác Sinh viên › Dịch vụ sinh viên › Thẻ sinh viên — Xem dữ liệu; ghi nhận đã cấp / đã in lại: Phê duyệt; thu hồi: Hủy/Từ chối; tải ảnh, duyệt ảnh, tính lại trạng thái: Chỉnh sửa; tải danh sách: Xuất (Export)
- Màn hình: Công tác Sinh viên › Dịch vụ sinh viên › Thẻ sinh viên
Phần mềm chỉ theo dõi tình trạng thẻ. Thẻ vẫn in bằng máy in thẻ theo QT.CTSV-04; in và trao thẻ xong thì vào màn này bấm «Đã cấp» để ghi nhận.
Khi nào cần
| Tình huống | Làm theo |
|---|---|
| Đợt nhập học: tân sinh viên đã chụp ảnh, có mã sinh viên, lớp đã chốt — in và phát | B. Ghi nhận đã cấp thẻ |
| Hết đợt nhập học, cần lọc ra sinh viên chưa có thẻ để thông báo làm bổ sung | A. Rà sinh viên chưa đủ điều kiện |
| Sinh viên đã có thẻ nhưng được chuyển sang lớp danh nghĩa khác | C. In lại thẻ khi sinh viên đổi lớp |
| Ghi nhận nhầm, hoặc sinh viên trả lại thẻ | D. Thu hồi thẻ |
Căn cứ: Quy trình QT.CTSV-04 Làm thẻ sinh viên — bước 6 «In và phát thẻ sinh viên», bước 7 «Rà soát và xử lý các trường hợp chưa có thẻ hoặc mất thẻ».
Trước khi bắt đầu
Thẻ tự chuyển sang «Sẵn sàng cấp thẻ» khi sinh viên đủ cả 4 điều kiện dưới đây. Thiếu điều kiện nào, sinh viên nằm ở nhóm «Chưa đủ điều kiện» kèm lý do.
- Đã đóng lệ phí nhập học — Phòng Tài chính – Kế toán đã ghi nhận thu (sinh viên không đến từ tuyển sinh thì được miễn điều kiện này).
- Có mã sinh viên — xem Sổ cấp mã sinh viên.
- Có ảnh thẻ — chụp trong đợt nhập học rồi tải lên ở màn này, hoặc sinh viên tự tải ở Cổng SV (ảnh chờ duyệt vẫn được tính là đã có ảnh).
- Lớp danh nghĩa đã chốt — xem Xếp lớp danh nghĩa.
Các bước
Mở màn và chọn phạm vi
Mở Thẻ sinh viên. Thu hẹp phạm vi bằng các ô trên cùng: «Tất cả khoá» (chọn một khoá), «Khoa: Tất cả» (chọn một hoặc nhiều khoa), «Ảnh thẻ: Tất cả» (chỉ xem sinh viên «Chưa có ảnh», «Chờ duyệt» hoặc «Ảnh đạt»). Phạm vi áp cho cả bốn con số lẫn bảng.
Vừa chốt lớp ở màn Xếp lớp danh nghĩa? Bấm «Cấp thẻ SV · n sẵn sàng» ở đó để mở thẳng màn này với đúng khoá, khoa vừa chốt.
Chọn nhóm việc
Bốn nhóm không trùng nhau, mỗi nhóm ghi số sinh viên:
| Nhóm | Gồm ai | Việc phải làm |
|---|---|---|
| «Sẵn sàng cấp» | Đủ 4 điều kiện, chưa nhận thẻ | In thẻ, trao, bấm «Đã cấp» |
| «Chưa đủ điều kiện» | Còn thiếu ít nhất một điều kiện | Xem lý do, bổ sung |
| «Cần in lại» | Đã nhận thẻ nhưng sau đó đổi lớp — lớp in trên thẻ đã cũ | In thẻ mới, bấm «Đã in lại» |
| «Đã cấp» | Đã nhận thẻ, thông tin trên thẻ còn đúng | Chỉ thu hồi khi ghi nhầm / trả thẻ |
Màn mở sẵn nhóm «Sẵn sàng cấp». Ô tìm «Tìm Mã SV / Họ tên…» tìm trong nhóm đang xem.
Làm theo nhóm
Làm tiếp theo cách phù hợp bên dưới.
A. Rà sinh viên chưa đủ điều kiện
- Bấm nhóm «Chưa đủ điều kiện».
- Đọc cột «Tình trạng» — hệ thống ghi sẵn lý do của từng sinh viên: «Chưa đóng lệ phí nhập học», «Chưa có Mã SV», «Chưa có ảnh thẻ», «Chưa có lớp DN», «Lớp DN chưa chốt» (nhiều lý do nối bằng dấu ·).
- Xử lý ngay trên dòng:
- «Tải ảnh» — chọn tệp ảnh thẻ JPG, PNG hoặc WEBP, tối đa 5 MB. Ảnh tải lên ở đây được coi là đạt luôn.
- «Ảnh đạt» — hiện khi sinh viên tự tải ảnh ở Cổng SV (dòng ghi «Ảnh chờ duyệt»). Xem ảnh rồi bấm để xác nhận.
- Lý do khác (lệ phí, mã sinh viên, lớp danh nghĩa) thuộc phòng / màn khác — xem mục Trước khi bắt đầu.
Bổ sung xong điều kiện nào, hệ thống tự xét lại và đưa sinh viên sang «Sẵn sàng cấp» — không cần bấm gì thêm.
B. Ghi nhận đã cấp thẻ
- Bấm nhóm «Sẵn sàng cấp». In thẻ cho các sinh viên trong danh sách (mẫu thẻ có mã QR xem ở biểu tượng thẻ cuối dòng — mở tab «Thẻ sinh viên» của hồ sơ).
- Tick các sinh viên đã nhận thẻ, hoặc tick ô ở đầu cột để chọn cả trang. Thanh «Đã chọn n sinh viên» hiện ở góc phải.
- Bấm «Đã cấp n SV» → hộp «Xác nhận đã cấp thẻ cho n sinh viên?» → bấm «Đã cấp thẻ».
Chỉ một sinh viên: bấm «Đã cấp» ngay trên dòng của sinh viên đó.
Mỗi lượt chọn tối đa trong một trang (đổi cỡ trang ở chân bảng: 10, 20 hoặc 50 dòng). Đổi nhóm, phạm vi, ô tìm hay sang trang khác là bỏ chọn.
C. In lại thẻ khi sinh viên đổi lớp
Sinh viên đã nhận thẻ mà sau đó được chuyển lớp hoặc gộp lớp danh nghĩa sẽ tự vào nhóm «Cần in lại» (nhãn «Cần in lại thẻ»).
- Bấm nhóm «Cần in lại».
- In thẻ mới (đúng lớp danh nghĩa hiện tại) và trao cho sinh viên.
- Bấm «Đã in lại» trên dòng, hoặc tick nhiều sinh viên rồi bấm «Đã in lại n SV» → «Đã in lại thẻ». Đánh dấu «Cần in lại thẻ» được gỡ, sinh viên về nhóm «Đã cấp».
D. Thu hồi thẻ
- Bấm nhóm «Đã cấp», tick các sinh viên cần thu hồi.
- Bấm «Thu hồi n SV» → hộp «Thu hồi thẻ của n sinh viên?» → bấm «Thu hồi thẻ».
Hệ thống xét lại điều kiện ngay: sinh viên còn đủ điều kiện quay về «Sẵn sàng cấp» (không về «Chưa cấp»), sinh viên thiếu điều kiện sang «Chưa đủ điều kiện».
Tải danh sách Excel
Bấm «Xuất Excel» (góc phải, khi chưa tick ai) — tệp gồm đúng nhóm + phạm vi + thứ tự đang xem, có cột «Trạng thái thẻ». Mỗi lần xuất tối đa 10.000 sinh viên.
Kiểm tra kết quả
- Thông báo góc màn hình: «Đã ghi nhận cấp thẻ cho n sinh viên.», «Đã ghi nhận in lại thẻ cho n sinh viên.» hoặc «Đã thu hồi thẻ của n sinh viên.»
- Sinh viên vừa ghi nhận rời nhóm đang xem; số trên bốn nhóm cập nhật ngay.
- Lượt theo lô xét riêng từng sinh viên: ai ghi được thì ghi, ai không ghi được hiện trong khung vàng «n sinh viên chưa ghi nhận cấp thẻ được» kèm mã SV — họ tên: lý do; các sinh viên đó vẫn được tick sẵn để bấm lại sau khi xử lý.
Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác
| Ở đâu | Điều gì xảy ra | Khi nào | Ai thấy |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ sinh viên › tab «Thẻ sinh viên» | Trạng thái thẻ, người cấp và nhật ký chỉnh sửa của hồ sơ ghi lần cấp / in lại / thu hồi | Ngay | Phòng Công tác SV |
| Xếp lớp danh nghĩa | Chốt lớp, chuyển lớp, gộp lớp làm thẻ tự đổi nhóm (sang «Sẵn sàng cấp» hoặc «Cần in lại») | Ngay khi thao tác ở màn đó | Phòng Công tác SV |
| Bảng điều khiển Công tác SV | Ô «Sẵn sàng cấp thẻ» đếm theo cùng trạng thái | Lần mở trang kế tiếp | Phòng Công tác SV |
Trường hợp đặc biệt
- Sinh viên mất thẻ, xin in lại (QT.CTSV-04 bước 7 — in lại có phí): phần mềm chưa có trạng thái «mất thẻ» — sinh viên vẫn ở nhóm «Đã cấp». In lại theo quy trình, thu phí ngoài phần mềm.
- Ghi nhận nhầm «Đã cấp»: thu hồi ở nhóm «Đã cấp» (cần quyền Hủy/Từ chối).
- Lớp danh nghĩa chưa chốt nhưng cần cấp gấp: mở hồ sơ sinh viên (biểu tượng thẻ cuối dòng) › tab «Thẻ sinh viên» — xem Hồ sơ sinh viên.
- Ảnh sinh viên tự tải không đạt: phần mềm không có nút «từ chối ảnh» — gỡ ảnh ở tab «Thẻ sinh viên» của hồ sơ, sinh viên sẽ tải lại từ Cổng SV.
- Dòng ghi «Đủ điều kiện — chờ tính lại»: sinh viên đã đủ điều kiện nhưng trạng thái chưa được xét lại. Chọn khoá của sinh viên ở ô «Tất cả khoá» rồi bấm «Tính lại trạng thái» → «Tính lại». Thẻ đã cấp không bị đổi. Thường không cần: chốt lớp, tải / gỡ ảnh, cấp mã sinh viên và thu hồi thẻ đều tự tính lại.
- Hai người cùng thao tác: sinh viên vừa bị người khác đổi điều kiện (vd gỡ ảnh) thì dòng đó báo «Vừa thay đổi điều kiện — đã tải lại» trong khung vàng.
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Vì sao | Làm gì |
|---|---|---|
| Không thấy cột tick, nút «Đã cấp», «Thu hồi n SV» | Thiếu quyền Phê duyệt (cấp / in lại) hoặc Hủy/Từ chối (thu hồi) — nút ẩn hẳn | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Không thấy «Tải ảnh», «Ảnh đạt», «Tính lại trạng thái» / «Xuất Excel» | Thiếu quyền Chỉnh sửa / Xuất (Export) của dòng «Thẻ sinh viên» | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Không có mục «Thẻ sinh viên» trong menu; mở link màn này thì bị đưa sang màn khác của phân hệ hoặc trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP» | Thiếu quyền Xem dữ liệu «Thẻ sinh viên» | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền |
| Khung vàng «Máy chủ chưa cho tài khoản này xem thẻ sinh viên. Đăng nhập lại; vẫn lỗi thì liên hệ quản trị hệ thống để được cấp quyền xem thẻ sinh viên.» | Tài khoản qua được màn nhưng máy chủ chưa mở quyền xem | Đăng nhập lại; vẫn lỗi thì nhờ quản trị |
| «Chưa đủ điều kiện cấp thẻ cho (họ tên) (mã SV): Chưa có ảnh thẻ.» | Điều kiện vừa đổi giữa lúc mở màn và lúc bấm | Bổ sung điều kiện rồi bấm lại |
| «Chỉ hỗ trợ định dạng JPG, PNG hoặc WEBP.» / «Dung lượng ảnh không được vượt quá 5 MB.» | Tệp ảnh sai định dạng hoặc quá lớn | Đổi định dạng / giảm dung lượng rồi tải lại |
| «Bộ lọc đang khớp n sinh viên — mỗi lần xuất tối đa 10.000. Hãy thu hẹp bộ lọc rồi xuất lại.» | Phạm vi quá rộng | Chọn khoá / khoa rồi xuất từng phần |
| Nút «Tính lại trạng thái» mờ | Đang ở «Tất cả khoá» | Chọn một khoá |
| Nhóm «Sẵn sàng cấp» trống, có nút «Xem n sinh viên chưa đủ điều kiện» | Chưa ai đủ 4 điều kiện trong phạm vi | Bấm nút để rà lý do (cách A) |
Việc tiếp theo
- Sinh viên đổi lớp sau khi đã có thẻ: theo dõi nhóm «Cần in lại» — chuyển lớp làm ở Xếp lớp danh nghĩa.
- Tra cứu, sửa hồ sơ một sinh viên: Hồ sơ sinh viên.
Thuật ngữ
| Từ | Nghĩa |
|---|---|
| Sẵn sàng cấp thẻ | Hệ thống tự đặt khi sinh viên đủ 4 điều kiện; không sửa tay được |
| Lớp DN | Lớp danh nghĩa — lớp sinh hoạt cố định cả khoá, in trên thẻ |
| Ảnh chờ duyệt | Ảnh sinh viên tự tải ở Cổng SV, chờ cán bộ xem và bấm «Ảnh đạt» |