Cấp tài khoản và gửi thông tin đăng nhập Cổng SV

Làm xong, sinh viên của khoá nhận email gồm Mã SV, lớp chính thức, tên đăng nhập và mật khẩu tạm để đăng nhập Cổng Sinh viên; bạn biết ai chưa nhận được và vì sao.

Khi nào cần

Căn cứ: Quy trình QT.CTSV-09 Cập nhật thông tin sinh viên, bước 1–2 — sau khi kết thúc nhập học, Phòng CTSV thông báo sinh viên đăng nhập Cổng thông tin sinh viên bằng tài khoản cá nhân Nhà trường cấp để cập nhật thông tin.

Trước khi bắt đầu

• Mọi lớp danh nghĩa trong phạm vi đã chốt — xem Xếp lớp danh nghĩa. Lớp còn «Dự kiến» thì nút gửi bị khoá: gửi sớm, email sẽ mang tên lớp tạm.
• Sinh viên có Mã SV — Mã SV chính là tên đăng nhập. Tra ở Sổ cấp Mã sinh viên.
• Hồ sơ sinh viên có email — thiếu email thì không gửi được; bổ sung ở Hồ sơ sinh viên.

Các bước

A. Gửi cho cả khoá

1. Bấm «Gửi thông tin đăng nhập (n SV)» trên dải tình trạng (hoặc nút chính cùng tên, hoặc ⋯ «Thao tác đợt» → «Bước 4/4 · Gửi thông tin đăng nhập»).
2. Hộp «Gửi thông tin đăng nhập cho khoá (mã khoá)?»: kiểm «Phạm vi» — «Cả khoá — tất cả khoa» hoặc «n khoa đang lọc» — và số sinh viên sẽ nhận email. Đọc kỹ cảnh báo đỏ: sinh viên chưa nhận email từ luồng này được cấp mật khẩu tạm MỚI, mật khẩu cũ hết hiệu lực ngay — kể cả những em đã nhận email từ đợt nhập học cũ và đang đăng nhập bình thường; hộp ghi «Dự kiến n sinh viên bị đổi mật khẩu.»
3. Gõ mã khoá (vd K26) → bấm «Gửi thông tin đăng nhập». Trong lúc chạy hộp ghi «Đang cấp tài khoản và xếp email vào hàng đợi… đừng đóng hoặc tải lại trang.» — hệ thống tự tạo tài khoản cho sinh viên chưa có.
4. Đọc kết quả: «Email đã đưa vào hàng đợi», «Đã nhận từ trước — không bị đụng tới», «Bỏ qua vì thiếu điều kiện» (kèm «Lý do bỏ qua») và khối tiến độ «Máy chủ đang gửi lượt này…»: Đã gửi tới máy chủ thư · Đang chờ gửi (kể cả thư hoãn sang hôm sau) · Gửi hỏng · Bỏ qua — chưa gửi · Đã huỷ trước khi gửi. Liên kết «Theo dõi gửi email» mở màn theo dõi từng thư.

B. Gửi lại cho nhóm đã chọn

1. Trong bảng «Chưa nhận», tick các dòng cần gửi lại. Chỉ tick được dòng Chưa gửi, Gửi lỗi, Kẹt (dữ liệu cũ).
2. Bấm «Gửi lại n dòng» trên thanh «Đã chọn n sinh viên.» (bỏ bằng «Bỏ chọn»). Chỉ một dòng thì bấm luôn «Gửi lại» ở cột Thao tác.
3. Hộp «Gửi lại thông tin đăng nhập cho n sinh viên?» → gõ mã khoá (khi từ 2 sinh viên) → «Gửi thông tin đăng nhập». Các em được cấp mật khẩu tạm mới.

C. Gửi lại cho một sinh viên

Dùng cho sinh viên đã nhận email nhưng báo không thấy thư hoặc mất mật khẩu (bảng «Chưa nhận» không còn tên các em).

1. Chuyển sang chế độ «Sinh viên», tìm sinh viên → bấm «Gửi lại email» trên dòng (chỉ có ở sinh viên đã có lớp).
2. Hộp «Gửi lại thông tin đăng nhập cho sinh viên này?» nhắc: thao tác cấp mật khẩu tạm MỚI và vô hiệu mật khẩu cũ ngay lập tức — đừng gửi cho người đang đăng nhập bình thường. Bấm «Gửi lại email».
3. Thông báo «Đã xếp hàng gửi lại thông tin đăng nhập cho (họ tên) — thư đi trong vài phút; chạm hạn mức gửi thì tự hoãn.» Nếu không xếp hàng gửi được (vd sinh viên chưa khai email), hộp «Mật khẩu đã đổi nhưng chưa xếp hàng gửi được email» hiện tên đăng nhập và mật khẩu tạm — chép và trao tận tay; mật khẩu chỉ hiện một lần.

Cũng làm được từ Hồ sơ sinh viên › Danh sách sinh viên → ⋯ trên dòng → «Cấp tài khoản Cổng SV»: bấm «Cấp tài khoản» — sinh viên chưa có tài khoản thì được tạo tài khoản và hiện mật khẩu tạm (không gửi email); đã có thì hộp chuyển sang «Cấp lại mật khẩu Cổng SV» → «Cấp lại mật khẩu & gửi email».

D. Cấp lại từng sinh viên ở khoá cũ

Khoá đã qua học kỳ 1 năm thứ nhất không gửi hàng loạt nữa: chế độ «Chưa nhận» hiện dải «Khoá đã qua học kỳ 1 năm thứ nhất — không gửi hàng loạt nữa. Cấp lại cho từng sinh viên (đổi mật khẩu + gửi thư riêng). Dùng nút Cấp lại trên từng dòng.»

1. Bấm «Cấp lại» trên dòng sinh viên.
2. Sinh viên đã có tài khoản ⇒ hộp «Cấp lại mật khẩu Cổng SV» → «Cấp lại mật khẩu & gửi email». Chưa có tài khoản ⇒ hộp «Cấp tài khoản Cổng SV» → «Cấp tài khoản» → mật khẩu tạm hiện ngay; trao tận tay, hoặc bấm «Gửi email mật khẩu mới» để hệ thống gửi thư (mật khẩu vừa hiện sẽ hết hiệu lực).

E. Cấp tài khoản hàng loạt

Chỉ dùng khi cần tạo tài khoản trước, gửi email sau — luồng chuẩn là cách A (tự tạo tài khoản rồi gửi luôn).

1. Bấm ⋯ «Thao tác đợt» → «Cấp tài khoản Cổng SV hàng loạt». Hộp ghi phạm vi (vd «khoá K26 · 2 khoa đang lọc»): tạo tài khoản cho sinh viên đã có Mã SV nhưng chưa có tài khoản, tên đăng nhập là Mã SV, mật khẩu ngẫu nhiên.
2. Bấm «Cấp tài khoản». Hệ thống cấp theo lô 100 sinh viên và tự chạy tiếp tới khi hết: «Đang cấp lô n… Đã cấp x · còn y.» Muốn ngừng thì «Dừng sau lô này», chạy tiếp bằng «Cấp tiếp».
3. Bấm «Tải CSV mật khẩu» (Mã SV, Tên đăng nhập, Mật khẩu tạm) trước khi đóng hộp — mật khẩu chỉ hiện một lần.

Bước này không gửi email. Sinh viên vừa tạo vẫn nằm trong «Chưa nhận» cho tới lượt gửi chính thức, và lượt đó sẽ cấp mật khẩu MỚI thay mật khẩu trong file.

Kiểm tra kết quả

• Thông báo sau khi gửi: «Đã đưa n email vào hàng đợi gửi.» (hoặc «Không có sinh viên nào cần gửi trong phạm vi này.»).
• Ở chế độ «Chưa nhận»: ô «Đã gửi» tăng, «Chưa gửi» giảm dần theo tốc độ gửi thư; số trên nút «Chưa nhận» giảm.
• Khi tác vụ gửi email xong, thông báo «Đã gửi xong «(tên tác vụ)»: …» hiện kèm nút «Xem chi tiết».
• Hộp kết quả tự cập nhật tiến độ; sau 30 phút thì ngừng tự cập nhật («Đã ngừng tự cập nhật sau 30 phút — lượt vẫn gửi nền.») — xem tiếp ở Theo dõi gửi email (menu tài khoản) hoặc mở lại chế độ «Chưa nhận».
• Cột «Lần gửi gần nhất» và «Lỗi» cho biết từng em gửi lúc nào, lỗi gì.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Sinh viên đã nhận email từ trước không bị đụng tới — bấm gửi lại cả khoá không hại.
• Thư đang chờ gửi (kể cả hoãn sang hôm sau vì hạn mức): lượt gửi bỏ qua và không đổi mật khẩu của các em; gửi lại không làm thư đi nhanh hơn.
• Lượt gửi dừng giữa chừng (dòng «Chưa xử lý — lượt dừng giữa chừng»): các em đó chưa bị đổi mật khẩu; bấm «Gửi lại cho cả phạm vi» — lưu ý lượt này cấp mật khẩu mới cho mọi sinh viên còn chưa nhận email trong phạm vi (chưa gửi, gửi lỗi, kẹt), hộp ghi rõ số dự kiến.
• Không đóng được hộp khi đang gửi / đang cấp tài khoản — chờ chạy xong. Hộp cấp hàng loạt: rời màn giữa chừng thì hệ thống dừng sau lô đang chạy; tải lại trang khi còn mật khẩu chưa tải CSV thì trình duyệt hỏi lại.
• Mất kết nối ở lô cuối của cấp hàng loạt: lô đó có thể đã được cấp mà không có trong bảng / file CSV — các em vẫn nằm trong «Chưa nhận» và sẽ nhận mật khẩu mới ở lượt gửi.
• Gửi theo khoa: chọn khoa ở ô «Khoa» trước khi gửi; khoa đang lọc vừa bị xoá thì hộp cấp hàng loạt báo «Không tìm thấy khoa hoặc khoá đang chọn (có thể vừa bị xoá) — chưa cấp tài khoản nào.» kèm nút «Bỏ lọc khoa».
• Sinh viên chưa có lớp (chưa thu đủ lệ phí nhập học) nằm ngoài phạm vi gửi — không có trong bảng «Chưa nhận».
• Sinh viên không còn học (thôi học, tốt nghiệp, chuyển trường, đình chỉ) vẫn hiện trong bảng với lý do «Không còn học» nhưng không được gửi và không tính vào số trên nút «Chưa nhận».

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Gắn giảng viên chủ nhiệm, cố vấn học tập cho lớp
• Cấp thẻ sinh viên
• Hướng dẫn sinh viên đăng nhập và cập nhật thông tin trên Cổng Sinh viên: Hồ sơ và kết quả học tập.

Thuật ngữ