Tra cứu và cập nhật hồ sơ sinh viên

Làm xong, hồ sơ của sinh viên trên phần mềm khớp giấy tờ đã thu và thông tin sinh viên báo, cán bộ các phòng tra cứu được ngay, và bạn có danh sách sinh viên còn thiếu hồ sơ để nhắc bổ sung.

Khi nào cần

Căn cứ: Quy trình QT.CTSV-01 Quản lý thông tin và lưu trữ hồ sơ sinh viên — bước 1 (tick thiếu đủ hồ sơ, ghi nhận cam kết bổ sung), bước 3 (định kỳ lọc danh sách hồ sơ chưa hoàn thiện, biểu mẫu BM.CTSV-01.04); QT.CTSV-09 Cập nhật thông tin sinh viên.

Trước khi bắt đầu

• Sinh viên đã có trong danh sách — tân sinh viên có hồ sơ sau khi hoàn tất nhập học.
• (Không bắt buộc) Mã sinh viên — do Tuyển sinh cấp sau khi sinh viên đóng đủ 100% lệ phí nhập học. Chưa có mã thì cột «Mã SV» ghi «Chưa cấp»; tra lịch sử cấp mã ở Sổ cấp mã sinh viên.
• (Không bắt buộc) Lớp danh nghĩa — chưa xếp thì cột «Lớp danh nghĩa» ghi «Chưa chia lớp»; xem Xếp lớp danh nghĩa.
• Danh mục Khoa, Ngành, Khoá tuyển sinh dùng để lọc do Phòng Đào tạo quản lý — xem Khoa và ngành, Khoá tuyển sinh.

Các bước

A. Sửa thông tin hồ sơ

1. Ở tab «Thông tin & gia đình», bấm «Chỉnh sửa».
2. Sửa các ô cần sửa trong các nhóm Nhân thân · Căn cước công dân · Cư trú · Học vấn – chính trị · Đào tạo · Liên hệ & diện chính sách · Liên hệ khẩn cấp · Ghi chú.
3. Bấm «Lưu hồ sơ» (chỉ bấm được khi có ô đã đổi). «Huỷ» để bỏ.

Kết quả: thông báo «Đã lưu hồ sơ sinh viên.», hồ sơ trở lại chế độ xem. Chỉ những ô bạn sửa được gửi đi.

Lưu ý khi sửa:

• Mã SV và trạng thái không sửa ở đây — mã do Tuyển sinh cấp, trạng thái đổi ở tab «Trạng thái học vụ». Cha / mẹ / người giám hộ khai ở tab «Người thân».
• Email là kênh nhận thông tin đăng nhập Cổng SV — sửa được nhưng không xoá được.
• Đổi Ngành thì ô Chuyên ngành về «— Không có chuyên ngành —»: chọn chuyên ngành mới thuộc ngành đó, hoặc để nguyên để gỡ chuyên ngành.
• «Nhãn khoá học» chỉ để hiển thị. Muốn sinh viên sang khoá khác thật phải đổi lớp danh nghĩa ở màn Xếp lớp.

B. Cập nhật hồ sơ giấy tờ

Dùng trong đợt nhập học (thu hồ sơ) và mỗi lần sinh viên nộp bổ sung.

1. Ở danh sách, bấm ⋯ → «Cập nhật hồ sơ giấy tờ» (hoặc nút cùng tên ở tab «Trạng thái học vụ» của hồ sơ). Hộp «Cập nhật hồ sơ giấy tờ» mở ra.
2. Chọn «Tình trạng hồ sơ»: «Chưa nộp», «Thiếu hồ sơ» hoặc «Đầy đủ».
3. Chọn «Thiếu hồ sơ» thì ở «Khung hồ sơ nhập học», tick những giấy tờ đã nhận — phần còn lại được ghi là thiếu (giấy tờ có dấu * là bắt buộc). Hộp nhắc «Sẽ ghi nhận thiếu n giấy tờ: …».
4. Chọn «Hạn bổ sung» (bắt buộc với «Thiếu hồ sơ») — ngày ghi trên Giấy cam đoan bổ sung hồ sơ (BM.CTSV.01.01).
5. (Nên ghi) «Ghi chú cam kết bổ sung»: số / ngày Giấy cam đoan, ghi chú của cán bộ tiếp nhận (tối đa 500 ký tự). Ghi chú vào sổ lịch sử hồ sơ của sinh viên.
6. Bấm «Lưu tình trạng hồ sơ».

Kết quả: thông báo «Đã cập nhật hồ sơ giấy tờ: (tình trạng).»; cột «Hồ sơ giấy tờ» của danh sách và chip Hồ sơ giấy trên hồ sơ đổi theo.

C. Lọc danh sách hồ sơ còn thiếu

1. «Bộ lọc» → ô «Hồ sơ giấy tờ» chọn «Chưa nộp» và «Thiếu hồ sơ» (thu hẹp thêm theo Khoa / Khoá nếu cần) → «Áp dụng bộ lọc».
2. Nhãn «Hồ sơ: Chưa nộp, Thiếu hồ sơ» hiện cạnh ô tìm. Cột «Hồ sơ giấy tờ» đánh dấu riêng sinh viên «Quá hạn» (thiếu hồ sơ và đã qua hạn bổ sung).
3. Bấm «Xuất Excel» để có danh sách gửi khoa / sinh viên (BM.CTSV-01.04).

D. Xuất Excel

Bấm «Xuất Excel» trên thanh công cụ của bảng. Tệp ho-so-sinh-vien-(ngày).xlsx chứa đúng các sinh viên khớp tìm kiếm + bộ lọc đang áp, theo thứ tự đang sắp. Mỗi lần xuất tối đa 10.000 sinh viên.

Kết quả: thông báo «Đã tải file Excel danh sách sinh viên.»

E. Xem việc tồn đọng ở Tổng quan

Mở Công tác Sinh viên › Tổng quan ↗︎ (tiêu đề «Bảng điều khiển Công tác Sinh viên»).

1. Chọn phạm vi ở ô «Khoá tuyển sinh» và «Khoa» (mặc định toàn trường).
2. Đọc bốn nhóm: «Việc cần làm hôm nay» (Đơn chờ xử lý, Quá hạn SLA, Hồ sơ quá hạn bổ sung, Sẵn sàng cấp thẻ), «Quy mô sinh viên», «Xếp lớp danh nghĩa» (chỉ có số khi đã chọn một khoá), «Dữ liệu còn thiếu» (Hồ sơ còn thiếu, Chưa có Mã SV, Chưa có TK Cổng SV, Chưa cấp thẻ, Lớp chưa nhập GVCN). Bấm một ô để mở thẳng màn đã lọc sẵn — ví dụ «Hồ sơ quá hạn bổ sung» mở danh sách sinh viên lọc «Thiếu hồ sơ», «Hồ sơ còn thiếu» mở danh sách lọc «Chưa nộp» + «Thiếu hồ sơ».

Kiểm tra kết quả

• Sau khi lưu: thông báo «Đã lưu hồ sơ sinh viên.» hoặc «Đã cập nhật hồ sơ giấy tờ: …»; góc phải đầu hồ sơ đổi thành «Cập nhật (ngày hôm nay)».
• Tab «Nhật ký chỉnh sửa» có dòng mới: thời điểm, hành động, người thực hiện, nội dung thay đổi.
• Hồ sơ giấy tờ: tab «Trạng thái học vụ» › «Sổ chuyển trạng thái» có dòng trục «Hồ sơ giấy tờ» (lọc ô trục để xem riêng).

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Sinh viên chưa có mã sinh viên: hồ sơ hiện khung «Sinh viên chưa được cấp Mã SV» — tab Thẻ SV và Giấy xác nhận chưa dùng được tới khi Tuyển sinh cấp mã.
• Sinh viên tự sửa thông tin trên Cổng SV: sinh viên tự cập nhật được số điện thoại, địa chỉ liên hệ và người liên hệ khẩn cấp ở mục Hồ sơ của Cổng SV (không sửa được email). Việc sinh viên đề xuất sửa các thông tin khác rồi Phòng CTSV duyệt (QT.CTSV-09 bước 3) phần mềm chưa hỗ trợ — sinh viên báo trực tiếp, cán bộ sửa theo A.
• Bàn giao hồ sơ khi tốt nghiệp (QT.CTSV-01 bước 4): phần mềm chưa hỗ trợ — tiếp tục dùng sổ ký nhận giấy (BM.CTSV-01.03).
• Lọc riêng nhóm «Quá hạn»: không lọc riêng được — lọc «Thiếu hồ sơ» rồi nhìn cột «Hồ sơ giấy tờ».
• Hai người cùng sửa một hồ sơ: mỗi người chỉ gửi những ô mình đã đổi, nên sửa hai ô khác nhau không ghi đè nhau; cùng sửa một ô thì lượt lưu sau thắng.
• Hồ sơ trùng / tạo nhầm: ⋯ → «Xoá hồ sơ» (cần quyền Xóa) → hộp «Xoá hồ sơ sinh viên?» → xác nhận. Thao tác không hoàn tác được.
• Đổi khoá của sinh viên: không đổi ở hồ sơ — đổi lớp danh nghĩa ở màn Xếp lớp.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Đổi trạng thái học tập của sinh viên — khi có quyết định bảo lưu, thôi học, đình chỉ…
• Khai người thân của sinh viên — cha, mẹ, người giám hộ và tài khoản phụ huynh.
• Thẻ sinh viên · Giấy xác nhận.

Thuật ngữ