Quản lý danh mục cơ quan ban hành
Làm xong, ô «Cơ quan ban hành» khi soát văn bản có đủ, đúng tên các cơ quan (Quốc hội, Chính phủ, Bộ GD&ĐT, Trường, các đơn vị trong Trường…), và báo cáo thống kê văn bản theo cơ quan chính xác.
- Ai làm: Phòng Hành chính – Pháp chế
- Khi nào: khi dựng kho lần đầu; khi gặp văn bản của cơ quan chưa có trong danh mục; khi cơ quan đổi tên, sáp nhập
- Quyền cần có: phân hệ Quản lý văn bản › Kho văn bản › Quản lý văn bản — thấy và thao tác cả kho (không phân quyền theo thư mục) — Toàn quyền quản lý
- Màn hình: Quản lý văn bản › Cơ quan ban hành
Khi nào cần
| Tình huống | Làm |
|---|---|
| Dựng kho lần đầu | Thêm các cơ quan thường gặp — Thêm cơ quan |
| Đang soát văn bản, AI báo «… — chưa có trong danh mục.» | Bấm «Thêm cơ quan này» ngay ở tab Thông tin (xem Trường hợp đặc biệt) |
| Cơ quan đổi tên, gõ sai tên | Sửa |
| Cơ quan không còn (sáp nhập, giải thể) — không muốn chọn cho văn bản mới | Ngừng dùng (văn bản cũ giữ nguyên) |
| Thêm nhầm, chưa văn bản nào dùng | Xoá |
Trước khi bắt đầu
- Biết tên chính thức của cơ quan (theo con dấu / thể thức văn bản) và cấp: Quốc hội · Chính phủ · Bộ, ngành · UBND · Trường · Đơn vị trong Trường · Khác.
- Thống nhất cách đặt mã trong phòng (vd
BO_GDDT,SGDDT_DN) — mã không được trùng.
Các bước
Mở Cơ quan ban hành ở thanh bên. Bảng «Mã · Tên cơ quan · Cấp · Văn bản · Dùng»; cột Văn bản là số văn bản đang gắn cơ quan đó. Tìm bằng ô «Mã hoặc tên cơ quan…», lọc «Mọi tình trạng» / «Đang dùng» / «Ngừng dùng».
A. Thêm cơ quan
- Bấm «Thêm cơ quan» — khung «Thêm cơ quan» mở bên phải.
- «Tên cơ quan» (vd «Sở Giáo dục và Đào tạo TP Đà Nẵng»).
- «Mã» (2–30 ký tự): gõ tự nhiên, hệ thống tự bỏ dấu, viết hoa và đổi khoảng trắng thành gạch dưới (gõ «Sở GD đn» thành
SO_GD_DN). - «Cấp»: bấm chọn một mức.
- Bấm «Lưu». Thông báo «Đã thêm “…” vào danh mục».
B. Sửa, ngừng dùng hoặc xoá
- Bấm vào dòng cơ quan — khung bên phải hiện thông tin để sửa. Sửa Tên, Mã, Cấp → «Lưu» (thông báo «Đã lưu “…”»).
- Ngừng dùng / dùng lại: gạt công tắc ở cột «Dùng». Thông báo «Đã ngừng dùng “…”» — «Văn bản đã gắn cơ quan này giữ nguyên.»; cơ quan ngừng dùng không còn hiện ở ô chọn khi soát văn bản. Bật lại: «Đã dùng lại “…”».
- Xoá: nút «Xoá» ở chân khung → hộp «Xoá “…”?» → «Xoá». Chỉ xoá được khi chưa văn bản nào dùng cơ quan; cơ quan đang được dùng thì khung ghi «Đang được n văn bản dùng — chỉ ngừng dùng được, không xoá.» và nút Xoá mờ.
Đang sửa dở mà bấm dòng khác hoặc đóng khung: hệ thống hỏi có bỏ thay đổi không.
Kiểm tra kết quả
- Cơ quan mới hiện ngay ở ô «Cơ quan ban hành» khi soát văn bản (gõ mã hoặc tên để tìm).
- Bộ lọc «Cơ quan ban hành» ở màn Văn bản và khối «Theo cơ quan ban hành» ở Báo cáo dùng đúng tên trong danh mục.
- Mọi thêm / sửa / ngừng dùng / xoá ghi ở Nhật ký.
Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác
| Ở đâu | Điều gì xảy ra | Khi nào | Ai thấy |
|---|---|---|---|
| Ô chọn cơ quan khi soát văn bản | Cơ quan mới có ngay; cơ quan ngừng dùng không còn chọn được | Ngay | Người có quyền Quản lý văn bản |
| Văn bản đã gắn cơ quan | Đổi tên cơ quan ⇒ văn bản hiện tên mới; ngừng dùng ⇒ văn bản giữ nguyên | Ngay | Người tra cứu, trợ lý AI (khi trích dẫn có tên cơ quan) |
| Công bố văn bản nháp | Nháp gắn cơ quan đã ngừng dùng không công bố được tới khi chọn cơ quan khác | Khi bấm Công bố | Người soát văn bản |
Trường hợp đặc biệt
- Thêm ngay lúc soát văn bản: ở tab Thông tin, dòng «AI đọc được “…” — chưa có trong danh mục.» → «Thêm cơ quan này» → hộp «Thêm cơ quan ban hành» điền sẵn tên và mã gợi ý → chọn «Cấp» → «Thêm và gán». Thông báo «Đã thêm “…” vào danh mục và gán cho văn bản.» — xem Soát nháp và công bố.
- Sáp nhập hai cơ quan: không gộp được trong phần mềm. Giữ cả hai, ngừng dùng cơ quan cũ; văn bản cũ vẫn ghi đúng cơ quan đã ban hành.
- Cơ quan đang được dùng mà vẫn bấm Xoá (số trên bảng cũ): hộp «Không xoá được “…”» nêu số văn bản đang dùng và nút «Ngừng dùng» để làm thay.
- Hai người cùng sửa một cơ quan: người lưu sau nhận «Dữ liệu vừa được người khác thay đổi — đã tải lại, vui lòng thao tác lại.»
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Vì sao | Làm gì |
|---|---|---|
| Trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP» | Chưa có quyền Toàn quyền quản lý của phân hệ | Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền — xem Bắt đầu |
| «Mã cơ quan đã được dùng — nhập mã khác.» | Trùng mã của một cơ quan đã có | Đặt mã khác |
| «Mã chỉ gồm chữ in hoa không dấu, chữ số và dấu gạch dưới.» | Mã có ký tự khác | Sửa mã |
| «Vui lòng nhập Tên cơ quan.» / «Tên cơ quan cần tối thiểu 2 ký tự …» | Tên trống / quá ngắn | Nhập tên đầy đủ |
| Hộp «Không xoá được “…”» — «Đang được n văn bản dùng — chỉ ngừng dùng được, không xoá.» | Còn văn bản gắn cơ quan (kể cả nháp, thùng rác) | Bấm «Ngừng dùng» |
| «Cơ quan ban hành không còn — đã tải lại danh mục.» | Người khác vừa xoá cơ quan | Chọn lại |
| «Không có cơ quan nào khớp bộ lọc.» | Bộ lọc / từ khoá quá hẹp | Bỏ lọc tình trạng, gõ từ khoá ngắn hơn |
Việc tiếp theo
- Soát nháp và công bố văn bản đang chờ cơ quan.
- Thống kê văn bản theo cơ quan: Báo cáo.