Theo dõi phiếu đã gửi và phản hồi nhà trường

Làm xong, bạn biết phiếu của mình đang ở bước nào, đã trả lời yêu cầu bổ sung của cán bộ, và đóng phiếu bằng «Chấp nhận» (kèm đánh giá) hoặc gửi lại khi câu trả lời chưa thoả đáng.

Khi nào cần

Căn cứ: tài liệu mô tả phân hệ Helpdesk — quy trình QT.HD-02 (vòng đời phiếu) và chức năng HD-F05 (theo dõi phiếu, trao đổi, đánh giá); quy trình đề xuất, chưa có quyết định ban hành.

Trước khi bắt đầu

• Đã gửi phiếu — xem Hỏi trợ lý AI và gửi thắc mắc, góp ý, phản ánh.
• Đăng nhập đúng tài khoản đã gửi. Link trong email / chuông hộp thư mở thẳng phiếu; mở bằng tài khoản khác sẽ báo «Bạn không có quyền truy cập phiếu này.»
• Gửi câu hỏi không đăng nhập (khách) thì tra cứu bằng mã phiếu ở trang công khai — xem Hỏi đáp không cần đăng nhập.

Các bước

A. Phiếu «Đã trả lời»: chấp nhận hoặc chưa thoả đáng

Thẻ «Trường đã trả lời» hiện câu trả lời mới nhất kèm tệp (nếu có), và dòng «Phiếu sẽ tự đóng lúc (giờ ngày) nếu bạn không phản hồi.»

1. (Tuỳ chọn) Chấm 1–5 sao ở «Đánh giá câu trả lời» — ô «Nhận xét thêm (tuỳ chọn)…» hiện ra (tối đa 500 ký tự).
2. Bấm «Chấp nhận». Thông báo «Cảm ơn bạn đã đánh giá. Phiếu HD-… đã đóng.», phiếu chuyển Đã đóng · Hoàn tất.
3. Câu trả lời chưa giải quyết được việc: bấm «Chưa thoả đáng» → hộp «Câu trả lời chưa thoả đáng?» → ghi «Lý do» (20–500 ký tự) → «Gửi lại cho nhà trường». Thông báo «Đã gửi lại phiếu — nhà trường sẽ xử lý tiếp.», phiếu quay về Đang xử lý.

B. Phiếu «Chờ bạn bổ sung»

1. Đọc yêu cầu trong thẻ «Cán bộ cần bạn bổ sung» — dòng dưới ghi «Phiếu sẽ tự đóng lúc (giờ ngày) nếu bạn không phản hồi. Trả lời ở ô bên dưới.»
2. Ghi vào ô cuối «Nhập thông tin bổ sung, đính kèm ảnh nếu cần…» (20–3.000 ký tự, tối đa 2 tệp), bấm «Gửi bổ sung» (hoặc Ctrl + Enter). Thông báo «Đã gửi thông tin bổ sung cho phiếu HD-….», phiếu quay về Đang xử lý.

C. Phiếu Mới / Đang xử lý: nhắn thêm hoặc rút phiếu

1. Nhắn cán bộ: ghi vào ô «Nhắn cán bộ…» (tối đa 2.000 ký tự, tối đa 2 tệp) → «Gửi». Thông báo «Đã gửi tin nhắn.»
2. Không cần nữa: bấm «Rút phiếu» ở góc trên → hộp «Rút phiếu HD-…?» — «Thao tác này không hoàn tác được.» → «Rút phiếu» (hoặc «Không»). Thông báo «Đã rút phiếu HD-….», phiếu Đã đóng · Người gửi rút. Chỉ rút được khi phiếu đang Mới, Đang xử lý hoặc Chờ bổ sung.

D. Phiếu «Đã đóng»: đánh giá hoặc mở lại

Thẻ đóng ghi lý do và hạn, vd «Đã đóng · Hoàn tất. Mở lại được tới (ngày). Đánh giá được tới (ngày).»

1. Bấm «Đánh giá» → hộp «Đánh giá phiếu HD-…» → chọn «Số sao», ghi «Nhận xét» nếu muốn → «Gửi đánh giá». Thông báo «Cảm ơn bạn đã đánh giá.» Mỗi phiếu đánh giá một lần.
2. Việc chưa xong: bấm «Mở lại» → hộp «Mở lại phiếu?» → ghi «Lý do» (20–500 ký tự) → «Mở lại phiếu». Nếu đã chấm sao, hộp nhắc «Điểm đánh giá trước đó sẽ bị xoá.»

Kiểm tra kết quả

• Trạng thái trên dòng phiếu và thanh tiến độ đổi ngay sau mỗi thao tác: chấp nhận ⇒ Đã đóng — Hoàn tất; chưa thoả đáng / mở lại / bổ sung ⇒ Đang xử lý; rút ⇒ Đã đóng — Người gửi rút.
• Thao tác của bạn hiện thành một dòng trong luồng trao đổi, vd «Bạn đã chấp nhận câu trả lời», «Bạn đã mở lại phiếu», «Bạn đã rút phiếu»; phiếu hết hạn không phản hồi ghi «Phiếu tự đóng».

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Phiếu đã được gộp: thẻ xám «Phiếu đã được gộp vào HD-… — nhà trường xử lý tiếp ở phiếu đó và báo bạn khi có trả lời.» Theo dõi tiếp ở phiếu gốc.

• Phiếu bị từ chối: phiếu Đã đóng · Từ chối, bước cuối của thanh tiến độ tô đỏ; lý do nằm trong luồng trao đổi.

• Không thấy nút «Mở lại» / «Đánh giá»: nút chỉ hiện khi còn được phép — đã quá hạn ghi trên thẻ, đã chấm sao, hoặc phiếu đóng vì bị từ chối, bị gộp, do bạn rút. Việc mới thì gửi phiếu mới.

• Rút phiếu đúng lúc nhà trường vừa trả lời: báo «Phiếu đã được trả lời nên không rút được. Bạn có thể chấp nhận hoặc mở lại phiếu.» — thẻ câu trả lời tự hiện ra.

• Nhà trường vừa thao tác khi bạn đang mở phiếu: «Phiếu đã được cập nhật hoặc không còn ở trạng thái cho phép thao tác này. Vui lòng tải lại trang.» — màn tự tải lại, nội dung bạn đang gõ được giữ.

• Tệp đính kèm không tải được: link tải tệp chỉ dùng được 15 phút — tải lại trang để lấy link mới.

• Muốn sửa nội dung đã gửi: không sửa được — nhắn bổ sung ở ô cuối.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Gửi thêm phiếu: Hỏi trợ lý AI và gửi thắc mắc, góp ý, phản ánh.
• Cán bộ phía nhà trường xử lý phiếu: Xử lý phiếu.

Thuật ngữ