Xác nhận công nợ học phí cho sinh viên ra trường

Làm xong, mỗi sinh viên trong đợt xét tốt nghiệp được Phòng Tài chính – Kế toán ký xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ học phí, hoặc từ chối kèm lý do, và nhận email thông báo.

Khi nào cần

Căn cứ: QT.TCKT-11 Quy trình xác nhận công nợ học phí cho sinh viên ra trường — bước 2 (đối chiếu thông tin sinh viên), bước 3 (tra toàn bộ lịch sử nộp học phí, xác định đã nộp đủ hay còn nợ; không còn nợ thì ký xác nhận).

Trước khi bắt đầu

• Có danh sách MSSV sinh viên ra trường (Excel) — thường từ Phòng Đào tạo.
• Các khoản thu của sinh viên đã được ghi nhận đầy đủ — xem Thu học phí.
• Sinh viên không nằm trong đợt xác nhận khác đang mở (hệ thống bỏ qua sinh viên đó khi nhập).

Các bước

A. Tạo đợt và nhập danh sách

1. Mở Xác nhận công nợ SV ra trường ↗︎ (tiêu đề «Xác nhận Công nợ Học phí cho Sinh viên Ra trường»). Bảng đợt: Tên đợt · Trạng thái · Tổng SV · Chờ xử lý · Đã xác nhận · Từ chối · Người tạo · Ngày tạo.
2. Bấm «Tạo đợt mới» → hộp «Tạo đợt xác nhận tốt nghiệp» → nhập «Tên đợt» (vd «Đợt tốt nghiệp T6/2026 — Khoa CNTT», 3–255 ký tự) và «Ghi chú» → «Tạo đợt». Thông báo «Đã tạo đợt ”…”.»
3. Bấm tên đợt để mở trang chi tiết.
4. Bấm «Thao tác đợt» → «Nhập danh sách (Excel)» → khung «Nhập danh sách SV ra trường»:
   • Bước 1 — Tải file mẫu: «Tải mẫu (.xlsx)» (sheet «Danh sách SV ra trường»: Mã SV bắt buộc, Họ tên, Ghi chú).
   • Bước 2 — Tải dữ liệu lên: «Chọn File» (.xlsx, tối đa 5MB, 5.000 dòng).
5. Thông báo «Đã xử lý a/b dòng · x bỏ qua · y lỗi.» — dòng hợp lệ vào đợt ở trạng thái «Chờ xử lý»; dòng lỗi bị bỏ, không làm hỏng cả tệp.

Lý do một dòng bị bỏ qua: Trùng trong file, Không tìm thấy SV, Đã có ở đợt khác đang mở, Đã có trong đợt này.

B. Ký xác nhận hoặc từ chối

1. Trang chi tiết đợt có dải số Tổng SV · Chờ xử lý · Đã xác nhận · Từ chối · Tổng nợ chốt, các tab Tất cả / Chờ xử lý / Đã xác nhận / Từ chối, ô tìm «Tìm theo mã SV hoặc tên…» và ô «Còn nợ / Đã trả đủ».
2. Trước khi ký, bấm «Tính lại công nợ» để cập nhật số nợ của các sinh viên Chờ xử lý trên trang đang xem (số nợ trong đợt là số chốt lúc nhập).
3. Bấm Mã SV (hoặc ⋯ → «Xem chi tiết công nợ») → hộp «Chi tiết công nợ tốt nghiệp»: «Diễn biến theo đợt thu / loại phí» và «Lịch sử thanh toán» của sinh viên.
4. Ở ⋯ cuối dòng:
   • «Ký xác nhận» — chỉ ký được khi sinh viên đã trả đủ. Thông báo «Đã xác nhận SV …».
   • «Từ chối» → hộp «Từ chối xác nhận tốt nghiệp» → nhập «Lý do» (5–1.000 ký tự, vd «Sinh viên còn nợ phí KTX 500.000đ») → «Từ chối». Thông báo «Đã từ chối SV …».
   • «Mở lại» (dòng đã từ chối) — đưa về Chờ xử lý để ký lại.
5. Ký nhiều sinh viên một lần: tick các dòng → «Thao tác đợt» → «Xác nhận n SV đã chọn» → «Tiếp tục xác nhận». Mỗi sinh viên xử lý riêng; sinh viên còn nợ bị bỏ qua. Thông báo cho biết số thành công / thất bại.

C. Gửi email kết quả

Hệ thống tự chọn mẫu thư theo công nợ của từng sinh viên (đủ điều kiện / còn nợ).

• Một sinh viên: ⋯ → «Gửi email».
• Theo nhóm: «Thao tác đợt» → «Gửi email hàng loạt» → chọn «Đang chờ — còn nợ», «Đang chờ — đủ điều kiện», «Tất cả đang chờ» hoặc «Đã ký / Đã từ chối» → «Gửi email».
• Theo dòng đã tick: «Thao tác đợt» → «Gửi email cho n SV đã chọn» (tối đa 500).

Thông báo «Đã đưa n email vào hàng đợi gửi.» kèm nút «Theo dõi gửi». Cột «Email gần nhất» cập nhật khi máy chủ thư đã nhận — thường sau vài phút.

D. Đóng đợt

Khi không còn sinh viên Chờ xử lý: «Thao tác đợt» → «Đóng đợt» → «Đóng đợt xác nhận?» → «Đóng đợt». Đợt đã đóng chỉ xem: «Đợt đã đóng — chuyển sang chế độ chỉ đọc. Không thể import/xác nhận/từ chối thêm.»

Kiểm tra kết quả

• Dòng sinh viên đổi «Đã xác nhận» (cột «Đã ký lúc» có giờ) hoặc «Từ chối» (cột «Lý do từ chối»).
• Dải số đầu trang và cột của đợt ở trang danh sách cập nhật.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Ký xác nhận vào Phiếu thanh toán ra trường bản giấy và giao lại cho sinh viên / Phòng Đào tạo vẫn làm theo quy trình (bước 3–4).

Trường hợp đặc biệt

• Sinh viên còn nợ mà bấm «Ký xác nhận»: hệ thống chặn, báo «Sinh viên còn nợ …đ. Vui lòng yêu cầu hoàn tất nghĩa vụ tài chính trước khi ký.» — thu tiền xong, bấm «Tính lại công nợ» rồi ký.
• Ký nhầm / từ chối nhầm: dòng đã từ chối dùng «Mở lại»; dòng đã ký không mở lại được trên màn.
• Xoá đợt: chỉ xoá được đợt «Đang mở» chưa có sinh viên nào đã ký hoặc bị từ chối (nút thùng rác ở trang danh sách) → «Xoá đợt xác nhận?» → «Xoá». Mọi sinh viên trong đợt bị xoá theo.
• Gửi lại email trong 10 phút: bị chặn — «Email này vừa được gửi trong 10 phút qua — đợi hết khung 10 phút rồi gửi lại.»
• Nhóm gửi email quá 500 sinh viên: hệ thống từ chối cả lệnh — tick tối đa 500 dòng rồi dùng «Gửi email cho n SV đã chọn».
• Không có email nào vào hàng đợi (sinh viên không có email, đã huỷ nhận email, vừa gửi cùng thư): «Không có email nào được đưa vào hàng đợi.» kèm lý do bỏ qua.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Thu khoản sinh viên còn nợ: Thu học phí.

Thuật ngữ