Mở đợt thu riêng và thêm khoản phụ thu

Làm xong, các khoản thu ngoài học phí (bảo hiểm, lệ phí, thẻ sinh viên, quỹ…) nằm trong công nợ của đúng sinh viên, trong đợt học phí chính hoặc một đợt thu riêng có hạn nộp của nó.

Khi nào cần

Căn cứ: Quy trình QT.TCKT-02.02 Lập kế hoạch thu các khoản lệ phí, bảo hiểm (khoản thu ngoài học phí theo năm học, khoá học) và QT.TCKT-13 Quản lý công nợ sinh viên bước 1 (thời hạn nộp mỗi học kỳ).

Học phí theo tín chỉ không nhập ở đây. Học phí chỉ sinh ở đợt học phí chính khi lớp học phần khoá — xem Theo dõi học phí học kỳ. Khoản phụ thu không bao giờ có loại «Học phí».

Trước khi bắt đầu

• Thông báo thu các khoản lệ phí, bảo hiểm đã được duyệt (mức thu, đối tượng, hạn nộp).
• Học kỳ đã được tạo (Phòng Đào tạo) — đợt thu phải gắn một học kỳ. Xem Chuẩn bị năm học mới.
• Sinh viên có MSSV và lớp danh nghĩa (Phòng Công tác SV) — để chọn theo khoá / khoa / ngành / lớp. Xem Xếp lớp danh nghĩa, Sổ cấp mã sinh viên.

Các bước

A. Tạo đợt thu riêng

1. Bấm «Khởi tạo Đợt thu mới» ⇒ hộp «Tạo Đợt thu Công nợ mới».
2. «Học kỳ» — chọn học kỳ (chỉ hiện học kỳ chưa kết thúc). «Tên đợt thu» tự sinh «Đợt thu (tên học kỳ)», sửa được; dòng «Năm học: …» tự xác định theo học kỳ.
3. «Xét duyệt» — trạng thái của đợt: «Nháp (chưa gửi duyệt)», «Đang chờ duyệt», «Đã xác nhận (chưa mở thu)», «Phê duyệt & Đang thu», «Đã đóng». Không có quyền Phê duyệt thì chỉ tạo được «Nháp» (ghi «Cần phê duyệt sau khi tạo»).
4. Các mốc ngày (bắt buộc khi trạng thái từ «Đã xác nhận» trở lên):
   • «Ngày bắt đầu thu», «Ngày kết thúc thu» — mặc định theo học kỳ. Sau ngày kết thúc, sinh viên bị tính nộp muộn.
   • «Hạn nộp bổ sung» — khoảng gia hạn, phải sau hoặc bằng ngày kết thúc.
   • «Hạn nộp cuối» — phải sau hoặc bằng hạn bổ sung; sau ngày này hệ thống khoá công nợ và chuyển xử lý kỷ luật.
5. «Ghi chú» — tuỳ chọn.
6. «Tự động xuất hoá đơn điện tử» (mặc định bật) — mỗi phiếu thu của đợt tự xuất hoá đơn và gửi email kèm PDF cho sinh viên. Tắt thì xuất hoá đơn tay qua đối soát.
7. Bấm «Tạo Đợt Thu» ⇒ «Tạo Đợt thu công nợ thành công!».

Đợt tạo tay không tự tính học phí — chỉ chứa các khoản phụ thu bạn thêm vào.

Sửa / chuyển trạng thái đợt: bút chì «Cập nhật đợt thu» ở dòng đợt (hoặc «Thao tác» → «Cập nhật đợt thu» ở trang chi tiết) ⇒ hộp «Cập nhật Đợt thu Công nợ» → «Lưu thay đổi». Không có quyền Phê duyệt thì chỉ chuyển giữa Nháp / Đang duyệt.

Xoá đợt: thùng rác ở dòng đợt (hoặc «Xoá đợt») ⇒ «Xác nhận xoá». Chỉ xoá được đợt Nháp hoặc Đang duyệt, và khi không còn phiếu học phí nào thuộc đợt.

B. Thêm phụ thu hàng loạt

1. Ở tab «Khoản thu theo SV», bấm «Thêm phụ thu hàng loạt» ⇒ hộp «Thêm khoản phí vào đợt thu».
2. Chọn «Loại phí» (Bảo hiểm, Lệ phí nhập học, Khám sức khoẻ, Thẻ sinh viên, Thư viện, Vật liệu học tập, Quỹ đoàn, Quỹ lớp, Quỹ khoa, Lệ phí tốt nghiệp, Khác) và «Số tiền»; «Ghi chú» tuỳ chọn.
3. «Đối tượng áp dụng» — hai cách chọn sinh viên:
   • «Theo nhóm (Khoá/Khoa/Ngành/Lớp)» — chọn Khoá, Khoa, Ngành (chọn Khoa trước), Lớp.
   • «Theo cá nhân» — gõ MSSV / họ tên, có thể lọc theo lớp.
4. Tick sinh viên trong danh sách, hoặc «Chọn tất cả n» để lấy mọi sinh viên khớp bộ lọc. Dòng «Đã chọn n sinh viên» đếm số đã chọn qua cả hai cách.
5. Bấm «Thêm khoản phí (n)» ⇒ «Đã thêm khoản phí cho n sinh viên.»

C. Thêm phụ thu cho một sinh viên

1. Ở dòng sinh viên, bấm «＋» «Thêm khoản phụ thu» ở cột Thao tác — hoặc mở dòng (mũi tên đầu dòng) rồi bấm «Thêm khoản phụ thu».
2. Hộp «Thêm khoản phụ thu cho sinh viên» đã điền sẵn sinh viên. Chọn «Loại phí», nhập «Số tiền» → «Thêm khoản phí».

Sửa / xoá khoản phụ thu: mở dòng sinh viên ⇒ bảng «Chi tiết khoản phụ thu (n)» (loại phí, số tiền, nguồn Thủ công / Import / Nhập học, ghi chú, ngày cập nhật). Bút chì ⇒ «Chỉnh sửa khoản phí» (chỉ đổi số tiền, ghi chú — không giảm thấp hơn số đã thu); thùng rác ⇒ «Xoá khoản phí», chỉ xoá được khi chưa phát sinh thanh toán.

D. Nhập phụ thu từ Excel

1. Ở trang chi tiết đợt, bấm «Thao tác» → «Nhập phụ thu (Excel)» ⇒ ngăn «Nhập khoản phụ thu hàng loạt».
2. Bấm «Tải mẫu (.xlsx)», điền mỗi dòng một khoản: MSSV, loại phí, số tiền, ghi chú — đúng các cột của mẫu (sheet FeeItems).
3. Bấm «Chọn File» (.xlsx) ⇒ thông báo «Đã nạp n dòng (a hợp lệ, b lỗi).» và «Bản xem trước dữ liệu».
4. Soát bảng: cột Trạng thái «Hợp lệ» / «Lỗi», cột «Mô tả lỗi». Bật «Chỉ lỗi» để chỉ xem dòng lỗi. Sửa dòng bằng bút chì («Chỉnh sửa dòng Excel n»), thêm dòng bằng «Thêm», tick rồi «Xoá (n)» để bỏ dòng.
5. Hết dòng lỗi ⇒ bấm «Lưu toàn bộ dữ liệu» ⇒ «Đã lưu fee_items vào đợt thu.» Khoản nhập từ Excel mang nguồn «Import».

Kiểm tra kết quả

• Tab «Khoản thu theo SV»: cột Phụ thu của sinh viên tăng; mở dòng thấy khoản vừa thêm. Ô «Loại phụ thu» lọc theo loại phí (chỉ lọc phần chi tiết phụ thu — số tiền công nợ vẫn là tổng đầy đủ).
• Bảng đợt thu: Tổng SV, Dự kiến thu, Còn nợ của đợt tăng theo.
• Sinh viên thấy khoản mới ở Cổng Sinh viên.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Trường hợp đặc biệt

• Sinh viên đang nghỉ học (Bảo lưu / Thôi học / Đình chỉ / Chuyển trường): không nhận khoản thu mới. Nút «＋» ở dòng sinh viên mờ, rê chuột thấy «Sinh viên đang nghỉ học — không thêm khoản thu mới.» Thêm hàng loạt có lẫn sinh viên nghỉ học ⇒ hệ thống bỏ qua họ và báo «Đã thêm khoản phí cho n sinh viên — bỏ qua m SV đang nghỉ học (Bảo lưu / Thôi học / Đình chỉ / Chuyển trường).» kèm danh sách. Khoản đã có vẫn sửa / thu / xoá được.
• Dải vàng «n sinh viên trong đợt thu này đang nghỉ học…»: khoản của kỳ đang học / đã thu tiền không tự dừng hay hoàn trả — xử lý ở Chờ TCKT xử lý; «Chỉ xem các SV này» lọc bảng theo các sinh viên đó.
• Sinh viên đã có cùng loại phí trong đợt: hệ thống từ chối — bỏ sinh viên đó khỏi danh sách rồi thêm lại.
• Đợt học phí chính: khung «Đợt học phí chính của học kỳ» nhắc mọi sửa tay tổng tiền / dòng học phí bị ghi đè khi tính lại — khoản phụ thu thì giữ nguyên.
• Đợt lệ phí nhập học (phân loại «Nhập học»): bấm tên đợt mở màn Doanh thu nhập học, không có tab khoản thu.
• Đợt chưa gắn học kỳ: tab «Khoản thu theo SV» báo «Đợt thu này chưa gắn học kỳ, không thể tải danh sách sinh viên.» — sửa đợt, chọn học kỳ.
• Xoá nhầm khoản phụ thu: không khôi phục được — thêm lại khoản đó.

Gặp vấn đề?

Việc tiếp theo

• Thu học phí — ghi nhận sinh viên nộp tiền, đối soát ngân hàng.
• Nhắc nợ — tab «Lịch sử nhắc nợ» và «Tự động nhắc» của đợt.
• Hoá đơn điện tử.

Thuật ngữ